承諾書とは？必要な項目と作成のポイント【例文付きの無料テンプレートも】

承諾書とは？

承諾書とは、特定の行為や条件に対する同意を示す文書です。内定承諾書や使用承諾書など、様々な種類の承諾書があります。

承諾書を取り交わすことで、口頭での約束を正式な書面として記録に残せるため、「言った、言わない」のトラブルを防ぐことができます。また、承諾書は法的な効力を持つため、議事録や案内文などの書類に比べて、より正確な作成が求められます。

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頼みごとを「引き受ける」場合は承諾書、内容や提案に「賛成する」場合は同意書、と覚えておきましょう。

契約とは、当事者間で法的な権利や義務が生じる約束です。そして、契約書はその成立を証明するもので、具体的な内容が記載されています。双方の当事者が署名し押印することで、契約が正式に成立します。

そのため、書式の違いとして契約書には双方の署名欄があり、承諾書には承諾者の署名欄のみが設けられているのです。

承諾書の構成要素と書き方

承諾書に決まりきった形式はありませんが、以下の情報を含めるケースが一般的です。

1. タイトル：文書の目的が一目で分かるように記載します。
2. 宛先：承諾を求める相手の名前を記載します。
3. 承諾内容：具体的な承諾事項を明記します。
4. 作成日：承諾書を作成した日付を記載します。文書の有効性を確保するのに必要です。
5. 署名：承諾者の名前を署名として記載します。

これらの情報のほか、必要に応じて返送期限や承諾者の住所、押印欄を追加することもあります。なお、承諾書は必ずしも紙の書類に限ったものではありません。依然として紙への署名・押印を求めるケースはありますが、電子メールや電子契約といったデジタル上の署名・押印も増えています。

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承諾書を作成する際に押さえておきたいポイント

承諾書の内容が曖昧だと、後々トラブルに発展するリスクがあります。

そのような事態にならないためにも、承諾書を作成する際には以下の点に注意しましょう。

• 内容に抜けや漏れがないことを確認する
• 文書の法的効力と有効性を証明するため、作成日を明記する
• 誰が誰に対して、何を承諾するのかを明確にする
• 承諾者／被承諾者のいずれかが極端に不利になっていないか確認する
• 承諾に基づく期日がある場合はそれを明記する
• 承諾の条件を明記するか、別途説明を加える

特に内容に抜けや漏れがある場合や内容が不明瞭な場合、承諾の事実を証明することが難しくなるため注意しましょう。また、承諾書の作成後には紛失・トラブル防止のため、コピーを取っておくと安心です。

一方で、承諾書の管理において、紙ベースの書類は紛失や破損のリスクが伴います。そこでオススメなのが、法人版Adobe Acrobatです。Acrobatを使って文書をデジタルに置き換えることで、紛失・トラブル防止に役立ちます。また、業務プロセス全体のデジタル化を進めることで、大幅なコスト削減や時短効果が見込めます。

なお、以下の記事では、企業利用にオススメしたい「法人向けAdobe Acrobat」についてわかりやすく解説しています。文書管理にお悩みの方は、ぜひ一度ご覧ください。

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