ドキュメントワークフローとは

ワークフローの見直し

何かを執筆する際の、「誰が、何を、いつ、どこで、なぜ」という典型的な問いかけは、しっかりとしたドキュメントワークフローについて、アイディアを出し合う時にも役に立ちます。以下のような点を考慮し、フローチャートにしてみましょう。

• 組織の中で誰が文書にアクセスする必要があるか？機密情報の場合、アクセスする権限とセキュリティのバランスをどのように取るか？関係のあるステークホルダーに知らせるための通知があるか？
• ワークフローにはどのような種類の文書が適切か？
• 新しい文書はいつワークフローに入り、それはどのくらいの期間で通過すべきか？
• 文書はどこに保管し、そのシステムをどのように整理するか？メタデータ、バージョンコントロール、その他のデジタル文書のコントロール方法を使用するか？
• 特定の文書に、なぜこのようなステップを踏むのか？

例えば、売買契約書のテンプレートがあるとします。営業チームは、様々な種類やバージョンがある、このような契約書へのアクセス権限の管理を必要としています。契約書は、営業チームのメンバーが、取引の見込みがあって契約書を必要とした時にワークフローに入ります。そのため、どこからでもアクセスできなければなりません。Adobe Document Cloudにこの文書を保管しておけば、営業チームのリーダーがアクセスの管理権限を保持しながら、営業チームに簡単にアクセス権限を付与できます。そうすればチームは、取引が成立したらすぐに契約書を作成することができます。

当然かもしれませんが、プロセスをドキュメントワークフロー（例えば、文書で）を使って明確にしておけば、面倒な手続きで時間を無駄にすることなく、誰もが同じ認識で作業にあたることができます。しかも、すべてを文書化するということは、プロセス自動化の進行状態を測定する、KPI（重要業績評価指標）を向上させる助けともなります。