受領書とは？領収書との違いや書き方、注意点を解説【無料テンプレ付き】

受領書の目的

受領書を発行する主な目的は以下の3つです。

⚫︎納品完了を証明する：発注した商品やサービスが、契約どおりに確かに買い手の手元へ届いたことを証明します

⚫︎取引状況を見える化する：納品が完了したことを第三者にもわかるように記録し、双方の認識違いを防ぎます

⚫︎トラブル時の証拠となる：納品数量の不一致といった問題が生じた場合、「いつ、何を、どれだけ受け取ったか」を証明する客観的証拠となります

例として、B社からA社に100個の商品が納品されたケースを考えてみましょう。

この場合、A社が受領書を発行すれば、「〇月〇日に100個の商品を確かに受け取りました」という記録が残ります。

これにより、後から「80個しか届いていない」といった主張があった場合でも、受領書をもって事実関係を確認できます。

つまり、以下のように整理できます。

・受領書：「商品を受け取りました」という証明

・納品書：「これをお届けします」という明細

・検収書：「受け取った商品に問題ありません」という証明

・領収書：「お金を受け取りました」という証明

なお、一般的な取引の流れにおける各書類の位置付けは以下のとおりです。

上記に加えて、備考欄を設け、納品書番号や発注書番号を記載すると、関連書類との照合がしやすくなるでしょう。


これらの項目を漏れなく記載し、正確な受領書を作成するには、テンプレートを活用するのがオススメです。次の章では、すぐに使える無料テンプレートをご紹介します。

【手順1】テンプレートをアップロードする

Acrobat オンラインツールの「PDFを編集」ページにアクセスし、受領書のPDFテンプレートをアップロードします。「ファイルを選択」ボタンをクリックするか、ファイルをドラッグ＆ドロップしてください。

ファイルがアップロードされたらログインします。アカウントがない場合は、無料でアカウントを作成してください。GoogleやFacebookアカウント、Apple IDがあれば、すぐにログインできます。

【手順2】必要項目を入力する

ツールバーから「A」のアイコンを選択し、テンプレート上の入力したい箇所をクリックします。住所や品名、数量など必要な項目を入力しましょう。テキストサイズを調整し、見やすく仕上げます。

テキストを打ち直したい場合は、該当テキストを選択してから編集するか、ゴミ箱アイコンをクリックして削除できます。

【手順3】電子印鑑を押す（任意）

電子データの受領書には原則として印鑑を押す必要はありませんが、取引先が希望する場合や商習慣に応じて電子印鑑を追加します。

「電子サイン」を選択し、「署名を追加」をクリックしましょう。ツールバーのペンアイコンをクリックしてもOKです。

ポップアップが開いたら、「画像」を選択し、電子印鑑（画像）をアップロードしてください。その後、「保存」ボタンをクリックします。

電子印鑑をこれから作成したい方は、以下の記事をご確認ください。

【無料】電子印鑑を編集・作成してPDFに押す方法

【手順4】ダウンロードする

受領書が完成したら、「ダウンロード」ボタンをクリックしてPCに保存しましょう。

また、「共有」機能を使えば、完成した受領書をリンク（URL）形式で送ることも可能です。メール添付だけでなく、社内システムやチャットツールでも共有できるため、スムーズに連携できます。

なお、Acrobat オンラインツールなら、Microsoft ExcelやMicrosoft Wordで作成した受領書を、PDFに変換できます。

受領書をPDF形式に統一して保存しておけば、PCやスマートフォン、タブレットでも表示が崩れず、検索性も高まるため、書類の管理もスムーズです。

関連：無料でExcelをPDFに変換する方法（初心者向け・ソフト不要）

関連：【無料】WordをPDFに変換するカンタンな方法（ソフト不要）




ここまで、受領書の基本や作成方法についてご紹介しました。

次の章では、受領書を発行する際の注意点やトラブルを防ぐためのコツを解説します。

受領書に関する実務をスムーズに行うために、ぜひチェックしておきましょう。

発行にまつわる注意点

実務担当者がよく直面する発行タイミングや印紙税の疑問について解説します。

保管・管理にまつわる注意点

受領書は法令により一定期間の保存が必要です。適切な保管・管理の方法を確認しましょう。

よくあるトラブルと対処法

受領書に関するトラブルと具体的な対処方法を解説します。

受領書を電子化する3つの大きなメリット

【メリット1】保管スペースの削減

物理的な保管場所（ファイル、書庫など）が不要になり、オフィススペースを有効活用できます。

【メリット2】検索性の向上

ファイル名やキーワードですぐに検索できるため、特定の受領書を探す作業が格段に効率化されます。

【メリット3】紛失・破損リスクの低減

紙の書類と異なり、データとして適切に管理・バックアップすれば、紛失や火災・水害などによる破損のリスクを大幅に減らせます。


そのほか、印紙税のコスト削減（金銭受領書の場合）や、場所を選ばず受領書の確認や発行ができる（テレワーク対応）といったメリットもあります。

ほかにも、生成AIを使ってPDFを要約したり、複数のPDFをひとつに結合できたりと、ビジネス文書の作成・管理に役立つ機能が満載です。

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受領書は必ず発行しなければならないのですか？

法令で義務付けられてはいませんが、取引の証拠として発行するのが一般的です。特に高額な取引や初めての取引では、トラブル防止のために発行したほうがよいでしょう。

メールで受領通知を送るだけでも有効ですか？

はい、有効です。ただし、単に「受領しました」と記載するだけでなく、受領した商品名や数量、受領日、担当者名などを明記し、メールの送信履歴（送信済みフォルダ）を残しましょう。

なお、PDFの受領書をメールに添付する形、メール本文にテキストで明記する形、どちらでも有効ですが、前者のほうが形式が整っており、保存や第三者への提示にも適しています。

さらに高度な証明が必要な場合は、電子署名の利用を検討しましょう。

関連：PDFに電子署名するやり方と仕組みを解説（無料で電子サインする方法も）

受領書と領収書の違いは何ですか？

受領書と領収書は、目的と発行者が異なります。

⚫︎受領書：「商品やサービス」を受け取ったことを証明する書類で、買い手（発注者）が発行する（金銭受領書／預り証は、前払い金や契約金など、最終的な代金決済の前に金銭のやり取りがある場合に使用されます）

⚫︎領収書：「代金（お金）」を受け取ったことを証明する書類で、売り手（受注者）が発行する

通常の取引では「納品→受領書発行→支払い→領収書発行」という流れになり、それぞれ証明する内容や発行のタイミングが異なるため、混同しないよう注意しましょう。

関連：領収書の書き方を見本付きで解説！インボイス制度対応の記載例も

個人事業主も受領書を発行する必要がありますか？

発行義務はありませんが、取引先から求められた場合は発行しましょう。特に法人との取引では、相手の経理処理の都合上、必要となるケースが多いです。

発行・受領した書類は、青色・白色申告ともに5年間の保存義務があります。