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事務作業に役立つPDF編集・変換機能

作業環境に制限されず閲覧できる、文書の改ざんが防げるなど、さまざまなメリットがあるPDF。請求書や見積書、報告書、納品書、発注書、提案書など、PDF様式で作成する必要のあるビジネス文書は多くあります。

今回は、PDF様式での書類の作成方法をご紹介。作成される書類の種類やPDFファイルの編集方法、PDFからWordやExcelなど別形式への変換方法、署名や印刷など事務作業に役立つ機能についてお伝えします。

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PDFを使うメリット

そもそもなぜビジネス文書をPDF様式で作成するのか、ご存じでしょうか？　実はPDFには紙での管理やWordやExcelなどではカバーしきれない、さまざまな機能・効果があります。以下に代表的なメリットを記載しますので、ぜひご参考ください。

＜PDFのメリット＞

・さまざまな作業環境で閲覧できる

・オンライン上で編集・共有・押印・契約が完結でき、コストを削減できる

・セキュリティ機能を備えている

・電子署名を使うことで、手間が省けてPDF内の文書の改ざんが防げる

・ファイル容量が小さい

・ドキュメント内の検索ができる

より詳細なメリットは、以下ページからご覧いただけます。

▷ビジネスシーンでPDFを使うメリットは？

PDFを使う主な書類

上記のメリットを踏まえつつ、PDFを使う主なビジネス書類を解説していきます。\

請求書・見積書

請求書や見積書、納品書など、お金がからむ書類は、金額の改ざんを防ぐ目的でPDFファイルが利用されています。

提案書・報告書

提案書や報告書、企画書なども、内容の改ざんを防がなければなりません。そのためPDFファイルが多く利用されています。

人事関連の書類

人事部門でPDFを使う書類としては、給与情報や雇用契約書、社内規程、従業員のハンドブック、保険関連文書などがあります。企業の人事部門では機密情報を扱うことが多いため、文書においても安全性とセキュリティを優先しなければなりません。

組織内で共同作業をする際の書類

共同作業で扱うPDF書類としては、マーケティング関連資料や売上レポート、経営計画書などが挙げられます。クラウド上にPDFを保存し、どこからでもアクセスできるようにすれば、従業員の共同作業が円滑に進みます。また、データの損失や破壊が起こった場合も、クラウドにバックアップされたファイルが残っているので安心です。

そのほか、PDF化によるメリットが考えられる重要書類については、以下ページをご参考ください。

▷電子化すべき38の重要書類

PDFファイルを編集する方法

Adobe AcrobatのWeb版では、無料でPDFに注釈やコメントなどを追加できます。またAdobe Acrobatのソフト版の有料機能を活用すれば、PDFに直接編集できます。ただし、編集ができないように保護されている場合、作成者にパスワードを共有してもらう必要があります。詳細はこちらをご確認ください。

なお、公的な申請書類には入力専用のPDFファイルが用意されているものもありますので、そちらを活用するとよいでしょう。

以下では、Adobe AcrobatのWeb版にある「入力と署名」機能を使った、3つの編集方法をご紹介します。