内定通知書とは？必要性や法的効力、書き方まで解説【無料テンプレ付】

内定通知書を発行する目的

内定通知書を発行する主な目的は、以下の2つです。

内定通知書を発行するタイミング

内定通知書は、企業が最終的な採用決定を下した後に発行されます。

一般的には、企業が内定を伝え、候補者が受諾の意思を示したときが発行のタイミングです。新卒採用の場合は、内定式で手渡すことも少なくありません。

ただし、発行が遅れると内定者の不安を招き、他社の内定を先に承諾してしまう恐れもあります。複数の内定を得た内定者に対しては、迅速な通知が入社意思の獲得につながるため、企業側としてはできる限り早期の発行を心がけましょう。

「内定承諾書」との違い

内定通知書と関連する文書のひとつに「内定承諾書」があります。

内定承諾書は、内定者が入社の意思と提示された労働条件への同意を示す文書です。

一般的に、内定通知書と同時に発行されることが多く、署名や押印のうえ返送してもらうことで、企業側は内定者の入社意思を確認できます。

ただし、内定承諾書が提出されたからといって、労働契約が完全に成立するわけではありません。

内定承諾書は、あくまで「入社意思の表明」を目的としたものであり、正式な労働契約とは異なる点に注意しましょう。

採用業務での思わぬトラブルを防ぐには、これらの文書の法的な効力について理解しておくことが重要です。

次の章では、その法的側面をわかりやすく解説します。

内定通知書の発行義務

企業には、内定通知書を発行する法的義務はありません。

ただし、労働基準法では労働条件を明示することが義務付けられているため、通知書に条件を記載するか、別途「労働条件通知書」を交付する必要があります。

いずれにせよ、曖昧なままにするとトラブルの原因になりかねないため、書面にはできるだけ具体的な条件を明記しておきましょう。

内定通知書発行後の内定取り消し

内定通知書を発行した後でも、特定の条件を満たせば内定の取り消しは認められます。

ですが、企業側が一方的に取り消すには相応の理由が必要です。

例えば、以下のような場合が該当します。

• 内定者が履歴書に虚偽の記載をしていた場合
• 重大な法令違反や不祥事が発覚した場合
• 企業の業績悪化や経営上のやむを得ない事情が生じた場合

しかし実際には、企業の経済状況や方針変更のみでは、内定取り消しの正当性が認められないことがほとんどです。不当な内定取り消しは、訴訟リスクや損害賠償請求、企業の社会的信用の低下につながる可能性もあるため、内定取り消しを行う際は慎重な対応が求められます。

内定承諾書を受理した後の辞退の申し出

内定承諾書を受理した後であっても、内定辞退の申し出があることは珍しくありません。

日本の労働契約上、入社前の契約解除は比較的容易であり、企業側が内定者の入社を強制できないとされています。

とはいえ、内定辞退は企業の採用計画に大きな影響を与える可能性があります。特に、企業が採用活動を完全に終えた後の辞退は、採用計画の変更や追加募集など、大幅な調整を余儀なくされることもあるでしょう。

そのため企業は、内定承諾書を受理した後も定期的に社内報を発信したり、内定者向けに懇親会を開催したりするなど、辞退を防ぐための取り組みを積極的に行いましょう。

次の章では、内定通知書と混同しやすい3つの文書との違いを詳しく解説します。

採用通知書との違い

採用通知書は、企業が候補者に採用の決定を伝える文書です。

発行義務がない点は内定通知書と同じで、企業によっては両者をまとめて「採用内定通知書」とする場合もあります。

そのため、法的には両者の定義に明確な差はなく、企業の運用次第で以下のようなケースにわかれます。

• どちらか一方のみを発行するケース
• 両方発行するケース
• いずれも発行しないケース

ただし、いずれの書面を発行する場合でも、労働条件の詳細や就労開始日を明記すると、明記された内容での労働契約が成立したとみなされる可能性が高まります。

発行時には記載内容を慎重に検討しましょう。

労働条件通知書との違い

労働条件通知書は、企業が労働者に対して就労条件を明示するための文書です。

内定通知書とは異なり、労働基準法により企業に交付が義務付けられています。

また、交付のタイミングは労働契約の締結時点とされているため、内定通知の際に内定通知書と同時に発行するのがよいでしょう。

よって、両者の主な違いは以下のとおりです。

• 内定通知書：発行に法的な義務はない
• 労働条件通知書：書面による交付が義務付けられている

なお、企業によっては、内定通知書に労働条件通知書の内容を盛り込み、兼用することもあります。

ただしその場合も、法律で定められた必須項目をすべて記載する必要があるため、注意が必要です。作成にあたっては、弁護士や社会保険労務士といった専門家への相談をオススメします。

雇用契約書との違い

雇用契約書とは、企業と従業員の間の雇用契約の内容を書面化したものです。

雇用契約書の作成に法的な義務はありませんが、労使双方が労働条件を確認し、同意したことを示せるので、後のトラブル防止のために作成する企業が多いでしょう。

雇用契約書と内定通知書の主な違いは、以下のとおりです。

• 内定通知書：「内定時」に発行される採用の意思表示のための文書
• 雇用契約書：「内定後入社前まで」に取り交わされる、労働契約を確認するための文書

つまり、内定通知書は「労働契約の効力が発生する前段階の文書」であるのに対して、雇用契約書は「既に成立した労働契約を確認するための文書」であり、この点で両者は異なります。

なお、雇用契約書について知りたい方は、以下の記事もご覧ください。

【無料テンプレ有】雇用契約書とは？労働条件通知書との違いや作り方を解説

内定通知書と他の文書の違いを理解したら、実際の書き方を確認しておきましょう。

次の章では、内定通知書と内定承諾書の無料テンプレートをご紹介します。

このように、書面は従来の慣習として長く使われており、誰にでも受け入れられやすい一方、スピードやコストの面でデメリットがあります。

このように、メールは書面のデメリットを解消できる面もあります。

一方で、相手のインターネット環境が整っていない場合や、受信できる端末を所持していない場合は使えないため、相手の状況に合わせて書面と併用するとよいでしょう。

また、誤送信を防ぐため、送信前の入念な宛先チェックが欠かせません。

これらのメリットとデメリットを考慮し、社内方針や先方の状況に合わせて適切な手段を選択してください。

内定通知書に記載する項目

内定通知書の発行に法的な義務はありません。

しかし、トラブルを避け、内定者に安心感を与えるためにも、作成の際には以下のような項目を記載しましょう。

• 内定者の氏名
• 採用ポジション
• 入社予定日
• 雇用形態
• 給与／待遇
• 業務内容
• 勤務地
• 採用担当者の連絡先

また、給与・待遇・業務内容・就業場所など、労働条件に該当する項目については、労働条件通知書を別途作成して記載する方法もあります。

次の章では、こうした内定通知書・内定承諾書をすぐに作成できるPDFテンプレートや、メール送信時にそのまま使える文例もご紹介します。

なお、テンプレートを編集するには、ブラウザーで使用できる「Adobe Acrobat オンラインツール」が便利です。

直感的に操作できるうえに、25以上のPDF関連ツールや電子サイン機能を無料でお試しいただけます。

セキュリティ面にも配慮されていて安全に使えるので、日々の業務にぜひお役立てください。

次の章では、内定通知から内定承諾までの流れを紹介するとともに、各種書類業務を効率化する「Acrobat オンラインツール」の使い方も併せてご紹介します。

Acrobat オンラインツールを使った内定通知書の作成手順

Acrobat オンラインツールを使えば、PDFの編集もカンタンにできます。

ソフトのインストールは不要で、インターネット環境があれば、ブラウザー上で手軽にお使いいただけます。

さっそく先ほどご紹介したテンプレートを使って、内定通知書を編集してみましょう。

Acrobat オンラインツールなら内定承諾書の発行や返送もカンタン

内定承諾書の作成や返送依頼も、 Acrobat オンラインツールを使えばスムーズに行えます。

PDFテンプレートを編集するだけで承諾書が完成し、そのままAcrobat Signと連携した電子署名の依頼も可能です。

署名を依頼された内定者は、PCやスマホからメールを開いてカンタンに署名ができる仕組みなので、書類返送の手間が省けます。

電子署名を依頼する手順は動画でも解説しているので、お好きな方法でチェックしてください。

https://www.youtube.com/embed/zYN8cKJ0QKI

【メリット1】ペーパーレスで手間とコストを削減できる

Acrobat オンラインツールを活用することで、用紙代や印刷代、郵送費用といった紙の書類に関連するコストを削減できます。

さらに、書類管理の手間が省け、物理的な保管スペースも不要になるため、人件費の削減とオフィス空間の有効活用につながります。

【メリット2】迅速な対応で他社と差を付けられる

優秀な人材を確保するには、採用決定から入社確約までのスピード感が大切です。

Acrobat オンラインツールなら、内定通知書や内定承諾書の作成・送信・署名までスピーディーに進められるため、内定者に対する対応スピードが向上します。

その結果、競合他社に先んじて内定を承諾してもらえる可能性が高まるため、採用活動を有利に進められます。

【メリット3】内定承諾書の署名までオンラインで完結できる

Acrobat オンラインツールの電子サイン機能を使えば、内定者は印刷・返送不要で、PC・タブレット・スマホから指定の書面へサインしてもらうだけで署名まで完結できます。

また、インターネット環境さえ整っていれば使えるため、場所による制約を受けません。

リモートワークがますます普及する現代において、この手軽さは大きなメリットとなります。

【メリット4】セキュリティ面も安心して使える

Acrobat オンラインツールは、高度なセキュリティ対策が実施されているため、安心してご利用いただけます。

• ログインせずに利用した場合：アップロードしたファイルは、作業終了後にサーバーから削除され、残らない
• ログインした場合：アップロードや変換をしたファイルは、暗号化してアドビのクラウドストレージに自動で保存され、いつでも削除可能

さらに、アクセス制限をかけることで、関係者だけが文書を閲覧・編集できるように管理することも可能です。

その他、アドビのセキュリティに関する取り組みについて、詳しくは以下のページもご確認ください。

アドビのセキュリティについて


このように、Acrobat オンラインツールを活用すれば、内定通知のフローが従来の書面でのやり取りに比べて格段にスムーズになります。

ぜひ、この記事で紹介したポイントを押さえて内定通知書を作成してみてください。

なお、Acrobat オンラインツールは、今回ご紹介したPDFの編集、電子署名の追加・依頼に加えて、PDFに関する25以上の機能を無料で使えます。

Acrobat オンラインツールの詳しい情報については、以下の記事で解説しています。

はじめてのAdobe Acrobat オンラインツール完全ガイド（概略版）

PDF形式を開発したアドビならではの、高品質かつ多彩なPDF編集機能を、ぜひオンラインでお試しください。

内定通知書に会社の押印は必要ですか？

内定通知書には、法律で「印鑑を押さなければ無効」といった規定はありません。

したがって、会社の押印がなくても通知書として法的効力はあり、有効な内定とみなされます。ただし、社内手続きや第三者への証明を重視する場合は、慣習的に押印を行うケースが多くみられます。

内定承諾書の署名（返送）期限の延長を求められた場合、応じる義務はありますか？

法的に応じる義務はありませんが、内定者の事情や企業の方針により応じることは可能です。

例えば、他社の選考結果待ちの内定者が、その結果次第で内定承諾を検討したいと考えるケースもあるでしょう。

この場合、署名（返送）期限を再設定し、内定者の事情を考慮することも、企業側の対応として求められる可能性があります。

内定通知書と採用通知書は別々に発行が必要ですか？

内定通知書と採用通知書の発行は、法律で義務付けられていません。

そのため、どちらか一方のみを発行する、または両者を統合した「採用内定通知書」として発行する場合があります。

社内での事務手続きの必要性に応じて運用すれば問題ありません。