PDFの修正を進める際、「メールのやり取りが多すぎて最新版がどれかわからない」「複数人からのフィードバックをまとめるのが大変」といった経験はありませんか？
こうした煩雑な作業は、PDFをオンラインで共有し、コメントや注釈を一元管理できる「共同編集」を活用することで大幅に軽減できます。
共同編集では、複数人がひとつのPDFを同時に確認し、コメントや注釈を追加することが可能です。メール添付の手間をなくし、伝達ミスや確認漏れも減るため、チーム全体の作業時間短縮につながります。
この記事では、無料の「Adobe Acrobat オンラインツール」の共同編集機能を活用し、PDFを効率よくチームでレビューする方法をご紹介します。
PDFの共同編集とは？
ここでいうPDFの共同編集とは、オンライン上で複数の人が同じPDFにコメントや注釈を追加し、フィードバックを共有できる仕組みのことです。
まるで同じ画面を見ながら会話しているかのように、各自の意見を確認し合うことができ、コミュニケーションがスムーズになります。
一般的なPDFツールの共同編集やクラウドサービスでは、以下のような作業が可能です。
- 全員が同時に最新のPDFを閲覧できる
- コメントや注釈を追加し、すぐに共有できる
- フィードバック履歴を確認できる
使用するツールによって操作方法や権限設定は異なりますが、いずれも最新版のPDFを確認しながらやり取りができる点が大きな特長です。
ただし、共同編集にはコメントの上書きや削除などの操作ミスのリスクもあります。
意思疎通の齟齬を防ぐためには、チャットや通話の併用で意図をすり合わせておくことが重要です。
Acrobatの共同編集機能でPDFの共同作業を進める手順
Acrobat オンラインツールは、ブラウザー上でPDFを編集・共有できる無料ツールです。
ファイルをアップロードするだけで、PDFへのコメントや描画の追加、ファイル共有などの機能を利用できます。
ここでは、Acrobat オンラインツールの共同編集機能を使って、チームメンバーとPDFを共有し、効率的にフィードバックを収集する具体的な手順をご紹介します。
【手順1】PDFをアップロードする
「PDFをオンラインで編集」のページにアクセスし、共同編集を行いたいPDFを以下のいずれかの方法でアップロードします。
- PDFをドラッグ＆ドロップする
- 「ファイルを選択」クリックしてPDFを選択する
アップロードが完了したら、Acrobat オンラインツールに無料登録・ログインします。
ログイン方法は、Adobe アカウントのほか、Google アカウント、SNS アカウント、LINE アカウント、Apple IDなどを利用できます。登録は30秒ほどで完了します。
ログインすると、アップロードしたPDFが表示されます。
【手順2】PDFにコメントや注釈を追加する
左側のメニューからは、以下の注釈機能を利用できます。
- コメントを付ける
- テキストを入力する
- 手書きで線を書き込む
- 円で囲む
- ハイライト（マーカー）や下線を引く
- 取り消し線を引く
投稿された注釈は、投稿者名とタイムスタンプ付きで一覧表示されます。
コメントや注釈を追加する方法については、以下のページで詳しく解説していますので、あわせてご覧ください。
【手順3】「共有」をクリックし、他のユーザーを招待する
画面左の「共有」をクリックして、招待したい相手の名前またはメールアドレスを入力します。
必要に応じてメッセージを入力したり、期限を指定できたりします。
【手順4】共有リンクを送信する
最後に「招待」をクリックすると、指定したユーザーに共有メールが送信されます。
リンクを受け取ったユーザーが開くと、PDFがブラウザー上に表示され、コメントや注釈を確認したり、追加したりできます（※操作にはAdobeアカウントでのログインが必要です）。
また、投稿された注釈はリンクを受け取った側も一覧で確認でき、追加者とその日時をひと目で把握できます。
こうした機能を活用し、PDF上にフィードバックを一元化することで、メールやチャットをまたいだ煩雑なやり取りを省けます。
共有者は集まった注釈をまとめて確認・反映しやすくなるため、プロジェクト管理や修正作業がスムーズに進行するはずです。
Acrobat オンラインツールでチームのやりとりを効率化しよう
Acrobat オンラインツールを使うと、コメントや描画などの機能を使ったレビューにより、チーム内の情報共有や進行管理がより円滑になります。
ドキュメントの一元管理に加え、誰がどこにコメントしたかを把握しやすくなり、修正漏れや確認ミスの防止に効果的です。
今回ご紹介した方法を活かして、PDFの共同作業をよりスムーズに進めてみてください。
Acrobat オンラインツールには、この記事で紹介した以外にも便利な機能が多数搭載されています。そのほかの機能については、以下の記事で確認してみましょう。
はじめてのAdobe Acrobat オンラインツール完全ガイド（概略版）
なお、PDFを直接編集したい場合や、電子署名・墨消しなど多彩な機能を使いたい場合は、高度なツールを備えた有償版の「Adobe Acrobat Pro」がオススメです。
Acrobat Proは、PDFの作成・編集・管理を、より柔軟かつ効率的に行える高度なPDFツールです。
例えば、「PDFを編集」機能を使えば、WordやExcelに変換しなくても、PDF形式のまま直接内容を編集できます。
また、機密情報を完全に削除できる「墨消し」や、複数ファイルを比較して差分を確認できる「文書比較」など、ビジネスシーンで役立つ多彩な機能も利用可能です。
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