Appel d’offres (RFP) : définition et méthode de rédaction

Appel d’offres (RFP) : signification et procédure

Un appel d’offres définit le périmètre d’un projet ou présente les achats envisagés. Il peut être ouvert à toute entreprise qualifiée ou adressé à des prestataires triés sur le volet.

Il doit comporter des éléments précis pour que la proposition soit aussi claire et détaillée que possible. Très apprécié, ce dispositif élimine les incertitudes liées au processus d’achat. Un dossier bien préparé facilite le choix du prestataire en exposant clairement les livrables attendus, le budget et les délais. En n’attirant que les candidats qualifiés, vous gagnez du temps, réduisez vos coûts et économisez vos ressources.

La procédure d’appel d’offres comprend six étapes clés :

1. Identification des parties prenantes
2. Collecte des exigences
3. Rédaction de l’appel d’offres
4. Évaluation des réponses
5. Sélection du prestataire
6. Établissement du contrat

Demande d’informations et appel d’offres

L’appel d’offres ne doit pas être confondu avec la demande d’informations (« Request for Information » ou « RFI » en anglais), qui sert à identifier les solutions disponibles sur le marché. La demande d’informations permet une recherche générale, tandis que l’appel d’offres affine cette démarche et donne aux entreprises la possibilité de trouver un prestataire capable de répondre aux objectifs de leur projet. La procédure d’appel d’offres aide ces dernières à prendre une décision éclairée après examen des dossiers qualifiés reçus.

Demande de devis et appel d’offres

Un appel d’offres se distingue également d’une demande de devis (RFQ), qui sert à obtenir des options tarifaires pour un produit ou un service donné. Les entreprises en créent une lorsqu’elles savent précisément ce qu’elles recherchent chez un prestataire, ou lorsqu’elles souhaitent comparer plusieurs offres.

Lancement d’un appel d’offres

Le recours à un appel d’offres n’est pas systématique. Néanmoins, dans le cadre d’un projet exigeant des compétences pointues, cette procédure permet de solliciter des prestataires et de les comparer objectivement sur la base de critères définis au préalable.

Par exemple, supposons que votre entreprise souhaite réaliser une vidéo marketing pour le lancement d’un nouveau produit. Si elle ne dispose pas d’une équipe de création en interne, il est possible qu’elle ait déjà fait appel à des freelances. Toutefois, si le projet s’avère complexe ou dépasse les capacités des ressources disponibles, il peut alors être judicieux d’adresser un appel d’offres à des agences spécialisées dans le multimédia.

Un appel d’offres bien structuré favorise également la mise en concurrence des prestataires et permet de comparer leur expérience, leurs tarifs et leurs délais d’exécution.

Bonnes pratiques relatives aux appels d’offres

Vous savez sans doute déjà comment rédiger une proposition pour remporter un nouveau contrat, mais qu’en est-il lorsqu’il s’agit de recruter une entreprise ou un prestataire pour mener à bien un projet ?

La rédaction d’un appel d’offres implique de rassembler de nombreuses informations essentielles sur les besoins spécifiques de la mission. Le document doit détailler tout ce que les fournisseurs ou sous-traitants potentiels doivent connaître, afin qu’ils puissent estimer la portée du projet et soumettre une offre pertinente.

Identification des besoins du projet

S’il n’existe pas de formule universelle pour rédiger un appel d’offres, voici les éléments à prendre en compte :

• Besoins, objectifs et périmètre du projet
• Calendrier du projet, avec indication de la flexibilité des délais
• Points de vigilance ou obstacles éventuels, et défis particuliers à relever par les prestataires
• Budget estimé (fourchette)
• Métriques permettant d’évaluer la réussite du projet

Identification des parties prenantes

Il est essentiel de constituer une équipe chargée d’évaluer les réponses à l’appel d’offres. Définir et documenter le rôle de chaque membre contribue à structurer le processus d’évaluation. Voici les parties prenantes à inclure :

• Parties prenantes principales. Impliquez la personne à l’origine de la demande, ainsi que les membres influents du service ou de l’équipe.
• Direction. La validation finale des projets à budget élevé incombe généralement à un membre de la direction.
• Achats. Un membre de cette équipe se charge, en dernier ressort, d’examiner la demande, de diffuser l’appel d’offres et d’assurer la liaison avec les prestataires.
• Autres profils. Selon les besoins, il peut être utile de mobiliser des responsables des services IT, juridique et financier.

Définition du processus d’évaluation de l’appel d’offres

Avant de rédiger un appel d’offres, il convient de déterminer la manière dont les réponses seront évaluées. Voici les éléments à définir et à planifier avec les partes prenantes :

• Modalités de soumission des réponses à l’appel d’offres et prise en charge des signatures électroniques
• Date limite de dépôt des offres
• Date d’annonce de la proposition retenue
• Critères d’évaluation des réponses et de sélection du prestataire

La durée habituelle d’un appel d’offres est d’environ deux semaines. Au moment de l’élaboration du calendrier d’évaluation des offres, prévoyez un délai suffisant afin que votre équipe puisse étudier l’ensemble des propositions, tout en veillant à ne retarder le lancement du projet.

Lors de la phase d’évaluation, vous rechercherez peut-être un prestataire disposant d’une certification spécifique, ou bien vous privilégierez ceux ayant déjà mené des projets similaires. Le respect du périmètre et du budget constitue également un critère essentiel. Notez tous les points qui vous permettront de déterminer si un candidat répond aux exigences du projet.

Choix des outils de création et de mise en forme

Sélectionnez le format le mieux adapté à votre appel d’offres. Si la plupart d’entre eux sont rédigés dans des tableurs ou des applications de traitement de texte avant d’être diffusés par voie électronique, il est également possible d’opter pour un format web. Pour gagner en efficacité et faciliter la collaboration, misez sur une solution dédiée.

Utilisation d’un template d’appel d’offres

Le recours à un template est le meilleur moyen de formaliser l’ensemble des besoins de votre projet dans une demande claire et concise à l’intention des prestataires. En prime, vous passez moins de temps à organiser le contenu, et davantage à trouver le bon partenaire.

Bien que leur présentation puisse varier, les appels d’offres intègrent systématiquement les éléments décrits ci-dessus. L’utilisation d’un template assure la cohérence tout au long du processus d’évaluation et simplifie la comparaison des réponses côte à côte.

Rédaction d’un appel d’offres en sept étapes

Une fois l’ensemble des exigences de votre projet et de vos processus définies et hiérarchisées, vous pouvez commencer à rédiger votre appel d’offres en suivant ces sept étapes.

1. Présentation de l’entreprise et du projet

La première partie de l’appel d’offres est dédiée à la présentation de votre société. À l’instar d’un dossier de candidature, il s’agit de mettre en avant vos atouts et de donner la meilleure image possible. Décrivez le secteur d’activité dans lequel vous évoluez, l’historique et la mission de votre entreprise, sans oublier la composition de l’équipe dirigeante. Pensez aussi à indiquer vos coordonnées, afin que les prestataires puissent vous joindre, le cas échéant.

Présentez également la finalité du projet, en détaillant ses objectifs. Si des projets similaires ont été confiés à d’autres prestataires, mentionnez-les à titre d’exemples pour illustrer les résultats attendus.

2. Description du contexte du projet

Faites en sorte que les prestataires comprennent parfaitement votre appel d’offres. Expliquez pourquoi ce projet ou ce service est important, et exposez vos priorités ainsi que les qualités recherchées. Présentez également le calendrier envisagé, en précisant le délai de réalisation prévu ou la date d’échéance souhaitée.

3. Date limite de soumission des offres et délai de traitement

Précisez la date limite de dépôt des propositions, en indiquant les modalités de réponse et le format attendu.

Si vous souhaitez fixer une heure précise, mentionnez-la de manière explicite. Toute offre soumise après cette échéance pourra être écartée, les prestataires devant démontrer leur aptitude à respecter, voire à devancer les délais imposés.

Précisez également le délai de traitement des offres, la date à laquelle le prestataire retenu sera annoncé et le mode de notification.

4. Définition du budget

Présentez le budget alloué, et demandez aux prestataires de détailler leurs tarifs pour chacun des postes inclus dans le périmètre du projet.

Si certains aspects restent à définir, signalez-le dans l’appel d’offres. Invitez les candidats à proposer une estimation des coûts en fonction des contraintes.

5. Exposition du périmètre du projet

Cette section consiste à détailler l’ensemble des éléments compris dans le périmètre du projet et à préciser les livrables attendus. Rappelez les objectifs ainsi que les tâches qui devront être accomplies.

Vous pouvez également planifier des jalons hebdomadaires ou mensuels, selon la durée du projet. Si des mises à jour régulières sont attendues, précisez-le clairement dans les exigences du projet. Certains appels d’offres prévoient des pénalités financières en cas de non-respect de la date de livraison.

6. Signalement des obstacles ou préoccupations

Il est impossible d’anticiper tous les problèmes susceptibles de se présenter, mais si certains obstacles sont déjà identifiés, signalez-les dès le départ. Les prestataires pourront ainsi les prendre en compte dans leur réponse.

N’hésitez pas non plus à poser des questions. Par exemple, vous pourriez demander aux fournisseurs potentiels quels points n’ont pas été abordés de leur côté et comment ils y répondraient. Un appel d’offres sollicite des compétences précises, et les candidats expérimentés peuvent apporter de précieux insights.

Créez votre template d’appel d’offres avec Adobe.

Les applications Adobe Acrobat vous accompagnent à chaque étape du processus d’appel d’offres en vous offrant les possibilités suivantes :

• Modification et personnalisation du template d’appel d’offres
• Conversion d’un fichier Excel au format PDF
• Conversion d’un fichier Word au format PDF
• Demande d’une signature électronique au prestataire
• Ajout de votre signature électronique à l’appel d’offres finalisé

Foire aux questions (FAQ)

Qu’est-ce qu’un template d’appel d’offres ?

Un template fournit le cadre de référence pour la rédaction de votre appel d’offres et garantit qu’aucune information essentielle n’est omise. Il assure également une cohérence structurelle qui facilite les comparaisons côte à côte lors de la phase d’évaluation.

Quelles sont les étapes clés du processus d’appel d’offres ?

1. Identification des parties prenantes
2. Collecte des exigences
3. Rédaction de l’appel d’offres
4. Évaluation des réponses
5. Sélection du prestataire
6. Établissement du contrat

Comment créer un appel d’offres ?

Pour créer des appels d’offres, l’idéal est de s’appuyer sur une solution dédiée. Si vous comptez en envoyer à plusieurs entreprises, mieux vaut miser sur un outil de création et de gestion efficace pour organiser les réponses tout au long du processus.

Que doit contenir un appel d’offres ?

Bien que les appels d’offres puissent être rédigés de différentes manières, ils doivent tous comporter les éléments suivants :

• Besoins, objectifs et périmètre du projet
• Calendrier du projet, avec indication de la flexibilité des délais
• Obstacles ou points de vigilance, et défis particuliers à relever par les prestataires
• Budget estimé (fourchette)
• Métriques permettant d’évaluer la réussite du projet
• Composition de l’équipe chargée d’examiner les réponses et rôle de chaque membre
• Date limite de dépôt des offres
• Date d’annonce de la proposition retenue
• Critères d’évaluation des réponses et de sélection du prestataire

Quelles sont les sept étapes à suivre pour rédiger un appel d’offres ?

1. Présentation de l’entreprise et du projet
2. Description du contexte du projet
3. Date limite de soumission des offres et délai de traitement
4. Définition du budget
5. Exposition du périmètre du projet
6. Signalement des préoccupations et obstacles éventuels
7. Présentation des critères d’évaluation

Comment sélectionner le meilleur candidat à mon appel d’offres ?

Pour une comparaison objective, votre équipe doit s’appuyer sur les critères d’évaluation définis dans le cadre de l’appel d’offres. Le prestataire retenu sera celui qui satisfait à la majorité ou à l’intégralité des exigences. Si plusieurs candidats remplissent les conditions requises, vous pouvez leur soumettre des questions complémentaires, demander des références clients ou solliciter une présentation d’un projet antérieur. Pour les appels d’offres portant sur des solutions logicielles, une démonstration du produit peut également être demandée.

Comment envoyer un contrat digital au prestataire sélectionné à l’issue de l’appel d’offres ?

Une fois votre choix arrêté, envisagez d’envoyer au prestataire retenu un contrat digital pour signature électronique. Découvrez comment Adobe Acrobat accélère et sécurise la signature des documents professionnels par rapport aux méthodes classiques.