Freigeben und Überprüfen

Acrobat Reader unterstützt die Freigabe, Verfolgung und Verwaltung von Freigaben schreibgeschützter sowie für die gemeinsame Überprüfung gesendeter Dateien. Mit einem Abonnement für Überprüfungsdienste können Sie:

  • schreibgeschützte Dateien oder Dateien zur Überprüfung freigeben, sodass Empfänger Dateien kommentieren und markieren können.

  • die Benutzeroberfläche und Funktionen von Freigeben nutzen, die auf dem Desktop, im Web und auf mobilen Geräten gleich sind.

  • synchronisierte Dateien auf allen angeschlossenen Geräten abrufen.

  • Erstellen Sie Überprüfungen, nehmen Sie daran teil und verwalten Sie sie.

  • Erhalten Sie Echtzeitbenachrichtigungen über Dateiansichten, Änderungen und Teilnahme sowie Unterstützung von @Erwähnungstags.

  • Schwenken, Zoomen und Scrollen nutzen, während Sie sich im Kommentarmodus befinden.

„Freigeben“ und „Überprüfen“ (Tags)

Die Dateiliste in Acrobat gibt an, ob die Datei zur Überprüfung freigegeben oder schreibgeschützt ist. Das Symbol sharedfilelisticon neben der Datei zeigt an, dass die Datei zum Kommentieren freigegeben ist, während ein PDF-Symbol anzeigt, dass die Datei nicht freigegeben ist.

Wenn kein Dokument geöffnet wurde, können Sie alle Ihre freigegebenen Dateien in der Ansicht „Freigegeben“ anzeigen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Tippen Sie auf sharedfilelisticon, um Ihre freigegebenen Dateien anzuzeigen.

  2. Tippen Sie auf Von Ihnen, um von Ihnen freigegebene Dateien anzuzeigen, und tippen Sie auf Von anderen, um von anderen freigegebene Dateien anzuzeigen.

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Initiieren einer Freigabe oder Überprüfung

Sie können Dateien freigeben und die Freigabe über Ihr mobiles Gerät, Ihren Desktop und das Internet verwalten. Sobald die Überprüfer aktiv werden, erhalten Sie Pushbenachrichtigungen. So initiieren Sie eine Freigabe:

  1. Öffnen Sie eine PDF. Wenn das obere Menü nicht angezeigt wird, tippen Sie auf das Dokument.

  2. Tippen Sie auf shareicon

  3. Fügen Sie mindestens eine E-Mail-Adresse hinzu.

  4. Tippen Sie optional auf das Betreffzeilen- bzw. das Nachrichtentextfeld, um es zu bearbeiten.

  5. Um den Empfängern das Hinzufügen von Kommentaren und Anmerkungen zu ermöglichen, aktivieren Sie Kommentare zulassen. Dateien mit deaktivierten Kommentaren sind schreibgeschützt.

  6. Um einen Abgabetermin für die Überprüfung festzulegen, tippen Sie auf gearicon > Überprüfen Abgabetermin festlegen. Legen Sie das Datum fest und tippen Sie auf OK.

  7. Tippen Sie auf Senden.

Die Datei wird automatisch in die Document Cloud hochgeladen. Dokumentempfänger können über das Internet sowie über ihren Desktop oder ihr Telefon auf die Datei zugreifen.

Alternativ können Sie auch einen Link zur Datei erstellen und diesen freigeben. Führen Sie dazu die oben genannten Schritte aus, um eine Freigabe zu initiieren. Tippen Sie im Dialogfeld für die Freigabe auf Freigeben über > Link erstellen. Wählen Sie in dem sich öffnenden Dialogfeld die gewünschte Freigabeoption aus und führen Sie die Schritte aus.

../_images/startreview.png

Speichern von Kopien freigegebener Dateien

Sie können eine Kopie der freigegebenen Dateien zusammen mit den Überprüfungskommentaren speichern, falls vorhanden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  • Öffnen Sie eine Datei aus der Document Cloud im Viewer.

  • Tippen Sie auf overflowicon

  • Tippen Sie auf Kopie speichern.

  • Wählen Sie ein Ziel aus den angegebenen Optionen und tippen Sie auf Speichern.

../_images/savedestinations.png

Ändern freigegebener Dateien

Sie können eine Datei, die zur Überprüfung freigegeben wurde, nicht ändern. Sie können jedoch eine Kopie einer beliebigen freigegebenen Datei erstellen und diese dann ändern. So ändern Sie freigegebene Dateien:

  1. Tippen Sie in der Liste der freigegebenen Dateien auf eine Datei, um sie zu öffnen.

  2. Tippen Sie auf overflowicon > PDF-Datei bearbeiten.

  3. Tippen Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld auf Kopie speichern. Dies erstellt eine Kopie der Datei und öffnet sie im Werkzeugmodus.

../_images/modify_shared_file.png

Überprüfen von Dateien

Mit der Funktion zum Überprüfen können Sie Kommentare und Anmerkungen hinzufügen, Kommentare bearbeiten, auf Kommentare antworten und Benachrichtigungen empfangen, wenn Ihre Thread-Kommentare eine Aktivität aufweisen. So überprüfen Sie Dateien:

  1. Klicken Sie auf den Link, den Sie in der E-Mail mit der Einladung zur Überprüfung erhalten haben.

    Der Link wird automatisch in Acrobat Reader geöffnet, wenn die App installiert ist.

  2. Melden Sie sich mit Ihrer Adobe ID an.

    Wenn Sie sich anmelden, können Sie Kommentare jederzeit – auch in zukünftigen Sitzungen – bearbeiten oder löschen.

  3. Wählen Sie An Überprüfung teilnehmen.

  4. Kommentare lassen sich wie erforderlich hinzufügen, beantworten oder löschen.

    Das Dokument wird automatisch gespeichert und alle Überprüfer können Ihre Kommentare dann sehen.

Hinweis

Bei Verwendung des aticon-Tags erhält der benannte Überprüfer eine Benachrichtigung. Die App sendet auch immer Benachrichtigungen, wenn eine Kommentar oder eine Anmerkung hinzugefügt oder geändert wird.

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Arbeiten mit Kommentaren

Wenn Sie auf einen Kommentar tippen, zeigt Acrobat unten die Werkzeugleiste zum Bearbeiten an. Sie können die Bearbeiten-Werkzeugleiste wie folgt verwenden:

  • Öffnen Sie die Liste der Kommentare.

  • Lösen Sie Kommentare auf (als gelesen markieren).

  • Bearbeiten Sie die Farbe Ihrer Anmerkungen.

  • Löschen Sie Ihre eigenen Kommentare.

  • Bearbeiten Sie Ihre eigenen Kommentare.

  • Navigieren Sie durch die Kommentare.

  • Antworten Sie.

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Antworten auf einen Kommentar

Sie haben zwei Möglichkeiten, um auf einen Kommentar zu antworten:

  • Tippen Sie in der Kommentarliste auf den Kommentar, geben Sie Text ein und tippen Sie auf Antworten.

  • Tippen Sie in einem Dokument auf eine Haftnotiz, tippen Sie auf replyicon, geben Sie Text ein und tippen Sie auf Antworten.

../_images/replytocomment.png

Erwähnen eines bestimmten Überprüfers

Sie können nicht nur Kommentare von Benutzern beantworten, sondern sich mithilfe des @Erwähnungs-Tags auch direkt an sie wenden. Dadurch wird dem benannten Benutzer eine Benachrichtigung gesendet, dass er speziell erwähnt wurde.

So verwenden Sie das Tag:

  1. Erstellen Sie einen neuen Kommentar oder antworten Sie auf einen Kommentar.

  2. Tippen Sie auf aticon, um eine Liste von Überprüfern anzuzeigen.

  3. Tippen Sie auf einen der Überprüfernamen.

  4. Schreiben Sie Ihren Kommentar und tippen Sie auf Antworten oder Posten.

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Kommentare bearbeiten und löschen

Dokumentautoren können Kommentare und Antworten löschen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Tippen Sie auf den Kommentar.

  2. Tippen Sie auf overflowicon

  3. Tippen Sie auf Antwort bearbeiten oder Antwort löschen.

Offline-Überprüfung

Sie können Dateien auch dann überprüfen, wenn Sie offline sind. Die App speichert Ihre Kommentare und synchronisiert sie mit dem Dokument, sobald eine Verbindung besteht.

Auffinden von und Navigieren in Kommentaren

Anzeigen der Kommentarliste

So zeigen Sie Kommentare an:

  • Tippen Sie auf bulleticon oder

  • Tippen Sie auf overflowicon > Kommentarliste.

Filtern von Kommentaren

Die App bietet verschiedene Methoden zum Filtern von Kommentaren, sodass Sie die gewünschten Inhalte leicht finden können. Sie können nach Zeitraum, Überprüfern und danach filtern, ob der Kommentar gelesen oder aufgelöst wurde oder nicht.

  1. Tippen Sie auf filtericon

  2. Tippen Sie auf beliebige Filter.

  3. Tippen Sie auf Übernehmen.

../_images/filters.png

Löschen von Filtern

Nachdem Sie einen Kommentarfilter angewendet haben, wird am oberen Rand des Dokuments eine Filterleiste mit der Anzahl ausgewählter Filter und der Schaltfläche Löschen angezeigt. Tippen Sie auf Löschen, um alle Filter zu entfernen.

../_images/filterbar.png

Anzeigen von Benachrichtigungen

Mit Benachrichtigungen werden Sie auf Dateiänderungen, Fristen, Erinnerungen, Echtzeit-Nachrichten des Absenders und andere Nachrichten aufmerksam gemacht. Je nach Ihren Einstellungen können Benachrichtigungen auch auf dem Startbildschirm Ihres Geräts angezeigt werden.

So zeigen Sie die neuesten Benachrichtigungen an:

  1. Tippen Sie auf bellalerticon

Hierdurch werden die folgenden zwei Arten von Benachrichtigungen angezeigt:

  • Anfragen. Dabei handelt es sich um Aktionselemente wie Direktnachrichten, Anfragen zur Überprüfung einer Datei usw.

  • Einfache Nachrichten.

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Verwalten von Überprüfungen

Sie erhalten eine Benachrichtigung per E-Mail, wenn Überprüfer Ihre Datei ansehen und kommentieren. Sie können Überprüfungen auch aktiv von Ihrer App oder vom Desktop aus überwachen und verfolgen.

Sie können Ihre freigegebenen Dateien auf folgende Weise verfolgen und verwalten:

  • Senden einer Echtzeitnachricht an Überprüfer Nachrichten werden als Benachrichtigungen empfangen

  • Anzeigen der Überprüferliste sowie der Anzahl der Kommentare, die einzelne Überprüfer hinzugefügt haben

  • Anzeigen, wer die Datei angezeigt hat und wann

  • Hinzufügen von Überprüfern

  • Aufheben von Dateifreigaben und Löschen von Überprüfungen

Um eine Überprüfung zu verwalten, wenn ein Dokument geöffnet ist, tippen Sie auf overflowicon.

../_images/managereview.png

Hinweis

Die App bietet eine ähnliche Funktionalität für freigegebene Dateien (schreibgeschützte Dateien nicht in einer Überprüfung).

Festlegen von Deadlines für Überprüfungen

Sie können beim Einrichten einer Überprüfung eine Deadline angeben, sodass die Überprüfung automatisch endet.

  1. Tippen Sie auf gearicon

  2. Legen Sie das Kalender-Widget fest.

  3. Tippen Sie auf Fertig.

Hinweis

Wenn eine Freigabe endet, werden Benachrichtigungen gesendet.

../_images/deadline.png

Hinzufügen von Überprüfern

Der Eigentümer der freigegebenen Datei kann jederzeit Prüfer hinzufügen. So fügen Sie Überprüfer hinzu:

  1. Tippen Sie in der Dateiliste „Start“, „Freigegeben“ oder „Suchergebnisse“ auf overflowicon

  2. Tippen Sie auf Personen.

  3. Tippen Sie auf Hinzufügen.

  4. Geben Sie in dem sich öffnenden Dialogfeld „Person hinzufügen“ eine E-Mail-Adresse ein und tippen Sie auf Person hinzufügen.

../_images/add_people.png

Anzeigen der Überprüfungsmeldung

So überprüfen Sie die ursprüngliche Nachricht, die Sie zusammen mit der Dateifreigabe gesendet haben:

  1. Tippen Sie in der Dateiliste „Start“, „Freigegeben“ oder „Suchergebnisse“ auf overflowicon

  2. Tippen Sie auf Nachricht.

../_images/reviewcontextmenu.png

Freigabe einer Datei aufheben

Gehen Sie in einer beliebigen Dateiliste (Start, Freigegeben oder Suchergebnis) wie folgt vor:

  1. Tippen Sie auf overflowicon

  2. Tippen Sie auf Freigabe aufheben.

  3. Tippen Sie zur Bestätigung erneut auf Freigabe aufheben.

Durch das Aufheben einer Dateifreigabe wird der künftige Zugriff auf diese Datei für alle Benutzer verhindert.

Freigabe oder Überprüfung löschen

Nur die Eigentümer der freigegebenen Dateien können ihre Überprüfung löschen. Gehen Sie in einer beliebigen Dateiliste (Start, Freigegeben oder Suchergebnis) wie folgt vor:

  1. Tippen Sie auf overflowicon

  2. Tippen Sie auf Löschen.

  3. Tippen Sie zur Bestätigung erneut auf Löschen.

Hinweis

Durch das Entfernen der Freigabe und Überprüfungsberechtigungen wird die Datei nicht gelöscht.