「ありがとう」と喜ばれるお礼状の作り方~クリエイティブなビジネス状を作るためのヒント~


このコラムでは、「クリエイティブなビジネス状を作るためのヒント」として、「お礼状」「案内状」「招待状」の3つを取り上げ、それぞれの役割と、クリエイティブな内容に仕上げていくために、今日からできることをお伝えします。

 

今回のテーマは、お礼状です。ビジネスシーンにおいて、お客さまや取引先など、いつもお世話になっている方々に感謝の気持ちを伝えることは、仕事を円滑に進める上でとても大切です。しかし、「お礼状って礼儀が難しそう」「手書き文字に自信がない」などの理由から、メールや電話で済ませてしまう人もいるのではないでしょうか。

お礼状で大切なのは、「相手の喜ぶ顔をイメージしながら書くこと」です。必ずしも手書きにこだわる必要はなく、パソコンで作成しても大丈夫です。基本的なマナーやデザインのポイントを理解すると、早い人で5〜10分程度で作れるようになります。

本記事では、お礼状の基本的なマナーをはじめ、周りと差をつけるためのTipsやデザインのポイントをご紹介します。この機会に、相手に喜ばれるお礼状をしたためてみませんか。

 

 

お礼状は「相手と自身の気持ち」をつなぐ

 

 

お客さまや取引先といった社外の方から会社関係者まで、活用機会が幅広いお礼状。以下のようなケースには、ぜひお礼状を作成しましょう。


・贈り物のお礼(お歳暮やお中元、プレゼントなど)
・物品貸与のお礼(デモ機の貸し出し、試供品の提供など)
・企業のイベントのお礼(創業、開店、創立周年など)
・個人のイベントのお礼(昇進や栄転、入院や災害見舞いなど)
・各種催し物のお礼(退職祝い、送別会、歓迎会など)
・パーティーやイベント参加のお礼(祝賀パーティー、創業記念祭など)

メールやチャットによるカジュアルなお礼が増える中、お礼状を送るメリットは、「相手に気持ちが伝わりやすいこと」。Webツールは確かに便利ですが、テキストのみのやり取りになるため、人によってはそっけない印象に取られることも。相手を意識した文章やメッセージ、読みやすさを考慮したフォントなどを選ぶことで、言葉に乗せた気持ちやニュアンスが届きやすくなります。それによって、お礼状を読む相手もあなたの顔を思い浮かべやすくなるのです。

定型文やフォーマットを使うと固い印象を抱かれがちですが、ちょっとしたデザインやアレンジを工夫するだけで、人柄溢れる独自性のあるお礼状が作れます。こうしたお礼状が相手に感動を与え、次のチャンスに繋がることもあるのです。

 

 

お礼状で押さえたい3つの文章マナー

 

「文章マナー」と言われた途端、頭を抱えてしまう人もいるのではないでしょうか。ここではお礼状作成時の文章マナーとして、注意してほしい3つのポイントを説明します。

まずは、お礼状の基本的な要素を確認しましょう。

 

 

1. 課題の提起

 

①頭語 :「こんにちは」のように、始まりのあいさつに相当。

②時候のあいさつ :季節を意識した内容が書かれる。時候の慣用句もあるが、自身でアレンジすることも可能。

③主文 :この手紙を出した目的。

④結びのあいさつ :手紙を締めくくる言葉。相手への思いやりを添えるのが一般的。

⑤結語 「さようなら」のように、お別れのあいさつに相当。

⑥日付   :自身の名前を記載。

⑦差出人

⑧宛名 :ビジネス文書の場合、宛名は最初に記載することもある。

 

 

●頭語と結語の組み合わせを一致させる

 

お礼状は、一般的に頭語に始まり、結語で終わるもの。送り先との関係性に合わせた代表的な言葉を紹介します。どれも使われる言葉が違うため、組み合わせに注意しましょう。

 

4. 採用後のメリット

 

ときどき、「かしこ」を結語に使う方がいます。この言葉は女性が女性らしさを強調するために使用するため、ビジネスシーンでは砕けすぎた印象を与えることから、避けた方が良いでしょう。

●現状にあった時候のあいさつを添える

 

時候のあいさつは、「型にとらわれ過ぎないこと」が大事です。ビジネスにおいて、「〇〇で候」という言葉を使うのは、一般的にはマナーとされていますが、相手との関係性などによって少しラフに仕上げても問題ありません。

また時期によっては、本来の例文では沿わないこともあります。例えば6月だからといって、梅雨らしい日々が毎日続くわけではありません。そのような場合、「梅雨にはまだ早いですが〜」「梅雨めいてきましたが、夏のような暑い日々が続いていますね〜」のようにアレンジを加えると、一味違う時候のあいさつに早変わりします。

以下のあいさつを参考に、季節や状況に合わせて型を崩し、遊び心を演出してみましょう。

 

【各月のあいさつ例】

写真はまず見た目が勝負

 

続く主な言葉は、以下の通りです。

・貴社ますますご繁栄のこととお慶び申し上げます。

・貴社ますますご発展のこととお慶び申し上げます。

・貴社ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。

・貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

・貴社ますますご隆盛のこととお慶び申し上げます。

・貴社ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。

・皆様お元気でご活躍のことと拝察いたします。

 

●結びのあいさつを添える

 

最後まで気持ちよく読んでもらえるよう、相手の状況に合う言葉を選びましょう。また、相手に促したい行動を意識させる内容(伝言の依頼、返事を促すなど)から選ぶのも有用です。

 

【結びのあいさつ例】


・末筆ながらますますのご活躍をお祈り申し上げます。
・まずは書中にてご挨拶申し上げます。
・末筆ながら、○○さまにもくれぐれもよろしくお伝えください。
・またお会いできる日を楽しみにしております。
・ご多忙と拝察いたしますが、ご返事を賜りますようお願い申し上げます。  

 

周りと差をつける「ビジネスお礼状」のポイント

 

 

お礼状の基本となる文章マナーを理解したところで、ビジネスポイントを押さえたTipsやデザインアレンジを実践してみましょう。どれも手軽に取り入れやすい方法です。

 

 

●「親しみがありつつ、カジュアル過ぎない」フォーマットを選ぼう

 

 

お客さまや取引相手など、社外に対してお礼状を送る場合には、「カジュアル過ぎない」をキーワードに文章フォーマットを選ぶと良いでしょう。Adobe Stockは豊富なフォーマットを用意しています。ビジネス向けに無地のフォーマットもありますが、人によっては味気なく、寂しい印象を持たれます。そんなときは、Adobe Stockにある画像から季節の花を選び、Adobe Photoshopで切り抜いてオリジナルフレームを作成することもできます。

 

また、Adobe InDesignなら、ヘッダーとフッターにオリジナルデザインを入れられるなど、他のソフトにはない自由度でお礼状が作れます。季節ごとのテーマや柄などを使い、ビジネスからカジュアルまで自分なりにアレンジしてみましょう。

 

その写真で何を伝えたいか

●読み手に合わせたフォントをチョイス

 

コーポレートフォントが決まっていない場合、相手が読みやすいフォントを選ぶ必要があります。例えば、年配の方に形式を重んじたお礼を送りたいなら「明朝体」「楷書体」、カジュアルな場面や若い方なら「ゴジック体」が有用です。ポップな書体は、印刷すると文字が波を打っていて読みにくいため、避けた方が無難でしょう。

Adobe Creative Cloud内のAdobe Fontsで使える、「源ノ角ゴシック」は視認性が高く、読みやすいです。また、ユニバーサルデザインに考慮した、「UD新ゴ」は、オフィシャルな場面でも、年齢幅があっても使える優秀なフォントです。クラシカルな雰囲気にしたい場合は、「貂明朝」、手書き風のカジュアルな印象を与えたい場合には、字幕風に見える「シネマ丸ゴシック」がおすすめ。まるで話しているかのような印象を相手に与えます。

 

 

●手書きの一言やイラストを添える

 

 

最後に手書きのメッセージを一言入れることで、相手はあなたをより近くに感じてくれます。もしイラストを描くのが好きなら、季節の花を署名の横にちょっと添えるのも良いかもしれません。パソコンの時代だからこそ、手書きも交え、気持ちも一緒に届けませんか。

また、ビジネスマナーでは、「お礼状はA4サイズの用紙に作成」と言われますが、ハガキサイズの手紙でも問題はありません。何より大事なのは、「ありがとうの気持ちを相手に届けること」です。マナーを深く考え過ぎず、ご自身の出来るところから試してみましょう。

 

お礼状をビジネスフックに

 

感謝の気持ちをより丁寧に伝える手段として、お礼状の価値は無限です。喜ばれるお礼状にするためにも、「自身の気持ちが伝わるデザイン」「視認性を意識したフォント」など、相手を意識しながら選んでみてください。次のビジネスに繋げるためにも、Adobe製品を使いながら、お礼状を書いてみませんか。

 

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取材協力:大倉照結(おおくら・てゆい)

合同会社クリーン・クラン 代表。女優、アドビ製品を熟知するジェネラリスト。さまざまな業界に精通しており、多彩な経歴を持つ。全国各地でアドビ製品の最新バージョンから、裏技までユーザー目線で紹介する。

 

監修協力:峯陽子(みね・ようこ)

 

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(執筆:スギモトアイ 編集:ノオト)

 

 

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