Teknoloji sayesinde evden çalışma olanaklarımızın çok geliştiği şu günlerde hemen herkesin ortak derdi işe konsantre olmak ve zamanı iyi kullanmak, böylelikle de Odaklanma ve zaman yönetiminde kriz yaşadığımız dönemlerde.verimliliği artırabilmek.
Girişimci Yazar Chris Winfield tarafından yapılan bir vaka incelemesi 40 saatlik bir çalışmanın, fazladan kaynak kullanmadan sadece verimliliği artırarak, 16,7 saat içerisinde tamamlanmasının mümkün olduğunu göstermiştir.
PomodoroTekniği, verimliliğimizi artırmada bize yardım eden etkili bir yöntemdir.
Seksenli yıllarda Francesco Cirillo tarafından geliştirilen bu yöntem ismini İtalyanca domates anlamına gelen “pomodoro”dan alıyor. Aslında adını domatesten çok domates şeklindeki mutfak zaman sayacından alıyor desek daha doğru olur. Çünkü bu yöntemde zamanlayıcılar önemli bir yer tutuyor
Bu yazıda sizlere aşağıdaki konu başlıkları hakkında bilgi vermeye çalışacağız:
Pomodoro Tekniği nedir?
Evden çalışıyorsunuz, günlük rutin işlerinizin başına oturdunuz. Sizi bekleyen çok iş var ama önce hangisinden başlayacağınızı bilemiyorsunuz. Bu soru kafanızı meşgul ettiği için henüz çalışmanız gereken dosyaların hiçbirini açmadınız ve arkadaşınızdan hafta sonu planı için gelen mesajı fark ettiniz… Sizce bugün işlerinizi tamamlamanız mümkün mü?
Pomodoro Tekniği ile mümkün.
Bir zaman yönetimi olarak Pomodoro Tekniği, yaptığınız işe yüksek konsantrasyon sağlamanızı ve yaratıcılığınızı tazelemenizi amaçlayan, böylelikle projelerinizi strese girmeden, kendinizi helak etmeden tamamlamayı başarmanızı sağlayan bir yöntemdir.
Yöntem oldukça basit. Yapmanız gereken önemli bir işiniz ya da tamamlamanız gereken irili ufaklı görevleriniz olduğunda çalışma zamanınızı 25’er dakikalık parçalara, yani pomodoro’lara bölüyorsunuz. Sizi işten uzaklaştırması muhtemel olan diğer her şeyle bağlantınızı kesiyorsunuz. Bu 25 dakikayı tam olarak ölçebilmek için de bir zamanlayıcı kullanmanız gerekiyor. 25 dakika dolduğunda 5 dakikalık bir mola veriyorsunuz ve mola süresince işle ilgili hiçbir şey düşünmüyorsunuz. Bunu art arda 3-4 kez tekrarladıktan sonra 25 dakikalık büyük bir mola veriyorsunuz ve bu döngüyü gün içinde 3-4 kez tekrarlıyorsunuz.
Ancak her şeyden önce gününüzü planlamalısınız. O gün için yapmanız gerekenleri, sizden beklenenleri listeleyip önceliklerinizi belirlemelisiniz. En verimli olduğunuzu düşündüğünüz zaman dilimine en çok konsantrasyon gerektiren görevi koymakta fayda var.
- Listeniz hazır, önceliklerinizi belirlediniz ve işe koyulmak üzeresiniz. O halde yönteme şematik olarak bir göz atalım.
- Büyük ya da küçük demeden o gün ele almayı hedeflediğiniz görevinizi seçin.
- Zamanlayıcınızı kurun. İşe başlayın ve 25 dakika boyunca sadece işinize konsantre olun.
- Zamanlayıcınızın alarmı ile birlikte 5 dakika mola verin ve işle ilgili hiçbir şey düşünmeyin.
- Yeniden bir zamanlayıcı ayarlayın. Tekrar işe dönün, 25 dakikada yapacaklarınıza yoğunlaşın.
- Yeniden 5 dakika mola verin, bambaşka şeylerle ilgilenin.
- 25 dakikalık periyoda geçin.
- 5 dakika molanızı kullanın.
- 25 dakika işe yoğunlaşın.
- 25 dakika mola verin ve yine asla işle ilgili hiçbir şey düşünmeyin.
- Aynı göreve devam ediyorsanız ikinci adıma, yeni bir işe başlayacaksanız birinci adıma dönün ve döngüyü tekrarlayın.
Pomodoro Tekniği’nin masa başı işlerde çalışanlar için ideal olduğunu söylemeye elbette gerek yok. Proje yöneticileri, yazılımcılar, tasarımcılar, avukatlar, akademisyenler ve yazarlar bu tekniği kullandıklarında yaptıkları işe yüksek oranda odaklandıklarını fark edeceklerdir.
Pomodoro Tekniği nasıl uygulanır?
Pomodoro Tekniği ilk bakışta oldukça basit bir mantığa sahip gibi görünüyor. Zamanınızı bölün, iş zamanı iş yapın, mola zamanı asla işi düşünmeyin. Ancak yöntem bazı kurallardan taviz verilmemesini de gerektirmekte.
Zor projeleri bölün
Eğer yapacağınız işi tamamlamak için dört pomodoro’dan fazlası gerekiyorsa o işi daha küçük ve daha kolay halledilebilir parçalara bölmelisiniz. Böylelikle çalıştığınız konu üzerindeki ilerlemenizi daha net fark edeceksiniz ve bu da motivasyonunuzu artıracak.
Küçük işleri birleştirin
Eğer listenizde bir pomodoro’yu doldurmayacak kadar küçük işleriniz varsa onları birleştirip aynı Pomodoro içinde halletmeye çalışın. Örneğin; bazı müşterilere e-posta göndermek, sistemden küçük bir rapor çekmek ve ekip arkadaşlarına göndermek, herhangi bir randevuyu ayarlamak vb.
Zamanlayıcıyı kurduysanız mutlaka çalmalı
Bir pomodoro bölünemeyen zaman parçacığıdır ve kesintiye uğratılmamalıdır. E-posta kontrolleri, ekip toplantısı ya da başka herhangi bir şey için asla bölünmemelidir. Sonradan dönülmek üzere not alınmasında bir sakınca yoktur ancak kesin bir biçimde kesintiye uğratmama ilkesinden taviz verilmemelidir.
Eğer engelleyemediğiniz bir bölünme gerçekleşirse beş dakikalık mola zamanını başlatmalı ve mola sonrası yarıda kalan 25 dakikalık sürecinizi en başından başlatmalısınız. Aslında pomodoro’larınızı bölen olaylar da öğrenme sürecinizin bir parçası olacaktır. Bu olayları listeleyerek tekrar etmesi halinde ne gibi önlemler alabileceğiniz üzerine de kafa yormalısınız. Böylelikle bir sonraki seferde daha hazırlıklı olursunuz.
Eğer işinizi 25 dakikalık süre dolmadan bitirdiyseniz kalan zamanınızı profesyonel gelişiminize ayırmalısınız. Yaptığınız işle ilgili bir makale okumak ya da müşterilerinizle ilgili bir detayı çalışmak gibi.
Çeldirenlerle mücadele
Yukarıda saydığımız 3 kural, Pomodoro Tekniği’nin uygulanabilmesi bakımından hayati önem taşımaktadır. Tekniğin başarısını etkileyen bir başka önemli ayrıntı da dikkat dağıtıcılar ya da çalışmanızı sekteye uğratan olaylarla nasıl baş edebileceğiniz konusudur. Konsantre olduğunuz işten sizi bir kaç dakikalığına koparan herhangi bir şey, örneğin bir son dakika haberi, çalıştığınız konuya yeniden konsantre olabilmek için 20 dakika uğraşmanıza neden olabilir.
Aradan geçen o yirmi dakikada veriminiz düşeceği gibi çıkarttığınız işin kalitesinde de gözle görülebilir bir azalma söz konusu olabilir. Pomodoro Tekniği’nin o küçük domates zamanlayıcısı ya da onun yerine kullandığınız herhangi bir zamanlayıcı sizi bu tür dikkat dağıtan unsurlara karşı koruma altına alacaktır. Bu nedenle Cirillo, zamanlayıcının mekanik bir zamanlayıcı olmasında yarar gördüğünü söyler.
Pomodoro Tekniği’ne başlama
PomodoroTekniği’ni uygulamaya karar verdiğinizde en büyük avantajınız, eğer size uymazsa uygulamaktan istediğiniz an vazgeçebilmenizdir. Bunun için herhangi bir şekilde para kaybetmeyeceğiniz gibi aslında zaman da kaybetmiyor olacaksınız. Çünkü bu tekniği zaten zamanınızı iyi kullanmak için deniyorsunuz.
Zamanlayıcılar
Başlangıç olarak tekniğin en can alıcı noktası olmasa da bir zamanlayıcıya gereksiniminiz var. Başlangıçta dijital zamanlayıcılardan yararlanabilirsiniz. Her birimizin masaüstünde zamanlayıcı, telefonunda alarm, kronometre vb. cihazlar bulunmaktadır.
“Masaüstü için zamanlayıcı”
Eğer cep telefonunuzda zamanlayıcı kurmak bile sizin için dikkat dağıtıcı olabiliyorsa (ah o anlık bildirimler!) Google’da yapacağınız bir aramayla bilgisayarınızın masaüstüne indirebileceğiniz bir eklenti bulmanız da mümkün.
“Çevrim içi zamanlayıcı”
Google’a tekrar “zamanlayıcı” yazarak yaptığınız arama size web tabanlı zamanlayıcıları getirecektir.
“Zamanı 25 dakikaya kur”
Bir başka kısa yol da yine Google’a “zamanı 25 dakikaya kur” yazarak zamanlayıcıları başlatmak olabilir.
Eğer Pomodoro Tekniği’nin sizin için ideal olduğuna karar verirseniz mekanik bir zamanlayıcı, belki de Cirillo’nun pomodoro’sundan edinmek isteyebilirsiniz.
Sessizlik mi müzik mi?
Unutmayın ki bu tekniğin bütün amacı sizin konsantrasyonunuzu üst düzeyde tutmak ve verimliliğinizi artırmak. Bu nedenle dikkatinizi yaptığınız işe yoğunlaştırmak için ne tür çevresel etkenlere gereksiniminiz olduğunu da düşünmelisiniz. Eğer size iyi gelecek şey tamamen sessiz bir ortamsa, ancak evde ya da ofiste bu sessizliği sağlamak güçse, sesi izole eden kulaklıklardan edinmeyi düşünebilirsiniz. Eğer müzik dinlemek dikkatinizi toplamanıza yardımcı oluyorsa 25’er dakikalık dilimler için müziğinizi önceden hazır etmek isteyebilirsiniz.
Çevrenizi bilgilendirin
Evden ya da ofisten çalışıyor olabilirsiniz, evde sizden ilgi bekleyen çocuklarınızla, ofiste ise şakacı iş arkadaşlarınızla birlikteyken Pomodoro Tekniği’ni uygulamak başlangıç olarak zor olabilir. Bu aşamada en çok gereksinim duyacağınız şeylerden birisi çalışırken çevrenizde bulunan insanları iş ritminiz konusunda bilgilendirmenizdir. Çok acil durumlar söz konusu olmadıkça size seslenmeyeceklerinden, sizi bölmeyeceklerinden emin olmalısınız. Bununla birlikte sizi gün içerisinde arayan yakınlarınıza da onları 5’er dakikalık molalarınızda arayabileceğinizi söylemeniz iyi olacaktır.
Pomodoro Tekniği herkes için işlevsel midir?
Dünyadaki bütün insanlar üzerinde uygulanabilir ve etkili bir yöntem bulunabilseydi harika olurdu. Ancak maalesef bu kapsayıcılıkta bir genel yöntem henüz keşfedilmedi. Pomodoro Tekniği, pek çok insanda işe yarasa da bazı insanlar için fazlasıyla sıkıcı ve katlanılmaz olabilir. Bununla birlikte, Pomodoro Tekniği’nin odaklanma güçlüğü çeken, dikkat eksikliği olan ya da düşük de olsa hiperaktivite bozukluğundan şikayetçi pek çok insan için olumlu sonuçlar verdiği gözlenmiştir. Gelin şimdi, bu tekniğin olumlu yanlarına ve kimileri için de olumsuz olabilecek özelliklerine bir bakalım.
Avantajlar
Kolay uygulanabilir. Pomodoro’yu uygulamak için hiçbir yatırım yapmanız gerekmez. İstediğiniz an uygulamaya başlayabilir, istediğiniz an da bırakabilirsiniz.
Göreve odaklanma. Odaklanma konusunda sıkıntılar yaşıyorsanız bu yöntemle en azından işinize odaklanma konusunda bir farkındalık kazanmış olursunuz.
Zamanın farkında olma. İşte size çok önemli bir avantaj. Bazen çalışırken ya da boşa vakit harcarken zamanın nasıl akıp gittiğinin farkında bile olmayız. Eğer günümüzü iyi planlayan birisi değilsek pek çok yapılmamış iş, kaçırılmış teslim tarihleriyle günü kapatıyoruz demektir. Oysa Pomodoro Tekniği bizde zaman farkındalığı yaratır.
Dikkat dağıtan unsurlardan kaçınma. Bazen verimimizi düşüren şeylerin farkında olmayabiliriz. Bu yöntem bize işimize konsantre olmamızın önüne geçen dikkat dağıtıcılar konusunda da bir farkındalık kazandırmaktadır.
Büyük projelerden korkmama. Başlamayı ertelediğimiz bir projenin karmaşıklığından gözümüz korkuyor olabilir mi? Pomodoro bize böyle projeleri bölmeyi ve küçük lokmalar halinde üstesinden gelmeyi öğütlüyor.
Dezavantajları
Yarıda kesilme korkusu. 25 dakika boyunca başarıyla yürüttüğünüz bir Pomodoro elinizde olmayan bir nedenle bölündüğünde listenizdeki pomodoro’nun yanına tik atamayacaksınız. Buradaki hayal kırıklığı yeni bir Pomodoro başlatmanıza ket vurabilir.
Diğer insanların varlığı. Başka insanlarla aynı ortamı paylaşmak zorunda olduğunuz durumlarda tekniği uygulamak imkânsız hale gelebilir.
Fazla disiplin. İlk bakışta çok büyük disiplin gerektirdiği düşünülebilir. Verimlilik eşittir asker disiplini gibi bir denklem herkese sevimli gelmez.
25 dakikada bir bölünme. Odaklanma sorunu yaşamayan, yaptıkları işe kolayca konsantre olabilen insanlar için pomodoro’nun 25 dakikada bir çınlaması çok rahatsız edici olabilir.
Bu tür bir tekniği uygulamaya karar vermeden önce yöntem hakkında bir kaç makale okumakta ve uygulama sırasında nelerle karşılaşabileceğiniz konusunda hazırlıklı olmakta fayda var. Kişisel özellikleriniz, çevresel faktörleriniz verimlilik konusunda sizi daha farklı yöntemlere de yönlendirebilir.Pomodoro Tekniği’ni tercih etmeniz durumunda 25’er dakikalık çalışma aralıklarına ne çok iş sığdırılabileceğinizi görürsünüz. Günün başlangıcında kendinize bir plan yaparak, dikkatinizi dağıtan şeyleri çevrenizden uzaklaştırarak, dinlenme zamanlarınızda kendinize zaman ayırarak hem verimliliğinizi hem de iş yaparken nasıl bir insan olduğunuz konusundaki farklılığınızı artırabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
25 dakikalık çalışma aralıkları esnetilebilir mi?
25 dakikalık çalışma aralıkları ortalama bir insanın bir konuya olan odaklanma süresi olarak bazı bilimsel verilere dayandırılarak hesaplanmış bir süredir. Kişiden kişiye farklılık göstermekle beraber ortalama bir süre olduğunu söyleyebiliriz.Ancak eğer 25 dakika sizin için uzun bir zaman dilimiyse başlangıçta kendi programınızı ayarlayabilir, bir süre sonra 25 dakikaya çıkmayı hedefleyebilirsiniz. Odaklanma sorunu olmayan bazı insanların bu süreyi 45-50 dakikalara kadar çıkardıkları bilinmektedir. Ancak 25 dakikanın ideal bir süre olduğunu unutmayınız.
Pomodoro Tekniği sadece iş dünyası için mi etkili?
Hayır. Tekniğin geliştiricisi Cirillo’ya ilham veren olay yüksek lisans yaparken okuması gereken kitaplara odaklanamaması ve vaktinin giderek daralması olmuş. Yani, Pomodoro Tekniği’nin temelinde akademik bir kaygı var. Ders çalışırken, herhangi bir hobinizle uğraşırken hatta bir roman okurken bile bu tekniği kullanabilirsiniz.
5 dakikalık molalarda listedeki diğer işlere göz atmak verimliliğimi artırmaz mı?
Hayır, artırmaz. Tam tersine bir sonraki görevinize odaklanmanızı zorlaştırır. 5 dakikalık molanız sırasında bir bardak çay içmeniz, günlük gazetelere göz gezdirmeniz ya da biraz müzik dinlemeniz bir sonraki görevinizde sizi çok daha verimli kılacaktır.