誰が見ても「分かる」案内状の作り方〜クリエイティブなビジネス状を作るためのヒント〜

これまで失敗した提案を振り返ってみて


このコラムでは、「クリエイティブなビジネス状を作るためのヒント」として、「お礼状」「案内状」「招待状」の3つを取り上げ、それぞれの役割と、クリエイティブな内容に仕上げていくために、今日からできることをお伝えします。

今回のテーマは、案内状です。ビジネスシーンにおいて、「広く周知する目的」で利用されます。例えば、製品サイトの案内や社名変更のお知らせなど、相手を選ばず内容に問わず知らせたいことがある場合に使われます。


案内状は、「配布物タイプ」「掲示物タイプ」の大きく2パターンに分けられます。どちらのパターンも、「伝えたい情報を分かりやすく書くこと」が重要です。


本記事では、案内状の基本的な構成をはじめ、パターン別の記載ポイントをご紹介します。相手に届けるための案内状を一緒に作っていきましょう。

 

 

案内状を作る6つの要素

 

基本的な案内状は6つの内容で構成されています。みなさんもどこかで一度は見たことがあるのではないでしょうか。

 

 

1. 課題の提起

 

①頭語 :「こんにちは」のように、始まりのあいさつに相当。

②時候のあいさつ :季節を意識した内容が書かれる。時候の慣用句もあるが、自身でアレンジすることも可能。

③主文 :この手紙を出した目的。

④結びのあいさつ :手紙を締めくくる言葉。相手への思いやりを添えるのが一般的。

⑤結語  :「さようなら」のように、お別れのあいさつに相当。

⑥差出人   :自身の名前を記載。

 

Adobe Illustratorのテンプレートを使うと、次のようにアレンジができます。以下は、配布物タイプの事例です。

 

その写真で何を伝えたいか
その写真で何を伝えたいか

案内状で押さえたい3つの文章マナー

 

「文章マナー」と言われた途端、頭を抱えてしまう人もいるのではないでしょうか。ここでは案内状作成時の文章マナーとして、注意してほしい3つのポイントを説明します。

 

 

●頭語と結語の組み合わせを一致させる

 

お礼状は頭語に始まり、結語で終わります。送り先との関係性に合わせた代表的な言葉を紹介します。どれも使われる言葉が違うため、組み合わせに注意しましょう。

 

その写真で何を伝えたいか

 

ときどき、「かしこ」を結語に使う方がいます。この言葉は女性が女性らしさを強調するために使用するため、ビジネスシーンでは砕けすぎた印象を与えることから、避けた方が良いでしょう。

 

●現状にあった時候のあいさつを添える

 

時候のあいさつは、「型にとらわれ過ぎないこと」が大事です。ビジネスにおいて、「〇〇で候」という言葉を使うのは、一般的にはマナーとされていますが、相手との関係性などによって少しラフに仕上げても問題ありません。

また時期によっては、本来の例文では沿わないこともあります。例えば6月だからといって、梅雨らしい日々が毎日続くわけではありません。そのような場合、「梅雨にはまだ早いですが〜」「梅雨めいてきましたが、夏のような暑い日々が続いていますね〜」のようにアレンジを加えると、一味違う時候のあいさつに早変わりします。

以下のあいさつを参考に、季節や状況に合わせて型を崩し、遊び心を演出してみましょう。

 

 

【各月のあいさつ例】

4. 採用後のメリット

 

続く主な言葉は、以下の通りです。

 

・貴社ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。

・貴社ますますご発展のこととお慶び申し上げます。

・貴社ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。

・貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

・貴社ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。

・貴社ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。

・皆様お元気でご活躍のことと拝察いたします。

 

●結びのあいさつを添える

 

最後まで気持ちよく読んでもらえるよう、相手の状況に合う言葉を選びましょう。また、相手に促したい行動を意識させる内容(伝言の依頼、返事を促すなど)から選ぶのも有用です。

【結びのあいさつ例】
・末筆ながらますますのご活躍をお祈り申し上げます。
・まずは書中にてご挨拶申し上げます。
・末筆ながら、○○さまにもくれぐれもよろしくお伝えください。
・またお会いできる日を楽しみにしております。
・ご多忙と拝察いたしますが、ご返事を賜りますようお願い申し上げます。   

 

こちらは「掲示物タイプ」の事例です。会社内の掲示板などに使用するのであれば、頭語や結語、時候のあいさつなどは省略しても構いません。

 

その写真で何を伝えたいか
その写真で何を伝えたいか

 

同じ体裁を保っていても、デザインや見せ方が変わると、印象がガラリと変わるのをお分かりいただけるのではないでしょうか。

 

 

案内状を見やすくする3つのポイント

 

配布物タイプ、掲示物タイプの種類を問わず、案内状を作るうえで、「誰が見てもパッと内容を理解するため」に欠かせない3つのポイントがあります。

 

●視認性が高い

 

視認性の高さは、「誰が読んでも同じ内容を届けるため」には重要です。そのために書体やカラーに統一性を持たせる必要があります。

なお目立ちやすいという理由からポップな書体を選ぶ方がいますが、字が波打ったように見えてしまうため、ビジネスシーンでの案内状には不向きです。カジュアル過ぎず、柔らかな印象を出したい場合には、「ゴシック体」や「丸ゴシック体」がおすすめです。

 

 

●情報のプライオリティーがついている

 

情報のプライオリティーがはっきりしていると、読み手が意識せずとも内容を理解することが可能です。そのためには、Adobe Illustratorを使い、伝えたい「メッセージ」「日時」「対象」など、注目してほしい点を強調するようにしましょう。

例えば、サービス変更周知の場合だと、「いつから」「どんな点が変更になるのか」が重要なポイントになります。以下のように目立たせることで、理解しやすい案内状となりました。

 

写真はまず見た目が勝負

 

こういった案内状の場合、頭語や結語などは不要と考え、削除しても問題ないでしょう。このように言葉に強弱をつけることで、届けたいメッセージが初めて伝わるのです。

 

 

●ターゲットがパッと読みやすい言葉で書かれている

 

言葉の選び方によっても、案内状の印象は変わります。「お知らせ」「ご注意」のように、名詞で体言止めをすると、目に飛び込んできた単語だけで大まかな概要が把握できます。Adobe Illustratorで文字をデザインすると、より人目を引くテキストになります。

 

 

その写真で何を伝えたいか

 

また、漢字の使用率を押さえることも一つのテクニックです。一般的に文中の漢字使用比率が30%前後だと読みやすく、40%を超えてくると硬い印象の文章と言われています。読んでほしいターゲットに合わせ、例えば「みなさま」「皆さま」「皆様」と使い分けるだけでも、文章の印象は大きく変わります。

 

また、漢字で書きがちな「事」「物」「為」をひらがなにしてみてください。それだけで、一気に視認性が高まります。

 

 

周りと差をつける「ビジネス案内状」タイプ別のポイント

最後に「配布物タイプ」「掲示物タイプ」の2パターンに分けて、作り方のポイントを説明します。

 

●手元で見る配布物タイプ

配布物タイプは、忙しい人でもサッと理解できるように、見出しからインパクトのある内容にします。それによって、読み手に自身に関係のある内容かを判断してもらうからです。

またAdobe Illustratorを使い、情報の優先順位を色やデザインで区別することによって、読み落としを防ぎます。

 

●エントランスや廊下などで読まれる掲示物タイプ

掲示物タイプは単なる張り紙になりやすいため、文字のデザインや色合いをつけるのにAdobe Illustratorを使い、情報にメリハリをつけます。また、掲示する場所や読む人の層を考え、遠くにいても目に留まるフォントデザインやサイズも意識してみてください。

Adobe InDesignは、自分の思い通りに文章フォーマットデザインを作ったり、内容を複製するのに便利です。ヘッダー・フッターに会社のロゴをつけたり、全体の体裁を思いのまま整えたりと、伝えたいことを押さえた内容に仕上げることができます。

 

わかりやすく、内容がしっかり伝わる案内状を作ろう

案内状は手に取るか、掲示するかによって見せ方が変わります。誰が見てもわかりやすい案内状にするためにも、「自身の気持ちが伝わるデザイン」「視認性を意識したフォント」など、相手を考えながら選んでみてください。Adobe製品で、スピーディーにオリジナリティ溢れる案内状を作りましょう。


--

 

取材協力:大倉照結(おおくら・てゆい)
合同会社クリーン・クラン 代表。女優、アドビ製品を熟知するジェネラリスト。さまざまな業界に精通しており、多彩な経歴を持つ。全国各地でアドビ製品の最新バージョンから、裏技までユーザー目線で紹介する。

監修協力:峯陽子(みね・ようこ)

 

--

 

(執筆:スギモトアイ 編集:ノオト)

 

 

無料でご相談

お見積り

稟議書、購買申請にお使いいただける見積りをリアルタイムで発行

オンラインフォーム 

14:00までのご連絡には当日ご返答します。
 いただいたご相談には専任担当が対応させていただきます。

電話

専門スタッフがご相談にお答えします。

お問い合わせ: 0120-921-104

法人向け Creative Cloudグループ版プランの選択

すべてのプランには、簡単なライセンス管理のためのAdmin Console、テクニカルサポート、Adobe Talentへの無制限の求人情報掲載、1TBのストレージが含まれます。

単体プラン

月額4,158 円 (税込)


Photoshop、Illustrator、InDesign、Spark、Acrobat Proなど、アドビのクリエイティブアプリを1つ選択

お得なプラン

コンプリートプラン

月額8,778 円(税込)

 

Photoshop、Illustrator、InDesign、Spark、Acrobat Proなど、20を超えるアドビの各種クリエイティブアプリをご利用いただけます。

電話でのご注文 : 0120-921-104

または、ちらからお問い合わせください。

ご不明な点がございましたら、チャットでお問い合わせください

大規模な組織での購入については、Creative Cloudエンタープライズ版の詳細
を参照してください。

* Acrobat Pro、Lightroom、InCopyの単体プランには、100GBのストレージが含まれます。