検収書とは？納品書・請求書との違いや書き方を紹介【テンプレ付き】

検収書の目的

検収書を発行する主な目的は以下の3つです。

1. 売上計上の基準になる
2. トラブル・クレームを防止する
3. 請求書の発行を省略する

検収書と納品書・請求書・受領書の違い

「検収書」と似ている書類に、「納品書」「請求書」「受領書」がありますが、それぞれの書類は目的や発行するタイミングが異なります。

以下の表に、これらの違いをまとめました。

検収書を発行するまでの流れ

続いて、検収書を発行する一般的な流れについて詳しく解説します。

検収書の記載項目と書き方

検収書には、法的に定められたフォーマットはありませんが、一般的に記載しておくべき基本項目があります。

ここでは、各項目に何を書けばよいのかを、実際の記入例とあわせてわかりやすくご紹介します。

【手順1】テンプレートをアップロードする

まずは「PDFを編集」にアクセスし、テンプレートをアップロードします。

アップロードするには「ファイルを選択」から選ぶか、ドラッグ＆ドロップしてください。

ファイルがアップロードされたらログインします。

アカウントがない場合は、無料でアカウントを作成してください。GoogleやFacebookアカウント、Apple Accountがあれば、すぐにログインできます。

【手順2】必要項目を入力する

ツールバーから「A」アイコンを選択し、入力したい箇所をクリックして内容を記入します。

必要に応じて文字サイズを調整し、見やすく仕上げましょう。

なお、テキストを編集する場合は、該当テキストを選択してから入力し直すか、「ゴミ箱」アイコンをクリックして削除します。

【手順3】社印や検収印を押す（任意）

検収書への押印は義務ではありませんが、取引先の希望や慣例で押印が必要な場合は、電子印鑑を追加します。

「電子サイン」を選択し、「署名を追加」をクリックしましょう。

ポップアップが開いたら、「画像」を選択し、電子印鑑（画像）をアップロードしてください。その後「保存」ボタンをクリックします。

なお、「Adobe Scan」と「Adobe Express」を使えば、実物の印鑑をスキャンして電子印鑑を無料で作成可能です。

電子印鑑を作りたい方は、以下の記事をご確認ください。

【無料】電子印鑑を編集・作成してPDFに押す方法

【手順4】ダウンロードする

検収書が完成したら、「ダウンロード」ボタンから保存しましょう。

また、「ツール」＞「共有」機能を使うと、完成した検収書をリンク（URL）形式で送信できます。リンクを共有しておけば、修正内容がリアルタイムで反映されるため、都度ファイルを再送する手間が省け、社内での確認や承認フローもスムーズに進みます。

ただし、先方に送付する際には、内容を確定させた上でPDFとしてダウンロードし、添付ファイルとして送信するのが安心です。

なお、Acrobat オンラインツールなら、Microsoft ExcelやMicrosoft Wordで作成した検収書を、PDFに変換できます。

検収書をPDF形式で保存しておけば、どのデバイスから開いてもレイアウトが崩れにくく、長期保存にも適しているため、書類の管理もスムーズです。

関連：無料でExcelをPDFに変換する方法（初心者向け・ソフト不要）

関連：【無料】WordをPDFに変換するカンタンな方法（ソフト不要）

ここまで、検収書の基本や作成方法についてご紹介しました。

次の章では、検収書を作成する際に押さえたい注意点を解説します。

検収書に関する実務を円滑に行うために、ぜひチェックしておきましょう。

【注意点1】発注内容と記載内容が一致しているか確認する

検収書は、納品された商品やサービスが、注文内容どおりであることを証明する文書です。記載内容が発注書や見積書と一致していないと、支払いが遅れるだけでなく、取引先との信頼にも影響します。

そのため、検収書を作成する際には、商品名・品番・数量・単価・金額などを照らし合わせ、型番や仕様の細部まで確認しましょう。

【注意点2】数字に誤りがないか確認する

検収書に記載する数量・単価・金額・日付などは、取引の根拠となる重要な情報です。

これらの数字に誤りがあると、再提出や支払いの遅れにつながったり、取引先との信頼を損ねたりする原因にもなりかねません。

特に、作成時は0の桁数や税込・税抜の区別など、数字の細部まで正確に記載してください。

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検収書の発行は必ず必要でしょうか？

いいえ、検収書の発行は法律で義務付けられているわけではなく、すべての取引で作成しなければならないものではありません。

ただし、実務上は納品物の受領や検査の結果を証明する書類として発行されることが多く、トラブル防止や支払い処理を円滑にする目的で用いられます。

検収書に押印は必要ですか？

いいえ、検収書への押印は法律上の義務ではありません。

しかし、改ざん防止や信頼性の確保の観点から、正式なビジネス文書として押印することが慣例となっています。

電子契約や電子署名の普及により、押印を省略する企業も増えていますが、紙の検収書を扱う場合は、特別な事情がなければ押印しておくのが無難でしょう。

検収書に収入印紙は必要ですか？

いいえ、必要ありません。

印紙税は、「金銭の受領を証明する書類」に課される税金です。

検収書はあくまで「納品物に問題がないことを証明する書類」であり、代金の受け取りを証明するものではないため、収入印紙の貼付は不要です。

検収書の保存期間・方法は？

検収書は「国税関係書類」に該当し、一定期間の保存が義務付けられています。

保存期間は以下のとおりです：

• 法人の場合：原則7年間（欠損金の繰越控除がある場合は10年間）
• 個人事業主の場合：5年間

また、近年は電子帳簿保存法により、メール添付やPDFでの共有など、電子的に送受信した検収書は電子データのまま保管することが原則となっています。

保管にあたり、以下の要件を満たす必要があります。

1. 真実性の確保：タイムスタンプの付与、または訂正・削除の履歴が残る仕組みを整えることにより、改ざんされていない原本の状態を保つこと
2. 可視性の確保：データの保存場所が明確で、取引日付・金額・取引先名などで速やかに検索でき、誰でも確認できる状態を保つこと

詳しくは、以下の記事でも解説しています。

電子帳簿保存法の対象書類は？保存要件もわかりやすく解説