Adobe Acrobat Sign

リモートオンボーディングで人事プロセスを合理化

リモートワークは、HR部門にいろいろな課題を生みます。これらのツールで、新しいチームメンバーを迎えましょう。

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A person working remotely from their kitchen by participating in a video conference call on their laptop

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新入社員研修の新しい方法

Acrobat Signで適切な技術を

新天地への着任をスムーズに

新しいメンバーを組織に迎える時には、明確な新入社員研修の手順を提供し、仕事を妨げることなく、新しいメンバーが迅速にそして効率的にチームに溶け込めるようにしましょう。

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.リモートで働く新しい従業員をいち早く、そして簡単に会社に受け入れるにはリモートオンボーディングが最適です。オンボーディングでは通常、新入社員に会社の文化や方針、彼らに何を期待するかを学んでもらい、チームで活躍できる即戦力として参加できるようにします。さらに、研修がうまくいけば、お互いの良い関係を築くこともできます。

職場で雇用を担当するマネージャーや、人事担当者、あるいは人材スカウト業者が、リモートワーク環境でのオンボーディングのプロセスについて詳しく知っておくのは、優秀な人材の雇用に不可欠です。そしてその理由について知っておくのも重要です。

良いオンボーディングの原則

良く練られたオンボーディングの計画は、新しい従業員に以下の内容を提供します。

初日に、新入社員に対してその役割を紹介し、完全に理解するための手助けをする
今後使用するプラットフォームおよび職場環境について、研修セッションをおこなう
会社の文化、方針、手続きを説明する
チームに紹介し、チームに溶け込めるようにする
定期的に相談や話し合いをする機会を設け、HR部門が質問に答える機会を作る

新しくリモート従業員を組織に迎え入れる際の最も重要な目的は、仕事場というエコシステムで活躍できるよう移行を助けることです。自分の仕事に満足していて、何をすべきか理解している従業員は、より質の高い仕事をより効率的にこなします。また、こうした従業員は会社に長く定着します。最初のオンボーディングで歓迎されていると感じた場合は特にそうです。

なぜHRはリモートオンボーディングに転換しようとしているのか？

リモートのオンボーディングに移行しているHR部門が多いのには、いくつかの理由があります。多くの場合、リモートへの転換は新型コロナウイルス（COVID-19）のパンデミックへの対応として始まりましたが、リモートワークには実際にいくつかの利点（ワークライフバランスと生産性の向上、ほか多数）があります。対面とオンラインでのオンボーディングの両方を取り入れた、ハイブリッドの方法も効果的です。

近年、従業員は様々な場所で仕事をしています。その柔軟性がHR部門にとっては新しい課題でもあります。リモートワークは、労働力と雇用コストを削減します。この状況は、様々な場所にいる従業員との効果的なコミュニケーションとミーティングを可能にするHRプロセスの必要性を生み出しました。対面でのミーティングが不可能かもしれず、HR担当者が紙のフォームを入手したり、実際に本人に会ったりすることができないこともあるため、会社には従業員を雇用するための新しい方法が必要になったのです。

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A person writing on a tablet with a stylus while standing in their home office

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新入社員研修の新しい方法

リモートのオンボーディングプロセスは、大きなメリットや従業員との接点を提供してくれます。HRの観点からすると、リモートのオンボーディングプロセスにより、別の地方からの雇用や、遠隔地にいる才能ある人材の雇用、そして迅速なトレーニングという可能性が開かれます。しかし、Zoomなどのビデオ会議サービスには問題があることもよくあります。これを解決するには、良く練られたプロセスが必要です。

新しいオンボーディングプロセスには、電子署名とデジタル文書が含まれます。電子署名を使うと、従業員のオンボーディングと署名プロセスがスピードアップし、しかもインク代や印刷のコストが節約できます。

実際、電子サインを採用しているHR部門は、他社と比較して、雇用にかける時間を4倍スピードアップしています。そうした会社の場合、従業員の署名を入手する際に、ITのサービスを必要としない可能性が50％高くなっています。これは、より効率的なリソースの使い方を意味し、つまりコストの節約になっているということです。

プロセスの詳細

HRのリモートオンボーディングのプロセスは、以下のように分類されます。

1.

新しい従業員は内定通知書を受け取り、それが会社のHRプラットフォームに送られ、W-9を含む従業員の書類、銀行の情報、従業員ハンドブック、その他必要な文書にアクセスできるようになります

2.

従業員は、オンボーディングのプログラムの一環としてリモートオリエンテーションに参加し、そこで会社の説明や福祉厚生についての説明もおこなわれます

3.

従業員のマネージャーがそれに対応し、必要に応じてペーパーワークを完了させます（署名が必要なすべての文書でAcrobat Signを使用）

4.

従業員のマネージャーは、新しい従業員に彼らのタスクとその他、彼らができることについて説明します

5.

HR部門は、最初の1週間が終わった後でフォローアップを行い、彼らがどれだけ会社に馴染んでいるかチェックします

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Acrobat Signで適切な技術を

自分の組織が必要とするフォームがどんな種類であっても、Acrobat Signは在宅勤務という新しいスタイルの中で、強力なツールとなります。経歴チェックのフォーム、権利についての合意書、内定通知書、NDA（秘密保持契約）、従業員ハンドブックなど、すべてペーパーレスにしましょう。署名をしてもらう必要がある時は、Acrobat Signの強力な機能で署名をしてもらい、追跡や、リマインダーの通知をすることができます。

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Examples of using Adobe Sign for the onboarding of remote employees

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問題と解決法

Acrobat Signが提供できるのは署名だけではありません。膨大な数のテンプレートを使い、新しい従業員を雇用した時には、すぐに利用できる文書のライブラリーを保管することができます。Acrobat Sign はカスタムロゴ、タグライン、歓迎メッセージ、署名を必要とするEメールをサポートしています。その他、ブランディングや次のステップの情報などを使って、確認ページをカスタマイズすることができます。

署名プロセスの各段階では、受領の確認、オープンステータス、文書が提出されたかどうかを知らせるステータスアップデートがあり、タイムスタンプもプロセスの各段階で押されます。文書のステータスを示すリアルタイムの可視性と、高度の暗号化で、Acrobat Signは署名に必要なすべてをお届けします。しかも、数々のHRプラットフォームとともに他のソフトウェアとも統合し、モバイルデバイスからでも文書と管理機能にアクセスできます。