ระบบอัตโนมัติช่วยให้บริษัททำงานได้อย่างชาญฉลาดและรวดเร็วยิ่งขึ้น เรียนรู้ว่าเวิร์กโฟลว์ดิจิทัลสามารถเพิ่มประสิทธิผลและทำให้ทีมของคุณไม่ประสาทเสียได้อย่างไร
ทำงานได้มากขึ้นโดยทำให้กระบวนการที่สำคัญดำเนินไปโดยอัตโนมัติด้วยเวิร์กโฟลว์ดิจิทัล

ทำให้กระบวนการต่างๆ ของคุณเป็นดิจิทัล
บริษัทต่างๆ ได้หันมาใช้เทคโนโลยีใหม่เพื่อปรับปรุงกระบวนการทำงานของตนเอง แม้กระทั่งก่อนที่จะมีการเปลี่ยนไปให้พนักงานทำงานทางไกลกันมากขึ้นเมื่อไม่นานมานี้ กระแสการเปลี่ยนสู่ระบบดิจิทัลไม่ใช่เรื่องใหม่ แต่กำลังเข้าสู่ยุคสมัยใหม่
เพื่อลดช่องว่างในการสื่อสารของทีมที่ทำงานจากที่บ้านซึ่งกำลังมีจำนวนเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ บริษัทต่างก็นำเวิร์กโฟลว์ดิจิทัลมาใช้ในการดำเนินธุรกิจของตน เวิร์กโฟลว์ดิจิทัลคือการทำให้กระบวนการภายในของบริษัทดำเนินไปโดยอัตโนมัติ และข้อมูลจาก Frevvo ชี้ว่า 43 เปอร์เซ็นต์ของกระบวนการทำงานสามารถทำให้เป็นระบบอัตโนมัติได้
หากทำให้กระบวนการที่สำคัญดำเนินไปโดยอัตโนมัติ ธุรกิจจะสามารถลดเวลาที่ใช้ไปกับงานที่ซ้ำซาก ข้อผิดพลาดที่ผู้ใช้สร้างขึ้น และต้นทุนค่าโสหุ้ยในการบริหารได้ แม้ระบบอัตโนมัติอาจทำให้ผู้คนมีความกังวลเกี่ยวกับความมั่นคงทางอาชีพ แต่เวิร์กโฟลว์ดิจิทัลก็สามารถเป็นกำลังสำคัญสำหรับทั้งบริษัทและพนักงานได้ เวิร์กโฟล์วดิจิทัลสามารถช่วยให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นเพื่อประหยัดเวลาและอาการปวดหัวของทุกคน
มองหากระบวนการที่จะปรับให้เป็นระบบดิจิทัล
ขั้นตอนแรกในการตัดสินใจว่าจะทำให้กระบวนการใดดำเนินไปโดยอัตโนมัติคือการสังเกต คุณต้องสร้างแผนที่สามารถปกป้องพนักงานและผลผลิตของธุรกิจของคุณโดยส่งผลให้เกิดการหยุดชะงักน้อยที่สุด ในการที่จะทำเช่นนั้น คุณต้องตรวจสอบสิ่งที่สามารถทำให้เป็นระบบดิจิทัลได้และสิ่งที่ควรทำให้เป็นระบบดิจิทัล
กระบวนการที่ต้องทำซ้ำซากและต้องทำด้วยตนเองเป็นตัวเลือกแรกที่ยอดเยี่ยมสำหรับการทำให้ดำเนินไปโดยอัตโนมัติ คุณสามารถทำให้งานที่น่าเบื่อ เช่น การจัดเรียง การติดป้ายกำกับ และการยื่นเอกสารดิจิทัลดำเนินไปโดยอัตโนมัติได้ กระบวนการที่ต้องใช้ความคิดเห็นจากมนุษย์มากกว่า (เช่น การควบคุมคุณภาพหรือการอนุมัติจากบรรณาธิการ) อาจจะไม่เหมาะสำหรับการทำให้เป็นระบบอัตโนมัตินัก
ค้นหาว่าระบวนการที่ต้องทำด้วยตนเองใดที่คุณควรแปลงเป็นระบบดิจิทัลด้วยการตรวจสอบเวิร์กโฟลว์ วิธีนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจเกี่ยวกับเวลาและทรัพยากรที่คุณใช้ไปกับกระบวนการที่ต้องทำด้วยตนเอง และจะช่วยเน้นให้เห็นถึงเวลาและเงินที่คุณสามารถประหยัดได้ด้วยเวิร์กโฟลว์ดิจิทัล
สร้างแผนผังเวิร์กโฟลว์สำหรับเวิร์กโฟลว์ดิจิทัลใหม่แต่ละรายการ
ก่อนที่คุณจะไปถึงจุดหมาย คุณต้องรู้ก่อนว่ากำลังจะไปที่ใด เพื่อให้การเปลี่ยนกระบวนการต่างๆ เป็นระบบอัตโนมัติดำเนินไปอย่างราบรื่น คุณควรสร้างแผนผังเวิร์กโฟลว์ ซึ่งคือรายงานโดยละเอียดเกี่ยวกับทุกกระบวนการที่คุณวางแผนไว้ว่าจะเปลี่ยนให้เป็นระบบดิจิทัล ตั้งแต่เริ่มต้นจนจบ แผนภาพนี้มีความสำคัญมาก เนื่องจากเป็นภาพที่แสดงการดำเนินการแต่ละขั้นตอนในเวิร์กโฟลว์ของคุณ รวมถึงกระบวนการที่สามารถทำให้ดำเนินไปโดยอัตโนมัติได้ (และจะทำให้ดำเนินไปโดยอัตโนมัติ) ทั้งยังแสดงผลลัพธ์ที่เกิดจากการเปลี่ยนแปลงดังกล่าว
แผนผังเหล่านี้สามารถนำไปใช้เป็นแนวทางในการระบุหาข้อผิดพลาดในระบบอัตโนมัติ และสามารถนำไปใช้เป็นพิมพ์เขียวสำหรับโครงการระบบอัตโนมัติในอนาคตได้เช่นกัน ดังนั้นการทำแผนผังเวิร์กโฟลว์แบบแยกต่างหากสำหรับระบบอัตโนมัติแต่ละรายการจึงเป็นสิ่งสำคัญ

ทำให้ทั้งทีมเข้าถึงกระบวนการใหม่ได้
กระบวนการใหม่จะมีคุณค่าก็ต่อเมื่อทีมที่ต้องการสามารถใช้งานได้ทั้งทีม ความโปร่งใสคือกุญแจสำคัญ หากมีสิทธิ์การเข้าถึงแผนผังเวิร์กโฟลว์ ทีมปัจจุบันของคุณสามารถช่วยฝึกอบรมพนักงานใหม่เกี่ยวกับกระบวนการอัตโนมัติใหม่ๆ และทำความเข้าใจว่าบทบาทของพวกเขากำลังเปลี่ยนแปลงไปอย่างไร และเปลี่ยนไปในทิศทางใดได้ การใช้โซลูชันการจัดเก็บข้อมูลบนระบบคลาวด์เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการช่วยให้คุณมั่นใจว่าสมาชิกทั้งทีมของคุณจะสามารถเข้าถึงเอกสารสำคัญได้ตลอดเวลา ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ใด
ลองบันทึกและแชร์แผนผังเวิร์กโฟลว์ในรูปแบบที่เหมาะสำหรับการแชร์ไฟล์ขนาดใหญ่ เช่น PDF เมื่อคุณแปลงไฟล์เป็น PDF คุณจะสามารถตั้งค่าสิทธิ์ในการแก้ไขหรือสร้างเอกสารแบบคงที่เพื่อไม่ให้เกิดการเปลี่ยนแผนโดยอุบัติเหตุได้ นอกจากนี้ PDF ยังใช้พื้นที่จัดเก็บน้อยกว่าไฟล์ขนาดใหญ่ เช่น PowerPoints ซึ่งจะช่วยประหยัดพื้นที่จัดเก็บหากบริษัทของคุณใช้เซิร์ฟเวอร์ร่วมกัน
ค้นหาพาร์ทเนอร์ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติที่เหมาะสมที่สุดสำหรับคุณ
ซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติมีประเภทให้เลือกมากมาย ดังนี้
- การจัดการลูกค้าสัมพันธ์:
ซอฟต์แวร์การจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM) ทำหน้าที่ประเมินและจัดการข้อมูลลูกค้า ซอฟต์แวร์ CRM สามารถเป็นศูนย์กลางในการจัดเก็บข้อมูลของลูกค้าปัจจุบันและผู้ที่คาดว่าจะเป็นลูกค้าทั้งหมด รวมทั้งเป็นพื้นที่สำหรับวิเคราะห์ข้อมูลเหล่านั้นเพื่อช่วยคุณพบเห็นโอกาสใหม่ๆ ได้
- ซอฟต์แวร์การจัดการทรัพยากรบุคคล:
ซอฟต์แวร์การจัดการทรัพยากรบุคคล (HRMS) ทำหน้าที่จัดการฟังก์ชัน HR ภายใน เช่น การจัดเก็บข้อมูลนโยบาย ระเบียนพนักงาน และข้อมูลผลประโยชน์ HRMS ช่วยให้เข้าถึงเอกสารสำคัญของบริษัทสำหรับใช้ภายในได้ง่าย
- การจัดการกระบวนการทางธุรกิจ:
ซอฟต์แวร์ BPM ทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางสำหรับการสร้าง ใช้งาน และตรวจสอบกระบวนการอัตโนมัติ ซอฟต์แวร์ดังกล่าวจะให้รายงานเกี่ยวกับผลลัพธ์ของกระบวนการอัตโนมัติเพื่อช่วยให้บริษัทต่างๆ ปรับประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์ดิจิทัลของตนให้เหมาะสมได้
เมื่อเลือกโซลูชันซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติสำหรับธุรกิจของคุณ ให้นึกถึงความจำเป็นและลำดับความสำคัญที่ระบุไว้ในแผนผังเวิร์กโฟลว์ของคุณ
ระบุบทบาทและสิทธิ์อนุญาตให้ชัดเจน
การกำหนดว่าพนักงานและผู้ร่วมงานคนใดมีสิทธิ์เข้าถึงเอกสารใดบ้างคือประเด็นที่ต้องให้ความสำคัญเป็นอย่างยิ่งสำหรับทุกซอฟต์แวร์เวิร์กโฟลว์ดิจิทัล คุณต้องให้สิทธิ์เข้าถึงแก่ผู้คนที่เหมาะสมเพื่อให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และในขณะเดียวกันก็ก่อให้เกิดการรบกวนผู้อื่นน้อยที่สุด นอกจากนี้ คุณไม่ควรให้สิทธิ์เข้าถึงข้อมูลที่เป็นความลับแก่คนที่ไม่สมควร ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลของคุณควรมีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์ทั้งหมดใน HRMS ของคุณ ในขณะที่พนักงานทั่วไปของคุณควรเห็นเฉพาะข้อมูลที่ได้รับการอนุมัติเท่านั้น
การกำหนดบทบาทและให้สิทธิ์อนุญาตเป็นขั้นตอนสำคัญที่ทำให้แน่ใจว่าซอฟต์แวร์ของคุณจะเป็นสินทรัพย์สำหรับองค์กรและไม่ใช่ต้นเหตุของความเสี่ยง นอกจากนี้ การกำหนดบทบาทให้ชัดเจนบนแพลตฟอร์มจะช่วยทำให้ช่วงเวลาในการฝึกอบรมและการปรับตัวใดๆ มีความกระชับมากยิ่งขึ้น

ทดสอบ ทดสอบ ทดสอบ และจากนั้นค่อยนำไปใช้
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ทดสอบระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ดิจิทัลใหม่ก่อนที่จะนำไปใช้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเป็นกระบวนการที่ใช้กับลูกค้า ซึ่งอาจทำได้โดยการสร้างบัญชีลูกค้าปลอมแล้วจัดการการซื้อขายตั้งแต่ต้นจนจบ หรือการโต้ตอบกับแชทบ็อต ก่อนที่จะนำไปใช้งานกับผู้ใช้ทั้งหมด ให้แก้ไขข้อผิดพลาดที่อาจทำให้เกิดการหยุดชะงักหรือส่งผลกระทบต่อการใช้งานรายวันก่อน
ติดตามความคืบหน้าด้วย KPI
คุณจะทราบได้อย่างไรว่าเวิร์กโฟลว์ดิจิทัลใหม่ของคุณใช้ได้ผลหรือไม่ ตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI) เป็นตัวติดตามความคืบหน้าที่ยอดเยี่ยมซึ่งช่วยให้ตรวจสอบได้ว่าระบบอัตโนมัติใหม่ของคุณกำลังช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายทางธุรกิจหรือไม่ ตัวบ่งชี้นี้สามารถปรับได้ง่าย มากกว่าเกณฑ์ชี้วัดข้อมูลอื่นๆ การใช้ตัวบ่งชี้ถือเป็นสิ่งสำคัญเนื่องจากเวิร์กโฟลว์ดิจิทัลควรจะมีการเปลี่ยนแปลงตามความต้องการและลำดับความสำคัญของบริษัทเปลี่ยนแปลงไป
ตัวอย่างเช่น คุณอาจใช้ KPI เพื่อวัดจำนวนลูกค้าใหม่ต่อไตรมาสโดยอิงจากจำนวนบัญชีการซื้อที่เพิ่มเข้ามาใหม่ได้ ซึ่งการแสดงให้คุณเห็นถึงจำนวนบัญชีที่เพิ่มขึ้นจะช่วยยืนยันว่า CRM ของคุณใช้งานได้ดี
ปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ดิจิทัลให้เหมาะสมเพื่อผลักดันให้เกิดประสิทธิผลมากขึ้น
คุณไม่ควร “ตั้งค่าไว้แล้วลืมไปเลย” หลังจากที่คุณปรับใช้เวิร์กโฟลว์ดิจิทัลแล้ว ให้ตรวจสอบว่าระบบอัตโนมัติยังคงทำงานตาม KPI ของคุณหรือไม่ หรือระบุหาส่วนที่สามารถปรับปรุงได้ ด้วยการกลับมาตรวจสอบความคืบหน้าเป็นระยะ คุณจะสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์ดิจิทัลสำหรับทีมของคุณให้เหมาะสมอย่างต่อเนื่อง เพื่อกระตุ้นผลลัพธ์และขวัญกำลังใจของทีมได้
ในตอนแรก คุณจะต้องหมั่นตรวจสอบเวิร์กโฟลว์ใหม่อย่างสม่ำเสมอเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด แต่เมื่อมีการปรับใช้อย่างถูกต้องและดำเนินการตรวจสอบเป็นระยะๆ เวิร์กโฟลว์ดิจิทัลจะสามารถช่วยประหยัดเวลา เงิน และปรับปรุงประสิทธิภาพโดยรวมของธุรกิจของคุณได้ หากมีการเปิดตัวกระบวนการอัตโนมัติที่ดี มีการวางแผนอย่างรอบคอบ และมีการตรวจสอบอย่างชาญฉลาด คุณจะเริ่มเห็นประสิทธิภาพการทำงานที่เพิ่มขึ้นอย่างมากเมื่อเวลาผ่านไป
คุณยังอาจสนใจ...
ใช้เครื่องมือในการทำงานร่วมกันเพื่อเชื่อมต่อถึงกันอยู่เสมอ
ค้นหาคำตอบว่าเครื่องมือในการทำงานร่วมกันที่ดีจะต้องประกอบด้วยอะไรบ้าง และทีมของคุณจะสามารถทำงานร่วมกันอย่างราบรื่นได้อย่างไร
คุณสมบัติที่ควรมองหาของแอปสำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดย่อม
ค้นหาคำตอบว่าการใช้ Adobe Acrobat จะช่วยให้ธุรกิจขนาดย่อมประสบความสำเร็จได้อย่างไร
พร้อมสำหรับกระบวนการดิจิทัลตั้งแต่ต้นจนจบแล้วหรือยัง
ไม่ว่าจะอยู่ตรงจุดใดในเส้นทาง คุณก็ก้าวสู่ขั้นต่อไปได้ด้วย Adobe Document Cloud