支出を記録する「出金伝票」は、正しい経理処理に欠かせない書類です。
とはいえ、「どの勘定科目にすればいいのか迷う…」「摘要には何を書けばいいのか忘れてしまう…」と、毎回調べながら記入している方も多いのではないでしょうか？
でも、ご安心ください。
この記事を読めば、出金伝票をミスなく正しく書く方法がすぐにわかります。
さらに、すぐに使える無料テンプレートや「Adobe Acrobat オンラインツール」を使った効率的な作成・編集のやり方もご紹介します。
誰でも迷わず記録できるように、わかりやすく解説しますので、ぜひ最後までご覧ください。
【無料】登録不要で使える出金伝票のテンプレート
出金伝票のテンプレートを用意しました。
テンプレートを使うと出金伝票の作成を効率よく進められるため、ぜひご活用ください。
また、これから解説する内容をテンプレートと照らしあわせながら確認することで、さらに理解が深まり、ミスなく記録できます。
出金伝票のテンプレートをダウンロードする（Excel）
なお、PDFの編集にはブラウザーで使用できる「Adobe Acrobat オンラインツール」がオススメです。
直感的に操作できるうえに、PDFをMicrosoft WordやMicrosoft PowerPointに変換し、多様な編集もできます。
そのほかにもPDFファイルの圧縮や結合など、PDFに関する25以上の機能を使うことが可能です。
セキュリティ面にも配慮されているため、安心して日々の業務にお役立ていただけます。
また、電子署名やテキストの差分比較機能など、より高度な機能が搭載された「Acrobat Pro」も便利です。書類業務の効率を高めたい方は、ぜひ一度お試しください。
出金伝票とは？
出金伝票は、現金が出ていった取引を記録するための伝票です。
入金伝票・振替伝票と並ぶ「3伝票制」のひとつで、現金の支出を明確に残す役割があります。
▼ 3種類の伝票を使って記録する「3伝票制」
つまり、現金の取引は「入金伝票」と「出金伝票」に記載します。
現金が増えたときは入金伝票に、減ったときは出金伝票に記載し、振替伝票は現金処理には使いません。
ちなみに、振替伝票に記載する具体例としては、商品を掛け（後払い）で仕入れる掛取引、現金ではなく銀行口座から経費を引き落とす場合などが該当します。
出金伝票を使う具体的な場面
出金伝票が必要になるのは、主に次のような場面です。
- 領収書が出ない支払い（例：自販機での購入、香典や祝電など）
- 少額の現金支出（例：電車やバスの交通費、ちょっとした備品の購入、雑費など）
- 記録を残す書類が足りないとき（例：領収書や請求書をもらえず、支払いを証明できるものがない場合）
このように、領収書などの記録がない支払いをきちんと残したいときに、出金伝票が役立ちます。作成しておけば支出の内容を明確にでき、領収書がない場合でも「支出の証拠」として扱えます。
さて、出金伝票がどんな場面で役立つのかを理解したら、次に気になるのは「どう書けばよいのか」という点です。
出金伝票が必要となる場面を理解しても、実際の書き方を誤れば「記録が不十分」「経費が認められない」といったミスにつながります。
そうした失敗を避けるためにも、出金伝票に記載する項目と、書き方のポイントを見ていきましょう。
出金伝票の記載項目と書き方
出金伝票には、法律で決められた形式はありません。
ただし、実務上は押さえておきたい基本的な項目があります。
ここでは、出金伝票のテンプレートを例に、それぞれの項目に何を記載すべきかを、わかりやすく解説します。
以上が、出金伝票の記載項目です。
ただ、これらの基本項目を押さえただけでは安心できません。
特に勘定科目の選び方を間違えると、経費処理そのものがやり直しになったり、税務上のリスクにつながったりすることもあります。
そうしたトラブルを避けるために、次は代表的なケースごとに正しい勘定科目と摘要の記入例を見ていきましょう。
【ケース別】勘定科目の選び方と摘要の記入例
出金伝票で迷いやすいのが、取引の内容に応じて変わる「勘定科目」の項目です。
どの科目を選ぶかによって経費上の扱いが変わるため、正しく分類することが大切です。
よく使われる科目の例を整理すると、次のようになります。
- 旅費交通費：電車・バス・タクシーなどの交通費
- 交際費：香典・祝電・接待関連の支出
- 消耗品費：文房具やコピー用紙などの備品購入
- 雑費：どの科目にも当てはまらない少額の費用
ただし、実際には金額の大きさや会社ごとのルール、税務上の扱いによって判断が変わることがあります。迷ったときは、会社員であれば社内の経理担当者や上司に、個人事業主であれば税理士などの専門家に確認しておくと安心です。
とはいえ、共通してよく使われるパターンを押さえておくことで、初期判断がスムーズになり、経理担当者とのやり取りも効率的に進められます。
以下に代表的な支出内容ごとの「勘定科目」と「摘要」の例をまとめましたので、ぜひ参考にしてください。
■交通費精算（領収書が出ない場合）
領収書が発行されない電車・バス代を処理する際に活用する例です。
■慶弔費（香典・お祝い金など）
香典や祝電など、領収書をもらえない支払いに使う場合の例です。
■自販機や少額の雑費
自販機での飲み物購入など少額の支出があった場合の例です。
■消耗品の購入（領収書がない場合）
少額で領収書がもらえなかった場合でも、出金伝票で裏付けを残せます。
■郵便切手や宅配便の料金
切手購入や宅配便など、経費計上に必要なものの領収書がない場合の例です。
■社内イベントの軽食代
社内の福利厚生として行われた支出を記録する場合の例です。
以上が勘定科目と摘要の具体例でした。
出金伝票を書く際には、ぜひ参考にしてみてくださいね。
さて、ここまでで出社伝票の基礎的な内容は押さえられましたが、あわせて知っておきたい知識として「仕訳」に関することがあります。
仕訳の考え方を理解しておくと、出金伝票を会計処理に正しく活かせるうえに、差し戻しも少なくなります。
それでは確認していきましょう。
あわせて知りたい！出金伝票を使った「仕訳」の基礎知識
仕訳（しわけ）とは、複式簿記のルールに従って、勘定科目と金額を仕訳帳に記録する会計作業のことです。
そして簿記では、この2つを区別するために「借方（左側）」「貸方（右側）」という枠組みを使います。
- 借方（左側）：お金を「何に使ったか」を記載。費用の増加を表します。
- 貸方（右側）：お金が「どこから出ていったか」を記載。資産の減少を表します。
例えば、電車代1,000円を現金で支払った場合は、次のように書きます。
「旅費交通費」という名目の費用が増加したので「借方」に。「現金」という名目の費用が減少したので「貸方」に記載するという訳です。
経理業務の最終目的は正しい決算書を作成することですが、このように記録しておくと「費用の中身」と「現金が減った事実」を一枚の書類で明確に残せるのです。
その結果、支払いを裏付けられ、経理処理や税務調査においても証拠書類として認められるため、実務上の信頼性が確保できます。
（※ただし、取引内容や金額によっては出金伝票だけでは不十分と判断されるケースもあります。可能であれば他の書類や証拠とあわせて保管しておくと安心です。）
関連：決算書とは？スラスラわかる基礎知識と読み方・作り方
そして、こうした仕訳作業を行う際には出金伝票が欠かせません。
出金伝票の内容が誤っていると、仕訳帳や総勘定元帳（企業のすべての財務取引を分類・整理して記録した会計帳簿）の記録も連鎖して誤ってしまい、月次・年次の数字にまで影響が出ます。ご紹介した内容を踏まえて、正確な記録を心がけましょう。
ここまで解説した内容を押さえておけば、ミスなく出金伝票を作成できるはずです。
それでは続いて、実際に出金伝票を作成してみましょう。
便利なPDF編集ツールを使い、出金伝票を手軽に作成する方法をご紹介します。
PDFテンプレートから出金伝票をサクッと作成する方法
それでは、PDFテンプレートと「Adobe Acrobat オンラインツール」を使って、出金伝票を手軽に作成する方法をご紹介します。
Acrobat オンラインツールは、無料のPDF編集ツールです。
ソフトのインストール不要で、インターネット環境さえあれば、PC・スマホ・タブレットのどの端末でも使えます。
また、操作がシンプルなので、誰でも迷わず作業を進められるのが特長です。
今回は、ご紹介した出金伝票のテンプレートを例に、編集手順を解説します。
テンプレートをまだダウンロードしていない方は、以下からダウンロードしましょう。
【手順1】テンプレートをアップロードする
まずは「PDFを編集」にアクセスし、テンプレートをアップロードします。
アップロードするには「ファイルを選択」から選ぶか、ドラッグ＆ドロップしてください。
https://main--dc--adobecom.aem.page/jp/dc-shared/fragments/roc/seo/business/online-pdf-editor
ファイルがアップロードされたらログインします。
アカウントがない場合は、無料でアカウントを作成してください。
GoogleやFacebookアカウント、Apple Accountがあれば、すぐにログインできます。
【手順2】必要項目を入力する
ツールバーから「A」のアイコンを選択し、入力したい箇所をクリックして内容を記入します。
必要に応じて文字サイズを調整し、見やすく仕上げましょう。
テキストを修正したい場合は、該当箇所を選択して編集するか、ゴミ箱アイコンをクリックして削除できます。
【手順3】電子印鑑を押す（任意）
出金伝票への押印は義務ではありませんが、取引先の希望や慣例で押印が必要な場合は、電子印鑑を追加します。
「電子サイン」を選択し、「署名を追加」をクリックしましょう。
ポップアップが開いたら、「画像」を選択し、電子印鑑（画像）をアップロードしてください。
その後、「保存」ボタンをクリックします。
そしてテンプレート内の任意の場所をクリックして、電子印鑑を押印してください。
これで押印は完了です。
なお、電子印鑑をこれから作成したい方は、以下の記事をご確認ください。
【手順4】ダウンロードする
出金伝票が完成したら、「ダウンロード」ボタンをクリックしてPCに保存しましょう。
また、「ツール」＞「共有」をクリックすると、完成した出金伝票をリンク（URL）形式で共有することも可能です。
共有リンクはクラウド上のデータに接続しているため、修正が入るとすぐ反映され、修正の都度ファイルを再送する必要がありません。
常に最新の内容を同じリンクから確認できるので、複数人での確認や承認もスムーズに行えます。
以上が出金伝票の作成方法でした。
PCはもちろん、スマホやタブレットを使ってもサクッと記録できるので、出金伝票を作る際には、ぜひお試しください。
そして今回使用した「Acrobat オンラインツール」には、無料で使える便利な機能がほかにもたくさんあります。
そこで続いては、この記事でお伝えしきれなかったAcrobatの機能や、書類作業をもっと楽にするアドビのツールを順にご紹介します。
変換や圧縮などの機能を無料で使える「Adobe Acrobat オンラインツール」
https://main--dc--adobecom.aem.page/jp/dc-shared/fragments/roc/seo/business/acrobat-online-top
Acrobat オンラインツールは、ブラウザー上でPDFの編集や変換ができる無料ツールです。
ソフトのインストールは不要で、インターネット環境があれば、PCやスマホ、タブレットで手軽に利用できます。ファイルをドラッグ＆ドロップするだけのシンプルな操作で、誰でもすぐに扱えるのも特長です。
Acrobat オンラインツールには、出金伝票の作成、送付、管理に便利な機能が揃っており、以下のリンクから今すぐ無料で使えます。
高度なPDF編集ツール「Adobe Acrobat Pro」
Acrobat Proは直接編集から電子署名に至るまで、充実の機能が搭載されたPDFツールです。
機密情報を完全に削除できる「墨消し」や、複数ファイルを比較して差分を確認できる「文書比較」など、ビジネスシーンで役立つ多彩な機能も利用できます。
7日間の無料お試し期間があるので、この機会にぜひお試しください。
Acrobat Proを7日間の無料お試し期間で使ってみる
また、法人向けAcrobatでは、ライセンス管理をまとめて行える「Admin Console」が利用可能です。
アカウント付与や削除などを自由に行えるほか、各メンバーの利用状況やストレージ容量の確認、共有機能へのアクセス制限もできます。
以下の記事では、企業利用にオススメしたい「法人向けAdobe Acrobat」についてわかりやすく解説しています。
文書管理にお悩みの方は、ぜひ一度ご覧ください。
紙の書類をカンタンに電子化できる「Adobe Scan」
https://www.youtube.com/embed/_R6yojUGUJ0?si=BkikE6ydTh4lW2hG
Adobe Scanは、紙の書類をスキャンして、すばやくPDFに変換できる無料アプリです。
例えば「取引先から紙の書類が届いたが、デジタル文書として保管しておきたい」というケースでも、Adobe Scanを使えばすぐにデジタル化できます。
操作は非常にシンプルで、スマホでアプリを起動して書類にカメラをかざすだけ。書類の角度や明るさもきれいに補正して、PDFに変換してくれます。
スキャン後のファイルはクラウドに保存したり、メールで送信したりできるため、書類の整理や部署内での共有もスムーズです。
【Android版】Adobe Scanをダウンロードする
今回ご紹介したテンプレートに加え、これらのツールを使えば、書類の電子化や共有・保存といった事務作業もより効率的に進められます。
事務作業を、よりスムーズかつストレスなく行うために、ぜひアドビのツールを活用してみてください。
出金伝票に関するよくある質問と回答（FAQ）
最後に、出金伝票に関するよくある質問に回答します。
領収書がある場合でも出金伝票は必要ですか？
基本的には、領収書があれば出金伝票は不要です。ただし、社内のルールで添付が求められることもあります。
特に小口現金を精算するときは出金伝票が便利です。少額の支払いをバラバラに処理すると管理が複雑になりますが、出金伝票にまとめて記録すれば一覧として整理でき、経理担当者への提出や確認もスムーズに進みます。
出金伝票はどのくらい保管する必要がありますか？
法人は原則7年間、個人事業主は青色申告で7年間、白色申告で5年間の保存が必要です。
これは税務調査の際に支払いを証明できるようにするためです。
もし書類が残っていなければ、経費が認められなかったり、追徴課税につながったりする恐れがあります。決められた期間きちんと保管しておくことが、安心して事業を続けるための基本です。
出金伝票は手書きとデジタル、どちらがよいですか？
どちらでも問題ありませんが、デジタルの方が効率的です。紙の場合は探すのに手間がかかりますが、デジタルならキーワード検索ですぐに見つかります。
さらに集計や仕分けも自動化できるため、処理時間を大きく減らせます。
ただし、社内フローや取引先によっては紙での提出が必要なこともあるため、両方に対応できると安心です。
出金伝票を間違えて書いたときは、どう直せばよいですか？
修正テープで消すのは避けましょう。
あとから見たときに「改ざんではないか」と疑われる恐れがあるためです。
正しい方法は、誤った部分に二重線を引き、正しい内容を追記したうえで訂正印を押すことです。
電子データの場合は、修正履歴が残るツールを使えば、誰がいつ修正したかが明確になり、信頼性を保ったまま訂正できます。
出金伝票と振替伝票、どちらに書けばよいか迷ったら？
判断基準は「現金の増減があるかどうか」です。
現金の出入りがある場合は出金伝票または入金伝票に、それ以外の資産や負債の移動は振替伝票に記録します。
例えば、電車代を現金で支払ったら出金伝票、銀行口座から光熱費が引き落とされたら振替伝票です。このルールを知っておけば迷わず仕分けでき、帳簿全体の整合性も保てます。
どうしても判断が難しい場合は、経理担当者や税理士に確認すると安心です。
（執筆：ウェブライダー）
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