【無料】履歴書テンプレート（Word・Excel・PDF）と書き方

【職歴が多い方に】学歴・職歴欄が多い履歴書

学歴・職歴欄のスペースが大きく設けられている履歴書テンプレートです。

職歴が多い人や前職で異動が多かった人に向いています。

【職歴が少ない方に】学歴・職歴欄が少ない履歴書

学歴・職歴欄のスペースが小さく、そのほかの「志望動機」や「自己PR」、「趣味・特技」、「本人希望」欄などがバランスよく設けられている履歴書テンプレートです。

職歴欄に書く情報が少ない第2新卒の人や、初めて転職する人に向いています。

【意欲を強調したい方に】志望動機や自己PR欄が多い履歴書

志望動機や自己PR欄のスペースが大きく設けられている履歴書テンプレートです。

応募先への志望動機が明確な人、仕事に対する熱意をアピールしたい人に向いています。

【スキルや強みを強調したい方に】免許・資格・スキル欄が多い履歴書

免許・資格の特記事項や志望動機、自己PR欄が大きく設けられている履歴書テンプレートです。応募先の企業に関連する資格やスキルを身に付けていて、入社後の展望を記入したい人に向いています。

【趣味・特技が思いつかない人に】趣味・特技欄がない履歴書

趣味・特技欄のスペースがない代わりに、長所・短所や健康状態の欄が設けられている履歴書テンプレートです。趣味・特技が応募する業務と関連性がなく、アピールに繋げにくい場合に向いています。

【証明写真の貼り付けが不要な人に】証明写真欄がない履歴書

証明写真の貼り付け欄のスペースが削除されている履歴書テンプレートです。

応募先の企業や転職エージェントが証明写真の貼り付けを必須としていない場合に適しています。

ただし、多くの場合は、履歴書に証明写真を貼り付けて提出します。

証明写真不要の指示がない限り、証明写真欄のあるテンプレートを選びましょう。

【希望のシフトを記入したい人に】パート・アルバイト向けの履歴書

学歴・職歴欄のスペースが小さく、勤務希望の曜日・シフト希望欄が設けられている履歴書テンプレートです。

A4・B5用紙1枚に経歴をシンプルにまとめられます。

履歴書の書き方と注意点

続いて、履歴書の書き方と注意点について解説します。

これらのルールを意識して、採用担当者に好印象な履歴書を作成しましょう。

基本ルール

●読みやすいように文字を整える
文字の開始位置を揃えたり、字間を詰めすぎずに適度な余白を設けることで、採用担当者が読みやすくなります。

●手書きの場合は、集中して丁寧に書く

履歴書に記入する文字は、美しさよりも丁寧に書くことが大切です。

まっすぐな線ときちんと角のある文字を心がければ、採用担当者に誠実な印象を与えられます。

●シャープペンや鉛筆、消せるボールペンは使用しない

黒のボールペンや万年筆など、文字が消せない筆記用具を使用しましょう。

●書き間違えた場合は、新しい履歴書に書き直す

1箇所だけの細かな書き間違えでも、修正液や修正テープなどの使用はNGです。

履歴書は企業に提出するビジネス書類なので、清潔感と信頼性を損なわないようにしましょう。

●年月は和暦か西暦のいずれかに統一する

記入年月は和暦と西暦どちらでも問題ありませんが、履歴書内での表記は統一するのがマナーです。和暦と西暦を混合してしまうと、一目で内容を理解できなくなり、採用担当者に負担をかけてしまいます。

●誤字脱字に注意する

履歴書に誤字脱字があると、仕事への姿勢が雑であると判断されてしまう場合があります。提出前に誤字脱字がないか最終確認しましょう。

●日付は提出日を記入（郵送の場合は投函日を記入）

履歴書を持参する場合は、面接当日の日付を記入します。

郵送の場合はポストに投函する日を記入しましょう。

●写真は3か月以内に撮影したものを使う

履歴書に貼り付ける写真の期限に厳格な定めはありませんが、現在の自分と見た目が変わらないようにしましょう。古い写真だと自分でも気がつかない印象の変化があることが多く、採用担当者に直近の写真ではないことが見抜かれてしまいます。

そのため、撮影日から3か月以内の写真を使用し、面接時に違和感を生まないようにしましょう。

学歴

●学歴は高等学校の入学から記入する

企業から指定がない限り、学歴は高等学校の入学から記入します。

職歴

●職歴はすべて漏れなく記入する

職歴は雇用形態や期間を問わず、すべて記入しましょう。

特定の職歴を省略してしまうと、空白期間が発生してしまい、書類選考において不利に働く場合があります。

なお、職歴の在籍期間を本来と異なる年月で申告した場合、経歴詐称になるため注意してください。

●会社名や所属部署は、正式名称で記入する

在職していた会社名は省略せず、正式名称で記入します。

また、所属部署も同様に記入しましょう。

●正社員以外の場合は、雇用形態も記入する

雇用形態が正社員以外の場合は、「契約社員」「派遣社員」など、雇用形態がわかるように記入しましょう。

●社名変更がある場合は、現在の会社名も記入する

在籍していた会社の名称に変更がある場合は、「〇〇株式会社（現△△株式会社）」のように、在籍当時と現在の会社名がわかるように記入しましょう。

●部署異動や昇格がある場合は、漏れなく記入する

職歴は、部署異動や昇格、出向など、在籍した会社での状況をすべて申告するのが基本です。情報が多く記入欄が足りない場合は、職歴欄のスペースが大きい履歴書を選ぶか、応募先に関係がない異動を省略しても問題ありません。

●業務内容を簡潔に記入する

会社名や所属部署の下に業務内容を記入することで、採用担当者が理解しやすくなります。

多くの場合、職務経歴書も一緒に提出するため、履歴書では、できるだけ簡潔にまとめましょう。

●退職理由は「一身上の都合により退職」と記入する

自身の希望で退職した場合は、「一身上の都合により退職」と記入します。

ただし、会社側の都合での離職といったように、具体的な退職理由を説明しなければ不利に働く場合は、「会社都合により退職」と記入して、備考欄で補足するとよいでしょう。

備考欄がない履歴書では、本人希望欄や特記事項欄を使用します。

●離職中の場合は、最後の職歴の下の行に「以上」と記入する

離職中の場合は、最後の離職中の下の行に「以上」と右寄せで記入して、これ以上職歴がないことを明示しましょう。

本人希望記入欄

●希望がない場合は「貴社の規定に従います」と記入する

特に希望がない場合は、空欄で提出するのではなく「貴社の規定に従います」と記入します。

「特になし」や「ありません」のような書き方は意欲がないと判断されてしまう場合があるため、企業の定める就業規則や賃金規定にしたがって勤務できることをアピールするとよいでしょう。やむを得ない家庭の事情や健康上の理由がある場合は、わかりやすく端的に理由を説明します。複数の職種を求人している企業に応募する場合は、希望の職種を明示しましょう。

なお、転職活動の場合は、履歴書のほかに職務経歴書の提出を求められることがあります。

以下の記事では、職務経歴書のテンプレートや書き方を紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

採用担当者が重要視するポイント

ここでは、履歴書の中でも採用担当者が重要視する以下のポイントについて、解説します。

志望動機

採用担当者は「なぜ自社に応募したのか」という点だけでなく、「会社の理念や求める人材像を理解しているか」や「入社後に活かせる強みをもっているか」なども、志望動機から読み取っています。

そのため、どの企業にも当てはまるような志望動機ではなく、応募先の企業について入念に調べたうえで、どのように貢献できるのかを具体的に記入しましょう。

なお、結論から先に述べてから、続けて詳しい理由を記入することで、わかりやすく印象的に伝えられます。

志望動機の例

（結論）貴社の説明会を通して、社員の皆様が共通して「お客様を支援したい」という思いを持たれていたことに感銘を受け、貴社を志望しました。

履歴書を提出する際のマナー

履歴書の提出方法は、主に以下の3つです。

• メール
• 郵送
• 持参

メール

採用担当者は、日々の業務を含め、多くのメールを受け取っています。

他のメールに埋もれてしまわないように、履歴書が添付されていることが一目でわかる件名を付けてください。

また、添付書類のファイル名も「20250315_氏名（フルネーム）_履歴書」のように、わかりやすく明示しましょう。

求人サイトや転職サイト経由で提出する場合も同様です。

なお、添付書類は文字化けやレイアウト崩れが起こりにくいPDF形式がオススメです。

そして、履歴書には個人情報が記入されているため、パスワードを設定しましょう。

その際に、パスワードは別のメールにて共有します。

メール送信前には、企業名や担当者名に間違いがないかを必ず確認しましょう。

担当者名が不明な場合は「採用ご担当者様」と記入します。自分の氏名や連絡先の記入も忘れないように注意します。

郵送

封筒の色に指定はありませんが、フォーマルな印象の白色を選べば当たり障りがありません。

また、書留は担当者の手間がかかるため避けるのが無難です。切手は普通切手を使用し、料金に間違いがないように郵便窓口で発送するとよいでしょう。

封筒の左端に赤字で「応募書類在中」と記入し、赤い罫線で囲みます。

なお、書類を送る際には、送付状を同封して「誰が」「何の書類を」「なぜ送ったのか」をわかるようにするのがマナーです。送付状の書き方や送り方は、こちらの記事で詳しく解説しています。

【テンプレートと例文付き】送付状の書き方・送り方のコツ

PDFに変換

作成したWordやExcelファイルを、以下のリンク先にドラッグ＆ドロップするだけで、カンタンにPDFに変換できます。

・WordをPDFに変換

・ExcelをPDFに変換

また、履歴書をメールで送付する前に、Acrobatオンラインツールの「PDFを保護」機能を使えば、安全かつカンタンに、PDFにパスワードをかけることも可能です。パスワードに関する詳しい内容は、以下の記事でわかりやすく紹介していますので、ぜひあわせてご覧ください。

PDFを圧縮

PDFファイルをメールに添付した際に容量オーバーになってしまった場合、圧縮することで解決できます。

・PDFを圧縮

これらの機能以外にも、ワンクリックで文書を要約してくれるAIアシスタント機能など、PDFに関する25以上の機能を使うことが可能です。セキュリティ面にも配慮されていて安全に使えるので、日々の業務にぜひお役立てください。

採用担当者に好印象を与える履歴書を作成しよう

履歴書は、読み手である採用担当者が理解しやすいように記入することが大切です。

自身のアピールポイントを簡潔に漏れなく伝えつつ、応募先のニーズと関連性をもたせることを心がけ、就職・転職活動を成功させましょう。