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Comment ouvrir, modifier et convertir un fichier XPS ?

Un fichier XPS est un format de document créé par Microsoft pour préserver la mise en page d’un fichier lors du partage ou de l’impression. Il peut être ouvert avec la visionneuse XPS de Windows et converti facilement en PDF pour être modifé ou partagé plus largement.

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SOMMAIRE

Qu’est-ce qu’un fichier XPS ?

L’histoire du fichier XPS

À quoi servent les fichiers XPS ?

Avantages et inconvénients du fichier XPS

Comment ouvrir un fichier .XPS ?

Comment convertir un fichier XPS en PDF ?

XPS ou PDF : quelles différences ?

Questions fréquentes sur les fichiers XPS

Le format XPS est un type de fichier développé par Microsoft pour enregistrer des documents à mise en page fixe, à l’instar du PDF. Bien qu’il soit moins connu et moins utilisé aujourd’hui, il reste présent dans certains environnements Windows et logiciels Microsoft Office. Il est donc possible que vous rencontriez un fichier avec l’extension .XPS sans savoir comment l’ouvrir ou le modifier.

Dans cet article, découvrez ce qu’est un fichier XPS, comment l’ouvrir sous Windows 10 ou Windows 11, mais aussi comment créer ou convertir un document XPS en PDF, ainsi que les principales différences entre ces deux formats similaires.

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Qu’est-ce qu’un fichier XPS ?

Un fichier XPS (« XML Paper Specification ») est un document à mise en page fixe basé sur le langage de balisage XML, conçu pour conserver fidèlement l’apparence d’un document quel que soit le support ou le périphérique utilisé pour l’afficher ou l’imprimer.

Ce format repose donc sur le langage XML (« Extensible Markup Language »), un standard développé par Microsoft pour structurer et décrire des données de manière hiérarchique. Dans le cas du XPS, il sert principalement à définir la mise en page, les polices, les images et l’apparence globale d’un document, afin de garantir un rendu identique lors de l’impression ou de la consultation.

Bien qu’il soit assez similaire au PDF, le format XPS est bien moins utilisé que ce dernier car il présente plus de limites en termes de compatibilité avec les différents logiciels et systèmes. Il est principalement rencontré dans l’écosystème Microsoft, notamment avec certaines applications de Microsoft Office ou des fonctionnalités d’impression virtuelle.

L’histoire du fichier XPS

Le format XPS a été développé par Microsoft en 2006 pour remplacer les fichiers EMF (« Enhanced Metafile Format »), à l’occasion du lancement de Windows Vista en édition professionnelle. Initialement réservé aux utilisateurs en entreprise, il devient accessible à tous en 2007 avec la version grand public de Windows Vista.

Conçu comme une alternative au PDF, le format de référence pour la sauvegarde et la présentation de documents fixes, le XPS reste toutefois peu répandu. Si vous utilisez Microsoft Office, vous pouvez tout de même être amené à manipuler des fichiers XPS.

À quoi servent les fichiers .XPS ?

Les fichiers XPS permettent de créer, sauvegarder, partager et imprimer des documents numériques de manière simple, en conservant fidèlement leur mise en page et leur apparence, quel que soit le support utilisé.

Création de documents numériques

Le format XPS permet de créer une grande variété de documents numériques, que ce soit dans un but professionnel, personnel ou scolaire. Il garantit que la structure du contenu (texte, images, mise en forme) reste stable une fois le document finalisé, ce qui en fait un format adapté aux rapports, formulaires ou documents prêts à diffuser.

Partage de documents numériques

Les fichiers XPS peuvent être facilement partagés et ouverts à l’aide de la visionneuse XPS intégrée à certains systèmes Windows. Cette compatibilité permet de lire un document sans modifier sa mise en forme.

Enregistrement des documents numériques

Sauvegarder un fichier numérique au format XPS permet de protéger ses données et la structure du document grâce à la mise en page fixe, limitant ainsi les modifications involontaires. Ce format fait office de « version figée » du document, ce qui facilite l’archivage ou la conservation d’un document dans le temps.

Impression de documents numériques

Les fichiers XPS sont conçus pour fournir des qualités d’impression optimales. C’est donc un format utile si vous avez besoin d’imprimer une copie papier de votre document numérique, sans risque de décalage de mise en page ou de formatage.

Avantages et inconvénients des fichiers .XPS

Les avantages du format .XPS

Mise en page fixe :
le format XPS conserve une mise en page fixe de vos documents sur tous vos appareils. Cela permet notamment d’éviter les modifications indésirées si vous souhaitez partager, consulter ou imprimer votre document.
Commentaires possibles :
il est possible d’ajouter des commentaires, des liens hypertextes et des notes à main levée dans un fichier .XPS. Vous pouvez ainsi enrichir le document sans en modifier la structure principale, notamment dans un contexte de relecture ou de validation.
Compression du fichier :
les fichiers XPS offrent un bon niveau de compression, ce qui permet de réduire leur taille sans dégrader la qualité du contenu. Il prennent ainsi peu de place sur le disque dur et sont plus faciles à transférer par e-mail ou via des plateformes de partage.

Les inconvénients des fichiers XPS

Possibilités d’édition limitées :
après avoir sauvegardé un fichier XPS, il n’est plus possible de le modifier. Il n’existe pas non plus de logiciel permettant d’éditer ce type de fichiers. À l’inverse, les fichiers PDF peuvent être modifiés à tout moment en utilisant l’éditeur de PDF en ligne gratuit d’Adobe.
Compatibilité faible :
les fichiers XPS ont une compatibilité limitée avec la plupart des processeurs. Pour ouvrir un fichier XPS, il est indispensable d’avoir une visionneuse XPS.
Manque de notoriété :
le format XPS reste peu connu du grand public, ce qui peut créer de la confusion lors de la réception de fichiers avec cette extension. Certains utilisateurs peuvent même être amenés à penser qu’il s’agit d’un virus en recevant un fichier avec l’extension XPS.

Comment ouvrir un fichier .XPS ?

Un fichier XPS peut être ouvert et consulté sur Windows à l’aide de la visionneuse XPS ou via des logiciels compatibles permettant d’afficher des documents à mise en page fixe.

Ouvrir un fichier XPS sous sur Windows 10 ou Windows 11

Sous Windows 10 et Windows 11, l’application XPS Viewer n’est plus systématiquement installée par défaut.

Si vous ne parvenez pas à ouvrir un fichier .XPS, il peut être nécessaire d’activer cette fonctionnalité manuellement depuis les paramètres du système.

Pour cela :

Ouvrez les Paramètres de Windows.
Accédez à Applications, puis à Fonctionnalités facultatives.
Cliquez sur Ajouter une fonctionnalité.
Recherchez XPS Viewer dans la liste.
Sélectionnez-la, puis cliquez sur Installer.

Une fois l’installation terminée, vous pourrez ouvrir vos fichiers .XPS simplement en effectuant un double-clic dessus.

Le format XPS est également associé au pilote d’impression Microsoft XPS Document Writer, intégré par défaut à Windows 10 et Windows 11. Contrairement à une idée reçue, cet outil ne sert pas à ouvrir des fichiers XPS existants, mais à en créer à partir d’un document Word, Excel ou de tout autre logiciel compatible avec l’impression.

Créer un fichier XPS dans Microsoft Word

Ouvrez votre document dans Microsoft Word.
Cliquez sur « Fichier » dans la barre des menus, puis sélectionnez « Imprimer ».
Choisissez « Microsoft XPS Document Writer » dans la liste des imprimantes.
Lancez l’impression en cliquant sur « Imprimer ».
Nommez votre fichier XPS et cliquez sur « Enregistrer ».
Votre fichier sera automatiquement sauvegardé avec l’extension .XPS.

Après avoir enregistré votre document au format XPS, il ne sera plus possible de le modifier. Si vous souhaitez effectuer des changements, vous devrez revenir au fichier source (par exemple dans Word), puis générer à nouveau une version XPS après modification.

Si vous ne souhaitez pas utiliser XPS Viewer, vous pouvez également convertir votre fichier XPS en PDF.

Comment convertir un fichier XPS en PDF ?

Il est tout à fait possible de convertir un fichier XPS en PDF. Cela permet d’améliorer la compatibilité du document, de faciliter son partage et de profiter des outils avancés d’édition, d’annotation ou encore de signature électronique d’Adobe Acrobat.

Même si les formats XPS et PDF reposent tous deux sur une mise en page fixe, le PDF est aujourd’hui beaucoup plus utilisé. Il peut être ouvert sur la majorité des appareils et systèmes d’exploitation sans logiciel spécifique, ce qui en fait un format plus pratique pour l’envoi de documents professionnels, l’archivage ou la collaboration.

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Méthode 1 : convertir un fichier XPS avec Microsoft Print to PDF

Sous Windows, il est possible de transformer un fichier XPS en PDF en passant par l’imprimante virtuelle Microsoft Print to PDF, intégrée au système.

Ouvrez votre fichier .XPS dans la visionneuse XPS.
Cliquez sur « Fichier », puis sur « Imprimer ».
Sélectionnez « Microsoft Print to PDF » dans la liste des imprimantes.
Cliquez sur « Imprimer ».
Choisissez l’emplacement de sauvegarde et enregistrez votre document au format PDF.

Cette méthode est rapide, gratuite et ne nécessite aucun logiciel supplémentaire.

Méthode 2 : convertir un fichier XPS avec Google Drive

Vous pouvez également convertir un document XPS en PDF directement depuis le navigateur de Google Drive :

Importez votre fichier .XPS dans votre espace Google Drive.
Ouvrez le document avec l’outil compatible proposé par Google.
Cliquez sur « Imprimer ».
Sélectionnez « Enregistrer au format PDF » comme destination.
Téléchargez ensuite le fichier PDF généré.

Cette solution peut être utile si vous travaillez depuis un ordinateur ne disposant pas de visionneuse XPS native.

Méthode 3 : convertir un fichier XPS avec Adobe Acrobat

Les outils en ligne d’Adobe Acrobat permettent aussi de convertir un fichier XPS en PDF tout en conservant la mise en page d’origine.

Le convertisseur PDF d’Adobe prend en charge différents formats de documents et facilite ensuite l’utilisation du fichier PDF obtenu. Une fois converti, le document peut être annoté, partagé, protégé ou signé électroniquement grâce aux fonctionnalités proposées par Adobe Acrobat.

XPS ou PDF : quelles différences ?

Les formats XPS et PDF ont tous les deux été conçus pour conserver la mise en page et l’apparence d’un document, quel que soit l’appareil utilisé pour l’ouvrir ou l’imprimer. Ils sont donc particulièrement adaptés aux documents qui doivent être partagés ou imprimés.

Cependant, le PDF s’est imposé comme le standard de référence grâce à sa compatibilité universelle et à ses nombreuses fonctionnalités avancées. Le format XPS, développé par Microsoft, reste quant à lui principalement utilisé dans l’environnement Windows et bénéficie d’un écosystème beaucoup plus limité.

Critère

Format XPS

Format PDF

Compatibilité

Compatible principalement avec Windows et certains outils Microsoft

Compatibilité universelle

Modification du document

Modification très limitée

Modification possible de manière

simple avec les outils Adobe Acrobat

Impression

Bonne

Excellente

Partage de fichiers

Peu utilisé et parfois inconnu des utilisateurs

Format standard largement utilisé

pour le partage de documents

Logiciels compatibles

Visionneuse XPS, certains outils Windows

Tous les systèmes

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Dans la majorité des usages, le PDF est aujourd’hui privilégié pour sa flexibilité, sa compatibilité et ses fonctionnalités avancées. Le format XPS peut néanmoins rester utile dans certains environnements Microsoft ou pour des besoins d’impression spécifiques.

Questions fréquentes sur les fichiers XPS

Quelle est la différence entre un PDF et un fichier XPS ?

Les fichiers PDF et XPS sont deux formats de documents prêts à être imprimés et partagés, mais ils présentent tout de même quelques différences notables. Un fichier PDF peut par exemple être visionné sur plusieurs programmes différents, tandis qu’un fichier XPS ne peut être ouvert que sur la visionneuse XPS ou un navigateur compatible. De plus, un fichier PDF peut être modifié après avoir été sauvegardé, ce qui n’est pas le cas des fichiers XPS.

Peut-on ouvrir un fichier XPS avec Adobe Acrobat ?

Il n’est pas possible d’ouvrir un fichier XPS avec Adobe Acrobat. Cependant, vous pouvez facilement convertir un fichier XPS dans un format pris en charge par Adobe Acrobat, comme le PDF. Cela permet alors d’ouvrir et d’éditer le document sous forme de fichier PDF dans Adobe Acrobat. Découvrez comment modifier des fichiers PDF avec Adobe.

Quels sont les avantages du format XPS ?

Le format XPS permet de créer, partager, enregistrer et imprimer des documents numériques de manière simple. Si vous disposez du bon logiciel, les fichiers XPS sont en effet très faciles à créer. La conversion des fichiers XPS est également simple, notamment au format PDF, ce qui permet par la suite de modifier le document avec Adobe Acrobat.

L’extension .XPS est-elle similaire à l’extension .DOCX ?

XPS et DOCX sont deux types de fichiers différents. Même si ces deux formats sont développés par Microsoft, DOCX est le format standard pour sauvegarder des documents dans Microsoft Word. De plus, les fichiers DOCX peuvent bien sûr être créés sur Microsoft Word, mais aussi sur d’autres logiciels de traitement de texte, tandis que XPS est un format de Windows uniquement.

Puis-je ouvrir un fichier XPS dans Word ?

Les fichiers XPS sont des fichiers à la mise en page fixe, ce qui signifie qu’ils ne peuvent pas être pris en charge par un éditeur de texte comme Microsoft Word. Il existe cependant un grand nombre d’applications permettant de convertir vos fichiers dans d’autres formats.

Un fichier XPS peut-il être dangereux ?

Un fichier XPS n’est pas un virus en lui-même. Cependant, comme pour tout fichier téléchargé ou reçu par e-mail, il est important de vérifier sa provenance avant de l’ouvrir. Évitez d’ouvrir des pièces jointes XPS provenant d’expéditeurs inconnus ou de sources non fiables.

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