PDF/A: ¿En qué se diferencia del PDF?

¿Qué es el formato PDF/A?

PDF/A (Portable Document Format Archivable) es un formato de archivo diseñado para el archivado a largo plazo de documentos digitales.

Se trata de una versión estandarizada por la Organización Internacional de Normalización (ISO 19005) que define cómo deben almacenarse fuentes, imágenes y metadatos para mantener el aspecto y contenido del documento inalterable con el paso del tiempo.

A diferencia del PDF tradicional, los archivos PDF/A no dependen de software, hardware ni sistemas operativos específicos. Esto los convierte en el formato ideal para documentos que deben conservarse durante décadas, cumpliendo con los requisitos de archivado legal y auditorías.

Qué tipos de PDF/A existen

Hay cuatro variantes de la serie estándar PDF/A disponibles para el archivado digital de documentos a largo plazo: PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/A-3 y PDF/A-4. PDF/A-1 es la versión original, mientras que PDF/A-2, PDF/A-3 y PDF/A-4 la complementan y proporcionan funciones adicionales para el archivado a largo plazo. Revisemos en detalle cada una:

PDF/A-4 (2020)

La versión más reciente, diseñada para flujos modernos de trabajo:

• 4f: permite adjuntar archivos no PDF/A.
• 4e: integra contenido 3D, muy usado en ingeniería y diseño.

¿Cuáles son las ventajas y desventajas de utilizar PDF/A?

La versión PDF/A ofrece algunas ventajas, pero también algunas limitaciones. Aquí te dejamos el detalle:

Las ventajas de PDF/A

• Archivado a largo plazo: PDF/A ofrece una solución fiable para el archivado a largo plazo de documentos digitales.
• Legibilidad a largo plazo: PDF/A garantiza que los documentos sigan siendo legibles en el futuro, independientemente de los cambios tecnológicos.
• Coherencia del formato: PDF/A mantiene la integridad visual de un documento porque no depende de archivos o fuentes externos.
• Posibilidad de buscar texto: PDF/A permite extraer el contenido del texto, lo que permite realizar búsquedas en él.
• Metadatos: PDF/A admite la incrustación de metadatos, lo que facilita la identificación y búsqueda de documentos.
• Incrustar texto: el contenido de texto se puede incrustar directamente en un documento, incluidas las firmas electrónicas.
• Estándares mundiales: PDF/A es un estándar reconocido mundialmente y se desarrolla periódicamente.

Las desventajas de PDF/A

• Compatibilidad: no todos los documentos se pueden convertir a PDF/A sin problemas. Los documentos con contenido de audio o vídeo, así como los archivos que contienen JavaScript, pueden causar problemas al convertirlos a PDF/A.
• Representación visual: al convertir a PDF/A, puede haber errores en la representación visual.
• Tamaño del archivo: debido a que PDF/A incorpora todo el contenido utilizado en un archivo, un documento puede contener rápidamente un mayor volumen de datos que los archivos PDF tradicionales.

¿Dónde se utiliza el formato PDF/A?

El PDF/A es ampliamente usado por empresas e instituciones que deben garantizar la preservación y autenticidad de sus documentos digitales:

• Administraciones públicas: archivado de expedientes y documentos legales.
• Sector financiero: conservación de registros contables.
• Bibliotecas y archivos históricos: preservación de documentos antiguos digitalizados.
• Sector sanitario: almacenamiento seguro de historiales clínicos.

Cómo saber si un archivo es PDF/A

Un archivo PDF/A tiene la misma extensión .pdf que cualquier otro documento, pero se puede verificar su cumplimiento directamente en Adobe Acrobat:

1. Abre el archivo en Adobe Acrobat.
2. Ve a Archivo > Propiedades > Descripción > Estándar PDF/A.
3. O utiliza la herramienta “Verificar cumplimiento” en el panel lateral para confirmar la norma ISO aplicada (PDF/A-1b, A-2u, etc.).

En la información de cumplimiento puedes consultar el estándar utilizado para crear el archivo, el nombre ISO y la compatibilidad con otros archivos PDF como PDF/X, PDF/E, PDF/VT o PDF/UA.

Crea un archivo PDF/A: aquí explicamos cómo

¿Te gustaría convertir un documento de texto a PDF/A para archivarlo? Si tu documento está guardado como un archivo de Word, simplemente puedes guardarlo como PDF/A en Microsoft Word:

En Microsoft Word puedes guardar un documento en PDF/A directamente desde el programa Office.

1. Abre Microsoft Word y haz clic en Archivo en la esquina superior izquierda.
2. Ahora haz clic en Guardar como y luego haz clic en Examinar.
3. Ahora puedes seleccionar PDF como tipo de archivo y luego hacer clic en Opciones.
4. Se abrirá una nueva ventana en la que podrás seleccionar las opciones de PDF (PDF/A) a continuación.
5. Haz clic en Guardar y tu archivo de Word se guardará en formato PDF/A.

¿Quieres convertir un archivo PDF a PDF/A? Para hacerlo tienes varias opciones con Adobe Acrobat Pro. Por ejemplo, puedes convertir tu archivo PDF usando tu perfil:

1. Ve a la pestaña Herramientas y selecciona Usar la producción de impresión. En un lateral del programa verás el grupo de herramientas para la producción impresa.
2. Ahora haz clic en Comprobaciones y en el cuadro de diálogo selecciona Estándar PDF en el menú desplegable.
3. Luego ve a la pestaña Perfiles y expande tu perfil predeterminado. En el estándar PDF/A, selecciona Convertir a PDF/A-1b y haz clic en Verificar y corregir.
4. Ahora todo lo que tienes que hacer es hacer clic en Guardar para convertir el archivo a PDF/A.