Management à distance et travail à domicile : nos astuces

Management à distance : de quoi s’agit-il au juste ?

Avec internet et les outils de communication en ligne permettant un travail collaboratif et même des réunions à distance, de plus en plus d’entreprises permettent à leurs employés et collaborateurs de travailler depuis chez eux.

« Télétravail », « travail à domicile », « home office », « remote working ». Tous ces termes reflètent la même tendance actuelle dans le monde du travail : il est maintenant possible de travailler depuis n’importe où dans le monde, à partir du moment où l’on a accès à internet.

Mais avoir des équipes et des collaborateurs qui travaillent en dehors de l’entreprise implique forcément un management qui doit également se faire à distance. Et si grâce aux outils d’aujourd’hui, encadrer ses équipes dispersées au 4 coins du monde peut se faire facilement, il convient d’appliquer certaines méthodes et suivre certains conseils.

Que vous soyez un entrepreneur voulant optimiser le travail avec votre assistante personnelle ou manager plusieurs équipes, ces astuces pour mieux coordonner le travail de vos collaborateurs et booster leurs motivations vous seront plus qu’utiles.

Management à distance : les clés de la réussite.

Le travail à distance, comme nous le verrons plus bas, est un excellent moyen de réduire ses coûts, notamment pour les petites entreprises et auto-entrepreneurs.

Mais cela implique indéniablement une nouvelle forme de management. Et lorsqu’il s’agit de mener à bien l’organisation du travail de ses collaborateurs à distance, cela peut soulever de nombreuses questions du côté du manager ou du chef d’entreprise. Voici qui devrait vous aider.

Communiquer et se rendre disponible.

Dans le management traditionnel (lorsque l’on a ses équipes à proximité, au sein de l’entreprise), la communication est déjà des plus importantes. Un bon manager doit forcément disposer d’un bon sens de la communication. Sans surprise, cela est d‘autant plus vrai lorsqu’il s’agit de management à distance.

Attention cependant. Vous devez certes être fréquemment en contact avec vos collaborateurs, mais il ne s’agit pas de constamment les interrompre dans leur travail. Cela serait contre-productif. Planifiez plutôt des plages horaires avec chacun, en précisant évidemment qu’ils peuvent vous contacter à tout moment, si besoin.

Vos collaborateurs doivent sentir que vous êtes là pour eux, même si vous n’êtes pas dans le bureau d’en face.

Faire confiance et encourager l’autonomie.

Il est plus aisé pour un manager d’avoir un œil sur tout (ou à peu près tout), lorsque ses équipes sont physiquement présentes dans les locaux. À distance, c’est une autre histoire. Vos collaborateurs sont-ils vraiment en train de travailler ou sont-ils devant la TV ? Travaillent-t-ils depuis chez eux ou depuis un lieu public ? Auquel cas, les données de l’entreprise sont-elles en sécurité ?

Ici, il va falloir faire preuve de lâcher prise et faire confiance à vos équipes, sans quoi cela deviendra vite un cauchemar pour vous, et vous risqueriez de leur retirer peu à peu leur autonomie.

Il peut être bon d’établir une charte qui encadre justement la manière de travailler à distance, et ce qui est autorisé, ou non. Chacun pourra ainsi se responsabiliser, sans avoir l’impression de perdre en autonomie.

Organiser des réunions.

Fixez des réunions hebdomadaires ou mensuelles avec vos collaborateurs. C’est un bon moyen de réunir toutes les équipes et de faire un point sur l’avancement des projets.

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Faire preuve de flexibilité.

Un de vos collaborateurs a un enfant en bas âge dont les pleurs perturberaient la réunion ? Aucun souci, autorisez-le à couper son microphone et à intervenir à l’écrit au besoin. Il y a des travaux chez votre assistante et elle ne peut effectuer les appels téléphoniques prévus ce jour ? Voyez ensemble le travail qui peut être reporté au lendemain !

Le travail à domicile implique parfois des imprévus. Faites preuve de compréhension et de flexibilité lorsque cela arrive, vos collaborateurs ne pourront que vous en être reconnaissants.

Favoriser la cohésion.

Quand on travaille à distance, les pauses café et les moments avec vos collaborateurs, où vous vous racontiez comment s’est passée votre journée, sont limités. Il peut donc être difficile de tisser des liens avec ses collègues et collaborateurs. Ici, il va donc falloir être créatif ! Mettez en place un forum où chacun sera libre de communiquer et partager, ou encore, organisez un « after-work » en visioconférence.

Il est indispensable de mettre en place des activités et espaces favorisant la cohésion. Vos équipes se sentiront intégrées et écoutées, et cela ne peut que booster leur productivité et leur implication.

Ces outils garants de la réussite du travail à distance.

Mettre en application les conseils que nous venons de citer sans disposer des outils adéquats pourrait s’avérer particulièrement compliqué et créer de nombreux obstacles au travail collaboratif.

Fort heureusement, de nombreux programmes et plateformes faciles d’utilisation offrent la possibilité aux chefs d’entreprise, managers et auto-entrepreneurs de gérer efficacement les collaborations à distance.

Les outils de communication.

Pour organiser vos réunions et fluidifier les échanges avec vos collaborateurs, optez pour des outils simples d’utilisation comme Microsoft Teams ou encore Slack.

Les outils de collaboration.

Il vous faut un outil simple d’utilisation permettant à vous et à vos équipes de travailler simultanément sur différents types de documents. Mais un outil qui permet aussi d’avoir accès à tous les documents de l’entreprise, à tout moment et ce, peu importe où l’on se trouve. Google Drive et Dropbox sont particulièrement intéressants pour ces besoins.

Acrobat DC vous permet notamment d’avoir accès, de modifier, de signer et de sauvegarder les modifications apportées à vos PDF depuis Dropbox. Vous pourrez partager vos travaux en quelques secondes et récupérer les dernières versions de vos PDF, où que vous soyez, et quand vous le souhaitez.

Les outils pour la gestion des documents.

Une entreprise qui travaille exclusivement à distance a généralement procédé à la dématérialisation de ses documents . Afin de gérer au mieux vos archives et vos documents numériques, envisagez de vous équiper d’une solution GED (Gestion Électronique des Documents).

Les outils pour le suivi des modifications.

Quand plusieurs personnes travaillent sur le même document, simultanément ou en différé, il faut absolument qu’en tant que manager, vous puissiez avoir accès au suivi des modifications et à la possibilité d’ajouter des commentaires. Les documents créés à partir de Google Drive le permettent.

Internal link opportunity to the article “Document digitalisation and dematerialisation: switch to paperless office”

Les outils de gestion de projet.

To-do list, assignations des tâches, suivi d’avancement : les plateformes comme Trello ou Monday sont incroyablement simples d’utilisation et optimisent grandement la gestion des tâches et des projets dans leur globalité.

Les avantages du travail à distance pour les petites entreprises.

Si pour les grandes entreprises, organiser le travail à domicile peut être une tâche demandant beaucoup de planification et d’organisation, pour les petites entreprises, cela est plus atteignable et d’ailleurs, les avantages sont nombreux.

Un stress réduit.

Le travail à distance permet notamment de quitter les grandes villes où le coût de la vie est parfois exorbitant. Lorsque l’on travaille à domicile, on passe également moins de temps dans les transports ou en voiture. Un temps à présent libre et pouvant être mis à profit pour des activités personnelles, pour plus de temps pour soi, en somme. Et cela contribue indéniablement à faire baisser le stress (sans parler des embouteillages que tout le monde évite.)

Le travail à distance permet ainsi un meilleur équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle, tant pour les équipes que pour le manager.

Une productivité boostée.

Qui dit moins de stress, dit plus de focus et à fortiori, plus de productivité. Aussi, le travail à distance implique le « tout digital », et donc, que tout va très vite.

Rappelons aussi que les recherches manuelles dans les archives, les attentes dans l’ascenseur ou encore le collègue de bureau légèrement trop bavard, ne sont plus des éléments venant freiner la productivité lorsque l’on travaille à domicile.

Des coûts moins importants.

La location des bureaux est l’une des premières dépenses évitées (et non des moindres) lorsque le travail à distance est mis en place. Ce sont aussi de nombreuses dépenses d’exploitations et de mobiliers que l’on a plus à faire.

Une liberté plus grande.

Grâce à Internet et aux outils cités précédemment, il est possible de travailler et voyager en même temps (le fameux nomadisme digital). Alors pourquoi vivre au même endroit toute l’année lorsque l’on peut vivre n’importe où ?

De quoi satisfaire ses envies de voyage avant l’arrivée des vacances. D’ailleurs, cela peut contribuer à un renouvellement des effectifs moins fréquents. Il y a beaucoup moins de risques que vos collaborateurs cherchent un emploi dans une autre entreprise en vue de vivre sur un autre continent si vous leur donnez la possibilité d’être libre comme le vent quant à leur lieu de travail.