Professionisti freelance, imprenditori e ma anche dipendenti vogliono pensare in grande, ma questo richiede una pianificazione efficiente e disciplina quotidiana. Impara come fare con la tecnica del pomodoro.
Cos’è la tecnica del pomodoro?
La tecnica del pomodoro è una delle più diffuse tecniche di time management utilizzate oggi. È stata sviluppata negli anni Ottanta ed è finalizzata a ottenere la massima concentrazione e creatività, permettendo di completare i propri progetti in maniera più efficace ed efficiente.
Portare a termine delle task giornaliere o raggiungere degli obiettivi lavorativi quotidiani può essere molto difficile, specialmente se sei un lavoratore autonomo. Mentre infatti un lavoratore dipendente potrebbe trovarsi a lavorare sotto pressione dal suo superiore, o in un ambiente senza distrazioni come in un ufficio, un libero professionista ha certamente più libertà e proprio per questo deve necessariamente organizzare il suo tempo, ma molte volte può capitare di non essere produttivo quanto si vorrebbe.
C’è sempre qualcosa da fare, che sia più o meno importante: dal pagare le bollette o fare una telefonata, al riorganizzare un cassetto, fino a controllare i prezzi del volo di quel viaggio che vorresti tanto fare…
La tecnica del pomodoro si basa su un’importante pianificazione del tempo, in modo tale da ridurre al minimo il rischio di distrarsi, non essere abbastanza produttivi e non rispettare le scadenze. Di conseguenza, è una tecnica perfetta per imprenditori, startupper, sviluppatori, designer e liberi professionisti in generale.
La tecnica del pomodoro è particolarmente efficace per tutti quei lavoratori che hanno delle scadenze nel breve termine, o dei progetti importanti e molto complessi da concludere nel lungo periodo, per i quali serve il tempo necessario e non è possibile rimandare all’ultimo minuto.
Inoltre, è una buona tecnica anche per gli studenti universitari. Forse non sai infatti che l’ideatore della tecnica del pomodoro, Francesco Cirillo, la sviluppò proprio durante gli anni di studio universitari per organizzare le sessioni di studio. Utilizzò un timer da cucina a forma di pomodoro per scandire gli intervalli di studio dalle pause, e fu dal timer a forma di pomodoro che nacque il nome “tecnica del pomodoro”.
Come funziona la tecnica del pomodoro?
La tecnica del pomodoro è molto efficace, perché se attuata corrrettamente efficace aiuta a combattere distrazioni, a organizzare meglio il tempo a disposizione e a incentivare il tuo lavoro.
Scopriamo la tecnica del pomodoro esaminandola step by step.
Tecnica del pomodoro step by step
Poche semplici accortezze possono incrementare il successo nella buona riuscita di un progetto. La tecnica del pomodoro cerca di spiegarti come metterle in atto. Basta pianificare il tuo tempo in intervalli e fare delle brevi pause tra uno e l’altro. Idealmente, gli intervalli potrebbero essere lunghi 25 minuti ciascuno, interrotti da pause di 5 minuti.
Dopo quattro sessioni pomodoro (l’equivalente di 100 minuti di lavoro, con un totale di 15 minuti di pause), potrai fare una pausa più lunga di 15-30 minuti.
- Definisci gli obiettivi della tua giornata lavorativa e fai una stima del tempo a disposizione.
- Suddividi l’attività lavorativa in sessioni da 25 minuti ciascuna. Scandisci il tempo impostando un “pomodoro timer” da 25 minuti.
- Ogni 25 minuti fai una breve pausa: in questo modo allenerai il tuo cervello a concentrarti per brevi periodi e ti manterrai produttivo e creativo.
- Ogni 4 “pomodori” (cioè i periodi di attività lavorativa) fai una pausa più lunga.
- Ripeti il processo più volte durante la giornata per portare a termine i tuoi tasks senza rinunciare a qualche piccola distrazione.
Continua a perfezionare il metodo del pomodoro
Facendo pratica potrai man mano perfezionare la tecnica del pomodoro. Riuscirai a tempificare il tuo lavoro in modo efficace, attribuendo ad ogni attività il giusto tempo. Ciò ti aiuterà anche a stimare il tempo complessivo di cui avrai bisogno per completare un lavoro, senza rinunciare a momenti di svago e distrazione.
Puoi anche affidarti a software specifici per aiutarti: esistono infatti tante app sulla tecnica del pomodoro che ti permettono di organizzare gli impegni settimanali, impostare il pomodoro timer e gestire le attività attraverso delle pratiche to-do-list, monitorando anche il tempo di concentrazione. Utilizzare un pomodoro online tuttavia è consigliato a chi ha già abbastanza dimestichezza con questa metodologia, poiché la vicinanza a uno smartphone aumenta moltissimo il rischio di distrarsi!
Iniziare a usare la tecnica del pomodoro
Mettere in pratica la tecnica del pomodoro è facile, ti basterà avere del lavoro da fare e un timer! Non tutti però riescono a iniziare da subito mantenendo la concentrazione massima per 25 minuti.
In questi casi non bisogna scoraggiarsi ma adottare qualche utile accorgimento per sfruttare questa metodologia e migliorare le proprie prestazioni.
Quale timer scegliere
Iniziare a usare la tecnica del pomodoro è molto semplice: ti basterà azionare un timer sul telefono oppure ricorrere al classico timer da cucina.
Ricorda che non è importante quale timer sceglierai: il focus sarà su come riuscirai con esso a gestire il tuo tempo. Ogni pomodoro timer suonato aumenterà la tua motivazione e la soddisfazione nell’aver mantenuto la concentrazione al massimo ed esser stato produttivo proprio secondo i tuoi piani.
Inizialmente puoi anche pianificare le attività in piccoli obiettivi raggiungibili in appena 25 minuti. In questo modo potrai avere un incentivo in più nel vedere le tue task completate. È un rinforzo positivo che manterrà attiva la tua voglia di fare.
Consigli su come applicare la tecnica del pomodoro
Fai una lista delle attività da fare. Elenca le attività giornaliere da svolgere e ordinale per importanza e urgenza. Scriverle su un foglio ti aiuterà a tenere traccia dei tuoi progressi: accanto a ogni attività disegna tanti quadratini quanti saranno i pomodori stimati per il suo completamento. Ogni volta che un pomodoro timer suonerà, ricorda di segnare la casella relativa. A fine giornata sarai sorpreso di scoprire quanto sarai stato produttivo.
Resisti alle tentazioni. Applicare la tecnica del pomodoro può essere semplice, ma portarla a termine con successo è una vera e propria sfida. Quando avrai la tentazione di distrarti prima dello scattare del pomodoro timer, piuttosto che cedere alla tentazione, annota su un foglio le attività che vorresti fare e poi torna al lavoro. Farai quella cosa nei tuoi momenti di pausa.
Se le distrazioni provengono dai colleghi…In questo caso, se si tratta di un’emergenza, dovrai stoppare il tuo pomodoro timer e riprendere il lavoro più tardi. Se non è un’urgenza, puoi usare la strategia di Cirillo dell’“informa, negozia e richiama”:
1. Informa l’interlocutore che sei impegnato;
2. Negozia un incontro o una chiamata quando ti sarai liberato;
3. Pianifica immediatamente quando lo richiamerai;
4. Richiama il collega quando avrai terminato il pomodoro.
Rispetta il pomodoro timer! Una volta fatto pratica, i 25 minuti di lavoro ti sembreranno volare e ti sentirai anche in grado di poter saltare una o più pause. Rispetta il pomodoro: allo scadere dei 25 minuti, fai i soliti 5 minuti di break. Questo ti servirà ad evitare di accumulare pause e a non mettere a rischio la corretta gestione del tempo e la tua produttività.
Sfrutta bene le pause. Le pause brevi e lunghe sono molto importanti: all’inizio noterai che 5 minuti saranno davvero pochi e soprattutto se li sfrutti male rischierai di procrastinare e dunque ritardare il ritorno al lavoro. Ecco cosa NON fare durante le tue pause:
1. Andare sui social o controllare i messaggi sul telefono
2. Controllare o rispondere alle mail
3. Continuare a pensare al lavoro
4. Impegnarsi a fare attività stancanti, che richiedono tempo, o complesse.
Cosa invece puoi fare?
1. Bevi acqua o del caffè
2. Fai stretching
3. Prendi un po’ d’aria fresca
4. Ascolta un po’ di musica
È utile applicare la tecnica del pomodoro?
La tecnica del pomodoro è utile a tutti. Oltre a studenti e liberi professionisti, la tecnica del pomodoro è fortemente consigliata a chi:
- Si distrae facilmente durante l’attività di studio o lavorativa e a fine a giornata ha l’impressione di non aver concluso granché
- Deve lavorare tanto e costantemente
- Ha un progetto da portare avanti nel lungo termine (che sia un lavoro complesso da consegnare a una data stabilita o il più importante esame universitario del corso)
- È eccessivamente convinto di riuscire a fare tutto in pochissimo tempo (specialmente se gli obiettivi da raggiungere non sono realistici)
- Vuole mettere alla prova la propria capacità di time management
I benefici della tecnica del pomodoro
Guardare il timer che scorre può spronarti a concludere il tuo compito e distribuire l’attività su più pomodori ti impedirà di sentirti frustrato se non riuscirai a completarla in una sessione da 25 minuti.
In definitiva, la tecnica del pomodoro:
- Organizza e limita i momenti di distrazione
- Impedisce ad attività lunghe e complesse di protrarsi per ore senza fare pause
- Trasforma il lavoro in un gioco (basta vedere un pomodoro come un “livello” di gioco)
- Ti allontana dalla procrastinazione
Domande frequenti
- Quanti pomodori dovrei fare in un giorno?
Non c’è una regola fissa, ovviamente tutto dipende dal lavoro che devi fare. Considera difficoltà, tempi necessari, eventuali emergenze. Se sei uno studente ad esempio, potresti impostare sessioni di studio da 4 ore che, convertite, faranno 8 pomodori. È consigliabile stimare il tempo di lavoro in pomodori: anche se il tempo è sempre lo stesso, i risultati in termini di produttività saranno molto diversi perché i pomodori ti renderanno un maestro della pianificazione.
- Un pomodoro deve per forza essere da 25 minuti?
Specialmente all’inizio, riuscire a completare un pomodoro da 25 minuti sarà quasi impossibile. Dapprima potresti impostare un timer di 10 minuti per le tue attività di studio o lavoro, poi progressivamente potrai perfezionare la tecnica del pomodoro aumentando le sessioni pomodoro e arrivando a impostare il timer a 25 minuti.
- Dopo quanto posso vedere aumentare la mia produttività?
Organizzare il proprio tempo di studio o lavoro con la tecnica del pomodoro ti permetterà di vedere i buoni risultati in appena un giorno o due. Acquisire invece una piena padronanza del metodo può richiedere invece dai 7 ai 10 giorni.
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