Ortalama bir çalışan işini yaparken her sekiz dakikada en az bir kez bölünüyor ve bu sayı bir saatte ortalama yedi defa tekrarlanıyor. Gün boyunca elli-altmış kez bölünüyoruz. Bir bölünme yaklaşık beş dakika sürüyor ve toplamda yaklaşık dört saati buluyor. Yani günlük çalışma süremizin yarısı!
COVID-19 sonrası evden çalışmak, önceki deneyimlerimizden biraz daha farklı bir duygu yarattı. Covid öncesi bir serbest çalışanın evinden çalışıyor olması tamamen kendi tercihiydi, sadece onu bağlayan bir karardı, bir tür yaşam biçimiydi. Oysa pandemi döneminde pek çok kişi için bu çalışma tarzı, isteyerek ya da istemeyerek, severek ya da sevmeyerek, normal bir duruma dönüştü.
Gün içinde işimizi yaparken bizi bölen şeylerin %80’i önemsiz ya da az önemli bir nedenden kaynaklanıyor. Bu önemsiz ya da az önemli şeyler yüzünden günde ortalama üç saatimiz çöpe gidiyor.
Evden çalışmaya karşı duyulan ilk başlardaki kuşkular da epeyce azalmış gibi görünüyor. Artık pek çok insan, hayatının büyük bir bölümünde evden çalışarak geçimini sağlayabileceğini görebiliyor. Bu da öz motivasyonun yanına bir de zamanı verimli kullanma sanatını eklememiz gerektiğini bize göstermekte.
Bu sanata kısaca “zaman yönetimi” adı veriliyor. Aşağıdaki başlıkların size zaman yönetimi hakkında bilmediğimiz bazı bilgiler vermesini ve bildiklerinizi de pekiştirmesini umuyoruz.
- Zaman yönetimi nedir?
- Zaman yönetiminin faydaları
- Zaman yönetimi için ipuçları
- Zaman yönetimi yöntem ve teknikleri
Hazırsanız işin tanımıyla başlayalım.
Zaman Yönetimi Nedir?
Sanayi devrimiyle başlayan süreç bir süre sonra fabrikalardaki iş yoğunluğunu artırmaya başladığında işçiler güneşe göre deği,l saatlere göre yaşamaya alışmaları gerektiğini anlamışlardı. İşte zaman yönetimi gerekliliği de hayatımıza daha o yıllarda girmiş oldu.
Zaman yönetimini kısıtlı olan vaktimizin günlük etkinliklerimiz arasında organize edilmesi ve paylaştırılması olarak tanımlayabiliriz. Bunu yaparken gözetmemiz gereken ilk unsur, verimliliğimizi artırmak ve hedeflerimizi tutturmaktır. Zaman yönetimi iyi kotarıldığında iş stresinin giderek azaldığı, verimliliğin ve yaşam kalitesinin ise üst düzeylere çıktığı yapılan araştırmalarla ortaya konmuştur.
Zaman yönetimi günümüzde sadece iş dünyasına özgü bir olgu değildir. Günümüzde, evden ya da ofisten çalışanların olduğu kadar, öğrencilerin, ev kadınlarının ve hatta emeklilerin bile zaman yönetimine ihtiyaçları vardır.
Zaman yönetiminin faydaları
İyi kurgulanmış ve başarıyla hayata geçirilmiş bir zaman yönetiminin işlevselliği ve verimliliği artırdığını biliyoruz. Bununla birlikte peşi sıra başarılar getirdiği de çok açık. Zaman yönetiminin başka ne tür faydaları varmış bir bakalım.
Daha az stres
Stres hayatımıza derinden zarar veren sessiz bir düşman gibidir. Hayatımızdaki stres kaynaklarının tamamını yok etmemiz mümkün olmasa da zaman yönetimiyle stresimizi en aza indirebiliriz. Zamanımızı iyi yönettiğimizde kontrolün daha fazla bizde olduğunu hissetmeye başlarız. Artan verimliliğimizle birlikte üst üste binen işler yerine daha organize, daha iyi performanslı işleri daha kısa sürede üretiriz. Son teslim tarihlerini stresli kabuslara çeviren sürpriz engeller birer sorun olmaktan çıkar, önceden öngörülmüş ve çözümleri hazır küçük birer aralıklara dönüşmüş olurlar.
Daha az eforla yüksek kaliteli iş
Zaman yönetiminin bir başka faydası da size odaklanma konusunda yardımcı olurken, zaman kaybetmenize neden olan kötü alışkanlıklarınızı da en aza indirgemesidir. O alışkanlıkların yerine eforunuzu verimli kullanmanıza yardımcı olacak yararlı alışkanlıklar ve yöntemler geliştirmenize de katkı sağlar. Örneğin; e-posta bildirimlerini kapatmak ama belirli aralıklarla kontrol etmek zamanınızı e-postaların değil sizin yönetmeye başlamanızın ilk adımı olabilir.
Daha çok zaman, daha çok fırsat
Zamanı iyi yönetmek demek, gereksiz işlere kaptıracak bir saniyeniz bile yok demektir. Yukarıdaki örneği hatırlayın. Günde üç saatiniz önemsiz ya da nispeten az önemli işler yüzünden çöpe gidiyor. İşte o üç saati kendiniz için istemekten kaçınmayın. Her gün üç saatinizi yabancı bir dil öğrenmeye ayırdığınızı düşünün. Ya da yeni bir yetkinlik kazanmak için günde bir saat zaman ayıracak olsanız fena mı olur?
Kazanmayı öğrenmek
Zamanınızı yönetmek için teknikler kullanır ve başarılı da olursanız, bir süre sonra hedeflerinize birer birer ulaştığınızı göreceksiniz. Örneğin: daha önce hayal bile edemeyeceğiniz bir yurt dışı tatilinin biletleri artık çekmecenizde gününü bekliyor olacak. Çünkü artırdığınız zaman size daha çok kazanç olarak geri döndü ve siz artık eskiden çok zor olan şeyleri çok kolaylaştırdınız. Siz artık kaybetmeye değil kazanmaya alıştınız.
Zaman yönetimi için ipuçları
1. Hedeflerinizi belirleyin
Eğer çok işiniz varsa kendinize öncelikle ölçülebilir ve ulaşılması mümkün hedefler belirleyin. Elbette tüm işler önemli gibi görünebilir ve hepsinin aciliyeti vardır ancak geçekten öyle mi? Bunu iyi tartın ve o gün için hangi işlerin tamamlanması bir yandan sizi tatmin ederken diğer yandan işlerin aksamasının önüne geçecekse çizginizi oraya çekin.
2. Verimli olduğunuz saatleri belirleyin
Günün her saatinde aynı verimlilikte olduğumuzu söyleyemeyiz. Eğer hiç dikkat etmediyseniz bile birkaç günlük gözlemle gün içindeki iniş çıkışlarınızı tespit edebilirsiniz. Çok önemli ama çok da zorlu gibi görünen işlerinizi, performansınızın en yüksek olduğu saatlerde ele alacak şekilde planlama yapın. Görece kolay ve önem derecesi düşük işlerinizi ise ritminizin biraz daha ağır seyrettiği saatlere kaydırın.
3. İşlerinizin öncelik sırasını belirleyin
İşlerinizin mutlaka bir öncelik sırası olmalı. Bu teslim tarihine, müşterinizin ya da yöneticinizin tutumuna veya işin bütçesine göre değişebilir ama mutlaka bir öncelik sırası olmalıdır. Böylelikle zamanınızı önceliği düşük işlerde harcamanın önüne geçerek enerjinizi doğru zamanda doğru işe kanalize etmiş olursunuz. Unutmayın ki pek çok insanın günü, henüz yapması gereken asıl işe gelemeden sonlanıyor. Bu da size gece boyu çalışma zorunluluğu, sarkan teslim süreleri, stres ve yorgunluk olarak geri dönüyor.
4. Her işe farklı zamanlar atayın
İşlerinizin önem sıralamasına göre önceliklenmesi işin bir boyutudur. Diğer boyutuysa hangi işe ne kadar zaman ayıracağınızı hesaplamanızdır. Bütün gününüzü o gün bitmeyeceği kesin olan büyük bir işe mi ayıracaksınız yoksa belli bir süre o işle uğraştıktan sonra diğer küçük ama belki de acil işlere mi yoğunlaşacaksınız? Burada karar verici sizsiniz ve en doğru olanı seçmek zorundasınız.
5. Molalarınızı es geçmeyin
Bütün gün aralıksız çalışarak maksimum iş çıkaracağınızı düşünmek tam bir yanılgıdır. Mola vermediğinizde her geçen saatle birlikte ivmeniz azalacaktır. Her bir hedefinizi tamamladığınızda ya da büyük işlerinizi parçalara ayırarak her bir parçayı bitirdiğinizde mutlaka bir mola verin. Kısa da olsa uzun da olsa molalar sizin işlerinize daha yüksek motivasyonla dönmenizi sağlayan küçük enerji odalarıdır. Özellikle öğlen yemeklerinizi asla aksatmayın.
6. Yapacaklarınız, yapmayacaklarınız
Sadece yapacaklarınıza odaklanmak, yapmayacaklarınızın da araya karışmasına neden olabilir. O gün hangi işlerle uğraşacaksınız? O işlerle uğraşırken neleri yapmayacaksınız? Her sabah işlerinizin başına işte bu iki sorunun yanıtını bilerek oturmalısınız. Bunu hem iş bazında hem de alışkanlık bazında düşünmelisiniz. Örneğin; o gün önemli bir işin son parçasını tamamlayacaksınız ve bölünmemek için hafta sonuna plan yapmaya çalışan arkadaşlarınızın mesajlarına asla bakmayacaksınız.
7. Sonuca odaklanın
Zaman yönetiminde esas olan şey, ne kadar çalıştığınız değil ne kadar kaliteli çalıştığınızdır. Ne kadar meşgul olduğunuzla ilgilenmeyin, elde ettiğiniz sonuçlara odaklanın. O sonuca ulaşmak için işinizin başında fazladan bir saat daha mı geçirmeniz gerekiyor? Bilinki bir şeyleri yanlış yapmışsınız demektir. Ya listenizde ya önceliklendirmenizde ya da yapmayacaklarınızda bir şeyler yanlış gitmiş demektir.
8. Çakıl taşlarını temizleyin
Genellikle en fazla zaman kaybını yeni bir işe henüz başlamadan önce yaşarız. Bazen elimiz işe gitmez, başlamamak için bahaneler üretir dururuz. Diğer yandan harcanan zaman da bizi huzursuz eder. Çakıl taşlarıyla bezenmiş bir yolda çıplak ayakla yürümek gibi rahatsız edici bir duygudur bu. Böyle durumlarda bahaneleri bir kenara bırakıp sizi bu bahaneleri üretmeye zorlayan şeyin ne olduğuna odaklanmalısınız. İşin içinden çıkamadığınız durumlarda bir iş arkadaşınızla, yöneticinizle ya da aile bireylerinizden birisiyle konuyu konuşmaya ve sizi rahatsız eden şeyin ne olduğunu bulmaya çalışmalısınız.
9.Bir koltuğa iki karpuz sığdırmaya çalışmayın
Aynı anda birkaç şeyi yapabilmek bir yetenek ya da başarıymış gibi algılanır. Aslında bu doğru değildir. Aynı anda pek çok işi yapmaya çalışmak hiçbir işe hak ettiği kadar odaklanamamak anlamına gelir. “Multi-tasking” olarak adlandırılan bu özellik kaliteli ve verimli işin düşmanıdır. Siz işlerinize öncelikler vererek tek tek ilerlemekten vazgeçmeyin.
10. Günlük ve haftalık planlayın
Günlük planlarınız gününüzü verimli ve yüksek konsantrasyonla geçirmenizi sağlar. Ancak haftalık planlama yapmanız sizi önemli bir yükten kurtarır. Örneğin, pazar akşamları yapacağınız haftalık plan bir yandan resmin büyük kısmını görmenizi sağlarken diğer yandan da her gün yeni plan yapmak için vakit harcamanızın önüne geçer. Haftalık planınızın dışında gelişmeler yaşanacak olursa bu planı günlük düzeltmelerle güncel tutmak da elinizde olacaktır.
Zamanınızı nasıl etkin yönetebileceğiniz konusunda kararsızlık yaşıyor olabilirsiniz. Unutmayın ki bu konuya kafa yoran tek kişi siz değilsiniz. Pek çok akademisyen, iş insanı ve davranış bilimci zaman yönetimi konusunda çalışmalarını sürdürüyor. Bu çalışmalardan dört tanesini sizin için aşağıda özetlemeye çalıştık.
ABCD Yöntemi
Bu yöntemin temel yaklaşımı işlerinizi nasıl önceliklendirmeniz gerektiği ile ilgili size rehberlik etmek. Buna göre işlerinizi şu başlıklar altında sıralamalısınız:
- Önemli ve acil
- B- Önemli ama acil değil
- C- Önemsiz ama acil
- D- Önemsiz ve acil değil
Bu ilk sıralamadan sonra sıralamanızı daha da rafine hale getirebilirsiniz. Örneğin B olarak sınıflandırdığınız işleri A ya da C olarak yeniden değerlendirebilirsiniz.Bu yöntem genelde Pareto analiziyle birlikte kullanılır. Buna göre A grubunun değeri tüm işleriniz arasında %65’lik yer tutmaktadır; ancak zamanınızın %15’ini kaplarlar. Öte yandan D grubu işlerin değeri %15’tir; ancak zamanınızın %65’ini kaplarlar. Bu yöntem A grubu işlere yönelmenizi, B ve C grubu işleri delege etmenizi ve D grubu işlerle ilgilenmemenizi tavsiye eder. Böylece zamanınızın %65’ini daha faydalı işler için kullanabilirsiniz.
Eisenhower Yöntemi
Bu yöntem de sınıflandırma ve önceliklendirme ilkesine dayanır. Buna göre işlerinizi iki ölçüte göre sınıflandırıyorsunuz. Böylelikle ortaya ABCD yöntemindeki gibi bir matris çıkıyor. Önem derecesi ve aciliyet derecesinin kesişim noktalarında elimizde acil ve çok önemli, önemli ama acil olmayan, ne önemli ne acil olan ve acil ama önemli olmayan işler çıkıyor.
Eisenhower yöntemi ya da ilkesi bize bu işleri şöyle ele almamızı öneriyor:
- Acil ve çok önemli işler: Hemen yapın
- Önemli ama acil olmayan işler: Ne zaman yapacağınıza karar verin
- Acil ama çok önemli olmayan işler: Yapabilecek birisine devredin
- Ne önemli ne acil: Daha sonraya bırakın
POSEC Yöntemi
Yöntem adını işlerimiz için Önceliklendirme (Prioritize) yaparken kullanacağımız; Düzenleme (Organize), Kolaylaştırma (Streamlining), Ekonomikleştirme (Economize) ve Katkıda bulunma (Contributing) kavramlarının baş harflerinden alır.
Duygusal ve ekonomik açıdan kendisini güvende hisseden bir bireyin kolektif sorumluluklarda daha aktif rol oynayacağını ve daha verimli çalışacağını savunan bu yöntem temelini Abraham Maslow’un ihtiyaçlar hiyerarşisi kuramından alır.
- P (Prioritize)- Etkin bir zaman yönetimi için zamanınızı önceliklendirmeli ve hedeflerinizi tanımlamalısınız.
- O (Organize)- Başta aileniz ve finansal işlerinizle ilgili olmak üzere başarınızı etkileyecek etkenleri düzenleyin, planlayın.
- S (Streamlining)- Ev işleri ya da zorunlu ama sıkıcı işlerinizi düzene koyun ve ayağınıza bağ olmadan halletmeye çalışın.
- E (Economize)- Yapmaktan hoşlanacağınız ama gün içinde sizi işlerinizden alıkoyabilecek arkadaş buluşmaları veya hobileriniz gibi şeylerden feragat (tasarruf) edin.
- C (Contributing)- Fark yaratacağını düşündüğünüz bazı sosyal sorumluluklara daha fazla önem göstererek katkıda bulunun.
Pomodoro Yöntemi
Francesco Cirillo tarafından 80’li yıllarda geliştirilen bu teknik yaptığınız işe tamamen odaklanmanızı ve arada molalar vererek işe olan ilginizi sürekli en üst düzeyde tutmanızı amaçlayan bir tekniktir.
İşe kırmızı domates şeklinde bir mutfak zamanlayıcısı ya da herhangi bir mekanik ya da dijital zamanlayıcı edinerek başlayın. İşlerinizi listeleyin ve her bir iş için 25 dakikalık bölünmeyeceğiniz bloklar tanımlayarak zamanlayıcınızı başlatın. 25 dakika dolup zamanlayıcının sesini duyduğunuzda 5 dakikalık bir mola verin ve asla işi düşünmeyin. Molanız bittiğinde yeniden bir 25 dakika tamamlayın ve sadece yaptığınız işe konsantre olun. Bunu dört kez yaptıktan sonra 20-25 dakikalık büyük bir mola verin ve gününüzü böylelikle verimli zaman aralıklarıyla planlamış olun.
Sık sorulan sorular
Zaman yönetiminde 5 temel unsur nedir?
Zaman yönetiminde pek çok önemli unsurdan söz edebiliriz; ancak bunlardan beşi gerçekten temeldir. Bu temel beş unsurun ilki bir hedefinizin olmasıdır. Bu hedefe ulaşmak için de mutlaka yapılacaklar (ve asla yapılmayacaklar) listesi hazırlamalısınız. Hedefinizin olması, liste hazırlamanız güzel, ama onları titizlikle hayata geçirme konusunda da kararlı olmalısınız. İkinci temel unsur, önceliklendirme yapmaktır. Her işinizin bir önem sırası olmalı ve işler bu sıraya göre ele alınmalıdır. Üçüncüsü odaklanabilmektir. İşinizi yaparken dikkatinizi dağıtacak şeylerden uzak durmalısınız. Dördüncü olarak gününüzü, haftanızı yapılandırın. Hangi gün hangi saatte hangi işle ilgileneceğiniz hakkında bir fikriniz olsun. Mola zamanlarını eklemeyi unutmayın. Son olarak kendinizin farkında olun ve zamanı izleyin. Yaptığınız işin zamanınızı su gibi içmesine izin vermeyin. İşleri önceden belirlediğiniz zaman diliminde bitirmeye gayret edin.
Zaman Yönetiminde 4D kuralı nedir?
4D kuralı İngilizce komutların baş harflerini temsil eder.
- Delete (Delete); hayır demeyi öğrenin ve önemsiz işleri yok sayın, silin.
- İş devretme (Delegate); acil ama önemli olmayan bir işi yapacak başka birisini bulun ve işi ona devredin.
- Erteleme (Defer); zaman açısından sizi sıkıştırmayan ama önemsiz de olmayan işleri erteleyin.
- Yap (Do); önemli ve acil işler söz konusuysa hiç bekletmeden gereğini yapın.
Zaman yönetimi yetenek gerektirir mi?
Zaman yönetimi bir bakıma yetenek gerektirir. Bazı insanlar zamanlarını iyi yönetme, verimli çalışma ve odaklanma gibi konularda diğerlerinden daha iyidirler. Öte yandan bu yetenek bazı yöntem ve tekniklerle geliştirilerek bir alışkanlık haline de dönüşebilir. Bu sayfada anlatılan bu yöntem ve teknikler sizi yetenekli bir zaman yöneticisine dönüştürebilir. Bununla birlikte Yapışkan Notlar, Adobe Acrobat Reader, Takvim gibi zaman yönetimini kolaylaştırıcı eklenti ve uygulamalar kullanmanız da bu konudaki yeteneklerinizi artıracaktır.