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契約更新－成功するプロセスとは

契約の更新プロセス、ベストプラクティス、成功する秘訣などを学び、小規模ビジネスの契約書を保管する場所の管理システムを設けることで、時間とコストを節約し、紙でおこなう作業を削減しましょう。

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Woman in business attire and red glasses reviewing a contract on a tablet and doing accounting tasks

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効果的な契約書管理のワークフローを築く

自動更新の利点

Acrobat Signで契約管理プロセスを簡素化

契約更新とは何か？

「良いことには必ず終わりがある」という諺がありますが、契約に関してはそうである必要はありません。取引関係者二者の間で交わされた、きちんとした契約書には、どれも更新日が含まれています。それは両当事者にとって、新しい契約を交渉したり、現行の契約条件で継続したり、契約を終了させたりする機会となります。ビジネスの需要は時とともに変化します。だからこそ契約更新のプロセスが、こうした変化を捉えることが重要なのです。

地味な作業ですが、効果的な契約更新のプロセスはコストを節約し、ビジネスを円滑に進めてくれます。

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効果的な契約書管理のワークフローを築く

多くの小規模企業には契約管理システムがあり、雇用、ベンダー、購買など、様々な契約書を常に管理し、それぞれの契約をいつでも更新できるようにしています。事業が異なるように、契約更新に含まれる条項や規定も異なりますが、効果的なシステムには以下の内容が含まれます。

通信

契約期間中、契約相手と常に連絡を取り、現時点での契約条件にお互いが満足していることを確認するのは重要なことです。

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Woman in business attire and a man in a black shirt reviewing business files on laptop and tablet

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管理

表計算シートや契約管理ソフトウェアを使い、すべての契約の更新日を確認できるようにしておきましょう。

契約の見直し

契約期間の終了日が近づいたら、契約の条件が自分と自分の事業にとって、今も好条件かどうかを見直す作業をしましょう。

更新の機会

見直し段階で、現契約の条件があまり良くないとわかったら、その点をチームと共に話し合い、契約更新に際して、契約相手と交渉しましょう。

自動更新の利点

自分が署名した元の契約が、自分と契約相手にとって一貫して良い条件であるなら、自動更新プロセスを設定するのも良い考えかもしれません。契約期間の終了時に自動更新するよう設定しておくと、時間を節約し、ペーパーワークを削減することができるほか、将来の販売予測を立てることができるので、長期にわたって商品やサービスの料金を好条件で設定することができます。当事者双方にとって望ましい条件が設けられている場合、更新の自動化はクライアントと契約者両方にとって有益です。