フローチャートのメリットや作成方法
フローチャートは、プログラミングだけではなくビジネスシーンでも活用できます。フローチャートを作るメリットや作成上のルールのほか、作成に適したソフトウェアを紹介します。
目次
フローチャートのメリットや作成方法
フローチャートと聞くと、プログラムを組むときに作成する設計図の印象があります。しかし、それ以外でもさまざまなビジネスシーンでフローチャートを使うことがあります。特に、商談に使う企画書であれば、見栄えの良いフローチャートを使うことで、商談を成功に導く可能性が高まるでしょう。
ここでは、フローチャートを作るメリットや作成上のルールのほか、フローチャート作成に適したソフトウェアについてご紹介します。
フローチャートとは？
フローチャートとは、プログラムや業務のプロセスをステップごとに分解し、ステップの内容に対応した図形と流れを表す矢印で構成したチャートです。
フローチャートのメリットは、プログラムや業務の流れを相手に伝達できることです。ですから、プログラムであればプログラムのフローについて問題点を確認できますし、業務であれば新人研修などのレクチャーに活用することができます。
例えば、ファストフード店のオペレーション業務をフローチャートに落とし込むのであれば、下記のようになります。
フローチャートを作るメリット
フローチャートを作れば、プログラムや業務の流れを相手に伝達できますが、ほかにもメリットがあります。フローチャートを作るメリットには、主に下記の2つがあります。
改善点を見つけられる
フローチャートは、プログラムや業務などのプロセスを、ステップごとに順を追って描いていきます。ですから、フローチャートが完成すると、プログラムや業務などのプロセス全体を客観的に把握できるため、フロー自体が煩雑になっていないか、フロー上に漏れがないかなど、改善すべきポイントが見つけやすくなります。
業務レベルが一定する
フローチャートを作ることで、必要な業務フローなどが明確になります。さらに、フローチャートに使っている図形の意味を理解すれば、テキストや口頭で説明するよりもシンプルでわかりやすくなります。ですから、フローチャートを社内教育の教材として使用した場合、退職などでスタッフが交代しても、全体の業務レベルを一定に保つことが可能です。
フローチャートを作成するルール
フローチャートは、一見すると、ただ図形を線で結んでいるだけのようにも見えますが、作り方に明確なルールがあります。続いては、フローチャートを作る際のルールについて見ていきましょう。
最初にルールを記載して共有する
作業するチームメンバー同士で共通認識を持ちやすいフローチャートですが、メンバーの全員がフローチャートのルールや記号の意味を知っているわけではありません。ですから、最初に記号の意味などを記載して共有する必要があります。
まずは、ルールや記号の意味を明確にすることで、フローチャートの内容を共通認識できるようになります。また、このルールで定義した記号の使い方は、必ず順守するようにしてください。
上から下へ、左から右へ配置して線で結ぶ
フローチャートは、必ず「上から下」および「左から右」に遷移するように記載します。並列に書いてしまうと、時系列がわかりにくくなるので注意してください。記号と記号は「線」で結びますが、フロー上、逆行することがある場合は、線ではなく「矢印」を使用します。
線の交差を最小限にする
フローチャートで、線の交差が増えるとどの記号からどの記号に流れるのか、フローの遷移がわかりにくくなってしまいます。フローチャートは、シンプルに作ることが基本ですので、作成の際にはなるべく線が交差しないように作りましょう。
また、線が交差してしまうのは、条件分岐などの項目が複雑になっていることが原因の場合もあります。ですから、線の交差が多い場合は、フロー自体の見直しを行うことも大切です。
記号と記号は重ねない
線の交差と同様に、フローチャートでは記号を重ねてもいけません。また、近すぎても見にくいので、一定の間隔を開けます。できるだけ同じ間隔を空けると、フローチャートがわかりやすく仕上がります。
文字は簡潔に同じ書式で
フローチャートに記載する文字を簡潔にすることも大切です。また、テキストは「フォント」や「サイズ」など、同じ書式を使うように注意してください。意図して違う書式を使う場合は、問題ありません。
文字に関することは、フローチャートの絶対条件ではありませんが、文字が多くなっていたり、文字のフォントやサイズが統一されていなかったりすると、シンプルさや見やすさを損なう原因になります。フローの内容が伝わる範囲で文字数を短くし、簡潔にまとめることが重要です。
フローチャートは1ページにまとめる
フローチャートは、プログラムや業務のプロセスの流れをシンプルに見せることが目的ですから、1ページにまとめます。ページが複数にまたがると、フローの遷移がわかりにくくなったり、理解しにくくなったりする可能性があります。どうしても1ページに収まらない場合は、サブのフローチャートを別ページに作成するなどして、1つのフローチャートは1ページにまとめてください。
業務全体を1つのフローチャートにまとめない
業務全体のプロセスを1つのフローチャートにまとめてしまうと、フローチャートが巨大化して複雑になってしまいます。ですから、プロセスの一部は、サブのフローチャートにするといいでしょう。
例えば、前述したファストフード店のオペレーション業務であれば、オーダーや精算などは、フローチャート内に詳細に記述するよりも、サブのフローチャートを作成するほうが見やすくなります。
フローチャートで使う代表的な記号の意味
続いては、フローチャートで一般的に使われている記号の種類をご紹介します。使用方法や注意点なども併せてご説明しますので、フローチャートを作る際の参考にしてみてください。
開始記号と終了記号（端子）
角丸の四角形は、開始と終了に使われる記号です。フローチャートの端に使われるので、「端子」とも呼ばれます。
処理記号
長方形は、処理に使われる記号です。処理以外にも、行動や作業、手続などにも使われるため、「行動記号」とも呼ばれます。処理内容などは、1つの記号に対して1項目だけを記載し、複数ある場合は記号を複数使います。
条件分岐記号（判断記号）
ひし形は、プログラミングの条件分岐に使われる記号です。条件分岐以外にも、「はい・いいえ」などの回答が必要なフローにも使われます。分岐条件によって図形の頂点から、次のフローへ線や矢印を記載します。その際の条件定義は、線や矢印の隣に記載します。
ループ開始記号と終了記号
終了条件が来るまで繰り返し処理をする場合、特殊な六角形が使われます。条件分岐と似ていますが、こちらは条件で遷移先が変わるのではなく、条件を満たすまでループします。
結合子記号
正円は、フローチャート同士を結合するための記号です。フローチャート内の別処理に移動させたり、移動先から戻したりする場合に記載します。
美麗なフローチャートを作るために最適なソフトウェアは？
プログラムなどの勉強をした人や、システム系の設計図などを見たことがある人であれば、フローチャートはモノクロで無機質な図形の集合体のイメージがあるかもしれません。しかし、企画書などクライアントにプレゼンテーションなどを行う資料であれば、カラフルでセンスの良いフローチャートを作成すべきでしょう。
例えば、Adobe Illustratorであれば、フローチャートに必要な図形描画は簡単ですし、図形を整列させたり色をつけたりする機能もあります。また、文字ツールも充実していますので、イメージに合ったフォントを選んだり、文字装飾をしたりするといったことも簡単にできます。
Adobe Illustratorでの円グラフやフローチャートの作成については、以下の記事で詳しく説明しています。
わかりやすく見栄えのいいフローチャートで業務を効率化しよう
フローチャートは、業務のプロセスを分解することで、そのフローをわかりやすく説明するものです。また、業務フローがメンバーとの共通認識となり、仕事を進める上での効率化にも役立つでしょう。
スムーズに業務を進めるためのひとつのツールとして、見栄えのいいフローチャートを作ってみてはいかがでしょうか。