評価が上がる報告の書き方｜構成や例文、テクニックを解説

報告書の目的と読み手を明確にする

報告書を作成する際には、まずその目的と読み手を明確にすることが重要です。目的と読み手をしっかり考慮した報告書は、情報が整理され、相手が求める形で情報が伝わります。

例えば、営業報告書なら業績の共有が目的となり、事故報告書では原因の特定と再発防止が主な内容となります。また、読み手が社内の上司なのか、社外の取引先なのかによって、取り扱う情報の詳細さも調整が必要です。

一方、目的と読み手を意識せずに作成すると、伝えたい情報がうまく伝わらず、理解しにくい報告書になりがちです。報告書の作成経験が浅いと、この点を押さえて作成するのが難しいこともあるため、上司や先輩からフィードバックを受けながら磨いてみましょう。

正確なデータや素材を集めておく

目的と読み手を明確にした後、次に行うべきは信頼性の高いデータや情報をしっかりと収集することです。これにより報告書全体の質が大きく向上します。そして、データや情報の整理には、ロジックツリーが非常に役立ちます。

ロジックツリーを活用すると、収集した情報を階層的に整理でき、報告書の全体像をわかりやすく視覚化できます。まず、最上部に報告書の目的を据え、その下に主要なトピックを配置し、さらに具体的なデータや事実を下層に展開します。この手法を使えば、情報の漏れを防ぎ、整理された論理的な報告書に一歩近づきます。

PREP法に沿って構成を決める

報告書を効果的にまとめるためには、PREP法の活用が有効です。

PREP法とは、情報を論理的に整理し、相手に伝わりやすい形で提示するためのフレームワークのことです。PREP法では、以下のような構成をとります。

1. 結論（Point）

まず、伝えたい結論を最初に明確に示します。これにより、読み手は最初に要点を理解でき、全体の流れを把握しやすくなります。

1. 理由（Reason）

次に、その結論に至った理由や背景を説明します。具体的な根拠を示すことで、説得力が増します。

1. 具体例（Example）

理由を補強するために、実際の事例やデータを使って具体的に説明します。これにより、読み手は内容をより理解しやすくなります。

1. 再度の結論（Point）

最後にもう一度結論を強調し、文章を締めくくります。これにより、報告書全体が一貫性を持ち、説得力が高まります。

PREP法は結論から始める構成のため、読み手が最初に要点を把握でき、その後の理由や具体例がスムーズに理解されやすくなります。PREP法を使うことで、報告内容がブレずに、明確に伝わるでしょう。

所見・所感や補足事項は最後にまとめる

所見・所感や、今後の計画、添付資料などの補足情報は、報告書の最後にまとめて記載するのが一般的です。

所見・所感の記載が必要かどうかは、報告書の目的や対象によって異なりますが、定性的な意見や考えを伝えたい場合には項目を設けてみましょう。

特に、研修やセミナーの報告、営業活動の記録といった社内向けの報告書では、こうした欄を設けることで、参加者のモチベーションや学びの度合いを評価する手助けになるでしょう。報告書を受け取る側は、所見・所感欄を通じて、今後の活動に対する参加者の意識や姿勢を確認できます。

このように、タイトルには主旨や日付、具体的な情報を盛り込むことで、報告書の要点を一目で把握できるようになります。また、内容を明確に示すことで、書類の区別がしやすくなり、優先順位を判断する際にも役立ちます。

報告書を書いた後に確認しておきたいこと

最後に、報告書を書き終えた後に、チェックしておきたいポイントを5つご紹介します。

1. 文末表現が統一されているかを確認する
2. 文字数が適切かを確認する
3. 事実と解釈が区別されているかを確認する
4. 音読して自然な流れかを確認する
5. 全体的な見栄えが整っているかを確認する

文末表現が統一されているかを確認する

報告書を作成する際には、文末の表現を「です・ます調」か「だ・である調」のいずれかに統一することが重要です。文章全体に一貫性を持たせるために、文末が混在していないか、必ず確認しましょう。

「です・ます調」は丁寧で親しみやすい印象を与えます。一方、「だ・である調」は簡潔で力強い表現となり、より公式な場面に適しています。報告書の目的や読み手に応じて使いわけましょう。

文字数が適切かを確認する

報告書を作成する際は、内容が読みやすい量に収まっているかを確認することが重要です。情報量が多すぎると、要点が伝わりにくくなるため、一般的にはA4用紙1〜2枚にまとめるとよいでしょう。

特に、役員や上層部向けの報告書では、簡潔さが求められます。要点を200文字程度に絞ることで、短時間で重要な情報を把握してもらえるでしょう。適切な文字数に調整することで、報告書がスムーズに読まれ、伝えたい内容が確実に届きます。

事実と解釈が区別されているかを確認する

報告書において、事実と解釈が区別されて書かれているかも確認しておきましょう。

事実とは、誰が見ても同じ認識が得られる客観的な情報であり、解釈は個々の考えや推測を含む主観的な内容です。これらが混同されると、報告を受けた側が誤った理解をしてしまい、ビジネスにおける重要な判断に悪影響を及ぼすリスクがあります。

特に、報告書は事実を正確に伝えることが目的であり、予測や希望的観測が混じることは避けなければなりません。そのため、まずは正確な事実を示したうえで、それに基づいた解釈や分析を別途説明することが求められます。この区別が曖昧な報告書は、信頼を失う原因にもなりかねないため、常に意識して記載しましょう。

音読して自然な流れかを確認する

報告書を提出する前に、口頭で説明する場面を想定して、内容を音読してみることも重要です。音読することで、文章の流れや表現に違和感がないかを確認できます。報告書が長くても、50文字程度で要点をまとめた一言や、200字程度の1分間の説明を準備しておけば、急な説明にも対応しやすくなります。

全体的な見た目が整っているかを確認する

報告書を作成する際は、内容の質だけでなく、見た目の整い方にも注意が必要です。適切に改行を入れることで、読み手の視覚的な負担を軽減し、内容がスムーズに伝わるようにしましょう。

また、句読点の使い方も重要です。文章のリズムを整えることで、読みやすさが向上します。さらに、漢字とひらがなのバランスにも気を配りましょう。漢字が多すぎると硬い印象を与え、ひらがなが多すぎると逆に稚拙に見えてしまうことがあります。

こうした部分に配慮し、見た目が整った報告書に仕上げることで、読み手にとってもわかりやすく、受け入れやすいものになります。これらのポイントを意識し、全体としてバランスの取れた報告書を作成しましょう。

クレーム報告書の例文

令和5年9月2日（月）

田中　一郎様

株式会社XYZ

カスタマーサポート部　お客様対応課

鈴木　花子

商品の破損に関するお詫びとご報告

拝啓　時下ますますご健勝のこととお喜び申し上げます。

平素より弊社サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。

さて、令和5年8月15日に発生いたしました弊社オンラインショップからご購入いただきました商品の破損について、田中様に多大なるご迷惑とご不便をおかけしましたこと、心よりお詫び申し上げます。以下に、経過と今後の対応についてご報告させていただきます。

1．経緯

調査の結果、商品の破損は配送中に適切な梱包が施されていなかったことが原因であることが判明いたしました。通常、出荷前に複数名で梱包状況の確認を行うところですが、当日は人手不足により確認作業が不十分だったことが今回の事態を招いた要因でございます。

2．対応

この度の件を重く受け止め、今後は梱包基準の見直しと担当者の再教育を徹底いたします。また、出荷時の最終確認体制を強化し、再発防止に努めてまいります。田中様におかれましては、商品のご到着をお待ちいただいていた中で、このような結果となり、ご期待にお応えできなかったこと、誠に申し訳なく存じます。重ねて深くお詫び申し上げます。

今後もお客様に安心してお取引いただけるよう、一層のサービス向上に取り組んでまいります。引き続きご愛顧を賜りますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。

敬具