【出金伝票の無料テンプレート】ミスのない書き方・使い方も解説

出金伝票を使う具体的な場面

出金伝票が必要になるのは、主に次のような場面です。

• 領収書が出ない支払い（例：自販機での購入、香典や祝電など）
• 少額の現金支出（例：電車やバスの交通費、ちょっとした備品の購入、雑費など）
• 記録を残す書類が足りないとき（例：領収書や請求書をもらえず、支払いを証明できるものがない場合）

このように、領収書などの記録がない支払いをきちんと残したいときに、出金伝票が役立ちます。作成しておけば支出の内容を明確にでき、領収書がない場合でも「支出の証拠」として扱えます。

さて、出金伝票がどんな場面で役立つのかを理解したら、次に気になるのは「どう書けばよいのか」という点です。

出金伝票が必要となる場面を理解しても、実際の書き方を誤れば「記録が不十分」「経費が認められない」といったミスにつながります。

そうした失敗を避けるためにも、出金伝票に記載する項目と、書き方のポイントを見ていきましょう。

【ケース別】勘定科目の選び方と摘要の記入例

出金伝票で迷いやすいのが、取引の内容に応じて変わる「勘定科目」の項目です。

どの科目を選ぶかによって経費上の扱いが変わるため、正しく分類することが大切です。

よく使われる科目の例を整理すると、次のようになります。

• 旅費交通費：電車・バス・タクシーなどの交通費
• 交際費：香典・祝電・接待関連の支出
• 消耗品費：文房具やコピー用紙などの備品購入
• 雑費：どの科目にも当てはまらない少額の費用

ただし、実際には金額の大きさや会社ごとのルール、税務上の扱いによって判断が変わることがあります。迷ったときは、会社員であれば社内の経理担当者や上司に、個人事業主であれば税理士などの専門家に確認しておくと安心です。

とはいえ、共通してよく使われるパターンを押さえておくことで、初期判断がスムーズになり、経理担当者とのやり取りも効率的に進められます。

以下に代表的な支出内容ごとの「勘定科目」と「摘要」の例をまとめましたので、ぜひ参考にしてください。

あわせて知りたい！出金伝票を使った「仕訳」の基礎知識

仕訳（しわけ）とは、複式簿記のルールに従って、勘定科目と金額を仕訳帳に記録する会計作業のことです。

そして簿記では、この2つを区別するために「借方（左側）」「貸方（右側）」という枠組みを使います。

• 借方（左側）：お金を「何に使ったか」を記載。費用の増加を表します。
• 貸方（右側）：お金が「どこから出ていったか」を記載。資産の減少を表します。

例えば、電車代1,000円を現金で支払った場合は、次のように書きます。

【手順1】テンプレートをアップロードする

まずは「PDFを編集」にアクセスし、テンプレートをアップロードします。

アップロードするには「ファイルを選択」から選ぶか、ドラッグ＆ドロップしてください。

ファイルがアップロードされたらログインします。

アカウントがない場合は、無料でアカウントを作成してください。

GoogleやFacebookアカウント、Apple Accountがあれば、すぐにログインできます。

【手順2】必要項目を入力する

ツールバーから「A」のアイコンを選択し、入力したい箇所をクリックして内容を記入します。

必要に応じて文字サイズを調整し、見やすく仕上げましょう。

テキストを修正したい場合は、該当箇所を選択して編集するか、ゴミ箱アイコンをクリックして削除できます。

【手順3】電子印鑑を押す（任意）

出金伝票への押印は義務ではありませんが、取引先の希望や慣例で押印が必要な場合は、電子印鑑を追加します。

「電子サイン」を選択し、「署名を追加」をクリックしましょう。

ポップアップが開いたら、「画像」を選択し、電子印鑑（画像）をアップロードしてください。

その後、「保存」ボタンをクリックします。

そしてテンプレート内の任意の場所をクリックして、電子印鑑を押印してください。

これで押印は完了です。

なお、電子印鑑をこれから作成したい方は、以下の記事をご確認ください。

【無料】電子印鑑を編集・作成してPDFに押す方法

【手順4】ダウンロードする

出金伝票が完成したら、「ダウンロード」ボタンをクリックしてPCに保存しましょう。

また、「ツール」＞「共有」をクリックすると、完成した出金伝票をリンク（URL）形式で共有することも可能です。

共有リンクはクラウド上のデータに接続しているため、修正が入るとすぐ反映され、修正の都度ファイルを再送する必要がありません。

常に最新の内容を同じリンクから確認できるので、複数人での確認や承認もスムーズに行えます。

以上が出金伝票の作成方法でした。

PCはもちろん、スマホやタブレットを使ってもサクッと記録できるので、出金伝票を作る際には、ぜひお試しください。

そして今回使用した「Acrobat オンラインツール」には、無料で使える便利な機能がほかにもたくさんあります。

そこで続いては、この記事でお伝えしきれなかったAcrobatの機能や、書類作業をもっと楽にするアドビのツールを順にご紹介します。

領収書がある場合でも出金伝票は必要ですか？

基本的には、領収書があれば出金伝票は不要です。ただし、社内のルールで添付が求められることもあります。

特に小口現金を精算するときは出金伝票が便利です。少額の支払いをバラバラに処理すると管理が複雑になりますが、出金伝票にまとめて記録すれば一覧として整理でき、経理担当者への提出や確認もスムーズに進みます。

出金伝票はどのくらい保管する必要がありますか？

法人は原則7年間、個人事業主は青色申告で7年間、白色申告で5年間の保存が必要です。

これは税務調査の際に支払いを証明できるようにするためです。

もし書類が残っていなければ、経費が認められなかったり、追徴課税につながったりする恐れがあります。決められた期間きちんと保管しておくことが、安心して事業を続けるための基本です。

出金伝票は手書きとデジタル、どちらがよいですか？

どちらでも問題ありませんが、デジタルの方が効率的です。紙の場合は探すのに手間がかかりますが、デジタルならキーワード検索ですぐに見つかります。

さらに集計や仕分けも自動化できるため、処理時間を大きく減らせます。

ただし、社内フローや取引先によっては紙での提出が必要なこともあるため、両方に対応できると安心です。

出金伝票を間違えて書いたときは、どう直せばよいですか？

修正テープで消すのは避けましょう。

あとから見たときに「改ざんではないか」と疑われる恐れがあるためです。

正しい方法は、誤った部分に二重線を引き、正しい内容を追記したうえで訂正印を押すことです。

電子データの場合は、修正履歴が残るツールを使えば、誰がいつ修正したかが明確になり、信頼性を保ったまま訂正できます。

出金伝票と振替伝票、どちらに書けばよいか迷ったら？

判断基準は「現金の増減があるかどうか」です。

現金の出入りがある場合は出金伝票または入金伝票に、それ以外の資産や負債の移動は振替伝票に記録します。

例えば、電車代を現金で支払ったら出金伝票、銀行口座から光熱費が引き落とされたら振替伝票です。このルールを知っておけば迷わず仕分けでき、帳簿全体の整合性も保てます。

どうしても判断が難しい場合は、経理担当者や税理士に確認すると安心です。

（執筆：ウェブライダー）