【登録不要】無料の在職証明書テンプレートと書き方・注意点を解説

【汎用タイプ】基本のテンプレート

在職証明書に必要とされる基本的な項目を網羅した、汎用的なテンプレートです。

提出先からフォーマットや記載項目の指定がない場合は、こちらのテンプレートをご利用ください。

【汎用タイプ】基本のテンプレートをダウンロードする

【汎用タイプ】基本のテンプレートの記入例を確認する

【詳細タイプ】就労時間／給与入りのテンプレート

在職証明書の基本的な項目に加え、就労時間と給与額の記載欄を設けた詳細版のテンプレートです。

提出先からこれらの記載を求められた場合にご利用ください。

【詳細タイプ】就労時間／給与入りのテンプレートをダウンロードする

【詳細タイプ】就労時間／給与入りのテンプレートの記入例を確認する

【英語併記タイプ】就労ビザ用テンプレート

外国人労働者が日本で就労ビザを申請する際、在職証明書の提出が求められることがあります。

この証明書は日本語による記載で問題ありませんが、申請者自身が日本語を理解できないケースも少なくありません。

そこで、日本語と英語を併記したフォーマットで作成すると安心です。

以下のテンプレートは、両言語が併記された形式になっていますので、ぜひご活用ください。

【英語併記タイプ】就労ビザ用テンプレートをダウンロードする

【英語併記タイプ】就労ビザ用テンプレートの記入例を確認する



こうしたテンプレートを使えば、在職証明書をカンタンに作成できます。

また、テンプレートをカスタマイズして使う際は「Adobe Acrobat オンラインツール」や「Adobe Acrobat Pro」がオススメです。

いずれもPDFの編集から共有、電子契約に至るまで、PDFにまつわる充実した機能が搭載されたオールインワンソリューション。セキュリティにも配慮されていて、安心して利用できるので、ぜひ一度お試しください。


Acrobat オンラインツールをチェックしてみる

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さて、テンプレートをダウンロードしたところで、次は在職証明書の基礎知識をおさらいしていきます。

在職証明書の法的効力と注意点

在職証明書自体に法的な強制力はありませんが、事実を裏付ける重要な資料として一定の効力があります。

そのため、記載内容に誤りや虚偽があるとトラブルの原因となり、場合によっては法的な責任が問われることもあり得ます。

また、こうした事態が発生すると、発行者・本人ともに社会的信用を大きく損なうおそれがあるため注意が必要です。作成にあたっては事実関係をしっかり確認したうえで、正確に記載するよう心がけましょう。

このように、在職証明書と同じ目的で使われる文書もあれば、目的や意味合いが異なる場合もあります。

そのため、従業員から発行を依頼された際は、まずどの機関や担当者に、どのような目的で提出するのかをしっかり確認しましょう。

そのうえで、雇用形態や在籍期間、就労日数など、申請先が求める情報を漏れなく把握したうえで記載することが大切です。申請者側も、目的や提出先を具体的に伝えるよう心がけましょう。

なお、上記で取り上げたもののうち「退職証明書」以外の書類については、企業に交付義務はありません。

一方で、「退職証明書」には労働基準法により交付義務と記載項目が定められているため、忘れないようにしましょう。

【手順1】テンプレートをアップロードする

まずは「PDFを編集」にアクセスし、テンプレートをアップロードします。

アップロードするには「ファイルを選択」から選ぶか、ドラッグ＆ドロップしてください。

アップロードが完了したらログインしましょう。アカウント作成は無料で、GoogleアカウントやFacebookアカウント、 Apple Accountがあればすぐにログインできます。

【手順2】テキストを入力する

次に、ツールバーから「テキストを入力」を選択します。

入力したい箇所をクリックすると、テキストボックスが表示されるので、任意の内容を入力します。

記載項目の書き方に迷った場合は、以下の記入例も参考にしてみてください。

【在籍証明書】基本テンプレートの記入例を確認する

必要に応じてテキストサイズを調整し、見やすい証明書に仕上げましょう。

テキストボックスは自由に移動できるので、記入例を参考にバランスよく配置しましょう。

なお、追加したテキストの内容を変更したいときは、該当のテキストボックスをクリックして編集できます。

テキストを削除したいときはゴミ箱アイコンをクリックしてください。

なお、今回はPDFテンプレートにテキストボックスを追加して手軽に編集する方法をご紹介しました。

しかし、タイトルや項目名を変更したい場合など、テンプレート自体をカスタマイズしたいこともあるでしょう。

そんなときは、Acrobat オンラインツールの「PDFをWordに変換」機能を使うと便利です。この機能でPDFをMicrosoft Word形式に変換すれば、見出しやレイアウトを自由に編集できます。

具体的な手順は以下の記事で詳しく解説していますので、ぜひお試しください。

【無料】PDFをWordに変換して編集するカンタンな方法


さらに、有償のAcrobat Proを契約すれば、PDF内の文字を直接編集することも可能です。

詳しくはAcrobat Proの製品ページをご確認ください。

Adobe Acrobatを詳しく知る

【手順3】押印または電子署名をして仕上げる

最後に、仕上げの押印または署名をして完成させましょう。

用途と提出先にもよりますが、在職証明書への押印の要否について、以下の3つのパターンが考えられます。

1. 押印済み原本の提出が求められる場合
2. 押印が必要で、電子印鑑でもよい場合
3. 押印そのものが不要な場合

それぞれのパターン別に操作手順を解説します。

発行者側の注意点

はじめに、企業側の担当者が在職証明書を作成する際に注意すべきポイントを、実務目線でわかりやすく解説します。


■本人の同意のうえで発行する

まず重要なのは、本人の同意を得て発行することです。

在職証明書には個人情報が含まれるため、外部からの問い合わせであっても、本人の許可がないまま発行するのは避けましょう。

依頼はできるだけメールや申請書など、記録に残る方法で受け取るのが安心です。


■フォーマットの指定や必須項目がないか確認する

また、提出先や目的によって記載内容が変わる点にも注意が必要です。

保育園の申請と住宅ローンの審査では、必要とされる情報が異なることがあります。指定のフォーマットや必須項目があるケースもあるため、申請者に確認してから作成に着手しましょう。


■事実にもとづき正確に記載する

記載内容の正確さが何よりも重要です。

在籍期間や雇用形態などは、人事システムや雇用契約書をもとに確認し、事実にもとづいて記載してください。

なお、退職後に在職証明書の原本を郵送で受け取りたい場合は、事前に電話連絡を入れたうえで、メールではなく書面で正式に依頼するのが望ましいとされています。

その際は、返送先の住所・氏名を記載した返信用封筒（切手貼付）や記入例を添えておくと、担当者の負担が軽くなり、よりスムーズに対応してもらいやすくなるでしょう。


■目的・期限・提出先を明確に伝える

企業が証明書を正確に作成できるよう、使用目的・期限・提出先を明確に伝えましょう。

また、提出先によっては独自のフォーマットが指定されている場合があります。

その場合は、該当のファイルを忘れずに添付・共有してください。


ここまで、在職証明書の作成方法から、発行時の注意点、依頼時のマナーについて解説してきました。

続いては、これらの証明書作成をもっと効率化するための便利なツールをご紹介します。

【発行者】在職証明書はどのような場面で提出が求められますか？

在職証明書は、勤務実態を証明する書類として、様々な場面で提出が求められます。

主な用途には以下のようなケースがあります。

• 転職活動時：内定先や転職エージェントに、在職中であることを証明するため
• 保育園の入園／継続申請時：自治体に、就労状況を証明するため
• 住宅関連の契約時：不動産会社や金融機関に、雇用状況の安定性を示すため
• 副業の取引開始時：取引先に、身元や信頼性を証明するため
• 進学の出願時：教育機関に、勤務実態を証明するため
• 就労ビザ申請時：出入国在留管理局に、雇用実態を証明するため

このように、公私問わず多様な目的で使用されるため、提出先や使用目的に応じた記載内容にすることが重要です。

【発行者】退職者から在職証明を依頼された場合、どのように対応すればよいですか？

退職者であっても、在籍していた事実が確認できる場合は在職証明書を発行できます。

在籍期間や最終職位など、事実にもとづいた情報を記載しましょう。

また、社内で発行ルールが定められている場合は、それに従って対応することが大切です。

【発行者】給与額や役職を記載しても問題ありませんか？

提出先によっては、給与額や役職の記載を求められることがあります。

ただし、これらは個人情報に該当するため、本人の同意がない場合は記載してはいけません。

必ず本人に確認し、記載への同意を得たうえで対応しましょう。

【発行者】在職証明書の発行を断ることはできますか？

在職証明書は、法的に企業へ発行を義務づける文書ではないため、発行を断ることは可能です。

とはいえ、従業員の申請や転職活動に関わる場合は、できる限り協力するのが望ましいとされています。

発行を拒む正当な理由がない限りは、柔軟に対応するほうがトラブルを防げます。

ただし、退職証明書の場合は、企業に交付の義務があるため、発行を断れません。詳しくは退職証明書の交付義務をご覧ください。

【申請者】勤め先に在職証明書を依頼しにくい場合、どのように伝えればよいですか？

人事部や上司に発行を依頼する方法がわからず、気が引けるという方もいらっしゃるでしょう。

提出先や目的、記載してほしい項目、提出期限を簡潔に整理し、丁寧な文面で依頼すれば問題ありません。

具体的な依頼の仕方は申請者側の注意点を参考にしてください。

【申請者】自分で在職証明書を作成してもよいですか？

提出先から「企業が記入すること」という明確な指定がなければ、自分でフォーマットを準備し、企業に内容の確認と押印を依頼することも可能です。

この記事で紹介したテンプレートを活用すれば、スムーズにフォーマットを作成でき、企業側の負担も軽減できます。

ただし、虚偽の記載があるとトラブルの原因になるため、必ず事実にもとづいた内容にしましょう。

作成した書類は、企業側に確認・承認してもらったうえで、正式に発行してもらってください。

【申請者】発行を断られることはありますか？

在職証明書には法的な発行義務はありませんが、必要性や使用目的を丁寧に説明すれば、応じてもらえるケースが大半です。

失礼のない依頼文を心がけ、誠意をもって依頼しましょう。

申請者側の注意点もぜひ参考にしてください。



（執筆：ウェブライダー）