Tabla de contenidos en Word: cómo insertarla, actualizarla y personalizarla

¿Qué es una tabla de contenidos en Word?

Una tabla de contenidos es un índice organizado que lista los capítulos y secciones de un documento, con sus correspondientes números de página. Esta herramienta proporciona una forma rápida de referencia, facilitando la navegación del lector a lo largo del texto.

¿Para qué sirve una tabla de contenidos en un trabajo académico o profesional?

Una tabla de contenidos es fundamental en trabajos académicos o profesionales, ya que proporciona una visión estructurada del contenido, facilitando la navegación dentro del documento. Esta herramienta no solo organiza el trabajo, sino que también ayuda a los lectores a encontrar rápidamente información específica sin tener que leer todo el texto.

Beneficios de usar una tabla de contenidos

Una tabla de contenidos bien estructurada ofrece múltiples ventajas, tanto para el escritor como para el lector. Aquí te dejamos sus principales beneficios:

1. Facilita la navegación: Permite encontrar rápidamente las secciones importantes del documento, ahorrando tiempo al lector.
2. Organización clara: Ayuda a organizar el contenido de forma jerárquica, mejorando la comprensión general del texto.
3. Mejora la presentación: Aporta un toque profesional y ordenado al documento, cumpliendo con las expectativas académicas y profesionales.
4. Aumenta la legibilidad: Al estructurar correctamente los títulos y subtítulos, se facilita la lectura y el acceso a la información clave.
5. Cumple con los requisitos formales: En muchos trabajos académicos y profesionales, es un requisito obligatorio para garantizar la claridad y la organización del contenido. Algunas situaciones en las que es particularmente útil incluyen:

• Trabajo de fin de grado (TFG)
• Trabajo de fin de máster (TFM)
• Disertación
• Informes de investigación
• Informes anuales
• Manuales y libros de texto

En muchos casos, la tabla de contenidos se coloca justo después de la portada. Sin embargo, dependiendo del formato requerido por tu institución o empresa, puede que sea necesario incluir un abstract o un prólogo antes de la tabla de contenidos. Es importante que sigas las directrices de formato proporcionadas por tu departamento o institución para asegurarte de cumplir con los requisitos específicos.

Lo que debes saber antes de insertar una tabla de contenidos en Word

Antes de empezar a crear la tabla de contenido, hay algunos aspectos que debes tener en cuenta:

Cómo generar una tabla de contenidos automáticamente

Para crear una tabla de contenido en Word, siga estos pasos:

1. Coloca el cursor. Sitúa el cursor en el lugar del documento donde deseas que aparezca la tabla de contenido.
2. Ve a la pestaña “Referencias”. En la barra de menú superior, selecciona la pestaña "Referencias".
3. Inserta la tabla de contenido. Haz clic en "Tabla de contenido" y elige el diseño que más te guste entre los estilos de título predefinidos. Word generará automáticamente una tabla basada en los encabezados de tu documento.

Cómo editar y formatear una tabla de contenidos en Word

Después de haber insertado la tabla de contenido en Word, puedes personalizarla según tus necesidades:

1. Personaliza el estilo. Haz clic en la tabla de contenido, luego en ”Tabla de contenido” en la barra de menú y selecciona ”Tabla de contenido personalizada”. Aquí podrás ajustar las opciones como cambiar la fuente, el tamaño y el diseño de la tabla, mostrar números de página o alinear los números de página a la derecha, entre otros.
2. Añade o elimina niveles. En el cuadro de diálogo de la tabla de contenido, puedes elegir cuántos niveles de encabezados incluir. Esto te permite decidir si quieres una tabla de contenido más simple o detallada.
3. Actualiza el índice. Si realizas cambios en el contenido que afecten a la tabla (como agregar o eliminar texto, mover páginas, etc.), puedes actualizar la tabla de contenido haciendo clic derecho sobre ella y seleccionando ”Actualizar indice”. Podrás elegir si actualizar solo los números de página o toda la tabla de contenido.

Tip extra: no hagas cambios manuales. Aunque no es aconsejable, puedes hacer cambios manuales en la tabla de contenido. Sin embargo, ten en cuenta que cualquier cambio manual se perderá cuando actualices la tabla. Siempre es mejor dejar que Word gestione las modificaciones automáticamente.

Errores a evitar al crear una tabla de contenidos profesional en Word

Crear una tabla de contenidos en Word es una tarea sencilla, pero es fácil cometer algunos errores. Aquí te mostramos los errores más comunes que debes evitar para asegurar que tu índice sea claro, organizado y funcional:

• Encabezados demasiado largos: los encabezados largos pueden ocupar demasiado espacio en la tabla de contenidos y afectar la legibilidad. Asegúrate de que los títulos sean concisos y evita el uso de signos de puntuación innecesarios al final de los encabezados.
• Cambios manuales no actualizados: realizar cambios manuales en la tabla de contenido sin ajustar previamente los encabezados correspondientes puede llevar a la pérdida de esos cambios al actualizar el índice. Siempre actualiza los encabezados y la tabla de contenido antes de finalizar el documento.

Existen otro tipo de errores relativos a la estructura del texto que, por consiguiente, afectarán tu tabla de contenidos:

• No consultar con tu instructor o supervisor: antes de comenzar a crear la tabla de contenido, asegúrate de consultar con tu instructor o supervisor para conocer si hay requisitos específicos o pautas de formato que debes seguir en tu universidad o institución.
• Demasiados niveles en el índice: un índice excesivamente detallado puede hacer que el documento se vea desordenado y difícil de leer. Limita el número de niveles de encabezados a lo necesario (generalmente dos o tres niveles).
• Demasiados subcapítulos: un TFG no debería tener demasiados subcapítulos. Generalmente, se recomienda que cada capítulo principal tenga entre cinco y siete subcapítulos. Si un capítulo tiene más de siete subcapítulos, es recomendable dividirlo en varios capítulos principales.