誰が見ても「分かる」案内状の作り方〜クリエイティブなビジネス状を作るためのヒント〜

①頭語　：「こんにちは」のように、始まりのあいさつに相当。

②時候のあいさつ　：季節を意識した内容が書かれる。時候の慣用句もあるが、自身でアレンジすることも可能。

③主文　：この手紙を出した目的。

④結びのあいさつ　：手紙を締めくくる言葉。相手への思いやりを添えるのが一般的。

⑤結語　　：「さようなら」のように、お別れのあいさつに相当。

⑥差出人   ：自身の名前を記載。

Adobe Illustratorのテンプレートを使うと、次のようにアレンジができます。以下は、配布物タイプの事例です。

「文章マナー」と言われた途端、頭を抱えてしまう人もいるのではないでしょうか。ここでは案内状作成時の文章マナーとして、注意してほしい3つのポイントを説明します。

お礼状は頭語に始まり、結語で終わります。送り先との関係性に合わせた代表的な言葉を紹介します。どれも使われる言葉が違うため、組み合わせに注意しましょう。

時候のあいさつは、「型にとらわれ過ぎないこと」が大事です。ビジネスにおいて、「〇〇で候」という言葉を使うのは、一般的にはマナーとされていますが、相手との関係性などによって少しラフに仕上げても問題ありません。

また時期によっては、本来の例文では沿わないこともあります。例えば6月だからといって、梅雨らしい日々が毎日続くわけではありません。そのような場合、「梅雨にはまだ早いですが〜」「梅雨めいてきましたが、夏のような暑い日々が続いていますね〜」のようにアレンジを加えると、一味違う時候のあいさつに早変わりします。

以下のあいさつを参考に、季節や状況に合わせて型を崩し、遊び心を演出してみましょう。

【各月のあいさつ例】

続く主な言葉は、以下の通りです。

・貴社ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。

・貴社ますますご発展のこととお慶び申し上げます。

・貴社ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。

・貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

・貴社ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。

・貴社ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。

・皆様お元気でご活躍のことと拝察いたします。

最後まで気持ちよく読んでもらえるよう、相手の状況に合う言葉を選びましょう。また、相手に促したい行動を意識させる内容（伝言の依頼、返事を促すなど）から選ぶのも有用です。

【結びのあいさつ例】
・末筆ながらますますのご活躍をお祈り申し上げます。
・まずは書中にてご挨拶申し上げます。
・末筆ながら、○○さまにもくれぐれもよろしくお伝えください。
・またお会いできる日を楽しみにしております。
・ご多忙と拝察いたしますが、ご返事を賜りますようお願い申し上げます。   

こちらは「掲示物タイプ」の事例です。会社内の掲示板などに使用するのであれば、頭語や結語、時候のあいさつなどは省略しても構いません。

同じ体裁を保っていても、デザインや見せ方が変わると、印象がガラリと変わるのをお分かりいただけるのではないでしょうか。

配布物タイプ、掲示物タイプの種類を問わず、案内状を作るうえで、「誰が見てもパッと内容を理解するため」に欠かせない3つのポイントがあります。

視認性の高さは、「誰が読んでも同じ内容を届けるため」には重要です。そのために書体やカラーに統一性を持たせる必要があります。

なお目立ちやすいという理由からポップな書体を選ぶ方がいますが、字が波打ったように見えてしまうため、ビジネスシーンでの案内状には不向きです。カジュアル過ぎず、柔らかな印象を出したい場合には、「ゴシック体」や「丸ゴシック体」がおすすめです。

情報のプライオリティーがはっきりしていると、読み手が意識せずとも内容を理解することが可能です。そのためには、Adobe Illustratorを使い、伝えたい「メッセージ」「日時」「対象」など、注目してほしい点を強調するようにしましょう。

例えば、サービス変更周知の場合だと、「いつから」「どんな点が変更になるのか」が重要なポイントになります。以下のように目立たせることで、理解しやすい案内状となりました。

こういった案内状の場合、頭語や結語などは不要と考え、削除しても問題ないでしょう。このように言葉に強弱をつけることで、届けたいメッセージが初めて伝わるのです。

言葉の選び方によっても、案内状の印象は変わります。「お知らせ」「ご注意」のように、名詞で体言止めをすると、目に飛び込んできた単語だけで大まかな概要が把握できます。Adobe Illustratorで文字をデザインすると、より人目を引くテキストになります。

また、漢字の使用率を押さえることも一つのテクニックです。一般的に文中の漢字使用比率が30%前後だと読みやすく、40％を超えてくると硬い印象の文章と言われています。読んでほしいターゲットに合わせ、例えば「みなさま」「皆さま」「皆様」と使い分けるだけでも、文章の印象は大きく変わります。

また、漢字で書きがちな「事」「物」「為」をひらがなにしてみてください。それだけで、一気に視認性が高まります。