Qu'est-ce qu'un fichier XLS ?

Microsoft a créé le format de fichier XLS pour son célèbre logiciel de feuille de calcul, Excel. Celui-ci définit le format des classeurs Excel et leur combinaison de tableaux structurés et semi-structurés. 

Pour résumer, un fichier XLS est le classeur Excel original : une feuille vierge divisée par des lignes et des colonnes en petites cases, appelées cellules. Vous pouvez utiliser ces cellules pour saisir des données ou du texte, utiliser des formules pour effectuer des calculs et créer des graphiques ou des images en vue de visualiser les données.

Si vous avez utilisé Excel entre 1985 et la mi-2000, vous avez forcément utilisé des fichiers XLS. Plus tard, le format XML Spreadsheet (extension de fichier .XLSX) a remplacé le fichier tableur d'origine.

Que signifie « XLS » ? 

XLS est simplement l'abréviation de « Excel spreadsheet » (feuille de calcul Excel). Bien qu'il soit composé de trois lettres majuscules, il ne s'agit pas d'un acronyme ou d'un sigle comme pour beaucoup d'autres extensions de fichiers. Chacune des lettres ne représente pas un mot particulier.

Histoire du format de feuille de calcul .XLS

Microsoft a créé le format .XLS au milieu des années 1980, pour être compatible avec son logiciel axé sur les données. Microsoft a ensuite lancé Excel 1.0 en 1985 pour Macintosh uniquement, puis pour les utilisateurs de PC à partir de 1987. Le tableur est par la suite rapidement devenu populaire dans le monde des affaires. En effet, il permet d'effectuer instantanément des calculs complexes et à structurer et catégoriser les données dans de nombreux secteurs d'activité, notamment les services financiers.

Le format tableur ou comment Excel et .XLS redéfinissent le monde du travail.

L'extension de fichier .XLS a été ajoutée à la fin de chaque classeur Excel sauvegardé, de sorte que le terme est rapidement devenu synonyme d'informatique de pointe et de fichier de feuille de calcul. Au fur et à mesure que la puissance de calcul s'est accrue, Excel a évolué en conséquence. Au milieu des années 1990, il a ajouté des fonctions graphiques, notamment des graphiques en 3D, et des fonctions d'automatisation de base à son ensemble de fonctionnalités.

Le XML prend le contrôle avec Office 2007. 

Jusqu'au milieu des années 2000, le format tableur .XLS régnait en maître. Mais toutes les bonnes choses ont une fin. C'est du moins ce qui s'est passé pour les fichiers XLS lorsque Microsoft a lancé Office 2007 avec Windows Vista, alors que les PC faisaient désormais partie de la vie quotidienne d'environ un milliard de personnes dans le monde.

Office 2007 a lancé le format XML dans Excel, Word et PowerPoint. Le format XML, identifié par l'extension de fichier de quatre lettres .XLSX, est devenu le moyen privilégié pour enregistrer les feuilles de calcul – et a signifié par conséquent la fin de ce type de format tableur. Du moins officiellement.

À quoi servent les fichiers .XLS ?

Bien qu'il ait été supprimé, le format de fichier de feuille de calcul .XLS a été la principale extension de fichier pour les classeurs Excel entre 1985 et 2007. Par conséquent, tout ce que vous avez créé à l'aide d'Excel a pu faire l'objet d'un fichier XLS. Cela a pu notamment servir à :

Aider le travail comptable

Les comptables et les assistants comptables font partie des professionnels des services financiers qui ont quotidiennement recours à Excel. Il est probable qu'au fil des ans, ils aient utilisé le format de fichier Excel .XLS pour créer des plans comptables, enregistrer des transactions à l'aide d'écritures au journal et utiliser des formules de calcul complexes pour les bilans comptables.

Organiser efficacement les données dans le domaine du référencement naturel (SEO)

L'optimisation pour les moteurs de recherche (SEO) est une question de données. Les professionnels de ce secteur utilisent des classeurs Excel pour organiser ces données et leur donner un sens. Qu'il s'agisse de rassembler diverses métriques telles que les sessions et le taux de rebond sur des sites web, de compiler de vastes ensembles de mots clés ou d'examiner les métadonnées de centaines de pages, les experts du SEO utilisent des classeurs Excel pour organiser ces données et leur donner un sens.

Organiser les finances personnelles et le budget de la famille

Vous pouvez également utiliser des tableaux Excel à la maison pour vous aider à organiser vos comptes personnels. Par exemple, un simple classeur Excel peut être un excellent moyen de dresser la liste de vos entrées et de vos sorties, cela afin d'avoir une vision complète de votre situation financière. Les versions récentes des classeurs Excel vous permettent même de personnaliser vos modèles de budget.

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Avantages et inconvénients du format de fichier XLS

Comme toute technologie, le format de fichier .XLS présente des avantages et des inconvénients.

Format XLS : avantages

• Compatibilité avec la dernière version d'Excel : Vous pouvez ouvrir vos fichiers .XLS avec la dernière version (et les versions antérieures) d'Excel grâce à la rétrocompatibilité. Utilisez le vérificateur de compatibilité d'Excel pour voir comment les évolutions d'Excel affecteront votre ancien classeur.
• Familiarité immédiate : Même avec toutes les avancées d'Excel depuis 2007, un fichier .xls ressemble beaucoup à ce qu'il a toujours été. Ainsi, l'utilisation d'un classeur enregistré au format .XLS ne devrait pas être très différente de celle d'un classeur XML (.XLSX) plus récent.
• Possibilité de convertir les XLS en XML : Vous pouvez utiliser Excel pour convertir vos anciens fichiers .XLS en classeurs XML plus récents. Dans Excel, il vous suffit de sélectionner Fichier > Enregistrer sous et de choisir le format XML (.XLSX). Si vous souhaitez réutiliser rapidement en quelques clics votre document sous une forme visuellement plus agréable, vous pouvez également convertir votre feuille de calcul .xls en format PDF à l'aide des outils en ligne d'Adobe Acrobat.

Format XLS : inconvénients

• Obsolescence du format .XLS : Le principal inconvénient du format .XLS est le fait que Microsoft l'a effectivement supprimé en 2007, le remplaçant de fait par le format tableur .XLSX. Par conséquent, si vous travaillez dans Excel avec un ancien fichier .XLS, vous devrez utiliser le vérificateur de compatibilité de Microsoft pour vérifier que son format est effectivement bien conforme.
• Impossibilité à ouvrir de nouveaux fichiers Excel : Si vous disposez toujours d'une version .XLS (certes très ancienne) d'Excel, vous ne pouvez pas ouvrir les fichiers XML Excel plus récents (postérieurs à 2007) avec ce programme.
• Absence de prise en charge multiplateforme : Bien que les fichiers .XLS soient rétrocompatibles avec les versions récentes d'Excel, ce n'est pas le cas avec d'autres logiciels de feuilles de calcul.

Comment ouvrir un fichier .XLS ?

Avec Office 2007, Microsoft a remplacé le format .XLS par le format XML en tant que format de fichier de référence pour Excel. Toutefois, vous pouvez toujours ouvrir vos fichiers .XLS dans les versions plus récentes d'Excel grâce à la rétrocompatibilité. 

Pour ouvrir un ancien fichier .XLS dans Excel 2013 ou une version ultérieure, il suffit de : 

1. Lancez Microsoft Excel.
2. Cliquez sur Fichier > Ouvrir > Parcourir.
3. Sélectionnez Tous les fichiers Excel dans la liste déroulante située à côté du nom de votre fichier tableur xls.
4. Recherchez votre fichier .XLS et sélectionnez Ouvrir.

Votre fichier de feuille de calcul au format XLS devrait alors s'ouvrir dans votre version actuelle d'Excel. 

Pour visualiser simplement un fichier .XLS en ligne, vous pouvez utiliser l'application Microsoft Excel : Spreadsheets directement depuis votre smartphone ou votre tablette.

Comment créer et éditer un fichier tableur .XLS ?

L'idéal serait de travailler avec la dernière version d'Excel disponible. Cela dit, si vous avez besoin de recourir à une version antérieure, par exemple pour collaborer avec des personnes qui utilisent encore le format .XLS, cette action reste possible. 

Pour créer un fichier .XLS dans une version plus récente d'Excel, procédez simplement de la manière suivante :

1. Lancez Excel.
2. Allez dans Fichier > Nouveau puis Fichier > Enregistrer sous.
3. Choisissez l'emplacement de votre dossier dans le gestionnaire de fichiers.
4. Dans la fenêtre Enregistrer sous, sélectionnez le format Excel 97-2003.
5. Cliquez sur Enregistrer.

Pour convertir un fichier de travail plus récent en .XLS, il suffit de :

1. Allez dans Fichier > Exporter > Modifier le type de fichier.
2. Choisissez l'extension de fichier Excel 97-2003 (*xls) parmi les types de fichiers de feuille de calcul.
3. Cliquez sur Enregistrer sous, choisissez l'emplacement de votre dossier et nommez le fichier.
4. Pour terminer, cliquez sur Enregistrer.

À ce stade, une fenêtre contextuelle (pop-up) du vérificateur de compatibilité s'affichera. Celle-ci vous indiquera si votre fichier présente des problèmes. Il vous indiquera, par exemple, si celui-ci contient des données erronées ou des données que la version antérieure d'Excel ne peut pas reproduire.

Comment convertir un tableur .XLS en format .PDF ?

Vous pouvez convertir un fichier XLS en PDF à l'aide d'Adobe Acrobat en ligne. Il vous suffit de faire glisser votre fichier XLS dans notre éditeur intuitif pour effectuer facilement la conversion. Vous pourrez également modifier votre PDF selon vos besoins, y compris extraire des pages ou supprimer des pages individuelles.

FAQ fichier .xls

Comment ouvrir un fichier .XLS sur un Mac ?

Pour ouvrir un fichier XLS sur votre Mac, vous devez disposer de l'application Apple Numbers ou de Microsoft Excel pour Mac. Dans les deux cas, lancez le logiciel et naviguez jusqu'au fichier XLS que vous souhaitez ouvrir. Une fois que vous l'avez identifié, double-cliquez dessus et il devrait s'ouvrir.

Quelle est la différence en XLS et XLSX ?

XLS est l'extension de fichier originale pour les classeurs Microsoft Excel. Elle définit le formatage d'un fichier Excel. XLSX est le successeur du format XLS. Basé sur le langage XML, le format XLSX a été lancé avec Office 2007. Plus tard, il a évolué pour inclure une version compatible avec les macros, appelée XLSM.

À quoi sert .XLSX ?

XLSX est le format tableur par défaut de Microsoft Excel. Vous pouvez donc utiliser ces fichiers pour tout ce que vous souhaitez faire avec Excel. Qu'il s'agisse de planifier vos propres finances personnelles ou d'analyser des données dans un cadre professionnel, les fichiers XLSX sont utiles pour tout ce qui a besoin d'être structuré, qu'il s'agisse de données ou d'une liste d'informations.

Un fichier Excel est-il un fichier .CSV ?

Les fichiers CSV et les fichiers Excel ordinaires tels que XLS ou XLSX se ressemblent, mais il existe des différences fondamentales. CSV signifie Comma Separated Values (valeurs séparées par des virgules). Ce format de texte brut stocke les données en séparant chaque entrée par des virgules. Un fichier Excel, en revanche, présente et conserve les données en colonnes et en lignes et peut comporter plusieurs feuilles de calcul dans un seul fichier.

Quand a été inventé Excel ?

Le fondateur de Microsoft, Bill Gates, a lancé Excel lors d'un événement à New York en mai 1985. Il existait déjà des logiciels de feuilles de calcul (Lotus 1-2-3 a été lancé en premier), mais Excel est rapidement devenu populaire auprès des utilisateurs du Macintosh d'Apple. Lorsque Microsoft a lancé une version Windows quelques années plus tard, en 1987, le logiciel est rapidement devenu incontournable

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