En tant que freelance, entrepreneur ou gérant d’une petite entreprise, vos journées sont bien remplies. Pour améliorer votre productivité, vous devez organiser vos activités avec efficacité et avoir une certaine disciple au quotidien. Pour vous y aider, découvrez la méthode pomodoro.
Qu’est-ce que la technique pomodoro ?
La technique pomodoro est une méthode de gestion du temps. Elle a été élaborée dans les années 1980 par Francesco Cirillo.
D’où vient le nom de la technique pomodoro ? Pomodoro signifie « tomate » en italien. A l’époque, Francesco Cirillo utilisait un minuteur de cuisine en forme de tomate. Il a donc nommé sa méthode d’après l’outil qu’il utilisait pour la développer : le minuteur.
Le principe de la technique pomodoro.
Le principe de la technique pomodoro est le suivant : découper son programme en différentes tâches minutées. Concrètement, la méthode pomodoro se met en place avec les différentes étapes suivantes :
- Définir une tâche ou un travail à réaliser.
- Mettre en route le minuteur.
- Travailler pendant le temps défini.
- Quand le minuteur sonne, cocher la tâche accomplie dans le planning.
- Prendre une pause de 5 minutes.
- Renouveler l’opération pour effectuer 4 sessions de travail.
- Après la quatrième session, prendre une pause de 15 à 30 minutes.
- Recommencer un nouveau cycle de travail.
La durée standard d’un pomodoro est de 25 minutes. La méthode originale consiste donc à enchaîner 4 pomodori de 25 minutes séparés par des pauses de 5 minutes. Au total, un cycle de travail complet dure donc 2 heures.
Avec la pratique, vous allez vous habituer à travailler sur une tâche pendant 25 minutes et vous gagnerez en capacité de concentration. Vous pouvez ensuite décider d’allonger la durée d’un pomodoro jusqu’à 60 ou 90 minutes.
Qu’est-ce qu’un pomodoro ?
Mais au fait, à quoi correspond un pomodoro ? Il s’agit du nom donné par Francesco Cirillo à chaque session de travail. Cependant, le saviez-vous que pomodoro signifie tomate en Italien ? C’est pour cela que Francesco a nommé cette technique Pomodoro, car il avait un minuteur en forme de tomate.
A qui s’adresse la méthode pomodoro ?
Par définition, la technique pomodoro s’applique mal aux métiers qui ont besoin d’être multitâche, comme par exemple les serveurs ou les cuisiniers.
L’application de la méthode pomodoro est plus adaptée aux métiers qui nécessitent une grande concentration intellectuelle. Elle est particulièrement bénéfique pour les métiers du web : rédacteurs web, développeurs, chefs de projet, etc.
Comment fonctionne la technique pomodoro ?
Des études montrent qu’il est difficile de rester concentré durant une longue période tout en travaillant sur plusieurs tâches. La technique pomodoro vise à améliorer la productivité en prévoyant des périodes de travail courtes et intenses et en introduisant des petites périodes de repos. Voyons pourquoi la méthode pomodoro est efficace.
Lutter contre les distractions et favoriser la concentration.
Beaucoup de gens ont du mal à rester focalisé sur une tâche. Or, lorsqu’on disperse son énergie et sa concentration sur plusieurs tâches, on perd en productivité.
Par ailleurs, des facteurs extérieurs au travail peuvent vous faire perdre votre concentration : des emails, des messages, des appels, etc. Si vous vous laissez perturber par ces sollicitations extérieures, vous ne parviendrez pas à effectuer votre travail avec efficacité.
La méthode pomodoro permet de lutter contre ces difficultés. En traitant une tâche à la fois, vous concentrez votre attention à 100 % sur une unique activité et vous êtes plus productif. Le fait de prévoir des séances de travail courtes vous aide également à gagner en discipline. Petit à petit, vous apprenez à rejeter les distractions et vous vous donnez au maximum pendant la durée du pomodoro.
Lutter contre la procrastination et favoriser l’efficacité.
Une autre difficulté de la gestion du temps de travail est la procrastination : repousser à plus tard des tâches qui devraient être traitées dans la journée. Naturellement, la procrastination ne permet pas d’effectuer son travail de façon sereine et organisée.
Enfin, les journées vous paraissent parfois trop courtes pour abattre tout votre travail. Là encore, il s’agit souvent d’une question d’organisation.
La méthode pomodoro vous aide à planifier clairement les tâches à faire dans la journée. Une fois que vous avez défini votre planning, vous devez vous y tenir. Pas question de sauter un pomodoro ! En vous tenant à votre programme, vous éviterez les fins de journées désastreuses où vous réalisez qu’il vous reste encore des tâches à effectuer et que vous allez devoir travailler en soirée. Une telle organisation vous permet d’utiliser au mieux votre temps sans pour autant vous épuiser. Au final, vous pourriez être surpris de la quantité de travail que vous parvenez à accomplir en une seule journée !
Démarrer avec la technique pomodoro
Il suffit de peu d’outils pour appliquer la méthode pomodoro. Bien évidemment, vous devez impérativement disposer d’un minuteur pour mesurer vos pomodori ainsi que vos pauses.
Pour éviter de vous laisser distraire, éteignez ou éloignez votre téléphone pendant vos sessions de travail.
Essayez de vous placer dans un environnement de travail qui favorise la concentration. Certains apprécient de travailler avec une musique d’ambiance, tandis que d’autres préfèrent utiliser des boules Quies pour s’isoler complètement. A vous de trouver les conditions qui vous aident le plus à vous concentrer.
La technique pomodoro vaut-elle la peine ?
Il existe de nombreuses méthodes et techniques de gestion du temps de travail. La méthode pomodoro a prouvé son efficacité en aidant de nombreux freelancers et entrepreneurs à être plus productifs.
Parmi ses avantages, la méthode pomodoro vous aidera à :
- Mieux gérer votre temps. Passer d’une activité à l’autre fait perdre du temps. A chaque fois, votre cerveau a besoin d’un petit temps d’adaptation pour se plonger dans une tâche. En vous consacrant à une seule activité à la fois, vous êtes plus concentré et vous travaillez plus vite.
- Mieux gérer votre énergie. Contrairement à ce que l’on pourrait penser, faire des pauses vous permet aussi de gagner du temps. En effet, l’absence de pause vous fait perdre votre énergie beaucoup plus rapidement. En faisant 5 minutes de pause entre chaque pomodoro, vous rechargez vos batteries et vous êtes prêt à repartir à 100 %.
- Mieux planifier vos tâches. Le fait de découper vos activités en segments de 25 minutes vous permet de mieux les planifier. Avec l’habitude, vous serez capable d’évaluer rapidement combien de pomodori doivent être dédiés à une activité.
- Améliorer la qualité de votre travail. Lorsque vous êtes concentré à 100 % sur une tâche, vous y consacrez toute votre attention et vos capacités et vous limitez le risque d’erreurs. Ainsi, le travail mono-tâche vous aide à produire une meilleure qualité.
Alternatives à la technique pomodoro
La méthode pomodoro n’est pas la seule technique pour gérer le temps de travail et améliorer la productivité. Découvrez deux autres solutions complémentaires ou alternatives à la méthode pomodoro.
La matrice d'Eisenhower.
La matrice d'Eisenhower est un outil qui aide à identifier les tâches prioritaires. Le principe est de dessiner 4 cases : 2 lignes et 2 colonnes :
- L’axe horizontal définit le niveau d’urgence : « Urgent » ou « Pas urgent ».
- L’axe vertical définit le niveau d’importance : « Important » ou « Pas important ».
On obtient ainsi une matrice de 4 cases :
- Urgent et important. Exemple : une échéance de rendu d’un rapport.
- Pas urgent et important. Exemple : Démarcher de nouveaux clients.
- Urgent et pas important. Exemple : Assister au goûter d’anniversaire d’un collègue cet après-midi.
- Pas urgent et pas important. Exemple : Refaire la décoration du bureau.
Une fois que les tâches sont classées selon la matrice d'Eisenhower, vous pouvez les effectuer avec la méthode pomodoro.
La méthodologie agile.
La méthodologie agile est développée pour la gestion de projet en équipe. Le projet est divisé en petites tâches et étapes. La méthode consiste à effectuer des sessions de travail courtes suivie d’une revue d’équipe. Après chaque étape, l’équipe peut alors réévaluer le travail, échanger des commentaires et éventuellement réorienter les prochaines étapes. La méthodologie agile prévoit des « sprints ». Durant ces courtes sessions, toute l’équipe joint ses forces pour accomplir une tâche ou atteindre un objectif. Cette méthode de gestion de projet aide l’équipe à gagner en rapidité et en adaptabilité.
Technique pomodoro : question fréquentes.
Pourquoi 25 minutes ?
Pourquoi un pomodoro dure-t-il 25 minutes ? Parce que c’est la durée moyenne pendant laquelle le cerveau parvient à se concentrer sur une tâche sans décrocher. La méthode consiste donc à optimiser au maximum vos facultés de concentration sur une session de travail relativement courte mais où vous pouvez vous investir à 100 %.
Pourquoi organiser son temps de travail ?
Une journée de travail efficace ne peut pas être laissée au hasard. Si vous abordez votre journée sans savoir ce que vous allez faire, sans connaître les tâches prioritaires de la journée ni combien de temps vous devez dédier à chaque activité… Vous avez de grandes chances de brasser de l’air. Il n’y a pas de mystère : efficacité et productivité riment avec organisation. Avec un programme clair, des priorités bien définies et un temps précis alloué à chaque tâche, vous saurez faire le meilleur usage de votre temps et accomplir plus de travail en moins de temps.
Faut-il utiliser la méthode Pomodoro tous les jours ?
La méthode pomodoro vous permet d’apprendre à gérer votre travail avec efficacité. Plus vous pratiquez la technique, plus vous vous habituez à la durée de vos sessions de travail. Cette régularité vous aide à augmenter votre capacité de concentration et vous permet d’être plus productif. Il est donc tout à fait recommandé d’utiliser la technique pomodoro tous les jours.
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