ACROBAT | CZAS CZYTANIA: 3 MINUTY
Jak umożliwić wypełnianie dokumentów PDF.
Tworzenie wypełnialnych dokumentów PDF z dowolnego pliku lub dodawanie możliwości wypełniania do istniejących plików PDF.
Wypełnialne pliki PDF pozwalają efektywniej pracować.
Wypełnialne, cyfrowe formularze PDF pozwalają oszczędzić mnóstwo czasu i obniżyć koszty. Wnioski, umowy, ankiety i inne pliki PDF z możliwością wypełniania oferują prosty i wygodny mechanizm udostępniania i pozyskiwania informacji. Za pomocą elementów takich jak pola wyboru, opcje początkowe i pola podpisu można usprawnić prace nad ważnymi dokumentami.
Podnoszenie funkcjonalności formularzy PDF.
Uzupełnianie danych osobowych w formularzach to oczywiście trochę znojna praca, ale informacje o klientach przekazywane za pomocą tych formularzy ogromnie pomagają małym prowadzić działalność biznesową. Warto wyeliminować papier z biurokratycznych procesów i zamiast tego tworzyć pliki PDF zawierające edytowalne pola formularzy, rozwijane menu, pola wyboru i wiele innych zaawansowanych funkcji.
Jak utworzyć plik PDF z możliwością wypełniania.
Tworzenie wypełnialnych formularzy PDF jest bardzo łatwe w programie Adobe Acrobat. Aplikacja pozwala intuicyjnie dodać kluczową funkcjonalność zarówno do zeskanowanych dokumentów, jak i do formularzy tworzonych od podstaw w programach Microsoft Word, Excel i innych.
- Otwórz program Acrobat.
- Wybierz plik lub zeskanuj dokument.
- Dodaj nowe pola formularza.
- Aby zmienić istniejące pola tekstowe lub obrazy, na pasku narzędzi kliknij przycisk Edytuj.
- Zapisz wypełnialny plik PDF.
Tworzenie wypełnialnych plików PDF w programie Acrobat to inteligentny, dynamiczny proces. Podczas konwertowania zeskanowanych papierowych formularzy lub cyfrowych plików program automatycznie wykrywa statyczne pola formularzy i przekształca je w pola tekstowe nadające się do wypełniania.
Potem można łatwo zmieniać rozmieszczenie pól tekstowych, edytować nagłówki, wstawiać przyciski oraz dodawać i usuwać pola formularza. Dodatkowo w celu podniesienia funkcjonalności formularza można aktywować pola dla podpisów elektronicznych, dodać mechanizmy obliczania oraz skonfigurować reguły sprawdzania poprawności danych.
Jak umożliwić wypełnianie pliku PDF.
Jeśli już posiadasz dokumenty, w których chcesz włączyć możliwość wypełniania, program Acrobat również to umożliwia.
- Kliknij kartę Narzędzia i wybierz opcję Przygotuj formularz.
- Zaznacz plik, np. dokument programu Word, arkusz programu Excel lub skan papierowego dokumentu. Program Acrobat automatycznie przeanalizuje dokument i doda pola formularza.
- W razie potrzeby dodaj nowe pola formularza i nazwy pól.
- Za pomocą narzędzi dostępnych na górnym pasku narzędzi dostosuj układ w prawym okienku.
- Zapisz edytowalny dokument PDF.
Zapisywanie i rozpowszechnianie wypełnialnych formularzy PDF.
Po zakończeniu tworzenia formularza można go rozesłać do odbiorców bezpośrednio z programu Acrobat za pomocą wewnętrznego serwera lub systemu poczty e-mail, i dodatkowo poprosić elektroniczne podpisanie otrzymanego dokumentu. Aby wysłać formularz pocztą e-mail, wystarczy w prawym dolnym rogu kliknąć opcję Rozpowszechnij, jako metodę wysyłki wybrać opcję E-mail, po czym wpisać adresy e-mail odbiorców (rozdzielając je średnikami).
Aby użyć istniejącego formularza jako szablonu przy tworzeniu podobnego dokumentu w przyszłości, po prostu otwórz oryginalny plik i kliknij opcję Zapisz jako. Zmień nazwę nowego pliku i wprowadź wszelkie niezbędne zmiany przygotowujące go do roli szablonu z możliwością wypełniania.
Zalety wypełnialnych formularzy PDF.
Gdy członkowie zespołu lub klienci są rozproszeni w różnych lokalizacjach, wypełnialne pliki PDF znacznie usprawniają pracę. Mając odpowiednie narzędzia do zarządzania dokumentami, można szybko i łatwo edytować i porządkować pliki, wprowadzać zmiany przed wysłaniem plików PDF do zrecenzowania oraz bezpiecznie udostępniać dokumenty. Po utworzeniu wypełnialnych formularzy zastępujących papierowe umowy i dokumenty można do takich wypełnialnych plików PDF dodać niezbędne informacje oraz umożliwić ich szybkie cyfrowe podpisywanie z dowolnego miejsca.
Ponadto zapisywanie wypełnionych formularzy w postaci cyfrowej umożliwia bezpieczne przechowywanie wszystkich danych w jednym miejscu, a równocześnie e-mailem można je wygodnie udostępnić wszystkim potrzebującym osobom. Pliki PDF działają na komputerach Mac i PC. Są w pełni konfigurowalne, co oznacza, iż za pomocą narzędzi w edytorze plików PDF można przeciągać i upuszczać pola tekstowe, zmieniać czcionki i formatowanie czy w trakcie pracy użyć innego szablonu.
W programie Adobe Acrobat w celu uzyskania wypełnialnego formularza PDF można utworzyć nowy plik, przekształcić do PDF dokument programu Microsoft Word, przesłać zdjęcie ze smartfona lub nawet zeskanować dokument. Wykorzystując oprogramowanie OCR („OCR” oznacza „optyczne rozpoznawanie znaków”), program Acrobat może szybko wyodrębnić tekst i przekształcić go na edytowalny plik PDF z możliwością wyszukiwania. Bardzo ułatwia to zamianę papierowych dokumentów w wypełnialne formularze PDF oraz kolejne edytowanie pól plików PDF w celu dalszego dostosowania.
Scenariusz zastosowania: Jak uczelnia CSU oszczędza czas i dba o środowisko naturalne dzięki wypełnialnym plikom PDF.
Gdy administratorzy systemów na Uniwersytecie Stanowym Kalifornii w Fullerton postanowili wprowadzić różne ułatwienia dla studentów, jednym z pierwszych kroków było usprawnienie procedur biurokratycznych za pomocą oprogramowania Adobe Acrobat. Dotychczas jeśli student chciał zrezygnować z zajęć lub zmienić kierunek studiów, musiał obejść całą uczelnię i zebrać podpisy na papierowym formularzu. Po wprowadzeniu cyfrowego obiegu dokumentów opartego na aplikacji Acrobat niezbędne formularze można znaleźć i wypełnić w Internecie. Kreator formularzy PDF umożliwia pracownikom dydaktycznym tworzenie dokumentów z polami podpisu. Wypełnione dokumenty są automatycznie przesyłane do personelu administracyjnego, który je sprawdza i aprobuje, a następnie wysyła do uniwersyteckiego archiwum.
Dzięki wprowadzonemu rozwiązaniu proces papierowy zajmujący wcześniej ponad tydzień można teraz finalizować w kilka godzin. Władze uczelni szacują też, że zużycie papieru w skali całej uczelni spadło nawet o 50 procent.
Program Adobe Acrobat zawiera wszystkie narzędzia i funkcje umożliwiające tworzenie interaktywnych formularzy — tak prostych list zapisów wolontariuszy, jak i skomplikowanych formularzy przyjęcia pacjenta — potrzebnych w działalności organizacji.