كتابة المستندات التقنية وتصميمها وترويجها.

ما تعريف المستند التقني؟

المستند التقني هو مقال إقناعي يستخدم الأدلة والحقائق والأسباب لمساعدة جمهور أعمالك على فهم موضوع معين أو مشكلة معينة، وعادةً ما يتألف من 3,000 أو 5,000 كلمة. تشجع المستندات التقنية الجمهور المستهدف من العملاء أو الشركاء المحتملين (والخبراء الفنيين الذين يعملون معهم) على حل مشكلة بطريقة معينة أو الوصول لنتائج معينة. عادةً ما تكون المستندات التقنية جزءًا من المراحل المبكرة أو المتوسطة لدورة الشراء لدى العميل.

تنقسم المستندات التقنية إلى نوعين أساسيين:

• خطاب حول الخلفية ويتناول فوائد منتج أو خدمة ويستخدم الأدلة لتوضيح الأسباب التي تجعل من منتج أو خدمة معينة مفيدًا للجمهور المستهدف. ليس من الضروري أن يكون مستند بيع صعبًا. بل يجب أن يوضح الدليل المتعلق بالمنتج أو الخدمة نفسه، مثل مثال على المستند التقني هذا.
  
  
• يحدد منهج حل المشكلات عقبات شائعة لذلك المجال ويقدم الحلول لتلك العقبات. يجب أن توجه هذه الحلول الجمهور إلى ما تقدمه شركتك من منتج أو خدمة. يمثل هذا المستند التقني من Ventyx مثالاً على منهج حل المشكلات.

في كلتا الحالتين، فإن الغرض من المستند التقني هو عرض خبرة شركتك ومعرفتها وعرض قدرتك على تقديم قيمة لعملائك. بالرغم من أن المستندات التقنية تمثل جزءًا كبيرًا من استراتيجية التسويق الشاملة، إلا أنها تتعلق بتأسيس علامة وبناء الثقة مع العملاء المحتملين أكثر من السعي لعقد مناقشات.

مشتملات المستند التقني.

ملخص تنفيذي.

تبدأت المستندات التقنية بملخص قصير للموضوع، يُعرف باسم الملخص التنفيذي. يجب أن يتضمن هذا الملخص دائمًا السمات الأساسية والأفكار الرئيسية للمستند التقني الذي تقدمه. يجب أن يستخدم هذا القسم لغة سهلة على غير المتخصصين.

بحث يدعم منتجك أو خدمتك.

تتسم المستندات التقنية بالإقناع، إلا أنها ليست من عروض البيع. حتى وإن تناول المستند التقني فعالية منتج أو خدمة معينة، يحقق هدفه من خلال الاستعانة بالأبحاث والمعلومات المفيدة والأرقام الواضحة بدلاً من الأساليب البلاغية أو تحديد العلامات التجارية. يجب أن يستخدم لغة تثقيفية أو أكاديمية، ولا أن يتم تقديمه بأسلوب تسويقي، حتى وإن كان المسؤول عن كتابته قسم التسويق.

يقدم المستند التقني الجيد بيانات بأفضل شكل ممكن لأعمالك ويتناول العقبات المحتملة التي يواجهها عملاؤك. عادةً ما يستند إلى أبحاث من طرف خارجي أو دراسة حالة تعرض نتائج تدعم علامتك التجارية وتساعد على توجيه عملائك عند اتخاذ قرار الشراء.

مستوى احترافي لكن بسيط.

تقف المستندات التقنية على خط رفيع يفصل بين أفكار الأعمال من مستوى مرتفع والتفاصيل الفنية الواقعية. يجب أن تكون بسيطة بالنسبة لصناع قرار الأعمال مثل المسؤولين التنفيذيين أو رؤساء الأقسام الذين قد يتمتعون بفهم جيد بالجوانب الفنية للأعمال، ولكنهم ليسوا على دراية بكل التفاصيل الفنية.

يجب عليك أيضًا وضع الجمهور الفني في الاعتبار عند كتابتها. قد يتمتع صناع القرار مثل مسؤولو التشغيل ومسؤولو التقنية بخلفية فنية جيدة، وعادةً ما يبحث المسؤولون التنفيذيون عن آراء يقدمها الخبراء الفنيين قبل اتخاذ القرار. سيقرأ المحترفون الفنيون المستند التقني الذي تقدمه، ويجب أن يتضمن تفاصيل وحقائق وافية ليجذبهم المحتوى.

تصميم واضح وعملي.

عادةً ما تتضمن المستندات التقنية صورًا فوتوغرافية ومخططات ومخططات معلومات. على الرغم من هذا، يجب تضمين كل هذه العناصر للتوضيح، بدلاً من الشرح؛ لذا يجب أن يكون تصميم المستند التقني واضحًا واحترافيًا. يمكن أن تساهم العناصر البصرية في دعم إمكانية فهم المستند التقني وقوى الإقناع التي يتسم بها بشكل كبير، إلا أنها يجب أن تلعب نفس الدور كعناصر مرئية في المستندات الأكاديمية أو المقالات الفنية.

يجب طرح المستندات التقنية دائمًا بتنسيق PDF يسهل تنزيله والوصول إليه. يمكن تصميمها باستخدام عدة برامج؛ بدءًا من حزم معالجة الكلمات وحتى تطبيقات التصميم مثل Adobe InDesign. بادر بتنسيقها كما تفعل في تنسيق دورية فنية أو مجلة، وليس منشور مدونة أو أصلاً آخر عبر الإنترنت. يمكنك اتباع قالب مستند تقني لضمان الوفاء بهذه المعايير.