【無料】PDFに注釈を付けられるツールで、チェック業務を円滑化しよう

【理由1】デバイスを問わず無料で使える

Acrobat オンラインツールは無料で利用できます。ブラウザー上で使えるオンラインツールなので、ソフトのインストールは不要。ログインすれば誰でもすぐに利用可能です。

Windows・MacといったOSを問わず、普段とは違うPCを使う場合であっても、インターネット環境さえあれば、いつでもどこでもPDFファイルに注釈を入れられます。

なお、この記事で紹介する注釈機能をタブレットやスマホで利用したい場合は、Adobe Acrobat Readerのモバイルアプリをインストールしてください。インストールおよび利用は無料です。

以下のリンクからアプリをダウンロードできます。

【iOS版】Adobe Acrobat Readerモバイルアプリをインストールする

【Android版】Adobe Acrobat Readerモバイルアプリをインストールする

「PDFファイルを他の形式に変換する」「PDFファイルを圧縮する」といった機能は、タブレットやスマホでも、アプリなしでオンライン上で利用できます。

記事後半の注釈以外にも便利な機能が盛りだくさんの「Acrobat オンラインツール」も参照してください。

【理由2】PDFをリンクで共有できる

注釈を入れたPDFファイルを共有する際、ダウンロードしてメールやチャットツールに添付するだけでなく、共有用のリンクを発行して相手に送ることも可能です。PDFファイルをメールやチャットツールに添付したり、更新のたびにダウンロードしたりといった手間がかからないため、ファイル管理がラクになります。「最新版のファイルをどこに保存したのかわからなくなりがち・・・」といった問題に悩んでいる方にオススメです。

また、リンクで共有すれば、複数のユーザーで同時に注釈を入れることもできます。複数人の視点で文書チェックを進めたい場合に便利です。

【理由3】安全に使える

Acrobat オンラインツールは、アップロードされた情報を暗号化します。ログインせずにAcrobat オンラインツールを利用した場合、アップロードしたデータはサーバーから削除されるので安全です。ログインした場合は、アップロードや変換をしたファイルは暗号化してクラウドストレージに自動で保存され、いつでも削除できます。

（セキュリティに関する取り組みについて詳しくはこちらもご確認ください）

このように、Acrobat オンラインツールには、PDFファイルへの注釈作業にぴったりの特長が揃っています。

では続いて、Acrobat オンラインツールを使って付けられる注釈の種類をご紹介します。

1．コメントを付ける

注釈を入れたい箇所を指定して、コメントを付けられます。

コメントを付けた箇所には吹き出しマークが表示され、コメント内容は画面右側に表示されます。長文のコメントも書き込めるので、詳細な意見や説明を記載するのに便利です。

2．テキストを入力する

PDFファイル内に直接、テキストを入力できます。

テキストボックスを挿入して、特定の部分にコメントを付けることが可能です。比較的短文の注釈や指摘を記載するのに向いています。

3．手書きで線を書き込む

マウスやタッチパッドを使って、フリーハンドで線を描画できます。

直感的な操作で書き込みができ、カンタンな図形を描くことも可能です。線の色や太さを変えることもできるので、注釈の意図によってニュアンスの使い分けができます。

4．円で囲む

重要なポイントや注意すべき項目を、円で囲って強調できます。

円の大きさや色を変えたり、囲んだ箇所にコメントを追加したりもできます。

5．ハイライト（マーカー）・下線を引く

特に注目してほしいテキストに、ハイライト（マーカー）や下線を付けられます。

ハイライトや下線で強調すると、注釈の付いた箇所に気づいてもらいやすくなります。色や太さを変えたり、複数の箇所をまとめて選択したりもできます。

6．取り消し線を引く

不要なテキストや誤ったテキストに、取り消し線を引くことができます。

線の色や太さは変更可能です。取り消し線を入れた箇所にコメントを追加することもできます。

Acrobat オンラインツールを使えば、このような注釈をカンタンに付けられます。では続いて、具体的にどのような手順で注釈を付けるのかを解説します。

【手順1】Acrobat オンラインツールにPDFファイルをアップロードする

Acrobat オンラインツールの「PDFをオンラインで編集」のページにアクセスします。

画面中央の「ファイルを選択」をクリックし、デバイスに保存されているファイルを選択、またはボタン付近のエリアにファイルをドラッグ＆ドロップしてください。

アップロードが完了したら、画面左のボタンからAcrobat オンラインツールに無料でログインします。ログイン方法は、Adobe アカウントに加えて、Google アカウント、Facebook アカウント、Apple IDから選べます。

なおログイン後、画面上部のリンクボタンをクリックすると、共有用のリンクを発行できます。注釈を入れた後のPDFファイルの共有に便利なだけでなく、リンクをメールやチャットツールで送れば、複数人で同時に注釈を入れることも可能です。

【手順2】ツールバーから使いたい機能を選択する

画面左端のツールバーから、使いたい機能のアイコンをクリックします。

【コツ1】端的で理解しやすい表現にする

誤字脱字や文法のミスなど、明らかな間違いのある箇所は、修正内容を具体的かつ明確に示すようにしましょう。冗長な表現は避け、簡潔でわかりやすい表現を心がけてください。長文になる場合は、箇条書きにするのもオススメです。

【コツ2】相手に敬意を払った表現を意識する

注釈を付ける際には、相手への配慮を忘れないようにしましょう。明らかな間違い以外で文章の変更を提案する際には「～に変更するのはいかがでしょうか」のように、柔らかい表現を使うのがオススメです。相手の意見を尊重しながら、こちらの意思を伝えるようにしましょう。

注釈の数が多くなる場合、PDFファイル上で注釈を入れるだけでなく、必要に応じて対面やメールなどで相手とコミュニケーションを取るのも有効です。相手の意見に耳を傾け、理解を示すことで、スムーズに意思疎通できる可能性があります。

【コツ3】相手が直感的に理解できるよう工夫する

注釈の内容をじっくり読まなくても、内容が直感的に理解できるような工夫をしましょう。

例えば、レイアウト変更の提案は、テキストで説明するよりも、手書きでの描画を使って視覚的に示した方がわかりやすくなることがあります。

また「ページ数の多いPDFファイルのうち、一部のページにのみ注釈を付けている」という場面もあるでしょう。そのようなときは、注釈後のPDFを相手に返送する際に、どのページに注釈を付けているかを伝えるのも重要です。これにより、相手はスムーズに注釈箇所を見つけられます。

【コツ4】最新版のファイルがわかりやすくなるよう工夫する

注釈・修正のやり取りが重なると、いったいどのファイルが最新版なのかがわからなくなることがあります。こうした事態を防ぐために、ファイル名のつけ方を工夫しましょう。

例えば「ファイル名の先頭に、数字で日付を記載する」という方法があります。2024年6月1日に注釈を入れたファイルの場合、「240601」のような文字列を付けたファイル名にするとよいでしょう。

他にも「常に最新版のファイルを格納するフォルダを決めておく」という手段もあります。

ファイルのやり取りだとどうしても混乱するという場合は、ファイルの形式ではなく、リンクでの共有も検討するとよいでしょう。

【コツ5】注釈の反映期日を設定しておく

せっかく注釈を入れても、相手が確認や反映をしてくれなければ意味がありません。期日を設定することで、進捗管理がスムーズになります。期限は事前に相手に伝え、了承を得ておきましょう。