ルーティンワークを見直そう！業務効率化で事務作業を楽にする方法

企業の事務担当者の作業効率を上げるヒントを紹介します。Acrobatを用いたルーティンワークの改善や、ペーパーレス化について見ていきましょう。

1. はじめに

日々の仕事の中で、同じ作業を繰り返し行なう「ルーティンワーク」に時間を割かれてしまっている、というビジネスマンは多いですよね。ルーティンワークを今まで以上に効率的に行なえるようになれば、短縮できた時間を自信のスキルアップのためのインプットのために使用したり、各々のプライベートを充実させたりと、有効的な時間の活用ができるようになります。

また、業務効率化を進めることは、企業にとって必須事項であると言えるでしょう。特に事務作業がおもな業務となっている部署では、日々のルーティンワークをより効率的に行なう必要があります。

事務作業の特徴はこちらです。

・多種多様なルーティンワーク

・膨大な量の書類作業

業務を効率化するためのやり方は、職種や業種によって異なりますが、今回は『事務作業』にスポットを当て、事務作業を楽にするための準備やアイデア、おすすめのツールなどを紹介します。

それでは、ルーティンワークを効率的にするヒントをみていきましょう。

2. 業務効率を上げるための準備

どんな作業をするにも、まずは準備が必要です。業務効率化を進めるためにはどのような準備が必要なのでしょうか。

・業務の洗い出し

最初に、今自分が担当している業務を、大項目・中項目・小項目に分けて業務を書き出します。

まず、業務の大項目から洗い出していきます。大項目は、業務の大きなかたまりのことを指します。たとえば人事部であれば、「採用」「研修」「評価」などが当たります。

その後に、大項目を細分化した中項目、中項目をさらに細分化した小項目、と順に書き出していきます。「採用」であれば「求人掲載」「面接」「入社準備」などが中項目に当たります。小項目は中項目をさらに細かく分けたもので、「求人掲載」であれば「webサイト選定」「掲載用写真撮影」「掲載記事作成」などが該当します。

・プロセスの見直し

業務の洗い出し作業が終わったら、業務の流れを見直します。

ここでは、作業フローを図式化するとよいでしょう。自分が行なっている業務に不要なものはないか、曖昧なフローがないかなどを見直していきます。

属人化している業務や、過去に行なっていたが今はなくすべき業務、集約可能な業務などがあれば、ここでピックアップしておきましょう。

業務プロセスを見直すことができれば、属人化していた業務のマニュアルを作成が必要であるとわかったり、新たなツールの導入が検討できたりと、何らかの気づきがあるはずです。

3. 業務改善5つの方法

業務効率を上げるための準備に続いて、業務を改善する、5つの方法を紹介します。

普段から実践しているものももちろんありますよね。あたりまえのことだと思わずに、いま一度、見直してみてはいかがでしょうか。

・業務の優先順位を決める

一般的に、仕事の優先順位は下記のように決められています。

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〈優先度高〉

１.　重要度が高く、緊急性の高い仕事

２.　重要度が低く、緊急性の高い仕事

３.　重要度が高く、緊急性の低い仕事

４.　重要度が低く、緊急性の低い仕事

〈優先度低〉

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依頼された仕事については、自分で判断せずに依頼主に締め切りや優先度を確認することが必要です。そこから、自分のルーティンワークとの優先順位を決めて作業するとよいでしょう。

また、『やらない勇気』を持つ、ということも大切です。実際の業務の中では、そもそもやらなくてもいいものや、今すぐにやらなくていいものなどが存在します。それを見極め、効率よく仕事ができるようになるとよいでしょう。

・業務のムダをなくす

あなたが普段行なっているルーティン作業は本当に必要なものでしょうか。

同僚と同じ作業をしている、やらなくていい作業を繰り返しているなど、さまざまなところにムダは潜んでいるものです。

普段の業務を時間ごとに洗い出してみると、業務のムダを発見できるかもしれません。

・業務量の調整

業務を洗い出した際に担当者の見直しを行ない、似たような業務は同じ人にまとめることを検討してみましょう。

経験豊富なベテラン社員に仕事が偏る状態では、業務効率がいいとは言えません。新入社員にも仕事を引き継いでみましょう。すぐは結果が出ないものですが継続することで、ベテラン社員の負担が減りますし、新入社員が成長することによって、それぞれの業務効率が上がります。

また、管理職の業務を部下が行なう際には、同時に裁量権を持つとスムーズに進行できるようになります。ある程度の権限を与えてもらう、権限の範囲を変更するなどの調整が必要となります。

・業務の自動化

業務効率化を図るうえで避けて通れないのは業務の自動化ではないでしょうか。

ひと口に“自動化”とまとめても、その方法はさまざまです。

今まで電卓を使用して行なっていた支出などの計算作業を、Excelの関数機能を使うだけでも業務は一段と効率的になります。また、RPA（Robotic Process Automation）を導入することで、ルーティンワークをロボットに代行させることも可能になりました。

・整理整頓

日常生活や職場環境を整えるため、整理整頓はとても重要です。必要なものがすぐに取り出せる状態を保つことは、言うまでもなく業務効率を上げ、生産性の向上につながるでしょう。

ここで言う“整理整頓”はデスク周りだけではなく、パソコン内のフォルダ分けなども対象になります。どの資料がどのフォルダに格納されているか、自身のデスクトップをいま一度、使いやすい状態に整えてみましょう。

また、ペーパーレス化を推進するなかで、既存の紙資料をデータ化する企業も増えています。これも整理整頓の一環で、データの資料は紙の資料に比べて効率よく探すことができます。また、紙資料保管のための場所を空けることができ、オフィスの整理整頓にも一役買っています。

4. 業務の効率を上げるおすすめツール『Adobe Acrobat』

ツールを導入するというのも業務効率化のひとつの手段として有効です。活躍の出番が多く、さまざまな場面で使用できるツールだと、なおよいでしょう。そこでおすすめしたいのが、PDFソリューションの「Adobe Acrobat」（以下、Acrobat）です。

ここでは、事務作業の特徴である「書類作業」と「ルーティンワーク」をAcrobatを用いて業務効率化していきます。

・書類作業が楽になる「ペーパーレス化（電子化）」

先ほどの業務改善5つの方法「整理整頓」にてかんたんに触れましたが、業務効率を上げる際のポイントとなるのがペーパーレス化です。ペーパーレス化することで、今までの作業がより効率的になります。

まず、紙書類と電子書類、それぞれの特徴を比較してみましょう。

〈紙書類〉

〈電子書類〉

物品費や維持費など、コスト面に負担がかかる

コスト面負担がかからないが、ツール導入費がかかる

書類ファイルの収納スペース問題が発生する（オフィスの貴重なスペースを圧迫する）

収納スペース必要なし（ただし、電子化移行時に捨てられない書類がある）※1

膨大な書類量から目的のものを探すのに時間がかかる

文字検索ができるので、必要な書類の検索がかんたん

紙なので経年劣化がある

書類の劣化の心配がない

紛失のおそれがある

紛失を防げる

※1:e-文書法、電子帳簿保存法など、遵守しなくてはならない法律がある

この表を見て、電子書類は紙書類に比べるとメリットが多いと感じる人も多いでしょう。実際に業務の効率が上がるのは間違いないですが、紙書類から電子書類に移行する際のコストは人件費や複合機の購入などを考えると膨大なものになると考えられます。実際に移行する際は、どの資料を電子化するのか、ある程度の選別が必要になります。

それではAcrobatを使用して書類をPDF化していきましょう。

Adobe Acrobat | Adobe Document Cloud

Acrobat は、OfficeなどのツールからPDFへの変換がかんたんに行なえます。また、スマホアプリのAdobe Scanを使えば、撮った写真をPDFに変換することが可能です。既存の紙資料もすぐにPDFにすることができます。テキスト認識もできるので、文字での検索も楽に行なえます。そのため、会社の棚に眠っている膨大な紙資料をPDF化すれば、欲しい資料の検索はすぐにできますし、Adobe Document Cloudにオンライン保存しておけば、出先でもパソコンやスマートフォンから資料を探したり、共有したりすることができます。