業務の中で検収書の提出を求められ、「検収書って何？」「納品書や請求書とはどう違うの？」と迷った経験はありませんか。
検収書は、納品された商品やサービスに問題がないことを確認し、支払い手続きを円滑に進めるための書類です。
そのため、基本的なルールをしっかりと押さえ、正確に作成する必要があります。
この記事では、検収書の役割や納品書・請求書との違い、記載項目や作成時の注意点を解説。さらに無料テンプレートや、「Adobe Acrobat オンラインツール」を使った作成方法も紹介します。
目次
検収書とは
検収書とは、納品された商品やサービスが発注内容どおりだと証明するために、発注者（買い手）が受注者（売り手）に対して発行する書類です。
ここでいう「検収」とは、納品物が、発注内容（種類・数量・品質など）と一致しているかを確認する作業を指します。
例えば、ある商品を100個購入して段ボールが1箱届いた場合、受け取っただけでは「検収した」とは言えません。
段ボールを開け、発注書と照らし合わせながら、数量が合っているか、破損や不良がないか、品名や型番が正しいかなどをひとつずつ確認して、はじめて検収完了となります。
検収書の目的
検収書を発行する主な目的は以下の3つです。
- 売上計上の基準になる
- トラブル・クレームを防止する
- 請求書の発行を省略する
1．売上計上の基準になる
受注者が売上を計上するタイミングは、企業や取引内容によって異なりますが、主に次の3つが挙げられます。
- 商品の出荷時（出荷基準）
- 納品完了時（納品基準）
- 検収完了時（検収基準）
このうち「検収基準」を採用している場合、受注者は発注者から検収書を受け取った段階で売上を計上できます。
つまり、検収書がなければ請求書を発行できず、入金処理も進まないため、取引そのものがストップしてしまう恐れもあります。
そのため、検収書は単なる取引の証明ではなく、受注者側の売上処理をスムーズに進めるうえでも重要な書類なのです。
2．トラブル・クレームを防止する
検収書には、納品物に関するトラブルやクレームを未然に防ぐ目的もあります。
発注者にとっては、検収の過程で納品物の内容や状態を確認できるため、不備があれば、早い段階で返品や再納品の依頼が可能です。
一方、受注者にとっては、検収書を受け取ることで「納品物に問題がなかった」という正式な証拠になります。そのため、後から数量不足や内容の相違によるトラブルを防ぐことにもつながります。
3．請求書の発行を省略する
通常、検収書を受け取ったあとに受注者が請求書を発行し、発注者がその内容に基づいて支払いを行います。
ただし、事前に「検収書の発行により、支払義務が生じる」と取り決めている場合に限り、検収書が請求書の代わりとなり、請求書の発行を省略できることがあります。
この運用により、書類作成の手間が減り、業務効率化にもつながります。
一方で、消費税の課税事業者にとっては注意が必要です。
検収書が「適格請求書（インボイス）」として認められるためには、署名や電子メールなどで受注者の確認を受けなければなりません。
そのため、消費税の課税事業者の場合は、かえって手続きが煩雑になる可能性がある点に注意しましょう。
検収書と納品書・請求書・受領書の違い
「検収書」と似ている書類に、「納品書」「請求書」「受領書」がありますが、それぞれの書類は目的や発行するタイミングが異なります。
以下の表に、これらの違いをまとめました。
つまり、以下のように整理できます。
- 納品書：「これをお届けします」という明細
- 受領書：「商品を受け取りました」という証明
- 検収書：「受け取った商品に問題ありません」という証明
- 請求書：「取引に基づく支払い額はこちらです」という明細
なお、一般的な取引の流れにおける各書類の位置付けは、以下のとおりです。
検収書を発行するまでの流れ
続いて、検収書を発行する一般的な流れについて詳しく解説します。
1．納品物を検収する
まずは、納品された商品やサービスが発注内容に合っているかを丁寧に確認します。数量や仕様に間違いがないか、破損や不良がないかなど、ひとつずつチェックすることが大切です。
システムや大型機器など、動作確認に時間がかかるものについては、あらかじめ検収期間を設け、その期間内にテスト運用を行い、不具合がないかを確認します。
2．検収書を作成する
納品物に問題がなければ、契約や社内の経理フローに従って、検収書を作成・発行します。
なお、検収書の作成は義務ではなく、公的なフォーマットも定められていません。そのため、社内で独自の書式を使う場合や、受注者側からフォーマットの指定を受ける場合など、運用方法は企業によって様々です。
特に決まった様式がない場合は、本記事で紹介するテンプレートを活用すると便利です。ゼロから作成する手間が省け、必要な項目を漏れなく記載できるため、スピーディーかつ正確に検収書を準備できます。
3．検収書を送付する
検収書が完成したら、速やかに受注者へ送付しましょう。郵送やPDFでのメール送付が一般的ですが、取引を電子化するシステムを介して発行する場合もあります。
送付が遅れると、請求や支払いのタイミングが後ろ倒しになり、資金繰りに影響するリスクがあります。
特に下請け取引では「受領した日から60日以内に代金を支払う」と定められており、支払いの遅延は法令違反につながる恐れもあるため、注意が必要です。
検収書の記載項目と書き方
検収書には、法的に定められたフォーマットはありませんが、一般的に記載しておくべき基本項目があります。
ここでは、各項目に何を書けばよいのかを、実際の記入例とあわせてわかりやすくご紹介します。
件名：納品内容がわかるタイトル
納期：取り決めた納期や実際の納品日
支払条件：支払方法や期日など
これらの項目を漏れなく記載し、正確な検収書を作成するには、テンプレートを活用するのがオススメです。
次の章では、すぐに使える無料テンプレートをご紹介します。
検収書のテンプレートをダウンロード
すぐに使える検収書のテンプレートをご用意しました。
必要な項目があらかじめ記載されているため、フォーマットに沿って入力するだけで、スムーズに適切な検収書を作成できます。
登録不要で無料ダウンロードできるので、ぜひご活用ください。
テンプレートの準備ができたら、検収書を作成してみましょう。
次の章では、テンプレートとPDF編集ツールを使って、検収書を作成する方法をご紹介します。
PDFでカンタン！検収書の作成方法
それでは、PDFテンプレートと「Acrobat オンラインツール」を使って、検収書を手軽に作成する方法をご紹介します。
Acrobat オンラインツールは、無料のPDF編集ツールです。
ソフトのインストール不要で、インターネット環境さえあれば、PC・スマホ・タブレットのいずれの端末でも使えます。
また、操作もシンプルで、誰でも迷わず作業を進められるのが特長です。
テンプレートをまだダウンロードしていない方は、以下からダウンロードしましょう。
【手順1】テンプレートをアップロードする
まずは「PDFを編集」にアクセスし、テンプレートをアップロードします。
アップロードするには「ファイルを選択」から選ぶか、ドラッグ＆ドロップしてください。
https://main--dc--adobecom.aem.page/jp/dc-shared/fragments/roc/seo/business/online-pdf-editor
ファイルがアップロードされたらログインします。
アカウントがない場合は、無料でアカウントを作成してください。GoogleやFacebookアカウント、Apple Accountがあれば、すぐにログインできます。
【手順2】必要項目を入力する
ツールバーから「A」アイコンを選択し、入力したい箇所をクリックして内容を記入します。
必要に応じて文字サイズを調整し、見やすく仕上げましょう。
なお、テキストを編集する場合は、該当テキストを選択してから入力し直すか、「ゴミ箱」アイコンをクリックして削除します。
【手順3】社印や検収印を押す（任意）
検収書への押印は義務ではありませんが、取引先の希望や慣例で押印が必要な場合は、電子印鑑を追加します。
「電子サイン」を選択し、「署名を追加」をクリックしましょう。
ポップアップが開いたら、「画像」を選択し、電子印鑑（画像）をアップロードしてください。その後「保存」ボタンをクリックします。
なお、「Adobe Scan」と「Adobe Express」を使えば、実物の印鑑をスキャンして電子印鑑を無料で作成可能です。
電子印鑑を作りたい方は、以下の記事をご確認ください。
【手順4】ダウンロードする
検収書が完成したら、「ダウンロード」ボタンから保存しましょう。
また、「ツール」＞「共有」機能を使うと、完成した検収書をリンク（URL）形式で送信できます。リンクを共有しておけば、修正内容がリアルタイムで反映されるため、都度ファイルを再送する手間が省け、社内での確認や承認フローもスムーズに進みます。
ただし、先方に送付する際には、内容を確定させた上でPDFとしてダウンロードし、添付ファイルとして送信するのが安心です。
なお、Acrobat オンラインツールなら、Microsoft ExcelやMicrosoft Wordで作成した検収書を、PDFに変換できます。
検収書をPDF形式で保存しておけば、どのデバイスから開いてもレイアウトが崩れにくく、長期保存にも適しているため、書類の管理もスムーズです。
関連：無料でExcelをPDFに変換する方法（初心者向け・ソフト不要）
関連：【無料】WordをPDFに変換するカンタンな方法（ソフト不要）
ここまで、検収書の基本や作成方法についてご紹介しました。
次の章では、検収書を作成する際に押さえたい注意点を解説します。
検収書に関する実務を円滑に行うために、ぜひチェックしておきましょう。
検収書を作成する際に確認すべき2つのポイント
検収書を正確に作成するには、必ず確認しておきたい項目があります。
ここでは、取引のトラブルを未然に防ぐために特に重要な2つのポイントを解説します。
【注意点1】発注内容と記載内容が一致しているか確認する
検収書は、納品された商品やサービスが、注文内容どおりであることを証明する文書です。記載内容が発注書や見積書と一致していないと、支払いが遅れるだけでなく、取引先との信頼にも影響します。
そのため、検収書を作成する際には、商品名・品番・数量・単価・金額などを照らし合わせ、型番や仕様の細部まで確認しましょう。
【注意点2】数字に誤りがないか確認する
検収書に記載する数量・単価・金額・日付などは、取引の根拠となる重要な情報です。
これらの数字に誤りがあると、再提出や支払いの遅れにつながったり、取引先との信頼を損ねたりする原因にもなりかねません。
特に、作成時は0の桁数や税込・税抜の区別など、数字の細部まで正確に記載してください。
検収書の電子化で業務効率がさらに向上
紙で検収書を作成・保管していると、「保管スペースの確保が大変」「必要な書類がすぐ見つからない」といった悩みがつきものです。
こうした課題は、検収書を電子化することで大きく改善できます。
電子化すれば、物理的な保管場所が不要になり、キーワード検索で目的の検収書をすぐに見つけられるようになります。
さらに、紛失や破損のリスクも軽減できるうえ、リモートワーク中でもスムーズに確認・発行が可能です。
では、どうすれば検収書を電子化できるのでしょうか？
ここからは、検収書の電子化に役立つアドビの便利なツールをご紹介します。
電子化を実現するアドビの便利なツール
⚫︎「Adobe Scan」で紙の検収書をカンタンに電子化
「Adobe Scan」は、スマートフォンのカメラで紙の書類を撮影するだけで、高品質なPDFに変換できる無料アプリです。既に紙で保管している検収書も、Adobe Scanを使えばカンタンに電子化できます。
https://main--dc--adobecom.aem.page/jp/dc-shared/fragments/roc/seo/business/adobescan-top
【Adobe Scanで紙の検収書を電子化する手順】
- アプリを開いて、スキャンしたい検収書にかざす（自動的に撮影される）
- スキャンの範囲を調整する
- スキャンデータをPDFで保存する
【Android版】Adobe Scanをダウンロードする
詳しい使い方は、以下の記事でも紹介しています。
⚫︎「Acrobat オンラインツール」で検収書作成を効率化
Acrobat オンラインツールは、ブラウザー上でPDFの編集や変換ができる無料ツールです。ソフトのインストールは不要で、インターネット環境があればどこからでもアクセスできます。
https://main--dc--adobecom.aem.page/jp/dc-shared/fragments/roc/seo/business/acrobat-online-top
Acrobat オンラインツールには、検収書の作成、送付、管理に便利な機能が揃っており、以下のリンクから今すぐ無料で利用できます。
- PDFを編集：検収書テンプレートに直接入力できる
- PDF変換ツール：ExcelやWordで作成した検収書をPDFに変換できる
- PDFを圧縮：検収書のファイルサイズを軽くできる
- PDFを保護：検収書にパスワードをかけて改ざんを防ぐ
- PDFを結合：注文書・納品書・請求書などの関連書類を1つのPDFにまとめられる
これらのPDFに関する25以上の機能をすべて無料で使えるため、この機会にぜひお試しください。
検収書に関するよくある質問
ここでは、検収書に関するよくある疑問をまとめました。気になる点を解消して、安心して検収書を準備しましょう。
検収書の発行は必ず必要でしょうか？
いいえ、検収書の発行は法律で義務付けられているわけではなく、すべての取引で作成しなければならないものではありません。
ただし、実務上は納品物の受領や検査の結果を証明する書類として発行されることが多く、トラブル防止や支払い処理を円滑にする目的で用いられます。
検収書に押印は必要ですか？
いいえ、検収書への押印は法律上の義務ではありません。
しかし、改ざん防止や信頼性の確保の観点から、正式なビジネス文書として押印することが慣例となっています。
電子契約や電子署名の普及により、押印を省略する企業も増えていますが、紙の検収書を扱う場合は、特別な事情がなければ押印しておくのが無難でしょう。
検収書に収入印紙は必要ですか？
いいえ、必要ありません。
印紙税は、「金銭の受領を証明する書類」に課される税金です。
検収書はあくまで「納品物に問題がないことを証明する書類」であり、代金の受け取りを証明するものではないため、収入印紙の貼付は不要です。
検収書の保存期間・方法は？
検収書は「国税関係書類」に該当し、一定期間の保存が義務付けられています。
保存期間は以下のとおりです：
- 法人の場合：原則7年間（欠損金の繰越控除がある場合は10年間）
- 個人事業主の場合：5年間
また、近年は電子帳簿保存法により、メール添付やPDFでの共有など、電子的に送受信した検収書は電子データのまま保管することが原則となっています。
保管にあたり、以下の要件を満たす必要があります。
- 真実性の確保：タイムスタンプの付与、または訂正・削除の履歴が残る仕組みを整えることにより、改ざんされていない原本の状態を保つこと
- 可視性の確保：データの保存場所が明確で、取引日付・金額・取引先名などで速やかに検索でき、誰でも確認できる状態を保つこと
詳しくは、以下の記事でも解説しています。
アドビのツールで検収書の作成・管理をもっとスムーズに
本記事では、検収書の基本的な役割や記載すべき項目、作成時の注意点について詳しく解説しました。あわせて、すぐに使えるテンプレートもご紹介していますので、ぜひ実務にお役立てください。
また、検収書は電子化することで、作成・送付・保管といった業務全体の効率が大きく向上します。Acrobat オンラインツールやAdobe Scanを使えば、カンタンに電子化が可能です。
正確な検収書をスピーディーに発行し、スムーズな取引と業務効率化を実現するためにも、ぜひアドビのツールをご活用ください。
（執筆：ウェブライダー）
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