Si hay algo que tienen en común los autónomos, los emprendedores y las empresas pequeñas es la ambición por llegar lejos. Sin embargo, también comparten la necesidad de planificar su día de manera eficiente y seguir una disciplina. Aquí es donde entra en juego la Técnica Pomodoro, que puede ayudar a mejorar nuestra productividad.
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Detrás de la Técnica Pomodoro, encontramos al ingeniero informático Francesco Cirillo, italiano de origen pero que actualmente dirige una firma de consultoría de negocios con sede en Berlín. Cirillo ideó el famoso método de optimización del tiempo a finales de los años ochenta, cuando cursaba su primer año universitario.
A Cirillo le costaba concentrarse mientras estudiaba y se distraía con facilidad. Fue entonces cuando cogió un temporizador de cocina en forma de tomate (de ahí “Pomodoro”, tomate en italiano) y lo programó para que sonara 10 minutos después. Usó esos 10 minutos para estudiar intensamente antes de recompensarse con un descanso.
Y en eso consiste la Técnica Pomodoro. Este método de gestión de tiempo no es otra cosa que dividir el tiempo dedicado a una tarea (por ejemplo, estudiar para un examen) en varios intervalos (conocidos como “pomodoros”), normalmente de 25 minutos cada uno y separados por pequeños descansos. Se suele utilizar un temporizador (puede ser digital) para calcular el tiempo.
¿El objetivo? Incrementar la productividad, ya sea en el trabajo, en el ámbito de los estudios o con cualquier otra actividad que requiera la máxima concentración. Esta técnica te permite gestionar bien el tiempo y evitar distracciones, así como mantenerte motivado y recompensarte con pequeñas pausas.
Su funcionamiento es muy sencillo. Primero, deberás calcular el tiempo que necesitas para completar una tarea.. Luego, deberás dividirla en intervalos de 25 minutos, que deberás separar en descansos de unos 5 minutos. Después de completar cuatro “pomodoros”, el descanso debe ser más largo.
Aunque el autor ideó esta técnica para mejorar su productividad en los estudios, el uso de la Técnica Pomodoro también puede aplicarse en cualquier profesión, especialmente aquellas que requieran estar sentado en una mesa y frente a un ordenador todo el tiempo. Es el caso del ámbito de la administración, la educación, el periodismo, la edición audiovisual, entre muchos otros.
¿Cómo funciona la Técnica Pomodoro?
El Método Pomodoro consigue ser efectivo precisamente porque contempla un breve descanso después de cada intervalo corto de tiempo. Así, los 25 minutos usados a completar la tarea se utilizan de manera eficiente y sin procrastinar.
Permite combatir las distracciones
A partir de ahora, si utilizas la Técnica Pomodoro, los descansos van a servir para dar rienda suelta a esas distracciones que hasta ahora no te dejaban trabajar. No hay nada malo en querer mirar Twitter mientras estudias o realizas un proyecto, pero debes dejarlo para la pausa y poner el máximo de atención durante los 25 minutos de cada “pomodoro”.
Combatir las distracciones también significa saber cómo planificar bien tu sesión de trabajo. Es decir, si tienes una llamada importante programada, haz que coincida con una de las pausas. Y si tienes un vecino ruidoso, intenta ir a la biblioteca o a cualquier otro sitio silencioso para aprovechar al máximo tu hora de trabajo.
Ayuda a que tengas un concepto diferente del tiempo
Este método cambiará la forma en la que entiendes el tiempo. No, el pasado, el presente y el futuro seguirá siendo una línea recta, pero verás lo mucho que puedes avanzar en 25 minutos. Lo que hasta ahora conseguías hacer en horas, cuando empieces a dominar la técnica, lograrás completarlo en mucho menos.
Incentiva tu trabajo
La Técnica Pomodoro funciona porque te mantiene motivado. Dedicarte plenamente a tu trabajo durante un corto periodo de tiempo hará que empieces a notar los primeros frutos de tu esfuerzo rápidamente y eso te motivará para seguir haciéndolo.
Además, a medida que se acerque el final de un “pomodoro” o el último intervalo que habías programado, también te dará ese empujón final para terminar de completar tu trabajo, incluso antes de que se acabe el tiempo que pensabas dedicarle.
Antes de empezar a detallar cómo usar la técnica de Francesco Cirillo, es importante recalcar que, como todo, se necesita algo de práctica para dominarla a la perfección. No es complicado, no te preocupes, pero no desistas si no te sale a la primera.
¿Qué necesitas para tu sesión de trabajo?
En primer lugar, asegúrate de encontrar un sitio con las menores distracciones posibles. Ten a mano también todo lo que necesitas para completar el trabajo a realizar, ya sea un ordenador con batería, un bloc de notas y un lápiz, libros y manuales para estudiar...
Es recomendable que, en los momentos previos al inicio de la sesión de trabajo, también dediques un tiempo a elegir la tarea que te propones completar, determinar el tiempo que necesitarás para terminarla y planificar cómo vas a usar ese tiempo. Tener pequeños objetivos a cumplir durante cada intervalo te ayudará a mantenerte motivado.
Obviamente, también necesitarás tener a mano un temporizador como el que utilizaba Francesco Cirillo en su etapa estudiantil. No hace falta que sea un temporizador de cocina ni que tenga forma de tomate. Puedes usar el que viene incluido en tu móvil.
Pasos a seguir durante una sesión utilizando la Técnica Pomodoro
Ahora ya es momento de empezar tu sesión de trabajo. Utilizando la Técnica Pomodoro, deberías dividirla así:
- Programa tu temporizador y empieza tus primeros 25 minutos de trabajo.
- Cuando termine el primer intervalo, tacha de la lista la tarea completada.
- Haz una pausa de 5 minutos y aprovéchala para distraerte, pasear, ir al baño…
- Vuelve a repetir los pasos 1-3.
- Cada 4 “pomodoros”, tómate un descanso más largo, de entre 10 y 15 minutos.1.
- Vuelve a repetir los pasos anteriores hasta completar la tarea o tareas que te habías propuesto.
No todo el mundo está capacitado para estar concentrado durante 25 minutos seguidos, especialmente cuando acaban de empezar con el mundo de los “pomodoros”. Si reduces el tiempo de estudio, deberás reducir también el tiempo que duren los descansos. Por ejemplo, si trabajas durante 15 minutos, podrás descansar durante 3 minutos.
¿Merece la pena la Técnica Pomodoro?
Llegados a este punto, seguro que te estás preguntando si la Técnica Pomodoro es para todo el mundo, si va a funcionar contigo o si lo hará con cualquier tarea que te propongas. Repasamos sus ventajas e inconvenientes.
Pros de la Técnica Pomodoro
- Es un método de gestión de tiempo fácil de implementar.
- La división de los trabajos en intervalos resulta práctica y productiva.
- También hace que el trabajador o estudiante esté más activo y creativo durante el tiempo que dura el intervalo.
- Consigue que los proyectos largos y pesados resulten más manejables.
- Incentiva la concentración y combate las distracciones.
- La Técnica Pomodoro puede adaptarse a las necesidades de cada uno, lo que significa que puedes cambiar los tiempos de los intervalos y los descansos según tu conveniencia.
Contras de la Técnica Pomodoro
- La Técnica Pomodoro no funciona para tareas que requieran muy poco tiempo.
- Tampoco funciona para tareas que requieran mucho tiempo.
- Requiere de una gran disciplina.
- Los descansos pueden ir en tu contra si pierdes tiempo del siguiente intervalo en tener que volverte a concentrar y ajustarte a la intensidad del trabajo.
- Puede que los 25 minutos no sean suficientes para finalizar una tarea y que, al volver del descanso, pases a otra cosa sin terminarla primero.
- Esta técnica suele funcionar si se trabaja solo, por lo que los trabajadores en oficinas no siempre podrán aplicarla.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos “pomodoros” debes usar al día?
No hay una única respuesta a esta pregunta. Seguramente lo más preciso sería responder que depende de cada persona, de la tarea que quiera completar y de su capacidad de concentración. Mantener el rendimiento durante 8 horas diarias es imposible, pero hacerlo mediante intervalos y descansos puede ayudarte.
¿La Técnica Pomodoro tiene que durar 25 minutos?
No, no necesariamente. Francesco Cirillo propone dividir la tarea en 25 minutos, seguidos de 5 minutos de descanso (de 10-15 minutos cada cuatro “pomodoros”), pero eso es solo una media. Si tu eres capaz de trabajar intensamente durante 50 minutos, puedes hacer luego 10 minutos de pausa. Por lo contrario, puedes hacer intervalos más cortos, acompañados también de descansos más pequeños.
¿Qué hacer durante las pausas?
De nuevo, no hay una respuesta única a esta pregunta. Dependerá, primero, de los minutos que te hayas marcado de descanso, pero también de tus propias necesidades. Lo más recomendable es levantarse del lugar de trabajo y airearse, pero depende de ti si quieres ir al baño, mirar las redes sociales, comer un tentempié o sacar al perro a pasear.
¿Cuál es la diferencia entre la Técnica Pomodoro y la Técnica Flowtime?
La Técnica Pomodoro de Francesco Cirillo no es el único método de optimización del tiempo que existe. La Técnica Flowtime es otro método muy conocido, cuya principal diferencia es la duración de los intervalos. Los que apuestan por esta técnica pueden dedicar entre 10 y 90 minutos al trabajo, siempre priorizando lo que cada tarea le pida en ese momento. Además, no te obliga a hacer pausas tan seguidas, de manera que si, al terminar ese periodo sigues concentrado, puedes continuar sin problemas.
La Técnica Pomodoro es solo uno de los métodos para ayudarte a concentrarte mientras trabajas y mejorar tu rendimiento. Encuentra otros consejos en la página Make Your Move de Adobe.
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