アドビ社員流、テレワーク中のAcrobat・Adobe Sign活用術

アドビ社員に聞く！テレワーク時に活躍するAdobe Acrobat・Adobe Sign活用術

テレワーク導入企業が増える昨今。アドビ社員が実践しているテレワークの業務効率のカギは、自社製品であるAdobe AcrobatとAdobe Signの有効活用にありました。

1. はじめに

社会情勢のさまざまな変化から、各社が導入を始めているテレワーク。東京都庁が都内にある従業員30人以上の企業を対象に実施した「テレワークに関する緊急調査」では、テレワークを導入していると回答した企業の割合は、3月に24.0%、4月には62.7%と2.6倍に増加していることがわかりました。

今回は、アドビがテレワークを導入した経緯とAdobe AcrobatやAdobe Signを活用した実践方法について、インタビューを交えて紹介いたします。

2. アドビのテレワークとは

テレワークを始めた背景

アドビは以前からテレワーク制度があり、週2日までの在宅勤務が可能でした。

2020年に入ってからはテレワークをする社員が増え、3/16には米本社の通達で原則リモート勤務となりました。3/24には中国オフィスを除く、すべてのオフィスが閉鎖され、日本法人も全員がテレワークを行なっています。

テレワーク資金の支給

テレワーク移行という状況を受け、アドビは従業員が自宅でより快適に、生産的に作業するために必要な機器や備品を一律500ドルまで会社が負担する「Work From Home Expense」を用意しました。

日本法人で購入したものについてアンケートを取ったところ、もっとも多かったのがディスプレイでした。次いでキーボードやマウスなどのPC関連備品、椅子やスタンディングデスクを購入する社員もいました。

テレワーク時もはかどる仕事の進めかた

こうしてテレワーク環境を整えたあとは、業務のリモート対応に取り組み、これまで書類で行なっていた決済や、対面で行なっていたミーティングは、ツール・システムを活用することで対応しました。

・ オンラインで完結するペーパーレスフロー

文書のレビューなどはAcrobat Document Cloudの共有レビュー機能を活用。PDF文書に入れたコメントを、クラウド上で共有できるようにしているので、スムーズにコミュニケーションをとることができます。捺印が必要な書類はAdobe Signによる電子サインまたは電子押印を採用することで、日本企業特有の判子を押すために管理職が出社する必要もありません。

・オンラインコミュニケーションツールの活用

以前から日本以外の拠点との会議に、ビデオ会議システムを採用していたため、ツールを活用したコミュニケーションへの抵抗は少なかったアドビ。テレワーク中は、四半期ごとに行う上司と部下の1対1での面談『Check In』や、チームミーティングもオンラインで対応。オフィス勤務時と変わらないペースで開催されています。

健康に関するケア

アドビは福利厚生の一環として、社内に「PIT」と呼ばれるヘルスケアルームを用意していますが、テレワーク中はPITも休業しています。この健康面でのケアに対する解決策として、アドビは「HealthCare通信」と題した動画を社員向けFacebookグループに投稿しているほか、「Virtual PIT」と称して、個別の健康相談にも対応しています。

メンタル面のケアにも注力しています。

以前アドビが行なった調査によれば、テレワーク上の心理的負担や身体的課題としてもっとも多かったのは「同僚とのコミュニケーションの量が減る」（38.4%）でした。（アドビ「テレワーク勤務のメリットや課題に関する調査結果」を発表）そこでアドビでは、3月から4月にかけて、1カ月間に3回の社長主催の「バーチャル乾杯」を開催しました。第1回目となった3月27日には、約200人が参加し、テレワークの実績やテレワーク中のおもしろエピソードが共有されました。

3. アドビ社員インタビュー

ここからはテレワークを通して感じたこと、使用しているアドビ製品の活用方法について、アドビ社員3人の声を紹介します。

Acrobat・Adobe Signを自在に使いこなすエンタープライズ営業担当：Kさん

お客様との書類のやり取りが多い営業職であることから、普段からAcrobatやAdobe Signを使って業務を行なうことが多かったKさん。テレワーク移行によって、書類の電子化の重要性をより感じたそうです。

・ テレワークの課題はコミュニケーション。デジタル化の関心が高まっているお客様へどうお伝えしていくか

「テレワークで課題と感じることは、お客さまへのご訪問ができないため、特にお会いしたことがないお客さまとオンラインでイチから信頼関係を築く方法を工夫しなければならないところでしょうか。

また、これまでオフィスにいれば耳に入ってきていた、新製品、機能アップデート、提供形態の変更、契約条件の変更などの情報が入りづらくなってきたことも課題として挙がっています。なるべく、オンラインでも話す時間を作って、情報の取りこぼしがないようにしています」

・Acrobat・Adobe Signを活用してテレワークをスムーズに

「お客さまとの契約締結ではこれまでもAdobe Signでの電子サインをお願いしていました。日本のお客さまでは紙の署名または捺印を希望されるお客さまもいらっしゃいましたが、リモートワークの状況になり、これまで電子サインNGだったお客さまもAdobe Signでの署名にご対応いただけるようになりました。

紙の契約書はアイルランドへ郵送する必要がありますが、この状況下ですので受け取りができません。一方、Adobe Signではお客様の電子サインが入った瞬間にアイルランド担当者へ署名依頼が送信され、締結後の契約書はシステムに格納されるので、ステータスをすぐに確認することができます。Adobe Signがなかったらどうなっていたかと思うとゾッとします」

「また、ご訪問時に紙の書類をお渡しするということがなくなったので、提案書はすべてAcrobatの『リンクを共有』で送付しています。これまで閲覧してくださらなかったお客さまも資料をご確認いただけるようになり、閲覧通知が送付側に届くので、次回のお打ち合わせではお客さまが資料をご覧になったことを確認したうえで、お話ができるようになりました」

「作成したプレゼン資料はAcrobatで『PDF作成』してお送りすると文字が崩れることがありません。オンライン会議でPDFを画面共有することも多いですが、先方のオンライン会議システムを使う場合など、共有がうまくいかない場合もあるので、事前にお客さまに資料を送付することもあります」

・お客さまの意識が変わった。Adobe Signがこれからのニューノーマルに

「現在は、お客さまとは事前にメールでやりとりをしたうえで、オンライン会議で交渉を進めます。リモートワークとなった当初は、“落ち着いてから対面で”と保留になっていた案件もありましたが、リモートが長期化する気配となったことにより、オンライン会議で進めるやりかたを受け入れてくださるようになりました。

リモートワークの環境整備を進める需要が高まったことで、現在、Adobe Signのお問い合わせを多数頂戴しています。この流れのなかで、日本のIT実装に貢献できたらと思います」

「テレワークを行なってよかったと感じるところは、通勤の必要がないこと、隙間時間で家事が済ませられることです。ビジネスとしてはお客さまの意識改革が進み、デジタル化への関心が高まったこと、社内ではお互いの家族構成や家庭の事情を配慮するようになったことがよかったと感じています」

テレワーク開始にともない、福岡で働くことにした営業戦略本部：Fさん

営業戦略部のFさんは、アドビがテレワーク勤務になったことを受け、福岡からリモートで働いています。以前は平日は東京、週末は家族が暮らす福岡に帰るという生活を送っていました。テレワークになったことで、家族との時間が多く持てるようになったと話しています。

・ テレワーク切り替えでも、いつもと変わらないクオリティで働ける

「アドビのテレワークの取り組みでよかったと感じるところは、Adobe Creative Cloud、Adobe Document Cloud、Microsoft Office365、SharePoint、Bluejeans、VPN、Oktaといった、以前から用意されていたクラウド対応の作業環境が、そのままテレワークでも活用できたことです。スムーズに移行できたことで仕事に支障が出ず、オフィスで働くときと同じクオリティを維持することができています」

・ Acrobatの共有レビューで効率の良い作業を

「私は普段から業務でAcrobatを使用しています。Webページや資料のレビューでは、Document Cloudの共有レビューが欠かせません。Acrobatだけでなくブラウザからも直接コメントが追加でき、また関係者のレビュー状況もクラウド経由で逐次アップデートされるので、場所と時間を超えて効率のいい作業ができます」

「また資料を関係者に送付する場合もDocument Cloudの共有機能を多用しています。PDFに変換すれば、レイアウト崩れを防いだり、ファイルサイズが大きくなることを防ぐことができますので、資料送付の際に起きがちな問題は発生しません。クラウドの共有機能を利用すれば相手がファイルを表示したという通知を受け取ることもできます」

・福岡からの勤務で家族と過ごす時間が増えた。でも業務に支障はない

「家族とのコミュニケーションがこれまで以上にできるようになりました。

毎週のように往復していた移動によるストレスもなくメリットを享受しつつ、業務の上では大きな変化はありませんでした」

「今後もテレワークは継続したいと考えています。業務の上ではクラウド環境で完結できるようになっていますので、問題なくできると考えています。米国のスタッフ内では以前からテレワークが普及していたので、日本でもこれを機に普及していけばいいと思います」

テレワーク環境下でもAdobe Signで変わらない仕事ができる人事部：Tさん

人事の採用担当であるTさんは、Adobe Signを使った業務をテレワーク以前から行なっていました。Adobe Signのおかげで、テレワーク導入後もいつもと変わらない作業ができています。

・採用関連業務に影響なし。効率的なオンライン面接への切り替えに成功

「担当業務である採用関連では、オンライン面接による選考プロセスの効率化、早期ビジネスへの貢献ができているところがメリットだと感じます。

これまでの面接ステップは、候補者にアドビへ来社いただき面接を行なっていましたが、現在はすべての面接をオンラインに切り替えました。来社の必要がなくなり、面接枠も増えて面接設定をスムーズに行なえるようになったことで、これまでに比べ効率がよく選考を早く進められます」

「テレワークで困っていることは、Adobe Signを使用する前の契約書関連書類です。これは紙で管理をしているため、オフィスに行かないと情報が手に入らないことがあります」

・普段と変わらない業務が行なえるのはAdobe Signのおかげ

「アドビの人事部採用チームでは、内定者へのオファーレターや契約関連書類の送信・管理をAdobe Signで行なっています。ペーパーレスで判子を使用せずにオファーレターを発行・承認・署名ができ、候補者は場所や時間に関わらずオファーレターにアクセス可能となっています。これまでの紙による、内定から入社に至る複雑なプロセスを変革し、候補者および社員のエクスペリエンスを向上していると思っています。また、候補者への入社準備のご案内にてDocument Cloudを使用し、オンラインで書類をシェアしています。

テレワークになったことでの業務への影響や変更は特になく、アドビの採用プロセスはこれまで通りデジタルシフトされた中で不自由なく業務遂行できています」

「候補者や社内メンバー（チーム、Hiring Manager、Interviewer）とのコミュニケーションは電話やオンラインですべて可能ですし、採用業務や選考もオンラインに切り替わっています。また、内定から入社までのプロセスもアドビ製品（Adobe Sign、Document Cloud、Adobe Spark、Creative Cloud）を駆使して不自由なく行なえているので、今後も継続してテレワークで働きたいと考えています」