事務作業とは？内容や必要スキル、効率化に役立つ便利ツールも紹介！
事務作業を効率化するなら、Acrobat オンラインツールが便利です。以下のページをぜひチェックしておいてください。
「事務作業を担当することになったけれど、具体的にどんな業務があるの？」「データ入力や書類整理に時間がかかりすぎて、もっと効率的に進められたらいいのに…」
そんな疑問や悩みを抱えている方もいるのではないでしょうか。
事務作業は、会社や組織の運営を支える重要な仕事ですが、多岐に渡る業務内容や作業量に追われて、気づけば一日が終わっていることも少なくありません。限られた時間で効率良く終わらせるためには、あらかじめ必要なスキルや効率化のポイントを押さえておくことが大切です。
そこでこの記事では、事務作業の基礎知識から効率化する方法までをわかりやすく紹介します。事務作業に不安や悩みを抱える人でも、自信を持って作業に取り組めるノウハウをたっぷり紹介しますので参考にしてください。事務作業がサクサク進む「Adobe Acrobat オンラインツール」や「Adobe Scan」といった便利なツールも紹介していますので、ぜひ試してみましょう。
事務作業とは？
事務作業とは、会社や組織の業務全般がスムーズに進むようにサポートする業務のことです。事務作業を正確に効率良くこなすことで、会社全体が円滑に運営され、生産性の向上にもつながります。具体的な事務作業には、以下のようなものがあります。
- データ入力：顧客情報や売上データの入力・管理
- 書類作成・処理：見積書や契約書などの作成および処理
- ファイリング・整理：書類やデータの分類・保管
- 伝票処理・経費精算：経費の集計や精算業務
- 電話・来客応対：外部からの問い合わせ対応や訪問客の対応
- 郵便物の発送・仕分け：書類や商品などの発送および受け取り
- 備品の管理・発注：文房具や消耗品の発注・在庫管理
これらの業務は、表立って見えないものの、会社の運営には欠かせません。いわば、ビジネスの「裏方」として、組織や業務を支える役割を担っています。
事務職の種類と仕事内容
事務作業は多岐にわたり、それを担当する事務職も様々です。ここでは、代表的な事務職の種類と仕事内容について紹介します。
事務職には様々な種類がありますが、どの事務職でも共通して求められるスキルがあります。次に、その重要なスキルについて見ていきましょう。
事務作業に必要なスキル
事務作業を担当するにあたり、どんなスキルが必要か不安に感じている方もいるでしょう。ここでは、事務作業を円滑に進めるために特に重要な3つのスキルを紹介します。
1．PCスキル
事務作業において、PCスキルは欠かせません。ほとんどの事務作業はPCを使って進めるため、基本的な操作に慣れておくことが必要です。具体的には、Microsoft Excelでのデータ入力や集計、Microsoft Wordでの文書作成ができるとよいでしょう。特に、Excelの関数やピボットテーブルを使えると業務効率が上がります。Microsoft PowerPointを使った資料作成スキル、クラウドツールやファイル共有の知識もあると仕事の幅が広がります。
2．スケジュール管理スキル
事務作業では、データ入力や書類作成など正確さが求められる一方で、期限内に仕事を終わらせるスピードも必要になります。これを下支えするのがスケジュール管理能力です。複数の業務が同時進行することもあるため、それぞれの締め切りに合わせてタスクに優先順位を付け、計画的に作業を進める力が重要になります。カレンダーアプリやタスク管理ツールを活用して、進行中の仕事や期限を一元管理するのも効果的です。
3．コミュニケーションスキル
事務作業は黙々と取り組むイメージもありますが、同僚や上司、顧客や取引先とのやり取りも多く、相手にわかりやすく簡潔に伝える力が求められます。また、作業内容に関する確認や調整を怠ると、誤解や間違いが生じやすくなり、作業がやり直しになってしまうことも。関係者と情報を共有し、必要なときに適切に質問や報告を行うことで、齟齬やミスなく作業を進められます。
この3つはどの事務作業にも共通する基本的なスキルですが、事務職によっては、さらに専門的なスキルが求められる場合もあります。業務内容に応じたスキルを習得することで、よりスムーズに仕事を進められるでしょう。
事務作業を効率化する方法
事務作業は、ただこなすだけではなく、工夫を加えることで作業にかかる時間や労力を大幅に削減できます。作業を効率化する方法を、以下の5つのポイントに分けて紹介しますので、早速見ていきましょう。
- 作業計画を立てる
- 作業プロセスを改善する
- デジタルツールを活用する
- 情報共有をスムーズに行う
- デスクやデータを整理整頓する
では、順に確認していきましょう。
方法1．作業計画を立てる
効率的な事務作業の第一歩は、作業計画を立てることです。まずは、完了日や提出日などのゴールから逆算してスケジュールを組み、必要なタスクをリストアップしましょう。ノートや付箋などに書き出して、可視化するのがポイントです。
次に、それらのタスクに優先順位を付け、重要な作業から着手します。日ごとの完了目標を立てたり、週単位での進捗をチェックしたりする習慣を付けると、作業の抜け漏れや遅れを防げます。
〈効率化のポイント〉
- スケジュールを組み、タスクを洗い出す
- タスクに優先順位を付け、重要な作業から着手する
- 日ごとの完了目標を立てる・週単位での進捗をチェックする
方法2．作業プロセスを改善する
作業内容を見直し、無駄や手間を省くのも効率化のカギです。例えば、繰り返し行っている作業にはテンプレートを活用しましょう。よく使う資料やメールのテンプレートを用意しておけば、毎回ゼロから作成する手間を省けます。
PCのショートカットキーを覚えるのも効果的です。ExcelやWordなど使用頻度の高いソフトで使えば、作業効率が格段に上がります。また、作業手順をマニュアル化するのもオススメです。正しい手順で迷わず進められるため、作業時間の短縮に繋がります。他の人に作業を手伝ってもらう場合にも役立つでしょう。
〈効率化のポイント〉
- テンプレートを活用する
- ショートカットキーを使う
- 作業マニュアルを作成する
方法3．デジタルツールを活用する
デジタルツールを活用すれば、事務作業にかかる時間を大幅に短縮できます。例えば、紙の資料をスキャンしてデータ化すると、必要な情報をすぐに検索・共有できるようになります。
また、文書の電子署名を利用すれば、紙を印刷して郵送する手間がなくなり、契約や承認プロセスをオンラインで素早く完了することも可能です。さらに、クラウドストレージを使えば、いつでもどこでも必要な資料にアクセスできるため、より作業を効率的に進められるでしょう。
〈効率化のポイント〉
- 紙の資料をデータ化する
- 電子署名を利用する
- クラウドストレージを使う
方法4．情報共有をスムーズに行う
情報共有も、事務作業を効率化するための重要なポイントです。作業に必要な情報が速やかに得られる、作業に関する質問や進捗状況の報告がしやすい、といった環境であれば、迷いなく作業が進められ、生産性がアップします。手軽に情報共有できるチャットツールやプロジェクト管理ツールといった、コミュニケーションツールを使うのもオススメです。
なお、チャットツールを使う際は、情報を整理してわかりやすく伝えることに気を付けましょう。メッセージが次々とやり取りされるため、「結論から書く」「箇条書きにする」「Yes・Noで回答できる質問にする」といった端的で理解しやすい表現を心がけることが大切です。
〈効率化のポイント〉
- 必要な情報が得られる・質問や報告がしやすい環境を整える
- コミュニケーションツールを使う
- 情報を整理してわかりやすく伝える
方法5．デスクやデータを整理整頓する
事務作業を行うデスク周りが散らかっていると、必要な書類や道具を探す時間が増え、作業効率が下がってしまいます。整理整頓されていれば必要なものをすぐに見つけられ、作業がスムーズに進行します。
データの整理も同様です。ファイル名やフォルダをわかりやすく分類しておくことで、必要な情報を素早く見つけられます。定期的に不要な書類やデータを処分する習慣を付け、整った環境で作業を進めることが効率化に繋がります。
〈効率化のポイント〉
- デスク周りを整頓する
- データのファイル名やフォルダをわかりやすく分類する
- 定期的に不要な書類やデータを処分する
ここまで、事務作業を効率化する方法について解説しました。日々の業務に取り入れられそうなものがあれば、ぜひ試してみてください。次の章では、実際に事務作業の効率化に使える無料のPDF編集ツールを紹介します。
事務作業の効率化に役立つ、無料のAcrobat オンラインツール
ここから紹介するAcrobat オンラインツールは、ブラウザー上でPDFの編集や変換ができる無料ツールです。PDFにはドキュメントの管理や共有、セキュリティ面などにおいて優れた機能やメリットがあり、ビジネス文書や事務書類をPDFにすることで様々な作業がスピーディーに進みます。
〈PDFのメリット〉
- 様々な作業環境で閲覧できる
- オンライン上で編集・共有・押印・契約が完結でき、コストを削減できる
- パスワードや電子署名といったセキュリティ機能を備えている
- ファイル容量が小さい
- PDF内のテキストを検索できる
Acrobat オンラインツールを使えば、PDFへの変換や編集もカンタンです。早速、その便利な機能を見ていきましょう。
機能1．ファイル形式を変換できる
WordやExcelで作成したドキュメントをそのまま共有すると内容を改ざんされるリスクがありますが、PDF形式に変換することで、改変を防ぎやすくなります。そのため、請求書や見積書、提案書などのビジネス文書を提出する際は、PDFへ変換しましょう。以下の機能を使って、Word・Excel・PowerPoint・画像（JPGやPNG）をPDFに変換できます。
また、PDFを、WordやExcelなど別のファイル形式に変換するのもカンタンです。以下の機能を使って、それぞれのファイル形式に変換できます。
機能2．PDFにコメントや描画を書き込める
PDFに、コメントや描画を書き込むことも可能です。例えば、報告書にテキストで補足説明を加えたり、図を描いて指示を伝えたりできるので、意図が伝わりやすくなります。作成したPDFにコメントの形でレビューをもらえば、メールでのやり取りや回覧する手間も省けます。以下の機能を使って、資料完成までのスピードをアップさせましょう。
画面左端のツールバーから、使いたい機能のアイコンをクリックすると、PDFに以下のような要素を書き加えられます。
- コメントを付ける
- テキストを入力する
- 手書きで線を書き込む
- 円で囲む
- ハイライト（マーカー）や下線を引く
- 取り消し線を引く
詳しい使い方は、以下の記事でも紹介しています。
機能3．PDFを整理できる（結合や並べ替え、削除）
書類をPDF形式にした後に、「やっぱり複数のPDFを1つにまとめたい」「ページの順番を入れ替えたり、不要なページを削除したい」という場合もあるでしょう。Acrobat オンラインツールを使えば、PDF形式のまま、ファイルの結合や並べ替え、削除がカンタンにできます。必要な資料や文書を素早く整えられるため、作業効率が高まります。
PDFのページを削除
「資料を作成した後に不要なページを見つけてしまった」「スキャンしたPDFのうち1ページだけ削除したい」といった場合に以下の機能を使って、ページを削除できます。
機能4．PDFの文字起こしができる
PDFの文字起こし機能も便利です。スキャンしたPDFの内容をテキストデータに変換できるため、手入力の手間を省けます。例えば、契約書の内容をテキスト化したり、手書きのメモをデジタルデータとして残したりといったことが可能です。以下の機能を使って、手間をかけずにPDFから必要なテキストを素早く取り出し、作業の効率化を図りましょう。
機能5．PDFにパスワードをかけて安全に管理できる
事務作業では、機密情報を扱うことが多いため、PDFにパスワードをかけて安全に管理できる機能が非常に役立ちます。契約書や顧客情報が含まれる文書を外部に送る際や、社内で重要な資料を共有する場合、パスワードを設定することで、不正なアクセスや情報漏洩を防止できます。以下の機能を使って、重要文書を安全に管理・共有しましょう。
機能6．PDFに電子署名の追加・送信ができる
電子署名（電子サイン）は、契約書や承認書類をやり取りする場面で役立つ機能です。紙に印刷する必要がなく、オンライン上で迅速に署名を完了できるため、リモートワーク中や遠方とのやり取りにおいても、契約や確認作業がスムーズに進みます。Acrobat オンラインツールを使えば、カンタンに電子署名（電子サイン）を入れたり、入れてもらったりすることが可能です。
機能7．PDFをリンクで手軽に共有できる
Acrobat オンラインツールは、PDFの変換や編集など、25以上の機能を無料で利用できます。
これらの機能を使って処理したPDFは、すべてリンク（URL）で共有することが可能です。チャットツールやメールにリンク（URL）を貼り付けて手軽に共有できるため、ファイル添付の手間が省けるのも大きなメリットです。
詳しい使い方は、以下の記事でも紹介しています。
ここまで、Acrobat オンラインツールの便利な機能を紹介しました。一方で、「PDFが便利なのはわかったけれど、紙書類を扱うことも多くて…」という方もいるでしょう。次の章では、そんな紙の書類をスマホ1つでPDFに変換できる、便利なスキャンアプリAdobe Scanを紹介します。
紙の書類をスマホでスキャンできるAdobe Scan
Adobe Scanは、紙の書類をスマホでスキャンしてPDFに変換できる無料アプリです。使い方はとてもカンタンで、アプリを起動してスキャンしたい書類にかざすだけ。あっという間に紙の書類や手書きのメモなどをPDFに変換できます。
Adobe Scanは、iOS、Androidどちらのスマホやタブレットでも使えます。お使いのデバイスに合わせて一度ダウンロードしておけば、事務作業の様々な場面で役立ちます。
スキャンの手順は、たった3つです。初めてスキャンアプリを使う人でもカンタンに操作できます。
- アプリを開いて、スキャンしたい書類にかざす（自動的に撮影される）
- スキャンの範囲を調整する
- スキャンデータをPDFに変換して保存する
手軽に使えるため、ぜひ紙書類のデータ化に活用してみましょう。詳しい使い方は、以下の記事でも紹介しています。
アドビの無料ツールで事務作業を効率化しよう
事務作業を効率化するためには、自分に合ったツールや方法を積極的に取り入れることが大切です。今回紹介したAcrobat オンラインツールやAdobe Scanといったツールを活用することで、無駄を省き、業務をよりスムーズに進められます。
また、業務によってはカンタンなデザインやビジュアル素材が必要になることもあるでしょう。そんなときは、ノンデザイナーでも手軽にデザインが作れるAdobe Expressや、数百万点以上の高品質な画像や動画素材を提供するAdobe Stockが役立ちます。
事務作業の効率化には、便利な機能が満載のアドビツールをぜひご活用ください。時間や手間のかかる作業を省いて、日々の業務をラクに効率よく進めましょう。
（執筆：ウェブライダー）
https://milo.adobe.com/libs/img/mnemonics/svg/acrobat-pro-64.svg
ぜひAdobe Acrobatオンラインツールをお試しください
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