ACROBAT | LEKTURA NA 3 MINUTY
Jak przygotować plik PDF do wypełniania
Aby uzyskać gotowy do wypełnienia plik PDF, możesz użyć dowolnego pliku lub przekształcić istniejący dokument PDF.
Wyższa efektywność dzięki plikom PDF obsługującym wypełnianie
Gotowe do wypełnienia, cyfrowe formularze PDF to oszczędność czasu i redukcja kosztów. Od wniosków, przez umowy, po ankiety — wypełnianie plików PDF to prosty, funkcjonalny sposób rozpowszechniania i zbierania informacji. Pola wyboru, opcje wstępnego wypełnienia i pola podpisu sprawiają, że ważne dokumenty sprawnie przechodzą przez kolejne etapy prac.
Poprawianie funkcjonalności formularzy PDF
Wprowadzanie danych osobowych w formularzach nie należy do popularnych zajęć, jednak informacje o klientach są niezbędne do sprawnego prowadzenia małej firmy. Wyeliminuj papierowe dokumenty z obiegu pracy, tworząc pliki PDF z obsługującymi edytowanie polami formularza, listami rozwijanymi, polami wyboru i wieloma innymi przydatnymi funkcjami.
Jak utworzyć plik PDF gotowy do wypełniania
Tworzenie obsługujących wypełnianie formularzy PDF w programie Adobe Acrobat jest intuicyjne i wygodne. Niezależnie od tego, czy chodzi o zeskanowany dokument, czy formularz przygotowany w programie Microsoft Word, Excel lub innym, program Adobe Acrobat pozwala w prosty sposób rozszerzyć jego funkcje.
Dostępne narzędzia umożliwiają dodawanie pól podpisu, konfigurowanie automatycznych obliczeń oraz wdrażanie wielu innych zaawansowanych funkcji. Możesz nim przekształcać dokumenty w dynamiczne i interaktywne narzędzia. Oto związana z tym szczegółowa procedura:
- Otwórz program Acrobat.
- Wybierz plik lub zeskanuj dokument.
- Dodaj nowe pola formularza.
- Aby zmienić istniejące pola tekstowe lub obrazy, kliknij przycisk Edytuj na pasku narzędzi.
- Zapisz plik PDF obsługujący wypełnianie.
Tworzenie obsługujących wypełnianie plików PDF w programie Acrobat to inteligentne i elastyczne rozwiązanie. Podczas konwersji zeskanowanych formularzy papierowych lub plików cyfrowych automatycznie wykrywa on statyczne pola formularza i przekształca je w pola tekstowe gotowe do wypełnienia.
Następnie możesz łatwo przestawiać pola tekstowe, edytować nagłówki, wstawiać przyciski oraz dodawać lub usuwać pola formularza według potrzeb. Łatwo jest też włączyć pola do podpisów elektronicznych, dodać obliczenia i skonfigurować reguły weryfikacji danych, aby zwiększyć funkcjonalność formularza.
Jak przygotować plik PDF do wypełniania
Jeśli posiadasz już istniejące dokumenty, które chcesz przekształcić w formularze przeznaczone do wypełnienia, program Acrobat pomoże również w tym zadaniu.
- Kliknij kartę Narzędzia i wybierz opcję Przygotuj formularz.
- Wybierz plik — na przykład dokument progamu Word, arkusz programu Excel lub skan dokumentu papierowego. Program Acrobat automatycznie przeanalizuje dokument i doda pola formularza.
- W razie potrzeby dodaj nowe pola formularza i ich nazwy.
- Skorzystaj z górnego paska narzędzi i dostosuj układ za pomocą narzędzi w prawym panelu.
- Zapisz dokument PDF obsługujący wypełnianie.
Zapisywanie i rozpowszechnianie formularza PDF obsługującego wypełnianie
Po ukończeniu formularza możesz go rozesłać do odbiorców i poprosić o złożenie podpisów elektronicznych bezpośrednio z poziomu programu Acrobat — za pośrednictwem serwera wewnętrznego lub poczty e-mail. Aby wysłać formularz pocztą e-mail, wystarczy kliknąć przycisk Rozpowszechnij w prawym dolnym rogu, wybrać opcję E-mail i wpisać adresy e-mail odbiorców rozdzielone średnikami.
Aby użyć istniejącego formularza jako szablonu do tworzenia podobnych dokumentów w przyszłości, wystarczy otworzyć oryginalny plik i wybrać opcję Zapisz jako. Następnie nadaj nowej wersji nazwę i wprowadź wszelkie niezbędne zmiany, aby przygotować ją jako kolejny formularz obsługujący wypełnianie.
Dlaczego są potrzebne formularze PDF z możliwością wypełniania
Gdy członkowie zespołu lub klienci są rozproszeni w różnych lokalizacjach, pliki PDF z możliwością wypełniania znacząco zwiększają efektywność obiegu pracy. Odpowiednie narzędzia do zarządzania dokumentami umożliwiają szybkie i wygodne edytowanie plików oraz ich porządkowanie, wprowadzanie zmian przed wysłaniem plików PDF do przeglądu, a także bezpieczne udostępnianie dokumentów. Zastępując papierowe umowy i dokumenty formularzami z możliwością wypełniania, możesz wprowadzać dane do pliku PDF z możliwością wypełniania i od razu uzyskiwać podpisy — z dowolnego miejsca.
Cyfrowe przechowywanie wypełnionych formularzy pozwala gromadzić wszystkie dane w jednym miejscu. Są dzięki temu bezpiecznie archiwizowane, a jednocześnie dostępne dla każdej uprawnionej osoby i łatwe do udostępnienia pocztą e-mail. Pliki PDF możesz otwierać zarówno na komputerach Mac, jak i PC, a ich pełna konfigurowalność pozwala korzystać z narzędzi edytora PDF do przeciągania i upuszczania pól tekstowych, modyfikowania czcionek i formatowania czy błyskawicznego przełączania szablonów.
W programie Adobe Acrobat możesz utworzyć formularz PDF z możliwością wypełniania od podstaw, przekonwertować pliki PDF z dokumentu programu Microsoft Word, wysłać zdjęcie ze smartfona albo zeskanować dokument. Dzięki oprogramowaniu do optycznego rozpoznawania tekstu, program Acrobat błyskawicznie wyodrębnia tekst i przekształca go w gotowy do edytowania i przeszukiwania plik PDF. Ułatwia to zamianę dokumentów papierowych na formularze PDF z możliwością wypełniania oraz dalsze edytowanie pól pliku PDF w celu ich dostosowania.
Przykład zastosowania: oszczędność czasu i papieru na uczelni CSU dzięki plikom PDF obsługującym wypełnianie
Gdy administratorzy uczelni Cal State University w Fullerton postanowili ułatwić życie studentom, jednym z pierwszych kroków było wdrożenie programu Adobe Acrobat w celu uproszczenia procedur administracyjnych. Wcześniej aby zrezygnować z zajęć lub zmienić kierunek studiów, studenci musieli osobiście obchodzić cały kampus i zbierać podpisy na papierowym formularzu. Po tym jak uczelnia CSU Fullerton skorzystała z programu Acrobat do cyfryzacji dokumentacji, studenci mogą wyszukiwać i wypełniać potrzebne formularze online. Narzędzie do tworzenia formularzy PDF umożliwiło pracownikom przygotowanie dokumentów z polami podpisu, które są następnie automatycznie przekazywane do działu administracji w celu weryfikacji i zatwierdzenia, a potem archiwizowane w uczelnianym systemie dokumentacji.
W ten sposób przetwarzanie dokumentów, które wcześniej trwało ponad tydzień, zajmuje teraz zaledwie kilka godzin, a władze uczelni szacują, że zużycie papieru spadło o nawet 50%.
Niezależnie od tego, czy chodzi o prosty formularz zapisu wolontariuszy, czy rozbudowany kwestionariusz dla pacjentów, program Adobe Acrobat oferuje wszystkie narzędzia i funkcje potrzebne do tworzenia interaktywnych formularzy, które usprawniają działanie firmy.
Często zadawane pytania.
Aby przekształcić zeskanowany dokument w plik PDF z możliwością wypełniania:
1. Otwórz program Acrobat i zeskanuj dokument.
2. Wybierz narzędzie Przygotuj formularz. Technologia OCR programu Acrobat automatycznie przeanalizuje dokument i doda pola formularza.
3. W razie potrzeby dodaj lub edytuj pola.
4. Następnie zapisz i udostępnij plik PDF z możliwością wypełniania.
Aby edytować istniejący plik PDF z możliwością wypełniania, kliknij przycisk Edytuj na pasku narzędzi, aby zmodyfikować istniejące pola tekstowe i obrazy. Możesz:
- zmieniać rozmieszczenie pól tekstowych
- edytować nagłówki
- wstawiać przyciski
- dodawać lub usuwać pola formularza
- włączać obsługę podpisów elektronicznych
- dodawać obliczenia
- konfigurować reguły sprawdzania poprawności danych.
Odkrywaj dalej