Viimeisin päivitys 16.6.2016
Adoben tietosuojakäytännössäkuvataan yleiset tietosuojakäytännöt useimmille
Adoben verkkosivustoille ja sovelluksille, mukaan lukien Adoben sähköisille allekirjoituspalveluille (Adobe Sign). Lisätietoja Adoben sähköisten allekirjoituspalveluiden tietosuojasta on alla.
Mitä muita tietoja kuin Adoben tietosuojakäytännössä kuvatut Adoben sähköiset allekirjoituspalvelut keräävät käyttäjästä? Millä tavoin näitä tietoja käytetään sen lisäksi, miten tietojen käyttöä kuvataan Adoben tietosuojakäytännössä?
Kun Adoben sähköisiä allekirjoituspalveluja käyttävä ”lähettäjä” lähettää asiakirjan ”allekirjoittajalle”, allekirjoittajalta voidaan pyytää henkilötietoja ennen asiakirjan sähköistä allekirjoittamista. Keräämme lisäksi tietoja lähettäjän ja allekirjoittajan sähköisten allekirjoituspalvelujen käytöstä, kun he vaihtavat ja allekirjoittavat sähköisesti asiakirjan, jotta allekirjoitusprosessista voidaan tallentaa tietoa. Näihin tietoihin voi kuulua tapahtuman päiväys ja ajankohta sekä IP-osoite ja muita tietoja laitteesta tai selaimesta, jolla lähetys, allekirjoitus, delegointi, hyväksyntä tai jokin muu asiakirjan parissa tehty toiminta on tapahtunut. Jos käyttäjä antaa suostumuksensa sähköisen allekirjoituspalvelun sovelluksen tai verkkopalvelun asennuksen aikana, Adobe voi myös kerätä ja tallentaa käyttäjän sijainnin (sovelluksen tai selaimen mukaan), kun tämä tekee tärkeitä toimenpiteitä, kuten lähettää, allekirjoittaa, hyväksyy tai delegoi asiakirjan. Jos käyttäjä haluaa myöhemmin kieltää paikannustietojen antamisen, ohjeet siihen löytyvät selaimen tai laitteen tietosuoja- tai paikannusasetuksista. Kaikki nämä tiedot tallennetaan osaksi "seurantapolkua", joka linkittyy sähköisesti allekirjoitettuun asiakirjaan. Seurantapolku tulee yleensä asiakirjan lähettäjän, allekirjoittajan tai muun "osallistujan" saataville, ja sitä säilytetään Adoben ja lähettäjän sopimuksen mukaisesti.
Jos lähettäjä vaatii allekirjoittajan henkilöllisyyden vahvistamista Adoben henkilötietojen vahvistusmenettelyn mukaisesti, allekirjoittajasta kerätään lisätietoja. Osana tätä prosessia allekirjoittajalta voidaan kysyä sosiaaliturvatunnusta (tai osaa siitä) sekä vastauksia varmistuskysymyksiin. Adobe ei säilytä henkilötunnusta eikä varmistuskysymyksiä. Kyseisten tietojen tarkoituksena on ainoastaan varmistaa allekirjoittajan henkilöllisyys käyttämällä apuna yritystä, joka tunnistaa allekirjoittajan henkilöllisyyden Adoben puolesta.
Lisäksi lähettäjä voi pyytää allekirjoittajaa lataamaan tai liitämään asiakirjojen kopioita useisiin eri tarkoituksiin. Lähettäjä voi esimerkiksi pyytää allekirjoittajaa lataamaan palvelimelle asiakirjoja, jotka auttavat lähettäjää (ei Adobea) varmistamaan allekirjoittajan henkilöllisyyden. Tämän toiminnon avulla lähettäjä vastaanottaa allekirjoittajalta asiakirjojen kopioita, jotka voidaan tallentaa sähköisesti allekirjoitetun asiakirjan mukana.
Oletusmuotoisesti Adoben sähköiset allekirjoituspalvelut lähettävät sähköisesti allekirjoitetusta asiakirjasta kopion sekä lähettäjälle että allekirjoittajalle (mutta lähettäjä voi muuttaa tämän asetuksen). Lähettäjä määrittää myös sen, miten kauan Adobe säilyttää asiakirjoja. Lähettäjän vastuulla on määrittää palveluissa mahdollisesti olevat suojausasetukset, joilla suojataan asiakirjat sekä niiden lähettäminen lähettäjän ja allekirjoittajan välillä.
Miten voin Adoben sähköisten allekirjoituspalveluiden avulla jakaa muita kuin Adoben tietosuojakäytännössä mainittuja tietoja?
Adoben sähköiset allekirjoituspalvelut ovat yhteensopivia monien muiden verkkosivustojen kanssa, sosiaalisen median sivustot LinkedIn ja Facebook mukaan lukien. Siksi lähettäjät ja allekirjoittajat voivat kirjautua palveluihin muissa verkkosivustoissa olevien tiliensä avulla. Lähettäjät voivat myös linkittää Adobe-käyttäjätilinsä toiseen verkkopohjaiseen asiakirjapalveluun, lähettäjän käyttämään Salesforce.com-sivuston kaltaiseen asiakkuudenhallintapalveluun tai kolmannen osapuolen tallennustilapalveluun. Tällöin on syytä huomioida, että Adoben palvelimien lisäksi myös näihin muihin palveluihin voidaan tallentaa joitakin lähettäjän ja allekirjoittajan henkilötietoja sekä allekirjoitettuja tai henkilöllisyyden vahvistavia asiakirjoja. Adoben tietosuojakäytäntö ei koske tietoja tai asiakirjoja, joita käsitellään tai säilytetään muualla kuin Adoben ylläpitämissä järjestelmissä.