Referenzschreiben für die Bewerbung – So geht’s
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Was ist ein Referenzschreiben?
Wer darf ein Referenzschreiben ausstellen?
Wann lohnt sich ein Referenzschreiben?
Aufbau und Struktur: So gelingt das Referenzschreiben
Ein Beispiel: So sieht ein Referenzschreiben konkret aus
Tipps für ein starkes Referenzschreiben
Häufig gestellte Fragen
Bedeutung, Aufbau und Tipps für ein Referenzschreiben
Ein überzeugendes Referenzschreiben kann in der Bewerbung den entscheidenden Unterschied machen. Es ergänzt Lebenslauf und Anschreiben um eine persönliche Einschätzung deiner Fähigkeiten – direkt von jemandem, der bereits mit dir zusammengearbeitet hat. In diesem Artikel erfährst du:
- Was ein Referenzschreiben ist.
- Wer dieses in der Regel ausstellt.
- Wie ein gutes Referenzschreiben aussieht.
- Wann ein Referenzschreiben sinnvoll ist.
Was ist ein Referenzschreiben?
Ein Referenzschreiben ist ein persönliches Empfehlungsschreiben, das von einer Person ausgestellt wird, mit der du beruflich zusammengearbeitet hast. Es bewertet deine berufliche Leistung, deine Soft Skills und deine Persönlichkeit – in eigenen Worten, individuell formuliert. Damit unterscheidet es sich deutlich vom standardisierten Arbeitszeugnis, das bestimmten rechtlichen Vorgaben unterliegt und oft sehr formelhaft wirkt.
Im Gegensatz dazu ist ein Referenzschreiben frei in Stil, Länge und Inhalt. Es darf persönliche Einschätzungen enthalten, konkrete Erfolge benennen und auch die zwischenmenschliche Zusammenarbeit beleuchten. Dadurch wirkt es authentischer und transportiert Vertrauen – ein wichtiger Faktor im Bewerbungsprozess.
Das unterscheidet ein Referenzschreiben vom Arbeitszeugnis:
- formfrei und nicht rechtlich vorgeschrieben
- individuell und persönlich geschrieben
- kein Anspruch darauf, aber oft sehr aussagekräftig
- in vielen Ländern gängiger als das deutsche Arbeitszeugnis
Ein gut geschriebenes Referenzschreiben unterstreicht deine Glaubwürdigkeit und hilft Personalverantwortlichen, ein vollständigeres Bild von dir zu gewinnen. Es zeigt, wie du tatsächlich im Berufsalltag agierst – nicht nur, was du theoretisch kannst. Besonders in der Bewerbung hebt sich ein Referenzschreiben vom Arbeitgeber positiv ab, wenn es konkrete Beispiele enthält, die deine Arbeitsweise, Teamfähigkeit oder Führungskompetenz belegen.
Gerade in internationalen Bewerbungen, kreativen Berufen oder bei Quereinsteiger*innen ist ein Referenzschreiben ein wertvoller Pluspunkt. Es wirkt nahbar, professionell und oft überzeugender als jedes Zeugnis. Wer auf eine Bewerbung mit Persönlichkeit setzen möchte, sollte also nicht auf ein Referenzschreiben verzichten – am besten abgestimmt auf die Anforderungen der angestrebten Positionen.
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Wer darf ein Referenzschreiben ausstellen?
Ein Referenzschreiben vom Arbeitgeber ist besonders wertvoll, wenn es von einer Person kommt, die dich fachlich und menschlich gut kennt. Das kann eine direkte Führungskraft sein, eine Teamleitung oder eine Projektleitung. Entscheidend ist dabei nicht die Hierarchie, sondern das Maß an Zusammenarbeit. Eine glaubwürdige Referenz entsteht dann, wenn die Person deine Stärken aus eigener Erfahrung beurteilen kann und bereit ist, offen darüber zu sprechen.
Neben Führungskräften können auch Kolleg*innen, langjährige Projektpartner*innen oder externe Auftraggeber*innen ein Referenzschreiben ausstellen – vor allem bei Selbstständigen, Freelancer*innen oder Mitarbeit in flachen Hierarchien. Für Berufseinsteiger*innen bieten sich Betreuungspersonen aus Praktika, Werkstudententätigkeiten oder Studienprojekten an.
Wichtig ist in jedem Fall: Die Person sollte nicht nur deinen Namen kennen, sondern tatsächlich mit deiner Arbeitsweise vertraut sein. Ihre Einschätzung muss fundiert, nachvollziehbar und im besten Fall belegbar sein.
Außerdem sollte der*die Referenzgeber*in im Schreiben mit vollständigem Namen, aktueller Position und Kontaktdaten auftreten. So wirkt das Schreiben nicht nur professionell, sondern gibt dem neuen Arbeitgeber auch die Möglichkeit, bei Bedarf direkt Rückfragen zu stellen. Das erhöht die Glaubwürdigkeit und macht das Referenzschreiben zu einer echten Empfehlung.
Idealerweise fragst du die Person nach dem Schreiben, wenn die Zusammenarbeit noch frisch ist – zum Beispiel am Ende eines Projekts oder beim Ausscheiden aus dem Unternehmen. In solchen Momenten ist die Wertschätzung besonders hoch und die Erinnerungen an deine Leistungen sind noch präsent. Du kannst auch anbieten, ein erstes Muster oder Stichpunkte vorzubereiten. Das erleichtert der referenzgebenden Person den Aufwand und sichert dir gleichzeitig eine inhaltlich starke und passende Empfehlung.
Wann lohnt sich ein Referenzschreiben?
Wenn du kein klassisches Arbeitszeugnis vom letzten Arbeitgeber hast, ist ein Referenzschreiben für die Bewerbung eine starke Alternative. Dieses kann in vielen Bewerbungssituationen einen echten Unterschied machen. Besonders sinnvoll ist es
- wenn du keine formellen Arbeitszeugnisse hast, etwa nach Projektarbeit, Freelance -Tätigkeiten oder bei einem Branchenwechsel,
- bei Initiativbewerbungen, um deine Motivation zu unterstreichen,
- im internationalen Kontext, da in vielen Ländern Referenzen wichtiger sind als Arbeitszeugnisse,
- wenn du soziale Kompetenzen oder Teamverhalten besonders hervorheben willst, oder
- zur Ergänzung eines knappen oder neutralen Arbeitszeugnisses.
Ein gutes Referenzschreiben ersetzt also nicht deine anderen Unterlagen – es verstärkt sie. Es kann gerade dann überzeugen, wenn du aus klassischen Bewerbungsformaten herausstichst oder mit einer ungewöhnlichen Laufbahn punktest.
„Ein starkes Referenzschreiben spricht für dich, bevor du selbst sprichst. Denn in jeder guten Referenz steckt ein Stück deiner Geschichte – geschrieben aus der Sicht derer, die dich beireits kennengelernt haben. Es erzählt von deinen Leistungen, deiner Haltung und dem Eindruck, den du hinterlassen hast. Hol dir diesen Vorsprung: Frage gezielt nach Referenzen, die deine Kompetenzen authentisch und klar spiegeln und baue dir so früh ein Portfolio auf, das deine Stärken aus verschiedenen Blickwinkeln beleuchtet. Denn überzeugende Referenzen machen aus einer Bewerbung eine Einladung zum persönlichen Gespräch."
(Felix Berghoff, CSO bei Karriere Südwestfalen)
Aufbau und Struktur: So gelingt das Referenzschreiben
Ein gelungenes Referenzschreiben ist präzise, persönlich und auf eine DIN-A4-Seite begrenzt. Es sollte klar gegliedert sein, damit Personalverantwortliche die Informationen schnell erfassen können.
Typischerweise beginnt es mit dem Briefkopf der referenzgebenden Person inklusive Name, Position, Unternehmen und Kontaktdaten. Danach folgt das Datum sowie ein aussagekräftiger Betreff wie „Referenzschreiben für Maria Mustermann“.
In der Einleitung beschreibt die referenzgebende Person, in welchem Verhältnis sie zu dir steht – also in welchem Zeitraum ihr zusammengearbeitet habt und in welchem Kontext (z. B. als Teamleitung oder Projektpartner*in). Der Hauptteil enthält die eigentliche Bewertung: fachliche Stärken, Erfolge, Arbeitsweise und Verhalten im Team. Auch persönliche Eigenschaften wie Zuverlässigkeit, Kreativität oder Belastbarkeit finden hier ihren Platz.
Ein guter Schluss rundet das Schreiben mit einer eindeutigen Empfehlung ab. Formulierungen wie „Ich empfehle Frau Mustermann uneingeschränkt weiter“ oder „Ich stehe für Rückfragen gerne zur Verfügung“ sind üblich und zeigen, dass das Schreiben ernst gemeint ist.
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Ein Beispiel: So sieht ein Referenzschreiben konkret aus
Um ein Gefühl für den Ton und die Struktur zu bekommen, hilft ein konkretes Beispiel. Das folgende Referenzschreiben-Beispiel zeigt, wie du deine Stärken professionell und persönlich darstellen lassen kannst:
„Frau Maria Mustermann war vom 1. März 2020 bis zum 31. August 2023 als Content Managerin in meinem Team bei der Musteragentur tätig. Während dieser Zeit habe ich sie als äußerst engagierte, analytisch denkende und kreative Mitarbeiterin kennengelernt, die komplexe Inhalte zielgruppengerecht aufbereiten konnte. Frau Mustermann überzeugte durch ihre konzeptionelle Stärke, ihre Eigenverantwortung und ihre Bereitschaft, auch kurzfristige Herausforderungen souverän zu meistern. Besonders hervorheben möchte ich ihre erfolgreiche Betreuung eines umfangreichen Relaunch-Projekts, bei dem sie sämtliche Texte für die neue Unternehmenswebsite koordinierte und selbst verfasste. Im Team war sie für ihre strukturierte Arbeitsweise, Kollegialität und ihren Humor sehr geschätzt. Ich empfehle Frau Mustermann uneingeschränkt weiter und stehe für Rückfragen gern zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen Martina Musterfrau – Leitung Online-Redaktion, Musteragentur“
Tipps für ein starkes Referenzschreiben
Damit dein Referenzschreiben im Bewerbungsprozess wirklich überzeugt, kommt es nicht auf die Anzahl an, sondern auf die Qualität. Ein einziges, gut formuliertes Schreiben mit klaren Aussagen, echten Beispielen und einer glaubwürdigen Tonalität kann viel mehr Eindruck machen als mehrere schwache oder austauschbare Empfehlungen. Deshalb lohnt es sich, mit Sorgfalt vorzugehen – sowohl bei der Wahl der Person als auch bei der inhaltlichen Ausgestaltung.
Worauf du achten solltest:
- Sprich deine Wunschreferenz frühzeitig an – idealerweise noch während der Zusammenarbeit oder direkt danach.
- Bereite einen Entwurf vor, wenn du darum gebeten wirst – viele Vorgesetzte sind dankbar für diese Unterstützung.
- Nutze konkrete Beispiele, um Stärken zu belegen – das wirkt glaubwürdiger als allgemeines Lob.
- Halte das Schreiben klar und strukturiert, ohne Floskeln oder Übertreibungen.
- Achte auf eine einheitliche Gestaltung, wenn du das Schreiben als PDF beilegst – es sollte zum Layout deiner restlichen Unterlagen passen.
Wichtig ist, dass das Schreiben echte Substanz hat. Statt leerer Phrasen sollten konkrete Erfolge, besondere Eigenschaften oder prägende Erlebnisse genannt werden, die deine Stärken greifbar machen. Ein Satz wie „Herr Müller überzeugte durch seine Kommunikationsstärke, besonders in der Krisensituation während des Kundenprojekts XY“ wirkt glaubwürdiger als ein pauschales „Herr Müller war sehr kompetent“. Formulierungen sollten klar, aktiv und professionell sein – ohne übertrieben zu klingen.
Auch die äußere Form spielt eine Rolle. Achte darauf, dass das Referenzschreiben sauber formatiert ist, den Briefkopf der ausstellenden Person enthält und optisch zu deinen übrigen Bewerbungsunterlagen passt. Wenn du es als separates PDF beilegst, sollte es mit der gleichen Schriftart, demselben Layout. und der gleichen Qualität gestaltet sein wie dein Anschreiben und Lebenslauf.
Besonders einfach und zuverlässig gelingt dir das mit Adobe Acrobat: Du kannst ein Word in PDF umwandeln, ohne dass Formatierungen verrutschen.
Vergiss nicht: Ein Referenzschreiben ist ein Bonus – aber einer, der besonders in wettbewerbsintensiven Branchen den Unterschied machen kann. Mit einem gut platzierten, professionell formulierten Schreiben zeigst du nicht nur, dass du fachlich überzeugst, sondern auch, dass andere dir vertrauen und dich gerne weiterempfehlen. Und genau das wollen potenzielle Arbeitgeber sehen.
Referenz schreiben Muster – deine Vorlage zum Anpassen
Nicht jede Person ist geübt im Verfassen solcher Schreiben. Hilfestellungen wie ein Muster oder eine Vorlage erleichtern den Prozess und stellen sicher, dass dein Referenzschreiben professionell klingt. Wenn du Unterstützung brauchst oder selbst einen Vorschlag formulieren willst, kannst du dich an folgender Referenzschreiben Vorlage orientieren:
Unternehmensname / Organisation Name,
Position der Referenzperson
Adresse
E-Mail, Telefonnummer
Ort, Datum
Betreff: Referenzschreiben für [Vorname Nachname]
Guten Tag,
[Name] war vom [Startdatum] bis zum [Enddatum] in meinem Team als [Position] tätig. In dieser Zeit habe ich [Name] als [Adjektive: engagiert, lösungsorientiert, teamfähig] kennengelernt. Zu den Hauptaufgaben zählten [kurze Aufzählung].
Besonders hervorzuheben ist [Erfolg oder Projekt], das [Name] mit viel Eigenverantwortung und Kreativität umgesetzt hat. Auch menschlich war [Name] im Team sehr geschätzt. Ich empfehle [Name] uneingeschränkt weiter und stehe für Rückfragen jederzeit zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen [Unterschrift] [Name, Position, ggf. Firmenstempel]
Co-Autor: Felix Berghoff
Der Mitbegründer von Karriere Südwestfalen bringt als gelernter Ökonom langjährige Expertise im Bereich Online-Recruiting mit. Die Karriereportale von ontavio sind mitlerweile in vielen Regionen Deutschlands bekannt.
Felix Berghoff, CSO, Karriere Südwestfalen
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