電子承認とは？無料で簡単に導入できる方法を解説

「画像」を選択すれば、事前に用意した印影の画像をサインとして使用することも可能です。

作成が完了したら、ポップアップの右下の「保存」ボタンをクリックします。

その後、PDFファイル内の任意の箇所をクリックするとサインを配置できます。サイズを調整したい場合は「A」マークをクリックしましょう。

また、サインの枠線上の円をドラッグすると、さらに細かいサイズの調整が可能です。

サインが完了したら、画像上部の「ダウンロード」ボタンからPDFファイルをダウンロードしましょう。

そのまま他の人にサインを依頼する場合は、画面左のメニューから「招待して電子サインを依頼」をクリックします。

「受信者を追加」の下の入力欄に、依頼先のメールアドレスを入力してください。

入力欄の右に表示される「...」をクリックすると、依頼先の名前や電子承認上の役割、パスワードの有無などを設定できます。

次に「フィールドを追加」からサインのフォーマットを選択します。

「電子サイン」を使用すると、相手の署名、氏名、署名日時からなるフィールドを配置できます。

「メッセージを追加」では、承認依頼のメールの件名、メッセージ、文書の名前、リマインダーの頻度を設定できます。

設定が完了したら、「送信」ボタンをクリックしてください。

Acrobat オンラインツールを使った電子承認の手順は以上です。

続いて、Acrobat Proで電子署名による承認を行う方法を紹介します。

【有償版】Acrobat Proで電子署名する手順

デジタル IDや公開鍵暗号などを用いた「電子署名」を作成するには、Adobe Acrobatの有償版のデスクトップアプリ「Acrobat Pro」がオススメです。

この章では、Acrobat Proを使った電子署名の手順を解説します。

まずは電子署名を入れたいPDFファイルをAcrobatで開き、画面左のメニューから「証明書を使用」を選択します（一部のメニューしか表示されていない場合は「さらに表示」をクリックしてください）。

「デジタル署名」をクリックします。

その状態で、署名を入れたい箇所をドラッグします。

すると電子署名に使用する証明書のタイプを選択するポップアップが表示されるので、任意のものを選んでください。

ここでは、「新しいデジタル IDの作成」を例にとり手順を進めます。

デジタル IDの保存先を選び先に進むと、ID情報を入力する欄が表示されます。名前や電子メールアドレスなどの必要情報を入力して、「続行」をクリックしてください。

デジタル IDの秘密鍵を保護するパスワードの設定が求められるので、推測されづらい複雑な文字列を入力します。パスワードの強度が自動的に判定されて右にメーターが表示されるので、確認しながら安全なパスワードを作成しましょう。

完了したら、「保存」を押してください。このパスワードは電子署名を入れる際に必要になります。

作成したデジタル IDを選択して、「続行」をクリックします。

すると、署名を作成する画面が表示されます。

署名として表示する要素を変更したい場合は、「作成」を押してカスタマイズ画面を開いてください。

設定が完了したら「保存」を押して元の画面に戻ります。

署名に問題がなければ、左下の欄に前の工程で作成したパスワードを入力して、「署名」をクリックしてください。

署名が完了すると、PDFファイルを保存するポップアップが表示されるため、場所を選択して保存しましょう。

以上でAcrobat Proによる電子署名の手順は完了です。

【メリット1】業務効率化を実現できる

承認業務を紙から電子へ移行することで、物理的な文書管理の手間が省けるだけでなく、承認プロセス全体の効率が向上します。

例えば、承認者が異なる拠点にいる場合でも、タイムラグなく文書をやり取りできます。また、承認の進捗が可視化されるため、現在どの段階にあるのかが一目でわかり、必要に応じて迅速な承認を依頼しやすくなります。さらに、承認の過程で文書にミスが見つかった場合、紙の書類では修正に手間がかかりますが、電子文書ならカンタンに修正できます。

【メリット2】コンプライアンスを強化できる

電子なら承認履歴が記録されるため、権限のない人による代理承認といった不適切な処理を防げます。 また、Acrobat Proのような暗号化技術を伴うシステムを使用すれば、データの改ざんが困難になり、コンプライアンスが一層強化されます。

【メリット3】 コストを削減できる

電子承認を導入すれば、紙代・インク代・プリンターの維持費といった紙関連のコストを削減できます。また、社内外での承認のために書類を郵送する必要がなくなり、郵便料金の負担も軽減されます。さらに、紙の書類を保管するためのキャビネットや倉庫が不要になり、オフィスの維持費の削減にもつながります。


このように利点が大きい電子承認ですが、導入にあたっては注意すべき点もあります。次の章では、電子承認の導入時に考慮すべきポイントについて簡潔に解説します。

【注意点1】すべての手続きに適用できるわけではない

電子承認は多くの業務に対応できますが、法律上の証拠能力が求められる文書には、公開鍵暗号といった技術を伴う電子署名が必要になるケースがあります。用途に応じて適切な仕組みを選択することが重要です。

また、事業用定期借地契約など、法律上電子化できない文書も存在します。自社の業務でどの文書が電子化可能かを事前に確認するようにしましょう。

【注意点2】複雑なシステムだとハードルが高い

電子承認システムには、設定や運用が複雑で、導入に時間やコストがかかるものもあります。せっかく導入しても、組織全体でうまく活用できなければ効果を十分に発揮できません。

その点、この記事で紹介したAcrobat ProやAcrobat オンラインツール、Acrobat Readerは、直感的なUIでカンタンに操作可能です。使いやすいツールでスムーズに電子承認を導入したい方は、ぜひお試しください。