チェックリストの無料テンプレートと使いやすいリストの作り方

チェックリストのテンプレートをExcel・Wordに変換するには、Acrobat オンラインツールが便利です。以下のページをぜひチェックしておいてください。

ツールをチェックしておく

業務の抜け漏れ防止や確認作業の効率化などの大きなメリットがある「チェックリスト」。しかし、いざリストを作ろうとすると、「どのような手順で項目を洗い出せばよいか」「どういったフォーマットでまとめればよいか」と困ってしまうこともあるでしょう。

そこでこの記事では、すぐに使えるチェックリストの無料テンプレートとともに、リストの作成手順や活用のコツについて解説します。

すぐにテンプレートをダウンロードしたい方はこちらをクリックしてください。

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チェックリストの4つの作成手順

まずはチェックリストを作成する手順を押さえましょう。基本を理解することで、使いやすく効果的なチェックリストをスピーディーに作れるようになります。

ここでは手順を4つのステップに分けて解説します。

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対象者と目的を明確にする
カテゴリを整理する
チェック項目を洗い出す
自分で試用して抜け漏れがないかをチェックする

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1．対象者と目的を明確にする

まずはチェックを受ける「対象者」と、チェックリストを通じて達成したい「目的」を明確にしましょう。

対象者を明確にすることで、その人の状況やスキルに応じた内容を含められます。例えば仕事のタスクを確認するためのチェックリストであれば、業務経験がほぼない新人が使うのか、それともある程度の経験がある社員が抜け漏れを確実になくすために使うのかで、含めるべき項目やどこまで補足説明を入れるべきかが変わるはずです。

また、目的を明確にすることで、チェックリストが単なる確認作業にとどまらず、具体的な成果や改善点を把握するためのツールとして機能します。例えば、以下のような目的が考えられるでしょう。

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抜け漏れやミスをなくしたい
必要なタスクを明確にして作業を効率化したい
業務の手順や品質に一貫性を持たせたい
業務で必要となる知識やコツをチェックリストに反映し、経験の少ない人にもノウハウを伝えたい

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2．カテゴリを整理する

具体的なチェック項目を洗い出す前に、カテゴリを整理しましょう。関連性のある項目同士をグルーピングすることで、チェックする際の認知・思考の負荷が減り、使いやすいリストになります。また、大枠から整理することで項目の過不足を防止しやすくなる利点もあります。

例えばプロジェクト管理の場合、作業の進捗に合わせて段階ごとにタスクを整理するため、「計画段階」「実行段階」「終了段階」といった時系列のカテゴリが適しています。

一方、旅行の持ち物に関しては「書類」「金銭」「衣服」「トイレタリー」のように種類別・機能別のカテゴリが適しています。用途や種類に基づいて分類すると、必要なものをすぐに見つけやすくなるからです。

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3．チェック項目を洗い出す

カテゴリが決まったら、具体的なチェック項目を洗い出します。

この段階では、「余分な項目を入れてしまう」ことよりも、「漏れがない」ことを意識して項目をピックアップしましょう。不要な項目があれば、後から全体を見直して削除すれば問題ありません。

まずは網羅的に項目を挙げることがポイントです。

項目をスムーズに洗い出すためには、実際の行動や流れを具体的にイメージすることが効果的です。例えば、プロジェクト管理のチェックリストであれば、過去に取り組んだ案件の流れを振り返り、「どのようなステップがあったか」を思い出すと項目を洗い出しやすくなります。また、旅行のチェックリストであれば、出発から帰宅までの一連の流れを具体的にイメージすることで、必要な項目を漏れなく抽出できるでしょう。

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4．自分で試用して抜け漏れがないかをチェックする

チェックリストができたら、チームで運用する前に自分で試用してみましょう。実際にリストを使うことで、抜け漏れの有無や補足説明のわかりやすさを客観的に確認します。

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【無料】チェックリストのPDFテンプレート

使いやすいチェックリストのテンプレートを2種類ご用意しました。いずれも無料でダウンロードできるので、お役立てください。

テンプレートはPDF形式です。ダウンロード後、「テンプレートをExcelやWordに変換する方法」の章を参考に、ExcelファイルやWordファイルに変換してご利用ください。

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【詳細欄あり】チェックリストのテンプレート

各項目の備考を記載できる「詳細欄」を設けたチェックリストのテンプレートおよび記入例

項目とチェック欄に加え、詳細欄を設けたチェックリストです。

業務で使用しやすい「タスクチェックリスト」を作成しました。

タスクチェックリストのテンプレートをダウンロード

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【詳細欄なし】チェックリストのテンプレート

項目とチェック欄のみのシンプルなチェックリストのテンプレートおよび記入例

項目とチェック欄のみの、シンプルなチェックリストです。

記入例として、旅行や出張などに使える「持ち物チェックリスト」を作成しました。

【詳細欄なし】チェックリストのテンプレートをダウンロード

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なお、Acrobat Proを使えばPDF上のテキストの編集や、新規テキストの追加ができます。また、図形や画像の追加や差し替え、フリーハンドでの書き込みも可能です。書類の誤字脱字を修正したり、ロゴ画像を差し替えたりといった作業が、あっという間に完了します。

文書業務を効率化したい方は、ぜひ一度お試しください。

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テンプレートをExcelやWordに変換する方法

PDFの編集ソフトをお持ちでない方は、「Adobe Acrobat オンラインツール」という無料のオンラインツールを使うのがオススメです。Acrobat オンラインツールなら、PDFファイルをカンタンにMicrosoft ExcelやMicrosoft Wordなどの編集しやすい形式に変換できます。また、編集済みのExcelやWordのファイルを再びPDFファイルにすることも容易です。

この章では、Acrobat オンラインツールを使った変換手順を実際の操作画面とともに解説します。シンプルな手順でカンタンに操作できるので、試してみてください。

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【手順1】PDFファイルをアップロードする
【手順2】ExcelやWordのファイルをダウンロードする
【参考】ExcelやWordのファイルをリンクで共有する

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【手順1】PDFファイルをアップロードする

Acrobat オンラインツールの「PDFをExcelに変換」または「PDFをWordに変換」を開き、PDFファイルを以下のいずれかの方法でアップロードしてください。

※以下、Excelに変換する場合の画面キャプチャを掲載しますが、Wordでも操作方法は同じです。

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グレーの破線で囲われたエリアに、PDFファイルをドラッグ＆ドロップする
中央の「ファイルを選択」ボタンをクリックしてPDFファイルを選択する

「ファイルを選択」ボタンをクリックして、ファイルをアップロードする

アップロードすると自動的に変換が始まるので、そのまま少しお待ちください。

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【手順2】ExcelやWordのファイルをダウンロードする

変換が完了したら、画面左上の「ダウンロード」ボタンからExcelファイルまたはWordファイルをPCやスマホに保存できます。

「ダウンロード」ボタンをクリックして、ファイルをダウンロードする

チェックリストのPDFテンプレートをExcelやWordに変換する手順は以上です。

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【参考】WordやExcelのファイルをリンクで共有する

Acrobat オンラインツールなら、変換後のExcelやWordのファイルを他の人に送付したい場合、ファイルをダウンロードせずにリンクでそのまま共有することも可能です。

共有用のリンクを発行するには、「ダウンロード」の右側にあるリンクボタンをクリックします。

リンクボタンをクリックして、共有用のリンクを発行する

Acrobat オンラインツールへのログインを求められたら、Adobeアカウント、Google アカウント、Facebook アカウント、Apple IDのいずれかでログイン、または無料アカウントを作成してください。

Adobe アカウント、Google アカウント、Facebook アカウント、Apple IDのいずれかによってログインする

ログインできたら、画面右側の「コピー」をクリックしてリンクのURLをコピーします。

「コピー」ボタンをクリックして、共有用のリンクをコピーする

以上で共有リンクの発行は完了です。そのままメールやチャットで共有しましょう。

次の章では、チェックリストを実際に運用する際のポイントを解説します。

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チェックリストの活用のポイント

チェックリストを効果的に活用するには、以下のポイントを押さえることが大切です。

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項目を定期的に見直す
必要に応じて詳細バージョンと簡易バージョンを作成する
チェックリストをもとに、より効率化できる箇所がないかを考える

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以下で、それぞれ解説します。

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項目を定期的に見直す

チェックリストの項目は、使用するメンバーや環境の変化に応じて見直すことが重要です。リストが形骸化しないように、実際の使用者からのフィードバックを積極的に取り入れ、本当に使いやすいチェックリストになっているかを定期的に確認しましょう。コミュニケーションを通じて改善点を見つけ、適宜バージョンアップしていくことが効果的です。

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必要に応じて詳細バージョンと簡易バージョンを作成する

チェックリストを複数人で使用する場合、人によって必要な情報の量が異なる可能性があります。そのため、必要に応じて簡易バージョンと詳細バージョンの2つを用意するのがオススメです。

例えば、慣れている人向けにはチェック項目だけがシンプルに並んでいるもの、新人向けには詳細な説明が併記されたものを用意してみてください。

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チェックリストをもとに、より効率化できる箇所がないかを考える

チェックリストの作成は、作業自体の改善にも役立てられます。なぜなら、チェックリストを作ることで、チェック対象の作業の内容が可視化されるからです。場合によっては、「この作業は不要」「ここは違うやり方で効率化できる」などに気づくこともあるでしょう。その際は、作業の内容ややり方そのものを積極的に改善していきましょう。