ペーパーレス化の利点とは－人事プロセスのデジタル化

ペーパーレスビジネスと言っても、オフィスで一切紙を見なくなる、というわけではありません。一部のビジネスプロセスにおいては、紙の文書が必要ですし、小規模な会社では、HIPAA（医療保険の携行性と責任に関する法律）や、その他の法規のために特定の重要文書を紙の形で保存しておく必要があるかもしれません。

ペーパーレスのオフィスとは、紙の文書をベースとしたワークフローを減少させるためのステップであり、なるべく電子文書を使おうとする試みです。この方針を会社のHR部門に適用させると、小さな変更が積もり積もって、大きな利益に結びつきます。

ペーパーレスシステムの利点

ペーパーレスのファイリングシステムを好むビジネス経営者はたくさんいます。しかし、最も重要な点は、ペーパーレスになることでコストが節約できることです。印刷に伴う経費、例えば用紙、トナー、コピー機やファックスの維持費などを大幅に削減でき、場合によっては予算から完全に削除できることもあります。

ファイルが電子化されると、文書保管期間に関する法規を遵守するために、オフィスの貴重なスペースをファイルの保管専用に使う必要がなくなります。また従業員は、どこかに間違ってファイルされた文書や、別の不便な場所に保管されている文書を探して、時間を無駄にすることがなくなります。

最後になりましたが重要なのは、ペーパーレスになることで、企業は生み出される紙の無駄を減らすことができ、カーボンフットプリントを大幅に削減することができるということです。

自動化

Signを使えば、組織の人の誰もがスマート文書を作成できます。スマート文書は、自動的に特定の順番で受信者に文書をEメールで送信し、受信者は署名プロセスに従って署名をします。重要なセクションに記入漏れがあれば、それを伝える通知が自動的に送信されます。

ペーパーレスへの移行は、地球にとっても有益です。電子文書の素晴らしい効率性のおかげで、HR部門の運営も、これまでになくスムーズになりました。

Signがいかに類を見ない効率性を組織にもたらすか、ご覧ください。