Formatos PDF: la información más importante de un vistazo.

¿Qué es un PDF con capacidad de búsqueda?

PDF es la abreviatura de "Formato de documento portátil" y fue desarrollado por Adobe hace más de 30 años como formato de documento independiente. Si lo tomamos en serio, la palabra "formato" ya está contenida en la palabra PDF y, por lo tanto, no es necesario volver a mencionarla. Un archivo PDF tiene la ventaja de que puedes convertir fácilmente diferentes documentos e imágenes en un PDF, combinarlos en un solo archivo y enviarlo fácilmente. El diseño siempre se conserva, independientemente del dispositivo, sistema operativo o pantalla en el que se abra y se vea. Es por eso que los archivos PDF están muy extendidos hoy en día y se han convertido en una parte integral de nuestra vida cotidiana.

Un documento PDF ha sido estandarizado por la Organización Internacional de Normalización (ISO) y puedes reconocerlo fácilmente por su terminación .pdf. Además del formato PDF estándar, también existen otros formatos como PDF/A, PDF/E y muchos otros, todos ellos aptos para usos muy específicos. En este artículo explicaremos la diferencia entre estos formatos y cómo puedes utilizarlos.

Diferentes formatos de PDF de un vistazo.

Ya sea para archivar a largo plazo, datos de pacientes, elementos 3D interactivos o documentos sin barreras: existen muchos otros formatos PDF que se han desarrollado específicamente para diferentes propósitos. A continuación te presentaremos estas variantes del PDF y sus posibles usos.

PDF/A: para archivado a largo plazo.

PDF/A significa "Formato de documento portátil archivable" y fue desarrollado específicamente para el archivado a largo plazo de documentos digitales. Debido a que PDF/A garantiza que el documento PDF seguirá siendo legible en el futuro independientemente de los avances tecnológicos, cumple con los requisitos de un archivo a prueba de auditorías . También hay cuatro variantes de la serie de estándares PDF/A para el archivado a largo plazo, cada una de las cuales define diferentes niveles de conformidad: PDF/A-1, PDF/A-2. PDF/A-3 y PDF/A-4.

PDF/E: como formato de intercambio de documentos técnicos.

PDF/E es un acrónimo de "Ingeniería de formato de documento portátil" y se utiliza principalmente en ingeniería. Se considera un formato de intercambio neutral, por ejemplo, para documentos de construcción, que funciona independientemente del software y del sistema operativo. Los archivos PDF/E permiten la incorporación de modelos y visualizaciones 3D, contenido interactivo y metadatos.

PDF/H: para asistencia sanitaria.

El formato PDF/H fue diseñado específicamente para el sector sanitario y es adecuado para almacenar información de pacientes de forma segura a largo plazo. La H significa "Atención sanitaria". Los archivos PDF/H son ideales para el almacenamiento e intercambio a largo plazo de registros médicos electrónicos, informes de laboratorio, formularios y formularios de consentimiento, radiografías, diagnósticos y otros datos de salud en un formato estandarizado. Esto significa que las imágenes por resonancia magnética también se pueden representar fielmente al original. Sin embargo, PDF/H no es un estándar ISO, sino que se considera una mejor práctica al cambiar a registros digitales de pacientes. Este artículo analiza los beneficios de PDF/H y explica la diferencia entre PDF/H y PDF/A.

PDF/UA: para archivos PDF accesibles.

PDF/UA es una clasificación de documentos PDF accesibles. Este estándar deficiente es cada vez más importante para que las personas con discapacidad puedan acceder y utilizar contenidos en Internet, p. B. usar lectores de pantalla. La abreviatura UA significa “Accesibilidad Universal”. Si un archivo PDF tiene esta marca, el documento PDF en cuestión cumple con los requisitos técnicos y de contenido necesarios para que las personas con discapacidad visual u otras limitaciones puedan abrirlo y comprenderlo utilizando dispositivos de asistencia. Este artículo enumera los beneficios adicionales de la marca UA y explica cómo crear o comprobar la accesibilidad de archivos PDF.

PDF/X: para la transmisión de plantillas de impresión.

PDF/X significa "Intercambio de formato de documento portátil". La adición significa intercambio, porque esta norma ISO fue desarrollada para la transmisión de plantillas de impresión a las imprentas. Un archivo PDF/X garantiza que se cumplan ciertas propiedades para la impresión profesional, p. B. Las fuentes o imágenes están incrustadas en el documento. Existen diferentes variantes de PDF/X que se diferencian por diferentes espacios de color, incluidos PDF/X-1a, PDF/X-3 y PDF/X-4. Este artículo le mostrará cómo convertir archivos PDF a PDF/X.

PDF/VT: para impresión de datos personalizados.

PDF/VT significa "Datos variables en formato de documento portátil e impresión transaccional" y es un estándar ISO especial para archivos de impresión que se desarrolló para el intercambio de datos con empresas de impresión. Los archivos PDF/VT contienen datos estáticos, como logotipos, y datos variables, como direcciones, lo que permite la producción de materiales impresos personalizados.

La gran ventaja es que PDF/VT puede almacenar una gran cantidad de datos variables en un único archivo PDF, lo que hace que el proceso de impresión sea más eficiente y rentable. Esto significa que gracias a PDF/VT puedes imprimir una gran cantidad de documentos que tienen el mismo aspecto pero contienen elementos personalizados. Aprenda cómo crear un archivo PDF/VT aquí .

PAdES: para firmas electrónicas en archivos PDF.

PAdES es un acrónimo que significa “Firmas Electrónicas Avanzadas PDF”. Esta es una especificación técnica utilizada para adaptar archivos PDF para firmas electrónicas. Las técnicas criptográficas proporcionan capacidades avanzadas de firma electrónica que garantizan la autenticidad, integridad y naturaleza vinculante de los archivos PDF firmados digitalmente.

Una ventaja es que gracias a PAdES, los documentos firmados electrónicamente son válidos durante mucho tiempo, incluso si los algoritmos criptográficos subyacentes se han visto comprometidos. En este artículo conocerás más sobre PAdES , los beneficios de la firma de certificados y cómo puedes crear una firma electrónica.

PDF con capacidad de búsqueda: para una fácil búsqueda de información.

Un archivo PDF con capacidad de búsqueda es muy práctico: al ingresar términos de búsqueda, puede buscar fácilmente, por ejemplo, el documento PDF específicamente. B. saltar directamente a un párrafo específico. Esto también facilita la edición del archivo PDF si desea corregir o reemplazar una palabra u oración en contratos, trabajos académicos, facturas u otros documentos. Un archivo PDF se puede buscar mediante el reconocimiento óptico de caracteres o el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Aquí puedes leer más sobre las diferentes formas en que puedes convertir tus documentos en archivos PDF con capacidad de búsqueda.

Crea formato PDF o guarda el archivo como formato PDF.

Si deseas crear o guardar un archivo PDF en uno de los formatos mencionados, procede de la siguiente manera:

1. Abre el documento PDF.
2. Haz clic en "Herramientas" en la barra en la parte superior, luego haz clic en "Estándares de PDF" en la lista a continuación.
3. Selecciona el formato PDF deseado en la ventana de la derecha, p.e. B. "Guardar como PDF/A". Puedes encontrar otros formatos PDF en "Comprobación previa".
4. Nombra el archivo y selecciona la ubicación.