Laatst bijgewerkt: 16 juni 2016
In het privacybeleid van Adobeworden de algemene privacypraktijken van de meeste websites en toepassingen van Adobe beschreven, waaronder de elektronische handleiding van Adobe. Zie hieronder voor meer privacygerelateerde informatie over de Adobe-services voor elektronische ondertekening.
Welke andere gegevens dan beschreven in het privacybeleid van Adobe worden door de Adobe-services voor elektronische ondertekening verzameld? Op welke manieren die niet worden beschreven in het privacybeleid van Adobe, worden de gegevens gebruikt?
Wanneer de ‘afzender’ Adobe-services voor elektronische ondertekening gebruikt, stuurt deze een document naar de ‘ondertekenaar’. De ondertekenaar moet mogelijk persoonlijke gegevens over zichzelf verstrekken om het document elektronisch te ondertekenen. We verzamelen ook gegevens over het gebruik van de services voor elektronische ondertekening door afzenders en ondertekenaars wanneer ze een document uitwisselen en elektronisch uitwisselen om informatie over het ondertekeningsproces te registreren. Deze gegevens bestaan uit bijvoorbeeld de datum en tijd van de gebeurtenis, het IP-adres en andere gegevens van de browser of het apparaat waarmee het document is verzonden, ondertekend, gedelegeerd of goedgekeurd of waarmee een andere handeling op het document is uitgevoerd. Als u akkoord gaat met de installatie of het gebruik van de app van de service voor elektronische ondertekening, kunnen we ook uw locatie bepalen en vastleggen (afhankelijk van uw app of browser) wanneer u belangrijke handelingen uitvoert, zoals het verzenden, ondertekenen, goedkeuren of delegeren van een document. Raadpleeg de privacy- of locatie-instellingen van uw browser of apparaat als u naderhand niet meer wilt dat locatiegegevens worden verzameld. Al deze informatie wordt vastgelegd als onderdeel van het 'audittrail' dat is gekoppeld aan het elektronisch ondertekende document. Het audittrail wordt in het algemeen beschikbaar gesteld aan afzenders, ondertekenaars en andere 'deelnemers' aan een document en wordt bewaard in overeenstemming met de overeenkomst tussen Adobe en de afzender.
Als de afzender de identiteit van de ondertekenaar wil laten controleren via ons proces voor identiteitscontrole, worden aanvullende gegevens van de ondertekenaar verzameld. Als onderdeel van dit proces kunnen bijvoorbeeld het door de overheid afgegeven identificatienummer van de ondertekenaar (of een gedeelte van dit nummer) en antwoorden op beveiligingsvragen worden verzameld. Adobe slaat het identificatienummer of de antwoorden op de beveiligingsvragen niet op. Deze gegevens worden alleen gebruikt om de identiteit van de ondertekenaar te controleren via een bedrijf dat namens Adobe de service voor identiteitscontrole levert.
Bovendien kan de afzender erom verzoeken dat de ondertekenaar kopieën van documenten uploadt of bijvoegt voor diverse doeleinden. Een afzender kan bijvoorbeeld erom verzoeken dat een ondertekenaar documenten uploadt waarmee de afzender zelf (niet Adobe) de identiteit van de ondertekenaar kan controleren. Met deze functie ontvangt de afzender kopieën van de documenten die zijn verstrekt door de ondertekenaar. Deze worden samen met de elektronisch ondertekende kopie van het document opgeslagen.
Standaard wordt vanuit de Adobe-services voor elektronische ondertekening een kopie van het elektronisch ondertekende document verzonden naar zowel de afzender als de ondertekenaar (hoewel de afzender deze instelling kan wijzigen). De afzender bepaalt ook hoelang documenten worden opgeslagen door Adobe. De afzender is verantwoordelijk voor het configureren van eventuele beveiligingsopties die beschikbaar zijn in de services om de documenten en de uitwisseling hiervan tussen de afzender en de ondertekenaar te beschermen.
Hoe kan ik met de Adobe-services voor elektronische ondertekening gegevens delen die niet zijn beschreven in het privacybeleid van Adobe?
De Adobe-services voor elektronische ondertekening kunnen worden geïntegreerd in verschillende andere websites, met inbegrip van websites voor sociale netwerken zoals LinkedIn en Facebook. Met deze functies kunnen afzenders en ondertekenaars zich aanmelden bij de services via hun account van de andere websites. Afzenders kunnen ook ervoor kiezen om hun Adobe-account te koppelen aan een andere webservice voor documenten of service voor verkoopautomatisering die de afzender kan gebruiken, zoals Salesforce.com of een derde provider voor gegevensopslag. In deze gevallen kunnen bepaalde persoonlijke gegevens van de afzender en ondertekenaar alsmede eventuele documenten die zijn ondertekend door of identiteitsdocumenten die zijn verstrekt door de ondertekenaar, worden opgeslagen via deze andere services (en op servers van Adobe). Het privacybeleid van Adobe is niet van toepassing op gegevens of documenten die worden verwerkt of opgeslagen in systemen die niet van Adobe zijn.