納品書は、取引先との信頼関係を築くうえで大切な書類です。
「書き方に誤りがないか」「必要な項目がきちんと記載されているか」など、作成時には気をつかう点も多く、慣れていないと不安を感じることもあるでしょう。
そこで本記事では、納品書作成の手間を減らし、安心して提出できるよう、無料で使えるPDF形式の納品書テンプレートをご紹介します。
あらかじめ必要な項目が整っているテンプレートを使えば、内容に迷うことなく、スムーズに納品書を作成できます。
あわせて、納品書の役割や作成時の注意点など、基本的な知識もわかりやすく解説。
記事の後半では、納品書の作成・管理に便利なPDF編集ツールもご紹介します。
納品書作成に不安や負担を感じている方は、ぜひ最後までご覧ください。
目次
【用途別】納品書の無料テンプレート（インボイス制度対応）
納品書のテンプレートを用途別に用意しました。
各テンプレートには、必要な基本項目があらかじめ記載されているため、内容を編集するだけで、スムーズに正確な納品書を作成できます。
いずれのテンプレートも登録不要で、無料ダウンロードできるので、ぜひご活用ください。
【タイプ3】繰越金額対応のテンプレート
過去の未払い分など、繰越残高を明記したい場合に使用します。
繰越金額対応の納品書テンプレートをダウンロードする（Excel）
【タイプ4】源泉徴収対応のテンプレート
業務委託やフリーランスへの支払いなど、源泉徴収が必要な場合に使えるテンプレートです。
源泉徴収対応の納品書テンプレートをダウンロードする（Excel）
【タイプ5】英語のテンプレート
海外との取引や英語圏のクライアントに納品書を発行する際に便利です。
【応用編】おしゃれな納品書を作りたい方には「Adobe Express」がオススメ
「ロゴやブランドカラーを手軽に統一したい」「ギフト同梱だから開封体験にもこだわりたい」
そんな方には、Adobe Expressの活用がオススメです。
Adobe Expressは、直感的な操作で誰でもカンタンに使える無料のデザインツールです。
あらかじめ用意されたテンプレートをもとに、背景やフォントの変更、写真やイラストの追加などが自由に行え、オリジナリティーのある納品書を手軽に作成できます。
作成した納品書はPDF形式で保存できるため、印刷やメール添付もスムーズに行えます。
Adobe Expressは、以下のボタンから無料で始められます。
さて、テンプレートをダウンロードしたところで、次は納品書に記載すべき基本項目について確認していきましょう。
初めて納品書を作る方にもわかりやすく解説するので、「何から記入すればよいのかわからない」という方もご安心ください。
こちらでは無料のPDF編集ツール「Acrobat オンラインツール」を使ってテンプレートを直接編集する方法を紹介しています。
納品書とは
納品書とは、商品やサービスを納品する際に、売り手が買い手に対して発行する書類です。「何を・いくつ・いくらで納品したのか」といった内容を記載し、納品が確かに行われたことを証明する役割があります。
納品書があることで、受け取る側は「どんな内容のものが届いたのか」をすぐに把握でき、注文内容と合っているか、数量や金額に誤りがないかを確認できます。
さらに、発注前の見積書や、納品後に発行される請求書と照らし合わせて、契約通りの取引が行われているか、請求金額が適切かをチェックすることも可能です。
このように納品書は、納品の証明としてだけでなく、取引先に安心感を与え、スムーズな取引を支える重要な書類です。
法律上、発行が義務づけられているわけではありませんが、上記の理由から、多くの企業が納品書を発行しています。
納品書について理解したところで、あわせて押さえておきたいのが「見積書」や「請求書」です。
これらの書類は取引の中でよく一緒に使われますが、それぞれ役割や送付のタイミングが異なります。
混同しやすいところでもあるので、ここでカンタンに整理しておきましょう。
商品やサービスの内容・価格・納期などの取引内容を伝えるための文書
売り手が買い手に対して、契約前に送付する
納品内容を記録するための文書
商品やサービスの納品時に送付される
代金を請求するための文書
一般的に、納品後や作業完了後に送付される
※契約内容によっては、請求（支払）と納品の順番が前後する場合もあります
納品書だけでなく、見積書や請求書についても理解しておくことで、業務の流れを正しく把握でき、取引をよりスムーズに進められます。
なお、請求書や見積書の役割・書き方については、以下の記事で詳しく解説しています。
作成に便利なテンプレートもダウンロードできるので、ぜひチェックしてみてください。
【無料・登録不要】見積書のテンプレートと書き方や注意点を解説
次の章では、納品書に必要な基本項目について解説します。
記入例も一緒にご紹介するので、ご自身のケースに合わせてアレンジしながら、作成を進めていきましょう。
納品書の記載項目と書き方
納品書には、法的に定められたフォーマットはありませんが、一般的に記載しておくべき基本項目があります。
ここでは、ベーシックな納品書テンプレートを見本に、各項目に何を書けばよいのかを、実際の記入例とあわせてわかりやすくご紹介します。
実際に商品やサービスを納品した日
※配送の場合は、発送日を書くのが一般的
件名：納品の内容が一目でわかるタイトル
納期：取り決めた納期や実際の納品日
支払条件：支払方法や期日など
商品やサービスの詳細（品名・数量・単価・金額など）
※軽減税率対象品目は（※）印などで明記する
注意事項や特記事項を記載
空欄でも問題ないが、お礼の一言を添えるとより丁寧な印象に
納品書に記載する基本項目は以上です。
また、以下のような項目は、必要に応じて追加しましょう。
- 繰越金額：過去の未払い残高を加味した場合
- 値引き：一定条件に応じた割引がある場合
- 源泉徴収：特に業務委託契約で、源泉税を控除する場合
納品書に記載すべき項目がわかったところで、いよいよ納品書を作成してみましょう。
次の章では、テンプレートとPDF編集ツールを使って、納品書を作成する方法をご紹介します。
PDFテンプレートから納品書をサクッと作成する方法
それでは、PDFテンプレートと「Acrobat オンラインツール」を使って、納品書を手軽に作成する方法をご紹介します。
Adobe Acrobat オンラインツールは、無料のPDF編集ツールです。
ソフトのインストール不要で、インターネット環境さえあれば、PC・スマホ・タブレットのどの端末でも使えます。
また、操作がシンプルなので、初めての方でも迷わず作業を進められるのが特長です。
今回は、ベーシックな納品書テンプレートを例に、編集手順を解説します。
テンプレートをまだダウンロードしていない方は、以下からダウンロードしましょう。
【手順1】テンプレートをアップロードする
まずは「PDFを編集」にアクセスし、テンプレートをアップロードします。
アップロードするには「ファイルを選択」から選ぶか、ドラッグ＆ドロップしてください。
https://main--dc--adobecom.aem.page/jp/dc-shared/fragments/roc/seo/business/online-pdf-editor
ファイルがアップロードされたらログインします。
アカウントがない場合は、無料でアカウントを作成してください。GoogleやFacebookアカウント、Apple Accountがあれば、すぐにログインできます。
【手順2】必要項目を入力する
ツールバーから「A」のアイコンを選択し、入力したい箇所をクリックして内容を記入します。
必要に応じて文字サイズを調整し、見やすく仕上げましょう。
テキストを修正したい場合は、該当箇所を選択して編集するか、ゴミ箱アイコンをクリックして削除できます。
【手順3】電子印鑑を押す（任意）
納品書への押印は義務ではありませんが、取引先の希望や慣例で押印が必要な場合は、電子印鑑を追加します。
「電子サイン」を選択し、「署名を追加」をクリックしましょう。
ポップアップが開いたら、「画像」を選択し、電子印鑑（画像）をアップロードしてください。その後、「保存」ボタンをクリックします。
電子印鑑をこれから作成したい方は、以下の記事をご確認ください。
【手順4】ダウンロードする
納品書が完成したら、「ダウンロード」ボタンをクリックしてPCに保存しましょう。
また、「ツール」＞「共有」機能を使うと、完成した納品書をリンク（URL）形式で送ることも可能です。リンクを共有しておけば、修正内容がリアルタイムで反映されるため、都度ファイルを再送する手間が省け、社内での確認や承認フローもスムーズに進みます。
ただし、先方に共有する際は、不要なトラブルを避けるためにもダウンロードした納品書をメールに添付して送付しましょう。
なお、Acrobat オンラインツールなら、Microsoft ExcelやMicrosoft Wordで作成した納品書も、PDFに変換できます。
納品書をPDF形式で保存しておけば、どのデバイスから開いてもレイアウトが崩れにくく、検索性も高まるため、書類の管理もスムーズです。
関連：無料でExcelをPDFに変換する方法（初心者向け・ソフト不要）
関連：【無料】WordをPDFに変換するカンタンな方法（ソフト不要）
ここまで、納品書の基本や作成方法についてご紹介しました。
次の章では、納品書を発行する際の注意点を解説します。
納品書に関する実務を円滑に行うために、ぜひチェックしておきましょう。
納品書を作成するときの3つの注意点
正しい納品書を作成するには、いくつか注意すべきポイントがあります。
ここでは、見落としがちな点や、トラブルを防ぐためのポイントを3つ解説します。
見積書や注文書の内容と合っているかを確認する
納品書に記載する商品やサービスの内容、金額などは、あらかじめ提出した見積書や、受け取った注文書と一致している必要があります。
例えば、見積書には「合計金額100万円」と記載されていたのに、納品書では「150万円」となっている場合、内容の食い違いからトラブルに発展する可能性があります。
こうした事態は、取引先との信頼関係を損なう原因にもなりかねません。
そのため、納品書を送付する前には、見積書や注文書と内容がきちんと合っているかどうかを、必ず確認しておきましょう。
なお、何らかの理由で見積書と納品書の内容が異なる場合は、納品書の備考欄にその旨を記載しておくと、誤解やトラブルを防げます。
収入印紙の貼付が必要なケースがあることに注意する
印紙税は、「金銭の受領を証明する書類」に課される税金です。
納品書はあくまで「納品した事実を記録する書類」であり、代金の受け取りを証明するものではないため、基本的に収入印紙の貼付は不要です。
ただし、例外もあります。
例えば、すでに代金の支払いが完了している場合に「領収書兼納品書」として発行するケースでは、金銭の受取証明とみなされ、収入印紙を貼付しなければなりません。
5万円以上の取引で「紙」で発行する場合のみ、以下のとおり印紙税が発生します。
なお、PDFなどの電子データで発行された書類には印紙税はかかりません。
コスト削減をしたい場合は、書類の電子化を検討してみるとよいでしょう。
保存期間・保管方法を守る
納品書は「国税関係書類」に該当し、一定期間の保存が義務付けられている書類です。
保存期間は以下のとおりです：
- 法人の場合：原則7年間（欠損金の繰越控除がある場合は10年間）
- 個人事業主の場合：5年間
また、近年は電子帳簿保存法により、メール添付やPDFなど、電子的に送信・受信した納品書は電子データのまま保管することが原則です。
保管にあたり、以下の要件を満たす必要があります。
- 真実性の確保：タイムスタンプの付与、または訂正・削除の履歴が残る仕組みを整えることにより、改ざんされていない原本の状態を保つこと
- 可視性の確保：データの保存場所が明確で、取引日付・金額・取引先名などで速やかに検索でき、誰もが確認できる状態を保つこと
詳しくは、以下の記事でも解説しています。
納品書に関するよくある質問
納品書を作成・送付する際に、「これで合っているかな？」と迷うこともあるかもしれません。
ここでは、納品書にまつわるよくある質問をご紹介します。気になる点を解消して、安心して納品書を準備しましょう。
インボイス制度に対応した納品書を作るには？
インボイス制度とは、2023年10月にスタートした、消費税の仕入税額控除を受けるための新しい制度です。
売り手は一定の記載要件を満たした「適格請求書（インボイス）」を発行し、買い手はこれを保存することで仕入税額控除を受けられるようになります。
インボイスと聞くと「請求書だけが対象」と思われがちですが、必要な記載事項をすべて満たしていれば、納品書でもインボイスとして認められます。
納品書をインボイス制度に対応させるためには、以下の6項目を記載する必要があります。
- インボイスの交付先である相手方の氏名または名称
- 売り手（自社）の氏名または名称と登録番号
- 取引年月日
- 取引内容（軽減税率の対象品目である旨）
- 10％・8％それぞれの対象となる対価の総額と適用税率
- 10％・8％それぞれの消費税額等
なお、本記事で紹介している納品書テンプレートは、すべてインボイス制度に対応済みのため、そのまま安心してお使いいただけます。
納品書の送付方法は？
納品書の送付にはいくつかの方法があります。
取引内容や相手の希望に合わせて、以下の方法から適切なものを選びましょう。
⚫︎納品物に同梱する
もっとも一般的なのが、商品と一緒に納品書を箱に入れて送る方法です。
ただし、納品書は法律上「信書」に該当するため、封をした封筒に入れて宅配便で送ることはできません。
封をしない状態で同梱する、透明な袋に入れる、「開閉自由」と記載するなど、無封の扱いになるよう工夫しましょう。
⚫︎郵送で送る場合
商品とは別に納品書を送る場合は、普通郵便やレターパックなど、信書に対応した手段を使います。宅配便は利用できないため注意が必要です。
封筒には「納品書在中」と明記し、送付状を同封するとより丁寧な印象になります。
⚫︎メールで送る
納品書を電子データで送る場合は、PDF形式にして添付するのが基本です。
Microsoft ExcelやWord形式は、受け取り環境によってはレイアウトが崩れたり、改ざんのリスクがあるため避けましょう。
送信前には、宛先の誤りやファイル添付の漏れがないかを必ず確認しましょう。
送付状は必要？
納品書を郵送する際は、送付状を同封するのが一般的なマナーです。
送付状があることで、相手は「何が届いたのか」をすぐに把握でき、スムーズに対応できます。
また、発注へのお礼や担当者名・連絡先などを添えると、丁寧で信頼感のある印象を与えることもできます。
なお、送付状の役割や書き方については、以下の記事で詳しく解説しています。作成に便利なテンプレートもダウンロードできるので、ぜひチェックしてみてください。
納品書まわりの作業をラクにするアドビの便利なツール
納品書の正しい作り方を押さえたら、次は業務効率化も意識したいところです。
「もっと手間を減らしたい」「紙の作業を減らして、もっとスマートに管理したい」——
そんなときに頼りになるのが、PDFの開発元であるアドビが提供するツールです。
ここでは、納品書の作成から送付、管理までをスムーズにしてくれるツールをご紹介します。
変換や圧縮などの機能を無料で使える「Adobe Acrobat オンラインツール」
https://main--dc--adobecom.aem.page/jp/dc-shared/fragments/roc/seo/business/acrobat-online-top
Acrobat オンラインツールは、ブラウザー上でPDFの編集や変換ができる無料ツールです。ソフトのインストールは不要で、インターネット環境があれば、PCやスマホ、タブレットで手軽に利用できます。ファイルをドラッグ＆ドロップするだけのシンプルな操作で、誰でもすぐに扱えるのも特長です。
Acrobat オンラインツールには、納品書の作成、送付、管理に便利な機能が揃っており、以下のリンクから今すぐ無料で使えます。
紙の書類をカンタンに電子化できる「Adobe Scan」
Adobe Scanは、紙の書類をスキャンして、すばやくPDFに変換できる無料アプリです。
例えば「取引先から紙の注文書が届いたが、デジタル文書として保管しておきたい」というケースでも、Adobe Scanを使えばすぐにデジタル化できます。
操作は非常にシンプルで、スマホでアプリを起動して書類にカメラをかざすだけ。書類の角度や明るさもきれいに補正して、PDFに変換してくれます。
スキャン後のファイルはクラウドに保存したり、メールで送信したりできるため、書類の整理や部署内での共有もスムーズです。
【Android版】Adobe Scanをダウンロードする
本記事では、納品書の役割や記載すべき基本項目、作成時の注意点、さらに業務効率化に役立つツールまで、実務で活用できる内容を幅広くご紹介しました。
テンプレートを活用すれば、記載内容に迷うことなく納品書を作成できます。
さらに、Acrobat オンラインツールやAdobe Scanなどの無料ツールを使えば、電子化や共有・保存といった事務作業もより効率的に進められます。
納品書まわりの業務を、よりスムーズかつストレスなく行うために、ぜひアドビのツールを活用してみてください。
（執筆：ウェブライダー）
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