ACROBAT | LECTURA DE 3 MINUTOS
Cómo hacer un PDF que se pueda rellenar.
Crea archivos PDF que se puedan rellenar a partir de cualquier archivo o convierte un PDF existente en rellenable.
Mejora la eficiencia con archivos PDF que se pueden rellenar.
Ahorra tiempo y reduce costes optando por un formulario PDF digital que se puede rellenar. Desde solicitudes hasta contratos o encuestas, los PDF rellenables son una forma sencilla y accesible de compartir y recopilar información con facilidad. Con casillas de verificación, opciones de iniciales y casillas de firma, puedes agilizar el proceso de los documentos importantes.
Haz que tus formularios PDF sean más funcionales.
Rellenar información personal en un formulario no es precisamente lo que nadie considera divertido, pero los datos que esos formularios proporcionan sobre los clientes son cruciales para mantener a flote una pequeña empresa. Elimina el papel de tu papeleo y crea archivos PDF con campos de formulario editables, menús desplegables, casillas de verificación y un sinfín de otras potentes funciones.
Cómo crear un PDF que se puede rellenar.
Es fácil crear un formulario PDF rellenable en Adobe Acrobat. Ya se trate de un documento escaneado o de un sencillo formulario creado en Microsoft Word, Excel u otra aplicación, Adobe Acrobat ofrece una forma intuitiva de mejorar su funcionalidad.
With tools that allow you to add signature fields, set up automatic calculations, and implement many other advanced features, you can transform your documents into dynamic and interactive tools. Here’s how you can achieve this result step by step:
- Abre Acrobat.
- Selecciona un archivo o escanea un documento.
- Añade nuevos campos al formulario.
- Para modificar cuadros de texto o imágenes existentes, haz clic en Editar en la barra de herramientas.
- Guarda tu PDF rellenable.
Crear un PDF rellenable con Acrobat es una opción inteligente y dinámica. Al convertir formularios en papel escaneados o archivos digitales, detecta automáticamente los campos de formulario estáticos y los transforma en campos de texto que se pueden rellenar.
A continuación, puedes reorganizar fácilmente los campos de texto, editar encabezados, insertar botones y añadir o eliminar campos de formulario según sea necesario. También puedes habilitar campos para firmas electrónicas, incorporar cálculos y configurar reglas de validación de datos para mejorar la funcionalidad del formulario.
Cómo hacer que un PDF se pueda rellenar.
Si ya dispones de documentos que utilizas y que te gustaría que se pudieran rellenar, Acrobat también puede ayudarte con eso.
- Haz clic en la pestaña Herramientas y selecciona Preparar formulario.
- Selecciona un archivo, como un documento de Word, una hoja de Excel o un escaneo de un documento en papel. Acrobat analizará automáticamente el documento y agregará campos de formulario.
- En caso necesario, agrega nuevos campos de formulario y nombres de campo.
- Utiliza la barra de herramientas superior y ajusta el diseño con las herramientas del panel derecho.
- Guarda el documento PDF rellenable.
Guardar y distribuir tu formulario PDF que se puede rellenar.
Una vez que hayas terminado el formulario, puedes distribuirlo a los destinatarios y solicitar una firma electrónica directamente desde Acrobat utilizando un servidor interno o el correo electrónico. Para enviar el formulario por correo electrónico, solo tienes que hacer clic en Distribuir en la esquina inferior derecha, seleccionar Correo electrónico como método e introducir las direcciones de correo electrónico de los destinatarios separadas por punto y coma.
Para utilizar tu formulario existente como plantilla la próxima vez que necesites crear un documento similar, solo tienes que abrir el archivo original y seleccionar Guardar como. Cambia el nombre del nuevo archivo y realiza los cambios necesarios para prepararlo como tu próximo formulario rellenable.
Por qué necesitas formularios PDF que se puedan rellenar.
Cuando los integrantes de tu equipo o tus clientes se encuentran repartidos por diferentes lugares, los archivos PDF rellenables pueden mejorar la eficiencia de tu flujo de trabajo. Con las herramientas adecuadas de gestión de documentos, editar u organizar tus archivos, realizar cambios antes de enviar los PDF para su revisión o compartir documentos de forma segura puede resultar rápido y sencillo. Una vez que crees formularios rellenables para sustituir los contratos y documentos en papel, podrás añadir información al PDF rellenable y hacer que se firme de inmediato desde cualquier lugar.
Además, guardar los formularios rellenados digitalmente mantiene todos tus datos en un mismo lugar, almacenados de forma segura pero disponibles para cualquiera que los necesite y se pueden compartir fácilmente por correo electrónico. Puedes abrir archivos PDF tanto en Mac como en PC, y son totalmente personalizables, por lo que puedes utilizar las herramientas del editor de PDF para arrastrar y soltar campos de texto, cambiar las fuentes o el formato, o cambiar de plantilla sobre la marcha.
En Adobe Acrobat, puedes crear un formulario PDF rellenable desde cero, convertir archivos PDF a partir de un documento de Microsoft Word, o incluso subir una imagen desde un smartphone o escanear un documento. Mediante software OCR (siglas de reconocimiento óptico de caracteres), Acrobat puede extraer rápidamente el texto y convertirlo en un PDF editable y con capacidad de búsqueda, lo que te facilita convertir documentos en papel en formularios PDF rellenables y seguir editando los campos del PDF para personalizarlos aún más.
Caso de uso: cómo la Universidad Estatal de California (CSU) ahorró tiempo y árboles con los archivos PDF que se pueden rellenar.
Cuando los administradores de la Universidad Estatal de California en Fullerton quisieron facilitar la vida a los estudiantes, una de sus primeras medidas fue utilizar Adobe Acrobat para agilizar los trámites administrativos. Antes, si un estudiante quería darse de baja de una asignatura o cambiar de especialidad, tenía que recorrer todo el campus recogiendo firmas en un formulario en papel. Sin embargo, desde que la CSU Fullerton utiliza Acrobat para digitalizar sus trámites, los estudiantes pueden ahora encontrar y rellenar los formularios que necesitan en línea. El creador de formularios PDF permitió al personal elaborar documentos con campos de firma que se envían automáticamente al personal administrativo para su revisión y aprobación, y posteriormente se archivan en los registros de la universidad.
Como resultado, el procesamiento de trámites que antes llevaba más de una semana ahora se puede completar en cuestión de horas, y los responsables de la universidad estiman que la institución ha reducido su consumo de papel hasta en un 50 %.
Tanto si estás diseñando una sencilla hoja de inscripción para voluntarios como un complejo formulario de admisión de pacientes, Adobe Acrobat cuenta con todas las herramientas y funciones que necesitas para crear los formularios interactivos que impulsan tu negocio.