Le formulaire W9, officiellement désigné sous le nom d’IRS Form W‑9 (« Request for Taxpayer Identification Number and Certification »), est un document que les entreprises utilisent pour collecter les informations fiscales de leurs prestataires, freelances et fournisseurs. Dans ce guide, découvrez en quoi consiste un formulaire W9, qui doit le remplir et comment renseigner chaque rubrique avec précision.
Quiconque dirige une entreprise le sait : la fiscalité fait partie intégrante du métier. Dès que vous faites appel à un prestataire ou à toute autre personne extérieure à l’entreprise, le formulaire W9 entre en jeu pour simplifier les démarches fiscales de toutes les parties concernées. Le remplir se résume à cocher quelques cases et à saisir des informations que vous connaissez déjà par cœur.
Qu’est-ce qu’un formulaire W-9 ?
Le formulaire W9 fait partie des nombreux documents fiscaux exigés par l’administration fiscale américaine (IRS) pour estimer avec exactitude les impôts dus par les personnes sous contrat au cours d’une année fiscale donnée. Le formulaire W9 constitue avant tout une demande formelle d’informations sur les prestataires que vous rémunérez, mais il va plus loin : il fait aussi office d’accord avec ces prestataires, confirmant que vous ne prélèverez aucun impôt sur le revenu sur leur rémunération. À eux de déclarer ces revenus de leur côté.
Un formulaire W9 se compose de deux parties. La partie I regroupe les données d’identification du bénéficiaire : nom, adresse, informations fiscales et éventuelles exonérations. La partie II, elle, porte sur la certification : autrement dit, la signature du bénéficiaire, qui atteste de l’exactitude des informations fournies. On peut aussi désigner le formulaire W9 par son nom complet, formulaire de demande de numéro d’identification fiscale et de certification, mais l’abréviation reste largement préférée dans la pratique.
En vertu des lois sur la protection de la vie privée, les informations collectées via un formulaire W9 ne peuvent être utilisées qu’à des fins strictement liées au travail des prestataires.
Un formulaire W9 vous sera généralement demandé si vous faites partie de l’une des catégories suivantes :
- Freelance, prestataire, intérimaire
- Fournisseur ou prestataire de services
- SARL unipersonnelle, société en nom collectif ou société de services
- Entreprise percevant certains types de paiements imposables (loyers, redevances, prix, etc.)
Dans quels cas remplir un formulaire W-9 ?
Les informations d’un formulaire W9 servent le plus souvent à établir un formulaire 1099, qui récapitule les revenus perçus par un travailleur ou une travailleuse, ainsi que les impôts versés par l’entreprise. En revanche, les entreprises ne sont pas tenues de payer les cotisations de sécurité sociale ou Medicare, ni de prélever d’impôts sur les revenus versés aux personnes sous contrat (le plus souvent des prestataires et des freelances) répondant aux critères suivants :
- La personne n’est pas salariée de l’entreprise.
- La personne a perçu 600 $ ou plus au cours de l’année.
- Le paiement a été effectué par l’entreprise.
Les entreprises conservent précieusement les formulaires W9 une fois complétés, et s’en servent en fin d’année pour déclarer à l’administration fiscale américaine les sommes versées à chaque travailleur ou travailleuse. Ces informations permettent à l’administration fiscale américaine d’identifier qui devra s’acquitter des impôts sur ces revenus.
Comme le formulaire W9 contient des données d’identification personnelle, il peut également servir à d’autres types de reporting. Par exemple :
- Produits de transactions immobilières
- Intérêts hypothécaires ou bancaires
- Annulation de dettes
- Intérêts sur prêts étudiant
- Transfert de participation dans une société
- Cotisations IRA
- Le formulaire W9 est obligatoire pour tout citoyen ou citoyenne américain percevant plus de 600 $ par an en dehors d’un contrat de travail. Sans W9 complété en leur possession, les entreprises sont en droit de retenir des impôts sur les paiements futurs.
- Quant aux personnes non-américaines ou aux étrangères et étrangers résidents, c’est un formulaire W-8 qu’il leur faut remplir, et non un W9.
Comment remplir un formulaire W9 pas à pas ?
Avant de traiter les informations d’un formulaire W9, assurez-vous que votre prestataire a bien renseigné tous les champs requis.
Ligne 1 - Nom du bénéficiaire : ce nom doit correspondre au nom légal complet du ou de la bénéficiaire, et figurer à l’identique sur sa déclaration de revenus.
Ligne 2 - Nom de l’entreprise (si différent de la ligne 1) : pour une entreprise, ce nom doit correspondre à celui indiqué dans les documents de constitution de l’entité juridique, sauf s’il s’agit d’un entrepreneur individuel ou d’une société à responsabilité limitée unipersonnelle (également désignée « entité ignorée » par l’administration fiscale américaine).
Ligne 3 - Classification fiscale fédérale des bénéficiaires : cette rubrique précise sous quelle forme le ou la bénéficiaire déclare ses revenus. Il lui suffit de cocher la case correspondant à l’une des catégories suivantes :
- Entrepreneur individuel ou société à responsabilité limitée unipersonnelle
- Société de type C
- Société de type S
- Partenariat
- Fiducie/succession
- Société à responsabilité limitée (LLC)
- Autres
Ligne 4 - Codes d’exemption : la plupart des particuliers laissent ce champ vide. Certaines entités peuvent y indiquer un code d’exemption si elles sont dispensées de la retenue à la source de sauvegarde. Dans la majorité des cas, cette ligne concerne certaines entreprises ou entités, et ne s’applique pas aux particuliers. Le cas échéant, les instructions du formulaire W9 répertorient les bénéficiaires exemptés, les codes correspondants et les types de paiements associés à chacun.
Lignes 5 à 6 - Adresse postale du bénéficiaire : indiquez l’adresse postale complète (rue, ville, État et code postal). C’est à cette adresse que sera envoyé le formulaire 1099.
Partie I - Numéro d’identification fiscale (NIF) du ou de la bénéficiaire : pour les citoyennes et citoyens américains agissant à titre individuel ou en tant qu’entrepreneurs individuels, ce numéro correspond en général à leur numéro de sécurité sociale (SSN). Pour les autres entités et entreprises, c’est le numéro d’identification de l’employeur (EIN), associé à la raison sociale, qui fait office de NIF. Quant aux résidents étrangers, ils doivent en faire la demande sous la forme d’un numéro d’identification fiscale individuel spécial (ITIN).
Partie II - Certification et signature du ou de la bénéficiaire : en signant cette ligne, le ou la bénéficiaire atteste avoir pris connaissance de l’ensemble des éléments requis par l’administration, et les avoir vérifiés. La signature peut être manuscrite ou électronique.
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Formulaire 1099-MISC
Les entreprises s’appuient sur les formulaires W9 pour générer le formulaire 1099-MISC en fin d’année.
- Le formulaire 1099 indique le montant total des revenus versés à un prestataire indépendant, en dehors de tout statut salarié.
- La mention MISC désigne les revenus divers perçus par les travailleurs et travailleuses indépendants ou en freelance ; parmi lesquels les loyers, les paiements liés aux soins de santé ou médicaux, les redevances, ou encore les prix et les récompenses.
Au-delà des paiements versés aux prestataires indépendants, le formulaire 1099 sert également à déclarer d’autres types de revenus auprès de l’administration fiscale américaine, notamment les intérêts générés par un compte bancaire auprès d’un établissement financier, l’annulation de dettes ou encore les produits issus de transactions immobilières ou d’intérêts hypothécaires.
Formulaire W-4
Ce formulaire remplit une fonction similaire à celle du W9, mais s’adresse cette fois aux personnes salariées À la différence du W9, le formulaire W-4 détermine les impôts à régler pour le compte de l’employé ou de l’employée. Toute nouvelle recrue doit le signer pour déclarer sa situation fiscale (exonérations et statut fiscal inclus) afin de fixer le montant à prélever sur son salaire.
Formulaire W-2
Le W-2 s’apparente au formulaire 1099-MISC, mais concerne cette fois les employés déclarés via le formulaire W-4. Comme le 1099, il fait partie des informations que toute entreprise est tenue de transmettre aux autorités fiscales. Il indique le montant versé à chaque employé ou employée au cours de l’année, ainsi que les sommes retenues au titre des impôts, de Medicare et de la Sécurité sociale. Le formulaire W-2 est adressé à la fois à l’employé ou à l’employée et à la Social Security Administration, qui se charge ensuite de le transmettre à l’administration fiscale américaine.
Foire aux questions (FAQ) sur les formulaires W9
Le formulaire W9 s’adresse à toute personne exerçant une activité indépendante : freelances, prestataires indépendants, consultants et consultantes. Ils font partie intégrante du fonctionnement normal d’une entreprise, et toute société avec laquelle vous collaborez est en droit de vous en réclamer un.
Ce formulaire devient obligatoire dès lors que vous avez perçu plus de 600 $ au cours d’une année civile sans être salarié ou salariée. Si vous travaillez pour plusieurs entreprises la même année, un formulaire W9 est à remplir pour chacune d’elles. De même, tout changement de nom, de raison sociale, d’adresse ou de numéro d’identification fiscale exige de compléter un nouveau formulaire W9.
Ne pas fournir de formulaire W9 n’est pas sans conséquence : l’entreprise est alors en droit de retenir une partie de votre rémunération au titre des impôts.
Le formulaire W9 destiné à une entité commerciale récapitule les montants versés à cette entreprise par une autre au cours d’une année civile. Il reprend les mêmes informations de base qu’un W9 classique, à la différence près qu’au lieu d’indiquer noms et informations personnelles, il mentionne la raison sociale de l’entreprise, son adresse et son numéro d’identification employeur (et non le TIN).
Le formulaire W9 est rempli par un prestataire indépendant, un freelance ou un consultant ou une consultante pour le compte d’une entreprise, qui le conserve ensuite dans ses dossiers. Les employeurs s’en servent pour compléter le formulaire 1099, qui détaille les rémunérations versées au prestataire indépendant, au freelance ou au consultant ou à la consultante. Les entreprises remettent enfin ce formulaire 1099 au prestataire, afin qu’il puisse le déposer auprès de l’administration fiscale américaine et des autorités fiscales de l’État concerné.
En tant qu’EURL, vous fournissez sur le formulaire W9 les mêmes types d’informations qu’un prestataire individuel, à deux différences près :
- Dans la case de classification fiscale du formulaire, si vous êtes imposé(e) en tant qu’entité ignorée (voir la définition ci-dessus), cochez la case « individu/entrepreneur individuel », plutôt que celle de société à responsabilité limitée. Si votre EURL compte plusieurs associés, elle est automatiquement imposée comme une société de personnes : sélectionnez alors la case EURL en indiquant la lettre P pour « Partenariat ».
- Plutôt que de saisir un numéro d’identification fiscale personnel (TIN), indiquez votre numéro d’identification de l’employeur (EIN). C’est l’équivalent, pour une entreprise, d’un numéro de sécurité sociale. Il devient obligatoire dès lors que l’entreprise emploie du personnel, est soumise à l’impôt ou est constituée en société. Vous pouvez l’obtenir auprès de l’administration fiscale américaine en ligne, par téléphone ou par courrier.
Remplir un nouveau formulaire W‑9 n’est nécessaire que si vos informations changent (nom, adresse, TIN ou classification fiscale).
Oui, à condition de passer par des outils sécurisés comme Adobe Acrobat, qui allient partage de fichiers chiffré et prise en charge de la signature électronique.
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- suivre le statut de documents en temps réel ;
- stocker les formulaires complétés en toute sécurité dans Adobe Document Cloud ;
- réduire les tâches administratives manuelles et renforcer la conformité.
Avis de non-responsabilité : cet article est proposé à titre informatif uniquement. Adobe ne fournit pas et n’est pas en mesure de fournir des conseils juridiques, financiers, fiscaux, comptables ou de toute autre nature professionnelle. Les lois et réglementations évoluent régulièrement. Pour toute question spécifique à votre situation, consultez un avocat, un comptable, un fiscaliste ou tout autre conseiller professionnel qualifié. Dans les limites autorisées par la loi, Adobe décline toute responsabilité en mettant ce contenu à disposition « en l’état »., sans déclaration ni garantie d’aucune sorte, qu’elle soit expresse, implicite ou légale, y compris toute déclaration, garantie de qualité marchande, adéquation à un usage particulier ou exactitude.
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Découvrez le formulaire W9 et apprenez à le remplir.
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Image d’un formulaire W9 électronique de l’administration fiscale américaine
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