【テンプレートと例文付き】送付状の書き方・送り方のコツ

【ポイント1】用紙はA4サイズで、1枚に収める

送付状は、受け取った相手が内容物をすぐに把握できるようにする書類です。

そのため、原則はA4サイズ（縦）1枚にまとめましょう。送付状は手書きである必要はなく、ビジネス書類や履歴書に添える場合は、PDFやWordなどで作成して印刷するのが一般的です。

なお、同封物がB5など別サイズでも、受け取った側はA4のファイルにまとめて回覧・保管するケースが多いため、送付状はA4にしておくと扱いやすくなります。相手先から指定がある場合は、そのサイズに合わせましょう。

【ポイント2】簡潔かつ丁寧な文体で作成する

送付状は、簡潔かつ丁寧に書くことが重要です。読む人がすぐに理解できるように、必要最低限の文章に留めましょう。また、文体は「です」「ます」調の丁寧な文体を使うのが一般的です。作成後には誤字脱字がないかも改めて確認しましょう。

【ポイント3】PCでは横書き、手書きでは縦書きのレイアウトで作成する

送付状の形式に厳格な決まりはありませんが、PCで作成する場合は横書き、手書きの場合は縦書きの形式が一般的です。用紙サイズは、迷った場合はA4（縦）を選ぶと扱いやすいでしょう。

なお、相手先からサイズの指定がある場合や、社内ルールで用紙サイズが決まっている場合は、それに合わせてください。

【注意点1】送付状が一番上にくるように封入する

送付状の役割は「挨拶」であり、内容を知らせることです。そのため、送付状は一番上に封入し、相手が最初に目にできるように工夫しましょう。なお、複数の書類と同封する際には、逆さまにならないよう向きにも注意してください。

【注意点2】他の書類と一緒にクリアファイルに挟む

書類を送る際には折り曲がらないように、クリアファイルに挟みましょう。

クリアファイルに書類を挟んでおくと、書類の汚れや折れ曲がりを防げます。

そこでオススメしたいのが、PDFを活用した送付状の作成です。

PDFを使えば、レイアウトが崩れにくく、美しい送付状が作成できます。

また、高機能なPDF編集ソフト「Adobe Acrobat」を使えば、シーンに合わせた細かい編集もカンタンに行えます。

それでは続いて、具体的な編集方法を確認してみましょう。

ただし、PDFファイルのレイアウトが複雑な場合、Wordに変換した際にレイアウトが崩れてしまうことがあります。その場合は、次に紹介する方法がオススメです。

さて、ただ上記のような書き換えとは別に、注釈の追加やチェックの書き込みなど「既存の内容を残したまま追記する」場面もよくあります。

そこで続いて、PDFを書き込む際に押さえておきたいポイントもチェックしておきましょう。

1．バックアップを取っておく

PDFファイルに書き込む前に、念のため編集前のファイルをコピーし、バックアップとして保存しておきましょう。万が一、変更前の内容を確認したくなった場合や、書き込んだ文書に不具合が発生した場合でも、安心して対応できます。

また、より高い安全性を求める場合は、インターネットを介さずに作業できる、デスクトップにインストールするタイプのソフトを選ぶのもひとつの方法です。

送付状は文章量の短い書類ですが、宛先や同封物の書き方ひとつで、相手の確認のしやすさや印象が変わります。今回紹介したテンプレートや例文をベースに、用途に合わせて必要な情報を過不足なく整えてみてください。

そして、テンプレートを編集して自社用に整えたいときや、レイアウトを崩さずに共有・印刷したいときに役立つのがAcrobatです。PDFの編集から確認、共有までひと通り行えるので、送付状まわりの作業もスムーズになります。

それでは最後に改めて、今回使用したAcrobatの魅力についてご紹介します。

【理由1】強固なセキュリティと信頼性

Acrobatは、暗号化やパスワード設定といった保護機能を備えています。社外秘の内容や個人情報を含むPDFファイルを扱う際も、データを安全に管理しながら要約や共有が行えます。

アドビのセキュリティに関する取り組みについて、詳しくはこちらもご確認ください。

【理由2】豊富なPDF編集機能

Acrobatは、PDF文書の作業や共有をよりスムーズにするPDFソリューションです。

ブラウザーで使える無料のAcrobat オンラインツールやデスクトップ版のAcrobat Pro、モバイル用のAcrobat ReaderアプリやAdobe Scanアプリなどが含まれます。

中でもデスクトップ版のAcrobat Proは70以上の機能を備えています。PDF上の画像やテキストの変更、PDFファイルの結合や分割、電子署名などもワンストップで対応可能です。

PDFに関する様々な作業がこれひとつで完結するため、文書業務にかける時間を大幅に削減できます。

【理由3】クラウド連携と共同作業のしやすさ

Acrobatで作業したドキュメントはアドビのクラウドストレージに保存され、インターネット経由でドキュメントを共有・共同編集できます。

複数拠点のメンバーが同時にコメントを付けたり、更新履歴を管理したりするのもカンタンで、リモートワークや共同研究にも適しています。

スムーズな連携により、意思決定までのスピードを加速できる点も大きなメリットです。

メールで書類を送るとき、送付状は添付したほうがよいですか？

基本はメール本文が送付状の役割を果たすため、送付状PDFを別添する必要はありません。ただし、社内回覧や稟議に回ることが想定され、書類一式の先頭に「案内の紙」が必要な場合は、送付状PDFを付けたほうが親切です。相手から「送付状も添付してください」と指定がある場合も、添付するのが無難です。

メール添付のファイル名はどう付けると親切ですか？

相手が保存や検索をしやすいように、「日付（または年月）」「書類名」「自社名」「相手先名」を入れるのが定番です。例えば「2026-02_請求書_株式会社△△_株式会社〇〇様」のようにしておくと、取り違えを減らせます。求人応募なら担当者が処理しやすいよう、「履歴書_氏名」「職務経歴書_氏名」など氏名が先に見える形がよいでしょう。

添付漏れや誤送信を防ぐために、送付状でできることはありますか？

送付状（またはメール本文）に同封物を必ず列挙し、通数まで書くのがオススメです。

送った側は「書いたものが入っているか」を最終確認しやすく、受け取った側も不足に気付きやすくなります。

同封物の数え方は「通」「部」「枚」のどれが正解ですか？

書類一式として扱うなら「通」、印刷物として部数を示すなら「部」、ページ数まで明確にしたいときは「枚」が使いやすいです。迷う場合は「請求書1通」「見積書1通」のように「通」で統一すると、ほとんどの場面で問題になりません。相手から「2部ください」など部数指定があるときだけ「部」を使うとよいでしょう。

宛先の担当者名がわからないときは、どう書けばよいですか？

会社名だけなら「〇〇株式会社 御中」、部署までわかるなら「〇〇株式会社 〇〇部 御中」が基本です。個人名が不明で、担当者宛であることを示したい場合は「〇〇株式会社 〇〇部 ご担当者様」とします。個人名が後で分かった場合は、可能なら差し替えるのが望ましいです。

「御中」と「様」を一緒に書いてよいですか？

「御中」は会社や部署など組織宛、「様」は個人宛なので、基本は併記しません。例えば「〇〇株式会社 〇〇部 御中」か「〇〇様」のどちらかにします。例外的に「〇〇株式会社 〇〇部 〇〇様」のように、部署名の後に個人名を書く場合は「様」で統一します。

関連：領収書の宛名の書き方を徹底解説！宛名なし・上様・自分で書くのはNG？

送付が遅れてしまったとき、送付状には何を書けばよいですか？

例えば「送付が遅くなり申し訳ございません。下記書類をお送りします。ご査収のほどお願いいたします。」のように、謝罪の意を簡潔に記載しましょう。

理由を長く書くのではなく、まずお詫びと遅れた事実、送付物、今後の対応がわかるよう書くのがポイントです。

関連：お詫び状の書き方と文例・テンプレ（NG表現やチェックリスト付き）

再送や修正版を送るときの書き方はありますか？

相手が古い版を参照して取り違えてしまう可能性があるため、「差し替え」であることを明確に示しましょう。例えば「先日お送りした〇〇について修正版を再送いたします。恐れ入りますが、先に送付したものは破棄いただきますようお願いいたします。」のように書くと行き違いを防ぎやすくなります。

至急対応や期限がある場合、失礼にならずに伝えるにはどうすればよいですか？

命令形を避け、期限と理由を最小限の言葉で添えると角が立ちにくいです。

例えば「恐れ入りますが、〇月〇日までにご確認いただけますと幸いです。」といった表現が汎用的です。また、相手側の処理が発生し得る場合には「ご対応が必要な点がございましたらご連絡ください。」と付け加えると、相手が次の行動を取りやすくなるでしょう。

機密情報や個人情報を含む書類を送るとき、送付状で注意することはありますか？

送付状には内容を詳述せず、書類名と通数に留め、必要なら「本書類には個人情報が含まれます」といった注意喚起を一文入れる程度が安全です。メール添付ならパスワード設定や、パスワードを別経路で伝える運用にしてもよいでしょう。なお、AcrobatならPDFのパスワード設定など保護機能を使って、安全に書類を送付できます。

関連：【無料】PDFにパスワードをかける方法（Windows・Mac対応）

海外宛ての場合、日本式の送付状の書き方をそのまま使ってよいですか？

英語の添え状は、時候の挨拶や頭語・結語の作法よりも、目的と同封物を短く明確にすることが重視されます。いわゆるtransmittal letterとして「Purpose」「Enclosures」「Contact」を簡潔に書く形が実務的です。なお、求人応募のcover letterは性格が異なり、同封物案内だけでなく応募動機や経験を本文で述べるのが一般的なので、目的に合わせてテンプレートを使い分けましょう。

（執筆：ウェブライダー）