電子契約についての質問

 

電子契約とは、本来は「紙と印鑑」によって締結していた契約を電子的におこなうもので、電子ファイルと電子サインやデジタル署名を使ってインターネットを介して契約を締結し、そのドキュメントを企業のサーバーやクラウドストレージに保管する方式のことです。

 

電子サインとは、オンライン契約書やフォームに対する同意または承認の意思を、法的に有効な形で記録するための手段です。アドビの電子サインは立会人型と呼ばれる方式の一つで、法的に有効で、テスト済み、安全であり、監査や検証をおこなうことができます。

 

はい、Adobeの提供する電子サイン(立会人型)はほとんどの国や地域で法的拘束力を持ち、日本国内においても法的有効性が認められています。またAcrobat Signは電子サイン(立会人型)とデジタル署名(当事者型)の両方に対応し、電子署名法第2条、第3条を適用する業務にも対応することができます。

 

立会人署名方式による電子署名の電子署名法2条1項1号該当性について

電子署名法3条に関するQ&Aの解釈について

国と地方公共団体の契約に適したAcrobat Signの「クラウドデジタル署名」

 

電子契約書を印刷して保管する必要があるかについては、民法と税法で印刷による保管義務が変わってきます。 民法では電子契約書は電子データが原本となるため、印刷して保管する必要はありません。税法では、「電子帳簿保存法」が定める要件に沿った運用がおこなえる環境を構築できる場合、帳簿書類を電子データとして保存することが法律で認められています。なお、電子帳簿保存法改定により2022年1月1日以降は、電子で合意を行ったドキュメントを紙に出力して保存することは認められなくなります。Acrobat Signで、電子帳簿保存法の要件を満たすための解説は電子契約導入ガイドをご覧ください。 

 

私法上、契約は当事者の意思の合致により成立します。したがって、特段の定めがある場合を除き、契約書に押印をしなくても契約の効力に影響はありません。 参考)内閣府、法務省、経済産業省 :押印についてのQ&A

 

電子契約の場合、署名形状による法的な効力に違いはありません。メールアドレスや2要素認証、ドキュメントのロック、監査証跡などの情報によって、本人性が確認された人による承認である事実が、証跡に残っていることが重要となります。

 

電子サインではメールアドレスを基に本人であることを確認します。またその他の多要素認証機能(パスワード、電話認証)により、本人性を高めることができます。

 

会社の代表者印を法務部長や総務部長が押印する代理押印は、紙の契約において慣習的に行われていますが、印章管理規程などの社内規程や委任状などにより裏付けられているものと見られます。したがって、電子サインで押印する社員の方が、社内規程や委任状などにより押印権限が認められるのであれば、可能です。

 

一方、契約の相手方にしてみれば、電子サインで押印する社員が権限を有しているのか、明確には分からない場合もあり得ます。このような場合、契約の相手方としては、事前に誰が(あるいはどういう役職の人が)電子サインで押印をするのか確認しておき、それを記録しておくなどすることにより、契約の当事者の意思によることを示す証拠を確保しておくのが良いでしょう。

 

ごく一部の法令により、紙の書面で合意することが義務付けられている場合があります。また、紙の契約書であれば、書面による通知を兼ねることができるものの、電子契約で行うと別途紙の書面による通知が要求される場合があります。紙の書面が必要な類型は例えば以下のようなものがあります。

 

法的な要件により書面が必須の文書例 

契約類型

根拠条文

定期借地権契約

借地借家法22条

定期建物賃貸借契約

借地借家法38条1項

宅地建物売買等媒介契約

宅建業法34条の2

宅地建物売買等契約締結前の重要事項説明・締結時の契約書などの書面

宅建業法35条1項・37条1項3項

訪問販売等特定商取引における交付書面

特定商取引法4条・5条・18条・37条・42条・55条・58条の7

 

デジタル署名(狭義の意味で電子署名とも呼ばれます)は、デジタルの世界で個人を証明するための実印のようなものです。デジタルIDの発行には認証機関における審査があり、費用もかかります。一方電子サインは、クラウドサービスによる認証や、ドキュメントの保管、証跡などを使い、本人性と非改ざん性を証明します。Acrobat Signは、標準で電子サインを使用し、オプションとしてデジタル署名を組み合わせてご利用いただけます。

 

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電子サイン(立会人型)

電子メールアカウントやパスワード、企業ID、ソーシャルアカウントなどの要素を用いて署名者認証を行い、さらに署名プロセスの履歴を残すことで「本人性」と「非改ざん性」を満たします。作業の履歴はクラウド上に保存され、ドキュメントを誰がいつ作成・閲覧・署名したのか、署名が完了するまでのステータスをいつでも確認することができます。加えて、署名プロセスの全履歴が記載された「監査証跡」の閲覧・ダウンロードが可能です。正しい内容で処理されたことの証明書としての役割を果たします。 

 

デジタル署名(当事者型)

 

署名者は、第三者認証機関(認証局)が発行するデジタルID(電子版の身分証明書)を用いて署名を行ないます。署名された文書には、署名者のデジタルID情報が暗号化されて紐づけられており、本人が署名したものかどうか、文書の改ざんが行われていないかどうかを検証・確認を行えることから「本人性」と「非改ざん性」を満たします。

 

印紙税法第2条において、課税対象とされる文書は書面(紙)の文書を指しており、電子ファイルはこれに該当しないため、電子契約で取り交わされる電子ファイルには、印紙税が課せられません。

【アドビ公式】電子契約に関するよくある質問 | Acrobat Sign

 

Acrobat Sign とはAdobe Document Cloud が提供するサービスの一つで、書面による署名プロセスを完全にデジタル化する、クラウドベース、エンタープライズクラスの電子サインサービスです。使い方は、いたって簡単です。署名を依頼する側も、署名する側も、わずか数分で作業を完了できます。さらにMicrosoft 推奨の電子サインソリューションであるAcrobat Signは北米、欧州に次いで日本にもデータセンターを設置し、高度な性能と信頼性に裏打ちされた基盤の上で運用しています。また、システム連携や API を使用して、お使いのエンタープライズアプリやシステムに電子サインワークフローを含めることもでき、ROI の向上を実現できます

 

Adobe Document Cloud ではさらに、デジタル文書の作成デジタル文書を使った共同作業デジタル文書ワークフローの実施などデジタル文書のライフサイクル全体を管理でき、紙文書業務デジタル化のメリットを最大化できます。 下図参照

 

アドビでは、立会人型を電子サイン、当事者型をデジタル署名と呼んでおり、Acrobat Signは電子サイン(立会人型)、デジタル署名(当事者型)の両方に対応しております。電子サインとデジタル署名のどちらを選択するかは、会社の文化やガバナンス、取引の種類、署名に関する法律や規制の要件などを考慮し、検討することが重要です。

 

電子契約と電子帳簿保存法において議論となるのは、タイムスタンプの付与と文書の検索性となります。

タイムスタンプについては、紙で合意をしてスキャナ保存した場合には必須ですが、電子的に合意する場合は必ずしも必須ではなく運用でカバーすることも可能なうえ、Acrobat Signには自動でタイムスタンプを付与する仕組みも提供されております。

文書の検索性については、Acrobat Signでは検索による抽出も可能ですが、より細かな検索性を求める場合は、外部の文書管理機能やサービスと組み合わせて利用することも可能です。Acrobat Signは簡単に外部システムと連携でき、ユーザーはそのシステムを活用することで検索性の確保に必要な事項を設定し、検索性の確保を充たすことができます。

2022年1月より施行される電子帳簿保存法の改正については 電子帳簿保存法の改正ポイントについて をご参照ください。 

 

Acrobat Signは、ISO 27001、SOC 2 Type 2、PCI DSSをはじめとする世界最高水準の厳格なセキュリティ基準を満たしており、安心してご利用いただけます。さらに、米国のHIPAA、GLBA、FERPAなどの業界固有の規制にも準拠しています。また、これらの基準について、定期的に第三者機関の監査を実施しております。

 

自社独自の取り組みとして、Adobe Secure Product Lifecycle(SPLC)を採用しています。SPLCでは、ソフトウェア開発のプラクティス、プロセス、ツールを網羅する1,000項目あまりのセキュリティ対策規定に基づき、製品ライフサイクルの様々な段階において徹底したセキュリティ対策を実施しています。

 

Document Cloudのセキュリティについて

Acrobat Sign セキュリティ概要

 

1. 30年以上にわたり、デジタルドキュメント分野のリーダーであるアドビの電子サインソリューション

PDFは電子契約に用いられる代表的な電子文書フォーマットですが、そのPDFの生みの親であるアドビが提供する信頼性の高い電子サインソリューションがAcrobat Signです。Acrobat Signなら、業種や規模にかかわらず、どのような企業でも簡単に導入・運用を開始することができ、電子契約がもたらすメリットを容易に得ることができます。

 

2. 世界中の幅広い法的要件に準拠するAcrobat Sign

Acrobat Signの電子サインは、世界中の先進国における最も厳格な電子サイン関連法令および規則に準拠し、法的な効力と拘束力を備えています。電子契約に必要な「本人性の確認」と「非改ざん性の確保」の要件を満たすための様々な仕組みにより、国内はもとより海外との契約に関するコンプライアンスを遵守できます。

 

3. 電子サインとデジタル署名のどちらにも対応

Acrobat Signは、電子サイン、デジタル署名、またはその両方を含んだ電子契約プロセスに対応します。Acrobat Signのデジタル署名は、信頼された第三者認証機関から発行される証明書ベースのデジタルIDを使用して署名者の本人認証を行います。それぞれの署名は暗号化されて文書に添付され、署名者と文書の真正性は、Adobe Acrobat Readerで第三者認証機関を通じて検証可能です。

 

Acrobat Signは文書フローにおける契約プロセスを電子化するためのサービスとなります。Adobe Acrobat DCなどの文書作成やレビューシステムや、外部の業務システムや契約書管理システムなどと連携していただくことで、目的にあった柔軟な文書システムを構築することが可能になります。

 

Acrobat Signでは署名を依頼する側がライセンスを所有していれば、署名者や承認者にライセンスは必要ありません。また、署名はブラウザー上で行えるため、ソフトウェアをインストールする必要もありません。

 

Acrobat Sign の必要システム構成をご参照ください。 

 

Acrobat Signでは、印鑑を管理する機能はありません。

なお、契約書に押印をする日本の商習慣に合わせて、電子文書に印影の画像ファイルを埋め込む方式を電子サインで利用することも可能ですが、電子契約における押印(印影)だけでは、電子署名法における電子文書の真正な成立を示す推定効は働かないため、Acrobat Signにおいては、契約に電子サインする方のメールアドレスや2要素認証、監査証跡等の様々な方法により、本人性の確認と非改ざん性の確保を行うことで、電子文書の真正な成立を証明していくことが可能となります。

 

ユーザーを削除するには以下の2つの方法があり、その際に過去の契約書を別のユーザーに引き継ぐかどうかを選択することができます。

 

1. ユーザーを削除するが、そのユーザーが作成した契約書やテンプレート等は保持する。 削除するユーザーが作成した契約書を含むデータは、削除を行った管理者へすべて引き継がれます。また、事前に後任者などの別のユーザーにデータを引継ぐことも可能です。

 

2. ユーザーを削除し、そのユーザーが作成した契約書やテンプレート等もすべて削除。

ユーザーを削除する以外に、非アクティブにすることもできます。その場合、そのユーザーはログインや署名の依頼はできなくなりますが、ユーザー情報や作成した契約書などの情報は残ります。

 

Acrobat Signの契約を終了した場合、30日間は管理者権限を持つユーザーのアクセスが可能ですが、それ以降はアクセスでなくなり、一定のタイミングでデータは削除されます。閲覧できる期間内に、監査レポートを配置した最終版の書類をダウンロードしていただく必要があります。

 

Adobe Document Cloud ラーニングとサポート にてAdobet DCの電子サイン機能およびAcrobat Signの入門ガイド・マニュアル・チュートリアルをご利用いただけます。  Acrobat Signの機能に関するより詳しい質問は Acrobat Sign FAQ で確認いただけます。 

電子契約サービスプランについて

 

PDF Packは、PDFの変換や結合などをブラウザーとモバイルアプリで行えるウェブサービスです。Acrobat Pro DCはPDF Packに含まれるすべての機能に加え、PDFの直接編集、墨消しなどデスクトップアプリでご利用いただけるすべての機能もご利用いただけます。電子サインツールは同等のものが提供されます。

 

Acrobat DC(電子サイン機能付き)はAdobe Acrobat DCが提供するPDFツールに個人利用に適した電子サイン機能が付属したものです。Acrobat Signはグループ/法人利用に適した電子契約サービスで、個人から組織まで、導入規模とニーズに合わせたプランからお選びいただけます。

詳しくはプラン比較をご参照ください。 

各種資料ダウンロード

 

Acrobat Sign サービスガイドにてAcrobat Signの概要と企業での導入例とメリットをわかりやすくご紹介しております。 

 

電子契約導入ガイドにて、これから電子契約を導入される方、または導入を検討されている方の疑問や不安について、弁護士・税理士の監修をもとにお答えします。