Comment rédiger un plan de communication efficace

Communiquer avec efficacité est une compétence clé de toutes les petites entreprises qui réussissent. Lorsque vous lancez un nouveau produit, que vous synchronisez les travaux de votre équipe ou que vous communiquez avec votre clientèle, un plan de communication détaillé vous aidera à cibler vos messages et à assurer leur cohérence. Vous pourrez ainsi obtenir les résultats escomptés. Au lieu de vous fier à des chaînes d’e-mails ou des mises à jour verbales qui prêtent à confusion, un minimum d’efforts investis dans un plan de communication vous permettra de diffuser vos messages avec l’assurance qu’ils seront bien reçus et d’améliorer ainsi votre marketing événementiel.

Aperçu

Qu’est-ce qu’un plan de communication ?

Un plan de communication est un élément important d’une stratégie de marketing événementiel réussie. Il s’agit d’un document structuré qui explique comment votre entreprise partage des informations spécifiques avec les employés, les clients, les partenaires ou le public. Il décrit avec qui vous communiquez, le contenu que vous partagez, quand il sera diffusé, à quelle fréquence et sur quels canaux.

Voici quelques-unes des utilisations courantes  :

• Lancement d’un nouveau produit ou service
• Mise à jour des changements opérationnels pour les membres de l’équipe
• Gestion des communications pendant les crises
• Sensibilisation à la marque ou développement de la fidélité des clients
• Coordination avec des partenaires ou des fournisseurs

Si vous appliquez un plan de communication structuré, vous avez la certitude que les bonnes personnes reçoivent le bon message au bon moment.

Pourquoi les petites entreprises ont besoin d’un plan de communication

Avec un plan de communication, votre entreprise fonctionne avec efficacité et sans problème, tout en démontrant son professionnalisme. Sans plan, la communication peut être dispersée, et des détails importants peuvent être négligés ou oubliés.

Au lieu d’utiliser des e-mails courts, des discussions de groupe ou des instructions vagues, votre plan de communication sera le guide qui aidera tout le monde à rester sur la même longueur d’onde.

Un plan de communication est utile parce qu’il permet de  :

• Maintenir une communication cohérente sur diverses plateformes et points de contact
• Gagner du temps et minimiser les malentendus
• Augmenter la confiance des employés et des clients
• Rester proactif plutôt que réactif dans les situations difficiles
• Clarifier les rôles et les délais pour votre équipe

Sept étapes essentielles pour un plan de communication bien pensé

Établir un plan de communication clair et concis n’est pas forcément un travail complexe. Avec une approche simple étape par étape, vous pouvez organiser vos messages, rationaliser les efforts de votre équipe et communiquer avec une plus grande efficacité.

Ces sept étapes essentielles vous aideront à élaborer un plan de communication efficace.

Étape 1 : Définir clairement les objectifs de la communication

Commencez par votre « pourquoi ». Définissez les objectifs de votre plan de communication. Vous pourrez ainsi clarifier votre message et vos méthodes.

Exemples d’objectifs :

• Augmenter la participation à un événement du client.
• Synchroniser votre équipe à distance pendant une mise à jour du système.
• Améliorer les temps de réponse en mettant à jour votre processus d’assistance.
• Diffuser des modifications des calendriers d’approvisionnement pour vos fournisseurs.

Essayez de définir des objectifs intelligents, ou SMART en anglais (« Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Timed »), c’est-à-dire : spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et limités dans le temps. Ils apportent une structure qui renforce l’efficacité et leur ciblage. Par exemple, si votre objectif est : « améliorer la communication avec les employés », sa version SMART serait : « Augmenter de 25 % les taux d’ouverture hebdomadaires des lettres d’information du personnel au cours des trois prochains mois. » Grâce à cette structure, vos objectifs sont mieux ciblés et traçables, ce qui facilite l’évaluation de leur réussite.

Étape 2 : Identifier et segmenter votre public

Dans le domaine de la communication, il n’y a jamais de solution universelle. Vous avez besoin de définir clairement la ou les personnes à qui vous vous adressez. Vous pourrez mieux adapter votre message et votre méthode. Et vos résultats d’engagement seront nettement supérieurs.

Organisez votre public en groupes, tels que :

• Employés
• Clients existants
• Clients potentiels
• Fournisseurs et partenaires
• Membres de la communauté locale

Répondez aux questions suivantes :

• Que doit savoir chaque groupe de ce public ?
• Comment préfèrent-ils être informés ?
• Quels sont leurs problèmes ou préoccupations ?

Ce processus simple vous évitera de diffuser des messages génériques qui seront ignorés.

Étape 3 : Énoncer clairement vos messages clés

Votre message doit être clair, concis et conforme à votre identité de marque. Évitez de le surcharger avec trop d’informations.

Comment rédiger les bons messages :

• Commencez par les avantages et la clarté
• Préservez le ton de votre marque : professionnel, amical ou décontracté
• Évitez le jargon ou les acronymes, sauf si votre public les connaît.
• Limitez-vous à trois points clés par message
• Ajoutez un appel à l’action clair (p. ex., Confirmer votre présence, lire plus, passer à l’étape suivante)

N’oubliez pas : plus le message est clair, plus les gens sont susceptibles d’agir en conséquence.

Étape 4 : Choisir judicieusement vos canaux

Les canaux de communication sélectionnés doivent correspondre aux préférences de votre public et au type de message que vous partagez.

Canaux de communication internes :

• Lettres d’information par e-mail
• Slack ou Microsoft Teams
• Réunions du personnel présentielles ou virtuelles
• Tableaux d’affichage ou tableaux de bord

Canaux de communication externes :

• Réseaux sociaux
• Site Web et blog de l’entreprise
• Campagnes de marketing par e-mail
• Notifications par SMS ou push
• Dépliants ou panneaux

Vérifiez que le format correspond au support : les petites informations sont efficaces dans un tweet, pas dans un article de blog.

Étape 5 : Créer une chronologie des actions et un calendrier de communication

Quand votre message doit-il être diffusé et à quelle fréquence ?

Élaborer un calendrier qui comprend :

• Fréquence des messages (ponctuel, hebdomadaire, mensuel)
• Calendrier (avant, pendant, après un événement)
• Dates limites pour la rédaction, l’approbation et la diffusion
• Rappels ou suivis pour les sujets en cours

Pour rester organisé, utilisez des calendriers, des outils de planification ou des applications de gestion de projet, par exemple Asana ou Trello.

Étape 6 : Attribuer des rôles et des tâches

Il est important de définir clairement qui effectue quelles tâches. Même si votre équipe ne compte que deux personnes, vous devez définir les responsabilités de chacun.

Attribuer des rôles, tels que :

• Créateur de contenu
• Réviseur ou approbateur
• Concepteur (pour les visuels)
• Planificateur/poster
• Analyse ou suivi des performances

Cela permet d’éviter les retards et de mieux rendre compte.

Étape 7 : Suivre les résultats et peaufiner le plan

Prenez note de ce qui a bien fonctionné, de ce que vous devez améliorer et de ce que vous devrez essayer la prochaine fois. L’examen des résultats est indispensable pour améliorer votre stratégie de marketing événementiel.

Pour préparer les prochaines étapes, analysez les mesures d'engagement, telles que le taux d'ouverture des e-mails, le taux de clics et les interactions sur les réseaux sociaux, pour identifier les contenus les plus efficaces. Recueillez des commentaires avec des enquêtes rapides ou des mini-réunions d’équipe pour identifier ce qui était clair et ce qui a généré de la confusion. Vérifiez le calendrier, le format et les performances des canaux pour ajuster votre stratégie afin d’obtenir de meilleurs résultats dans vos projets futurs.

Concentrez-vous sur des indicateurs spécifiques, tels que :

• Taux d’ouverture (pour les e-mails)
• Taux de clics
• Engagement sur les réseaux sociaux
• Commentaires ou réponses à l’enquête
• Taux d’achèvement des tâches

Traitez votre plan de communication comme un document vivant. Pour cela, planifiez des révisions (mensuels ou trimestriels) pour l'optimiser et effectuer des mises à jour.

Meilleures pratiques pour votre plan de communication

Ces stratégies vous aideront à tirer le meilleur parti de votre plan de communication :

• Utilisez des visuels. Cela peut inclure des tableaux, des calendriers et des organigrammes.
• Soyez flexible. Soyez prêt à réviser le plan en fonction des changements affectant les activités.
• Favorisez la concision et la simplicité. Préférez toujours un langage simple pour vous assurer que tout le monde comprend.
• Essayez diverses options et apprenez. Testez l’objet de vos messages, les heures de publication et les formats avec deux options différentes.
• Créez des boucles de commentaires. Encouragez les membres de l’équipe et les clients à signaler ce qui fonctionne (et ce qui ne fonctionne pas).

Liste de contrôle du plan de communication

Voici une liste de contrôle pour vérifier que vous avez bien suivi les différentes étapes :

Liste de contrôle du plan de communication :

• Définir la raison d’être et vos objectifs SMART
• Identifier votre public cible
• Ébaucher 2 à 3 messages clés clairs
• Sélectionner des canaux de communication appropriés
• Établir un calendrier et un planning réalistes
• Attribuer des rôles et responsabilités clairement énoncés
• Inclure les étapes de suivi et les mesures d’évaluation
• Partager le plan avec les membres de l’équipe concernés
• Enregistrer le plan avec un point d’accès facile
• Planifier des dates pour les révisions/ mises à jour

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