作業効率がいい人はここが違う！今日から実践できる6つの方法
“仕事の効率を上げたい”とお悩みの方に向けて、仕事のスピードを上げるアイデアや時間の有効な使いかたを紹介します。
仕事をしていくうえで、作業効率を上げることはどんな業種でも必要なスキルです。
たくさんの仕事を抱えていても、要領よく作業を進めて成果を上げている人は、周囲にどんな仕事をまかせても問題ないだろうという印象を与えます。
仕事の幅を広げるため、自分が本当にしたい仕事を勝ち取るためにも、作業効率を上げて、上手に仕事をこなしていくテクニックを身につけたいもの。この記事では今日からすぐに取り入れられる、作業効率の上げかたを紹介します。
「仕事がなかなか終わらない！」「毎日残業ばかりで疲れたな……」「同僚の〇〇さんはいつも要領よく仕事をこなして定時で帰っているけど、どんな風に仕事をしているんだろう？」
そんなお悩みを抱えている方は、ぜひ参考にしてみましょう。
春は新しい環境で仕事をスタートさせる方がもっとも多い季節です。
新入社員の方、自身のキャリアアップのために転職をした方、フリーで仕事を始めた方……その多くは、やる気に満ちあふれた新生活を送っていることでしょう。仕事はもちろん、プライベートの時間も大切にしたいと考えている人も多いことと思います。
日々の仕事が忙しい中でも、自分の時間を作ることが上手な人と、そうでない人がいます。両者の違いはどこにあるのでしょうか。
決定的な違いは、自分自身の仕事の全容をきちんと理解し、『作業効率を上げること』を意識しているか否か、にあります。
業務上のムリ、ムダを省くことで、仕事のムラをなくす。そうすることで作業効率が上がり、よりスムーズに仕事をこなすことができます。
仕事を予定通りに進めることができれば、仕事の時間とプライベートの時間をきちんと分けることができ、メリハリのある生活を送ることもできるでしょう。
充実した社会人生活を送るためにも、この『作業効率を上げる』というスキルは重要だと言えるでしょう。
作業効率がいい人には、どんな特徴があるのでしょうか。
仕事のやり方をよく観察してみると、いくつかの共通点があることがわかります。
仕事内容を理解する、仕事の全体像を見ている
作業効率の悪い人は、今取り組んでいる目の前の作業にばかり意識が向いていて、仕事の全体像が見えていないことが多いようです。
そのため優先順位をうまくつけられず、ムダな作業をしていた、締め切りに間に合わなかったという失敗を起こしがちです。
それに対して作業効率がいい人は、仕事内容と仕事の全体像を把握したうえで、うまく優先順位をつけて作業に取りかかっています。
今やっている作業は全体のなかでどういった位置付けなのか、常に意識しながら進めていくといいでしょう。
わからないことをそのままにしない
作業効率がいい人ほど、わからないことや不明瞭なことはその場でクリアにしています。
依頼を受けた時点で「この作業の目的は何か」「この資料はどんな人に向けて作ればいいのか」といった疑問を感じたら、その場で解決するようにしましょう。
こうすることで、質問のために何度も作業を中断することを避けられるため、作業効率も自然と上がっていきます。
こだわり過ぎない
作業効率が悪い人によく見られる特徴のひとつが「完璧主義」です。
仕事として取り組む以上は、できる限り完成度を高めたい、完璧に仕上げたいと思うのは自然なことかもしれません。
しかし、そのために何度も企画書を書き直したり、確認作業に必要以上に時間をかけた結果、期限に間に合わず同僚や取引先に迷惑をかけた……となっては本末転倒です。
作業効率という点から考えると、100点満点の結果を出すことにばかりこだわっていては、いつまでも作業が終わらず次の作業に取りかかれなくなってしまいます。
“完璧“にこだわりすぎず、要点を押さえた一定の品質で作業を終わらせたほうが、その後の時間を有効に使うことができます。
仕事に対して目的や目標がある
与えられた仕事を何となくこなしている人よりも、目的や目標をしっかりと持って仕事に取り組む人のほうが作業効率は高いようです。
目的・目標設定ができていると、「この作業は何のためにやっているのか」「これを達成するために、この作業をしている」ということを意識しながら仕事を進めることができるため、モチベーションを高く保つことができます。
そして、そのモチベーションがあるからこそ、作業効率も上がってくるといえます。
こうした点を意識して、自分にもできそうだと思ったものから、日々の仕事にぜひ取り入れてみましょう。
ここからは、作業効率を上げるために今すぐ実践できる6つの方法を、より具体的に紹介します。
優秀な人材の採用
前の項目でもお伝えしたように、作業効率を上げるには目的・目標をしっかりと定めることが有効です。
その際、やみくもに目標を立てるのではなく、 「短期目標」「中期目標」「長期目標」といったように、期間ごとに区切って設定するのがおすすめです。
〈目標設定の期間の目安〉
・短期目標…1週間から1か月程度
・中期目標…数か月から1年程度
・長期目標…2年から3年程度
タスクを整理し、優先順位をつける
作業効率を上げるためには、タスク管理・優先順位付けも重要です。
優先順位がきちんとなされず、「気が向いたものから適当に」「発生したものから順に」着手してしまうと、下記のようなリスクが発生します。
・突発的に発生した作業に対応できなかった
・期日までに作業を終えることができなかった
期日の近いものや重要度の高いものから優先して取り組むと決めておけば、複数のタスクを抱えていても慌てず着実にこなしていくことができます。
また、ボリュームのあるタスクは細分化して考えると取り組みやすくなります。
〈細分化の例〉
「企画書を作る」→「アイデアを練る」「過去の企画や他社の商品をリサーチする」「文書を作成する」「見直し・推敲する」
作業内容を細分化することでやるべきことが可視化され、どのように進めるのが効率的かを体型的に見通せるようになります。
また、細分化はモチベーションの維持という面でも効果的です。ひとつひとつの作業のゴールが見えやすくなるため、「今日はここまでできた」という満足感が得られやすいのです。
整理整頓をしておく
身の回りの整理整頓は、仕事とは一見関係ないように思えますが、これができているかいないかで、作業効率に大きな差が生まれます。
「あれ？ あの資料どこだっけ……」と、必要なものがどこにあるか探すためにムダな時間をかけてしまった、という経験はないでしょうか。
普段から整理整頓をしておけば、探しものにかける時間を短縮することができます。
デスク周りの書類、名刺などの小物は常に整理しておき、必要なものはすぐに取り出せるようにしておきましょう。ペンなどの文房具も、必要最低限のものだけ置いておくようにします。
また、パソコンの中のフォルダ整理も重要です。必要のないファイルは削除する、頻繁に使うものはショートカットですぐに開けるようにしておくなど、自分なりに工夫してみましょう。
ツールや情報管理システムなどを有効活用する
最近では、作業効率を上げるのに役立つさまざまなツールが登場しています。
PDFを活用するのであれば、Adobe Acrobatがおすすめです。
PDFの作成や編集はもちろん、紙の書類やMicrosoft Officeで作成したデータをPDFに変換する機能も備わっています。
・PDF の作成・編集
・Microsoft Officeファイルや画像ファイルをPDFに変換
・PDFを共有し、コメントやレビューを行なう
▼テレワークで便利に活⽤︕Adobe Acrobat の機能』
そのほかにもさまざまなツールがあり、備えている機能や特徴もそれぞれ異なるので、自分に合うツールを比較検討してみてはいかがでしょうか。
マネをする
仕事をうまく進めている人のやりかたをマネしてみるというのも効果的です。
ビジネス書やインターネットでの情報収集も大切ですが、まずは身近なビジネスパーソンである同僚や上司の仕事の仕方をマネしてみましょう。
スケジュール管理の方法やパソコンのショートカットキーなど、思わぬところで「こんなやりかたがあったのか」という発見があるかもしれません。
自分のやりかたにこだわりすぎず、積極的にほかの人のやりかたを取り入れてみることで、徐々に自分なりの方法が見えてくるはずです。
テンプレート・マニュアル化
同じ作業を繰り返し行なう場合、テンプレートやマニュアルを作っておくと作業効率が上がります。
特に普段から行なっている作業は、手順を明確にしたマニュアルを作成しておくとよいでしょう。マニュアルがあれば、自分自身で作業を思い出せることはもちろん、誰かにその作業を引き継ぐことになったときもスムーズに手順を教えることができるからです。
定期的に作成するメールの文面やプレゼン資料がある場合は、テンプレートを作成しておくのがおすすめです。
タイトルや日付のような毎回、変更する必要がある部分以外はテンプレートを利用することで、イチから作成するよりも大幅に時間を節約することができます。
『面倒』→『ラク』に変える
「この面倒な作業を、どうやったらラクにこなせるか」という意識を常に持っておきましょう。
“ラク”というのは“手を抜く”という意味ではなく、最小限の手間と時間で最大限のパフォーマンスをするということです。
優先順位を工夫する、作業をマニュアル化するなど、少しの手間を惜しまなければ、結果として多くのムダを省くことができるでしょう。
シンプルな思考で仕事の本質を見極める
日々、多くの業務をこなしていると、やるべきことが積み重なり、仕事が複雑化しがちです。
できるだけムダな作業をそぎ落とし、シンプルに考えられるようにしていきましょう。そうすることで重要な部分に目を向けることができ、仕事の本質が見えてくるようになります。
作業効率を上げることは、あらゆる業種で必須の考えかたです。積極的にやりかたを模索して、いろいろな方法を試してみてみましょう。
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