ทำงานได้มากขึ้นโดยทำให้กระบวนการที่สำคัญดำเนินไปโดยอัตโนมัติด้วยเวิร์กโฟลว์ดิจิทัล

ทำให้ทั้งทีมเข้าถึงกระบวนการใหม่ได้

กระบวนการใหม่จะมีคุณค่าก็ต่อเมื่อทีมที่ต้องการสามารถใช้งานได้ทั้งทีม ความโปร่งใสคือกุญแจสำคัญ หากมีสิทธิ์การเข้าถึงแผนผังเวิร์กโฟลว์ ทีมปัจจุบันของคุณสามารถช่วยฝึกอบรมพนักงานใหม่เกี่ยวกับกระบวนการอัตโนมัติใหม่ๆ และทำความเข้าใจว่าบทบาทของพวกเขากำลังเปลี่ยนแปลงไปอย่างไร และเปลี่ยนไปในทิศทางใดได้ การใช้โซลูชันการจัดเก็บข้อมูลบนระบบคลาวด์เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการช่วยให้คุณมั่นใจว่าสมาชิกทั้งทีมของคุณจะสามารถเข้าถึงเอกสารสำคัญได้ตลอดเวลา ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ใด

ลองบันทึกและแชร์แผนผังเวิร์กโฟลว์ในรูปแบบที่เหมาะสำหรับการแชร์ไฟล์ขนาดใหญ่ เช่น PDF เมื่อคุณแปลงไฟล์เป็น PDF คุณจะสามารถตั้งค่าสิทธิ์ในการแก้ไขหรือสร้างเอกสารแบบคงที่เพื่อไม่ให้เกิดการเปลี่ยนแผนโดยอุบัติเหตุได้ นอกจากนี้ PDF ยังใช้พื้นที่จัดเก็บน้อยกว่าไฟล์ขนาดใหญ่ เช่น PowerPoints ซึ่งจะช่วยประหยัดพื้นที่จัดเก็บหากบริษัทของคุณใช้เซิร์ฟเวอร์ร่วมกัน

ค้นหาพาร์ทเนอร์ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติที่เหมาะสมที่สุดสำหรับคุณ

ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติมีประเภทให้เลือกมากมาย ดังนี้

เมื่อเลือกโซลูชันซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติสำหรับธุรกิจของคุณ ให้นึกถึงความจำเป็นและลำดับความสำคัญที่ระบุไว้ในแผนผังเวิร์กโฟลว์ของคุณ

ระบุบทบาทและสิทธิ์อนุญาตให้ชัดเจน   

การกำหนดว่าพนักงานและผู้ร่วมงานคนใดมีสิทธิ์เข้าถึงเอกสารใดบ้างคือประเด็นที่ต้องให้ความสำคัญเป็นอย่างยิ่งสำหรับทุกซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์ดิจิทัล คุณต้องให้สิทธิ์เข้าถึงแก่ผู้คนที่เหมาะสมเพื่อให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และในขณะเดียวกันก็ก่อให้เกิดการรบกวนผู้อื่นน้อยที่สุด นอกจากนี้ คุณไม่ควรให้สิทธิ์เข้าถึงข้อมูลที่เป็นความลับแก่คนที่ไม่สมควร ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลของคุณควรมีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์ทั้งหมดใน HRMS ของคุณ ในขณะที่พนักงานทั่วไปของคุณควรเห็นเฉพาะข้อมูลที่ได้รับการอนุมัติเท่านั้น

การกำหนดบทบาทและให้สิทธิ์อนุญาตเป็นขั้นตอนสำคัญที่ทำให้แน่ใจว่าซอฟต์แวร์ของคุณจะเป็นสินทรัพย์สำหรับองค์กรและไม่ใช่ต้นเหตุของความเสี่ยง นอกจากนี้ การกำหนดบทบาทให้ชัดเจนบนแพลตฟอร์มจะช่วยทำให้ช่วงเวลาในการฝึกอบรมและการปรับตัวใดๆ มีความกระชับมากยิ่งขึ้น

ทดสอบ ทดสอบ ทดสอบ และจากนั้นค่อยนำไปใช้

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ทดสอบระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ดิจิทัลใหม่ก่อนที่จะนำไปใช้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเป็นกระบวนการที่ใช้กับลูกค้า ซึ่งอาจทำได้โดยการสร้างบัญชีลูกค้าปลอมแล้วจัดการการซื้อขายตั้งแต่ต้นจนจบ หรือการโต้ตอบกับแชทบ็อต ก่อนที่จะนำไปใช้งานกับผู้ใช้ทั้งหมด ให้แก้ไขข้อผิดพลาดที่อาจทำให้เกิดการหยุดชะงักหรือส่งผลกระทบต่อการใช้งานรายวันก่อน

ติดตามความคืบหน้าด้วย KPI

คุณจะทราบได้อย่างไรว่าเวิร์กโฟลว์ดิจิทัลใหม่ของคุณใช้ได้ผลหรือไม่ ตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI) เป็นตัวติดตามความคืบหน้าที่ยอดเยี่ยมซึ่งช่วยให้ตรวจสอบได้ว่าระบบอัตโนมัติใหม่ของคุณกำลังช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจหรือไม่ ตัวบ่งชี้นี้สามารถปรับได้ง่าย มากกว่าเกณฑ์ชี้วัดข้อมูลอื่นๆ การใช้ตัวบ่งชี้ถือเป็นสิ่งสำคัญเนื่องจากเวิร์กโฟลว์ดิจิทัลควรจะมีการเปลี่ยนแปลงตามความต้องการและลำดับความสำคัญของบริษัทเปลี่ยนแปลงไป

ตัวอย่างเช่น คุณอาจใช้ KPI เพื่อวัดจำนวนลูกค้าใหม่ต่อไตรมาสโดยอิงจากจำนวนบัญชีการซื้อที่เพิ่มเข้ามาใหม่ได้ ซึ่งการแสดงให้คุณเห็นถึงจำนวนบัญชีที่เพิ่มขึ้นจะช่วยยืนยันว่า CRM ของคุณใช้งานได้ดี

ปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ดิจิทัลให้เหมาะสมเพื่อผลักดันให้เกิดประสิทธิผลมากขึ้น 

คุณไม่ควร “ตั้งค่าไว้แล้วลืมไปเลย” หลังจากที่คุณปรับใช้เวิร์กโฟลว์ดิจิทัลแล้ว ให้ตรวจสอบว่าระบบอัตโนมัติยังคงทำงานตาม KPI ของคุณหรือไม่ หรือระบุหาส่วนที่สามารถปรับปรุงได้ ด้วยการกลับมาตรวจสอบความคืบหน้าเป็นระยะ คุณจะสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์ดิจิทัลสำหรับทีมของคุณให้เหมาะสมอย่างต่อเนื่อง เพื่อกระตุ้นผลลัพธ์และขวัญกำลังใจของทีมได้

ในตอนแรก คุณจะต้องหมั่นตรวจสอบเวิร์กโฟลว์ใหม่อย่างสม่ำเสมอเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด แต่เมื่อมีการปรับใช้อย่างถูกต้องและดำเนินการตรวจสอบเป็นระยะๆ เวิร์กโฟลว์ดิจิทัลจะสามารถช่วยประหยัดเวลา เงิน และปรับปรุงประสิทธิภาพโดยรวมของธุรกิจของคุณได้ หากมีการเปิดตัวกระบวนการอัตโนมัติที่ดี มีการวางแผนอย่างรอบคอบ และมีการตรวจสอบอย่างชาญฉลาด คุณจะเริ่มเห็นประสิทธิภาพการทำงานที่เพิ่มขึ้นอย่างมากเมื่อเวลาผ่านไป