Delen en reviseren

Acrobat Reader ondersteunt het delen, bijhouden en beheren van gedeelde bestanden die als alleen lezen of voor gedeelde revisie zijn verzonden. Met een abonnement op de revisieservice kunt u:

  • Bestanden delen voor alleen weergave of voor revisie, zodat uw ontvangers opmerkingen kunnen plaatsen en markeringen aanbrengen in de bestanden.

  • Toegang krijgen tot een gebruikersinterface voor Delen en een reeks functies die er identiek uitziet op bureaublad-pc's, internet en mobiele apparaten.

  • Bestanden synchroniseren op alle gekoppelde apparaten.

  • U kunt recensies maken, deelnemen en beheren.

  • U ontvangt realtime meldingen wanneer een bestand wordt bekeken, gewijzigd en wanneer iemand deelneemt aan een revisie. Ook krijgt u ondersteuning voor @-vermeldingen

  • U kunt pannen, zoomen of bladeren in de opmerkingsmodus.

Tags voor delen en revisie

De lijst met bestanden van Acrobat geeft aan of het bestand wordt gedeeld voor revisie of dat een bestand Alleen-lezen is. Het pictogram pictogram voor lijst met gedeelde bestanden bij het bestand geeft aan dat het bestand wordt gedeeld voor opmerkingen. Het PDF-pictogram geeft aan dat het bestand niet wordt gedeeld.

Als er geen document geopend is, kunt u al uw gedeelde bestanden weergeven vanuit de weergave Gedeeld. Dat doet u als volgt:

  1. Tik op pictogram voor lijst met gedeelde bestanden om uw gedeelde bestanden weer te geven.

  2. Tik op Door u om bestanden weer te geven die door u worden gedeeld. Tik op Door anderen om bestanden te bekijken die door anderen zijn gedeeld.

../_images/sharedtabs.png

Een revisie starten of een bestand delen

U kunt bestanden delen voor revisie en vervolgens de gedeelde bestanden beheren via uw mobiele apparaat, bureaublad-pc of internet. Als een revisor deelneemt, ontvangt u hiervan een melding. Bestanden delen:

  1. Open een PDF-bestand. Als het bovenste menu niet wordt getoond, tikt u op het document.

  2. Tik op pictogram delen

  3. Voeg een of meer e-mailadressen toe.

  4. Tik desgewenst op de onderwerpregel en/of het tekstvak voor het bericht om deze items te bewerken.

  5. Schakel de optie Opmerkingen toestaan in om ontvangers toe te staan opmerkingen en aantekeningen toe te voegen. Bestanden waarvoor opmerkingen zijn uitgeschakeld, zijn alleen-lezen.

  6. Tik op tandwielpictogram > Deadline instellen om een deadline voor de revisie in te stellen. Stel uw datum in en tik op OK.

  7. Tik op Verzenden.

Het bestand wordt automatisch geüpload naar Document Cloud. Ontvangers van het document kunnen het bestand openen via internet en via hun pc of telefoon.

U kunt ook een koppeling naar het bestand maken om het bestand te delen. Volg hiervoor eerst de bovenstaande stappen om het deelproces te starten. Tik in het dialoogvenster voor delen op Delen via > Koppeling maken. Selecteer in het dialoogvenster dat wordt geopend de gewenste optie voor delen en voltooi het proces.

../_images/startreview.png

Een kopie van gedeelde bestanden opslaan

U kunt een kopie opslaan van gedeelde bestanden samen met hun eventuele revisieopmerkingen. Dat doet u als volgt:

  • Open een Document Cloud-bestand in Viewer.

  • Tik op pictogram overloop

  • Tik op Een kopie opslaan

  • Kies een bestemming uit de gegeven opties en tik op Opslaan.

../_images/savedestinations.png

Gedeelde bestanden wijzigen

U kunt een bestand dat voor revisie is gedeeld, niet wijzigen. U kunt wel een kopie maken van een gedeeld bestand en deze kopie vervolgens wijzigen. Gedeelde bestanden wijzigen:

  1. Tik in de lijst met gedeelde bestanden op een bestand om het te openen.

  2. Tik op pictogram overloop > PDF bewerken.

  3. Tik in het dialoogvenster dat wordt geopend op Een kopie opslaan. Hiermee wordt een kopie van het bestand gemaakt en wordt het bestand geopend in de modus voor gereedschappen.

../_images/modify_shared_file.png

Bestanden reviseren

Met de revisiefunctie kunt u opmerkingen en annotaties toevoegen, opmerkingen bewerken, erop antwoorden en een melding ontvangen na activiteit op uw opmerkingenthread. Bestanden reviseren:

  1. Klik op de koppeling die u in de uitnodigingsmail voor de revisie hebt ontvangen.

    Als u de app hebt geïnstalleerd, wordt de koppeling automatisch geopend in Acrobat Reader.

  2. Meld u aan met uw Adobe ID.

    Door u aan te melden kunt u uw opmerkingen op elk gewenst moment en in elke toekomstige sessie bewerken of verwijderen.

  3. Selecteer Deelnemen aan revisie.

  4. Voeg opmerkingen toe, reageer op opmerkingen of verwijder opmerkingen, conform het verzoek.

    Het document wordt automatisch opgeslagen en uw opmerkingen kunnen door alle revisoren worden bekeken.

Opmerking

Als u de tag pictogram @ gebruikt, wordt een pushbericht naar de genoemde revisor verstuurd. De app verstuurt ook een melding wanneer een opmerking of annotatie wordt toegevoegd of gewijzigd.

../_images/reviewmode.png

Werken met opmerkingen

Wanneer u op een opmerking tikt, verschijnt de werkbalk Bewerken onder aan het scherm in Acrobat. Met deze werkbalk kunt u:

  • De lijst met opmerkingen openen.

  • Opmerkingen oplossen (markeren als gelezen).

  • De kleur van uw eigen annotaties bewerken.

  • Uw eigen opmerkingen verwijderen.

  • Uw eigen opmerkingen bewerken.

  • Door de opmerkingen navigeren.

  • Antwoorden.

../_images/commentpanel.png

Reageren op een opmerking

U kunt op twee manieren reageren op een opmerking:

  • In de lijst met opmerkingen tikt u op de opmerking, voert u de tekst in en tikt u op Reageren.

  • Als u in een document werkt, tikt u op een plaknotitie, tik op pictogram reageren, voer tekst in en tik op Reageren.

../_images/replytocomment.png

Een specifieke revisor vermelden

U kunt reageren op een opmerking van iemand, maar u kunt ook de tag @vermelding gebruiken om rechtstreeks naar die persoon te verwijzen. Als u dat doet, ontvangt de desbetreffende gebruiker een melding met de mededeling dat hij of zij specifiek is genoemd.

De tag gebruiken:

  1. Plaats een nieuwe opmerking of reageer op een opmerking.

  2. Tik op pictogram @ om de lijst met revisoren weer te geven.

  3. Tik op de naam van een revisor.

  4. Typ uw opmerking en tik vervolgens op Reageren of Posten.

../_images/mention.png

Opmerkingen bewerken en verwijderen

Auteurs van documenten kunnen opmerkingen en antwoorden verwijderen. Dat doet u als volgt:

  1. Tik op de opmerking.

  2. Tik op pictogram overloop

  3. Tik op Reactie bewerken of Reactie verwijderen.

Offline revisies

U kunt bestanden ook reviseren wanneer u offline bent. De app slaat uw opmerkingen op en synchroniseert deze met het document wanneer u weer verbinding hebt.

Opmerkingen zoeken en door opmerkingen navigeren

De lijst met opmerkingen weergeven

Opmerkingen weergeven:

  • Tik op pictogram opsomming of

  • Tik op pictogram overloop > Lijst met opmerkingen.

Opmerkingen filteren

Met de app kunt u de opmerkingen op een aantal manieren filteren en zo eenvoudig vinden wat u nodig hebt. U kunt filteren op tijdsduur, revisor en of de opmerking al dan niet is gelezen of opgelost.

  1. Tik op pictogram voor filters

  2. Tik op een filter.

  3. Tik op Toepassen.

../_images/filters.png

Filters wissen

Wanneer u een filter voor opmerkingen hebt toegepast, wordt een filterbalk boven aan het document getoond met daarop het aantal geselecteerde filters en de knop Wissen. Tik op Wissen om alle filters te verwijderen.

../_images/filterbar.png

Meldingen weergeven

Meldingen informeren u over bestanden die zijn gewijzigd, over deadlines, herinneringen, realtime berichten van de afzender en over andere berichten. Afhankelijk van uw instellingen kunnen de meldingen ook op het startscherm van uw apparaat worden weergegeven.

De meest recente meldingen bekijken:

  1. Tik op pictogram voor nieuwe berichten

Er wordt een lijst getoond met de volgende twee soorten meldingen:

  • Verzoeken. Dit zijn actie-items zoals rechtstreekse berichten, verzoeken om een bestand te reviseren, enzovoort.

  • Eenvoudige berichten.

../_images/notifications.png

Revisies beheren

U ontvangt een e-mailmelding wanneer uw bestand door revisoren wordt bekeken of wanneer opmerkingen worden geplaatst. U kunt de revisies ook online of op het bureaublad controleren en bijhouden.

U kunt uw gedeelde bestanden als volgt bijhouden en beheren:

  • Revisoren een realtime bericht sturen. Berichten worden ontvangen als meldingen

  • De lijst met revisoren bekijken en zien hoeveel opmerkingen elke revisor heeft toegevoegd

  • Bekijken wie het bestand wanneer heeft weergegeven

  • Revisoren toevoegen

  • Bestanden delen en revisies verwijderen

Tik op pictogram overloop om een revisie te beheren als een document is geopend.

../_images/managereview.png

Opmerking

De app biedt een vergelijkbare functie voor gedeelde bestanden (alleen-lezen bestanden niet in een revisie).

Deadlines voor de revisie instellen

Wanneer u een revisie instelt, kunt u aangeven op welke datum de revisie automatisch wordt beëindigd.

  1. Tik op tandwielpictogram

  2. Stel de kalenderwidget in.

  3. Tik op Gereed.

Opmerking

Wanneer een bestand niet meer wordt gedeeld, wordt een melding gestuurd.

../_images/deadline.png

Revisoren toevoegen

De eigenaar van het gedeelde bestand kan op elk moment revisoren toevoegen. Revisoren toevoegen:

  1. Tik in de lijst Start, Gedeeld of Zoekresultaten op pictogram overloop

  2. Tik op Personen.

  3. Tik op Toevoegen.

  4. In het dialoogvenster 'Persoon toevoegen' dat wordt geopend, voert u een e-mailadres in. Tik hierna op Persoon toevoegen.

../_images/add_people.png

Het revisiebericht weergeven

Als u het oorspronkelijke bericht wilt controleren dat u samen met het gedeelde bestand hebt verzonden:

  1. Tik in de lijst Start, Gedeeld of Zoekresultaten op pictogram overloop

  2. Tik op Bericht.

../_images/reviewcontextmenu.png

Een bestand niet meer delen

Vanuit elke bestandenlijst (Start, Gedeeld of zoekresultaten):

  1. Tik op pictogram overloop

  2. Tik op Niet meer delen.

  3. Tik nogmaals op Niet meer delen ter bevestiging.

Als u een bestand niet meer deelt, is het bestand niet meer toegankelijk voor alle gebruikers.

Zelf een revisie verwijderen of een bestand niet meer delen

Alleen eigenaars van gedeelde bestanden kunnen hun revisie verwijderen. Vanuit elke bestandenlijst (Start, Gedeeld of zoekresultaten):

  1. Tik op pictogram overloop

  2. Tik op Verwijderen.

  3. Tik nogmaals op Verwijderen ter bevestiging.

Opmerking

Als u de machtigingen voor delen en reviseren verwijdert, wordt het bestand zelf niet verwijderd.