アドビ、社内ルールや商習慣に関する実態調査を発表

8割のビジネスパーソンが非効率な商習慣があると回答

 

パスワード付き添付ファイル(PPAP※)は82%が受信経験アリ

 

【2020年12月10日】

アドビ株式会社(本社:東京都品川区、代表取締役社長:ジェームズ マクリディ)は、企業に勤めるビジネスパーソン500名を対象に、社内ルールや商習慣に関する実態調査を実施しました。調査は、普段PCを使って仕事をしている全国のビジネスパーソン、男女計500名を対象にインターネットで行いました。新型コロナウイルス感染拡大防止をきっかけに新たな働き方が広がり、業務のデジタル化が進む一方で、ビジネスパーソンの多くが、非効率的なビジネスの慣習が未だに多く残っていると感じている実態が明らかになりました。

 

今回の調査で明らかになった主な結果は以下の通りです。

  • ビジネスパーソンの80.6%が社内に非効率な商習慣が存在すると回答
  • 社内で無駄だと思う商習慣 、最多は「書類への押印、捺印」58.1%
  • パスワード付き添付ファイル(PPAP※)は82%が受信経験あり、送付した経験も56.6%
  • PPAP※を送る理由、最多は「会社の規則やルールで指定されているから」 56.2%
  • 社内の無駄な商習慣をなくすために必要だと思うこと、最多は「経営陣の意識改革」47%

 

80.6%が社内に無駄な商習慣があると回答

政府が「脱ハンコ」を加速し、リモートワークに伴い、民間企業でも業務の効率化が求められる中、非効率だとわかっていながらも商習慣として続いていることが社内にあるかどうかを聞いたところ、40.8%が「多く存在する」と回答し、「少し存在する」と回答した39.8%と合わせると、8割以上のビジネスパーソンが社内に無駄な商習慣があると感じていることが分かりました。

 

あなたの会社では非効率だと分かっていながらも、商習慣として続いていることはありますか

 

無駄だと思う商習慣トップ3は「書類の押印、捺印」「紙資料の印刷・配布」「手書きでの記載が必要な書類の作成」

社内に非効率な商習慣があると回答した403名を対象に、無駄だと感じたことのある商習慣を聞いたところ、「書類への押印、捺印(58.1%)」、「紙資料の印刷・配布(52.9%)」、「手書きでの記載が必要な書類の作成(46.7%)」などが上位に上がる結果となりました。

 

普段の業務において、無駄だと感じたことのある商習慣を全てお教えください。

 

「パスワード付き添付ファイル(PPAP※)」は82%が受信経験あり。送付した経験も56.6%

行政でもセキュリティ上の観点から、パスワード付ZIPファイルの使用を撤廃するという動きが出ています。民間企業でこうしたパスワード付きファイルが、どの程度使われているのかを聞いてみたところ、過去一年以内に受け取ったことがあると回答した人は実に82%にも上り、自ら送付したという人も56.6%に上るなど、多くの会社で商習慣となっている実態が明らかになりました。

 

過去1年間でパスワード付きZIPファイルなどパスワードがかかったファイルが添付されたメールを受け取った経験

 

※パスワード付き添付ファイルとパスワードをそれぞれメールで送る行為は通称「PPAP (P)パスワード付きZIP暗号化ファイルを送り、(P)パスワードを送る、(A)暗号化 (P)プロトコル」」と呼ばれており、専門家からはセキュリティ上廃止すべきであると言われています。

 

過去1年間でパスワード付きZIPファイルなどパスワードがかかったファイルが添付されたメールを開いてに送った経験

 

PPAPを送る理由、最多は「会社の規則やルールで指定されているから」 56.2%

過去1年間にパスワード付きファイルをメールで送った経験があると回答した283名に、パスワード付きファイルを使用した理由を聞いてみたところ、最も多かった回答が「会社の規則やルールで指定されているから(56.2%)」という理由で、「セキュリティ上有意義だと思うから」という回答も4割以上に上ることが分かりました。また500名全員を対象に、パスワードがかかった添付ファイルとパスワードを別々のメールで分けて送る行為は、セキュリティ上意味の無い行為であると言われていることを知っているか聞いたところ、「明確に知っていた」と答えた方は23.2%にとどまり、会社の規則やルール、セキュリティ上の誤解などから商習慣として広く浸透している実態が明らかになりました。

 

パスワード付きファイルを使用した理由を全てお教えください

 

社内の無駄な商習慣を無くすためには「経営陣の意識改革(47%)」が必要

会社内の無駄な商習慣を社内から無くすためには、何が重要だと思うかを聞いたところ、最も多かった回答は「経営陣の意識改革(47%)」で、次いで「社内ルールの抜本的見直し(41.4%)」「自分自身のITリテラシー向上(26%)」と続きました。

 

会社内の無駄な商習慣を社内から無くすためには、あなたは何が重要だと思いますか?

 

アドビ株式会社 マーケティング本部 バイスプレジデント 秋田 夏実は次のように述べています。「今回の調査から、多くのビジネスパーソンが社内ルールに応じた商習慣を続けており、業務効率化には経営陣の意識改革が求められていることが明らかになりました。文章流出による情報漏洩そのものを防ぐには、PCのウイルス対策やネットワークのセキュリティを高めるなどの対策が必要なのはいうまでもありませんが、そもそも文書自体にセキュリティ対策が施されていないと万が一書類が流出した場合には情報が簡単に抜き取られてしまいます。契約書や個人情報が記載された機密性を要する文書の情報共有には、クラウドストレージや電子サインの利用に加え、電子契約サービスの利用が有効であることを引き続き啓蒙していきたいと思います。」

 

Adobe Acrobat DCを活用したPDFでの文書業務のセキュリティ向上

アドビは、PDFテクノロジーを基盤にクラウドやモバイル環境でのデジタルドキュメントの閲覧、編集、共有および文書業務とそのプロセスを効率化するクラウドソリューション「Adobe Document Cloud」を提供しています。 Adobe Acrobat DCは、高品質でセキュアなPDFの作成を行うことができるため、文書業務のセキュリティを高めることが可能です。さらに、共有レビュー機能を活用することにより、クラウド上で安全に書類を共有でき、業務効率も高めることができます。 「Adobe Document Cloud」のセキュリティに関する詳細はこちらからご覧いただけます。

 

「ビジネスパーソンの社内ルールや商習慣に関する実態調査」 概要

調査方法:インターネット調査

実施対象:500人(会社に勤めており、普段仕事でパソコンを利用している全国の男女ビジネスパーソン)

調査期間:2020年11月27日~30日

 

 

 

■「アドビ」について

アドビは、世界を変えるデジタル体験を提供します。アドビ株式会社はその日本法人です。同社に関する詳細な情報は、webサイト ( https://www.adobe.com/jp/ ) に掲載されています。

 

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